Лекция по теории организации
реклама
Тема: «Организация как система» План: 1. Понятие системы. 2. Социальная система: основные компоненты и уровни. 3. Социальная организация. 4. Классификация современных организаций. Литература: 1. Мильнер Б.В. Теория организации. – М.: ИНФРА-М., 1998. 2. Парахина в.Н. Теория организации: Уч. пособие. – М.: КНОРУС, 2004. 3. Смирнова Э.А. Теория организации: Уч. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2002. 1. Понятие системы Фундаментальной основой теории организации является теория систем. Система (греч. Systema – целое, составленное из частей) – это множество элементов, находящихся в определенных отношениях (связях) друг с другом и образующих целостность, единство. По словам ученого в области кибернетики, А.И. Берга, система это то, что «нам нужно знать о данном объекте, чтобы решить какую-нибудь конкретную задачу исследования, планирования и управления». Значительный вклад в развитие общей теории систем внесли отечественные и зарубежные ученые, в числе которых «отец» кибернетики Норберт Винер, а также В.Г. Афанасьев, И.В. Блауберг, Дж Лорш, В.Н. Садовский и другие. Благодаря их трудам сложилось понимание организации как системы, но не любой, а в определенной мере упорядоченной, деятельной, результативной. Термин «организация» раскрывает сущность системы, указывает, что она не только фактически существует (организована), но и функционирует определенным образом и имеет конкретные результаты. На первом этапе развития теории организации (первая половина XX века) в ней доминировала парадигма «закрытой системы», в которой предприятия рассматривались в основном как «самодостаточные», изолированные от внешних условий. Главным фактором успеха считалось расширение масштабов производства товаров и услуг на основе стабильности целей и задач, эффективного использования ресурсов, повышения производительности труда, контроля и дисциплины. На втором этапе (вторая половина XX века) акцент в исследованиях был смещен в сторону внешних факторов, определяющих стратегию и тактику управления организацией, а сами организации стали представляться как «открытые системы» (см. табл.1). Эти же процессы характерны и для образовательных систем. Таблица 1. Организация как открытая система Черты и свойства Характеристика, обоснование Компоненты Система состоит из некоторого количества частей, 1 называемых компонентами или элементами; они необходимы для достижения целей Связи Компоненты связаны между собой для обеспечения протекающих в системе процессов Структура Форма связи организационно закреплена в структуре для ее устойчивости и стабильности. Системам присуща иерархичность структур, т.е. наличие подсистем Взаимодействие Только во взаимодействии всех элементов и связей возможны процессы и результат Процесс В системе одновременно протекает несколько процессов, направленных на изменение ресурсов и «превращение» их в результат Холизм Система – целостность, проявляющая свойства только в результате взаимодействия ее компонентов Эмерджентность Наличие качественно новых свойств целого, отсутствующих у его компонентов Идентификация Признаки и свойства, отличающие систему от других процессов, систем. Окружение Явления и процессы, не входящие в систему, но влияющие на нее и образующие ее внешнюю среду. Концепция Главная идея, принцип достижения поставленной цели Концепции ситуационного подхода (1960-е гг.), стратегии (1970-е гг.), инноваций и лидерства (1980 – 1990-е гг.) постепенно утвердили теоретиков и практиков менеджмента и маркетинга в мысли о том, что обе научные парадигмы («закрытая», корпоративная и «открытая», ориентированная на клиента и общество) «работают», взаимно дополняя одна другую. Современный мир, который окружает человека, является сложнейшей суперсистемой, который можно представить в единстве трех основных систем (крупные подсистемы обычно называют системами): биологической, социальной и технической. Биологические, социальные и технические системы могут быть классифицированы как искусственные и естественные, открытые и закрытые, полностью и частично предсказуемые, жесткие и мягкие. 2. Социальная система: основные компоненты и уровни Социальная система – это совокупность относительно самостоятельных организаций, созданных в интересах различных субъектов (индивидов, групп, институтов, государств, мирового сообщества) и функционирующих для достижения определенных целей. Координация деятельности всех подсистем и отдельных элементов организации является атрибутом эффективного менеджмента и непременным условием получения желаемых результатов. Общие системообразующие факторы социальных систем: 2 общая цель всей совокупности элементов; выполнение каждым элементом своих функций, обусловленных поставленной задачей; отношение субординации и координации между управляющей и управляемой подсистемами. Основные компоненты социальных систем человек, процессы орудия и средства духовные, социальные (экономические, труда; нравственные группы, слои; социальные и др.); ценности Первым, важнейшим компонентом социальных систем является человек – существо, прежде всего, общественное, сознательное, целеполагающее, связанное с другими людьми тысячью разнообразных отношений и форм взаимодействия. Наличие человеческого компонента – главное отличие социальной системы от других целостных систем. Вторая группа – процессы (экономические, социальные и др.), совокупность которых представляет смену состояний системы в целом или какой-то части ее подсистем. Процессы могут быть прогрессивными и регрессивными. Они вызваны деятельностью людей, социальных и профессиональных групп. Третья группа компонентов социальной системы – вещи, т.е. предметы, вовлеченные в орбиту хозяйственной и общественной жизни, так называемые предметы второй природы (производственные здания, орудия труда, компьютерная и оргтехника, средства связи и управления). Четвертая группа компонентов имеет духовную природу – это общественные идеи, ритуалы, традиции, верования, которые обусловлены действиями и поступками различных общественных групп, индивидов. В зависимости от сущности, назначения, места в обществе типа организации, функций, отношений со средой можно выделить некоторые основные уровни социальных систем. Самый широкий и сложный уровень – все конкретно-историческое общество (российское, американское, китайское и др.), совокупность членов этого общества и весь комплекс общественных отношений – экономических, политических, собственно социальных, духовных. В этом самом широком понимании социального конкретное общество выступает как динамическая социальная система. Второй уровень социальных систем – сообщество, объединения людей меньшего порядка (нации, сословия, социальные и этнические группы, элиты, поселения). Третий уровень социальных систем – организации, действующие в реальном секторе экономики (кредитно-финансовые учреждения, научнообразовательные, общественные объединения и др.). 3 Четвертый уровень социальных систем – цехи, участки, профессиональные группы, предприятия. Их отличительная особенность состоит в непосредственных контактах каждого с каждым. Обществу присущи и другие системные образования, например, административно-территориальные, имеющие несколько уровней: федерация, субъекты федерации, муниципальные объединения. Другой вид образования систем – по сферам общественной жизни: экономическая, политическая, социальная духовная. 3. Социальная организация Социальные организации объединяют деятельность людей в обществе. Взаимодействие людей через социализацию создает условия и предпосылки для совершенствования общественные и производственных отношений Существуют различные подходы к определению понятия «социальная организация». 1. Понятие «социальная организация» может подразумевать искусственное объединение институционального характера, предназначенное для выполнения какой-то определенной функции. 2. Понятие «социальная организация» может совпадать с понятием «управление». В данном случае «социальная организация» означает деятельность по распределению, например, функций, координации, т.е. процесс целенаправленного воздействия на объект, предполагающий фигуры организатора и организуемых. 3. Термин «социальная организация» используется для характеристики степени упорядоченности объекта, т.е. для выявления его структуры и типа связей целого и его частей. В данном смысле этот термин обычно употребляется для обозначения организованных и неорганизованных систем, формальных и неформальных организаций. Социальной организации присущи социальные свойства, к которым относятся: организационные цели и функции, эффективность результатов, мотивация и стимулирование персонала. На практике социальные системы реализуются в форме организаций, компаний, фирм и т.д. В теории организации выделяют различные виды социальных организаций: социально-экономические, социально-политические, социально-образовательные. Каждый из этих видов имеет приоритет собственных целей (см. табл.2). Таблица 2 Цели социальных организаций Виды социальных организаций Цели 1. Социально-экономические Главная цель: получение максимальной прибыли в интересах учредителей 2. Социально-культурные Главная цель: реализация эстетических установок. Вторичная цель: получение максимальной прибыли 3. Социально-образовательные Главная цель: удовлетворение 4 потребностей клиентов в информации и знаниях. Вторичная цель: получение прибыли. 4. Классификация современных организаций Многообразие содержания и способов трудовой деятельности социальных субъектов выступает предпосылкой научной классификации современных организаций. Основными критериями их разделения выступают: социальный статус (правительственные и неправительственные. Статус правительственной организации присваивается высшим официальным органам власти. К ним относятся организации, зафиксированные в конституции РФ, указах Президента РФ и т.д., например, министерства, Администрация Президента РФ.); правовой статус (формальные и неформальные); цель и способ существования (коммерческие и некоммерческие. К коммерческим организациям отнесены хозяйственные товарищества и общества, производственные кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия; к некоммерческим – потребительские кооперативы, общественные или религиозные организации (объединения), благотворительные и другие фонды, учреждения. Наряду с перечисленными «единичными» формами существуют и объединения коммерческих и некоммерческих организаций – ассоциации и союзы); источники финансирования (бюджетные и небюджетные. Бюджетные организации планируют масштаб своей деятельности исходя из выделяемых государственных средств. Небюджетные организации сами изыскивают источники финансирования, заключая договоры с другими компаниями, в том числе бюджетными, на изготовление продукции или оказание услуг.); масштаб деятельности (местные, региональные, национальные, международные); направленность деятельности (хозяйственные и общественные. Хозяйственные организации предназначены для удовлетворения потребностей и интересов человека и общества преимущественно во внешней для организации среде путем производства продукции. Общественные организации создаются для удовлетворения социальных потребностей и интересов членов своих обществ). В соответствии с Гражданским кодексом РФ юридическим лицом признается организация, которая: 1) зарегистрирована в установленном порядке; 2) имеет расчетный счет в банке; 3) имеет в собственности, хозяйственном ведении или оперативном управлении обособленное имущество; 4) отвечает по своим обязательствам этим имуществом; 5 5) может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права; 6) выполняет возложенные обязанности; 7) имеет самостоятельный баланс или смету; 8) может быть истцом или ответчиком в суде. Таблица 3 Организационные формы современных предприятий Классификация производимого или предоставляемого «продукта» Товары Услуги Развлечения Информация Знания Венчур Завод Комбинат Мастерская Фабрика Ателье Ааудиторская фирма Банк Биржа Джоббер Гостиница Магазин Туристическая фирма Фонд Варьете Ипподром Кинотеатр Клуб и т.д. Информационное агентство PR-агентство Телевизионная и радиовещательна я компания Центр изучения общественного мнения Академия Институт Колледж Лицей Научноисследователь ский институт Университет Школа Типичные организационные формы предприятий Тема: «Статические и динамические принципы организации» План: 1. Сущность и понятие принципов организации. 2. Общие принципы организации и их характеристика. 3. Статическое и динамическое состояние организации. Принципы статистического состояния организации. 4. Принципы динамического состояния организации. 5. Принципы рационализации организации Литература: 5. Мильнер Б.В. Теория организации. – М.: ИНФРА-М., 1998. 6. Парахина в.Н. Теория организации: Уч. пособие. – М.: КНОРУС, 2004. 7. Смирнова Э.А. Теория организации: Уч. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2002. I. Сущность и понятие принципов организации. Принцип (начало, основа) – это основное исходное положение теории, науки; внутреннее убеждение человека, определяющее его отношение к действительности; нормой, объективным правилом, опирающееся на практический опыт или сложившуюся систему знаний. 6 Принципы организации не догма, они изменяются в соответствии с экономической жизнью общества, отражают объективные закономерности практики управления. Первые принципы были сформулированы еще на рубеже 19-20 века Ф. Тейлором. Принципы многочисленны и разнородны. В литературе существуют различные классификации. Практическую ценность для менеджеров представляет классификация, в которой принципы организации сводятся в 4 основные группы: общие, статической организации, динамической организации и рационализации. II. Общие принципы организации и их характеристика Рассмотрим общие принципы организации, сведенные в три основные группы: базисные, соответствия, оптимальности. Общие принципы организации Базисные (исходные) Соответствия Оптимальности принцип обратной связи целей и ресурсов сочетание централизации (преемственности) и децентрализации принцип развития распорядительства и ритмичности (инновации) подчинения принцип соревновательности, эффективности прямоточности конкуренции производства и (комплексности) экономичности принцип дополнительности синхронизации (верификации, амбивалентности) Принцип обратной связи. Социально-экономические системы представляют в основном открытые и неравновесные системы. Нарушение равновесия в них возможно по разным причинам. Их регулирование возможно по принципу обратной связи. Ведь любая система управления состоит из 2-х подсистем: управляющей и управляемой. Между ними есть разные коммуникационные связи, которые являются каналами передачи управленческой информации от субъекта к объекту и наоборот. Обратная связь может быть положительной (усиливающей действие сигнала рассогласования) и отрицательной. Оценка информации субъектом управления должна быть оперативной и достоверной. Принцип развития. Развитие – необратимое направленное изменение системы. Различают 2 формы развития: эволюционную, которая характеризуется постепенными количественными и качественными изменениями; революционную, которая представляет собой скачкообразный неосознанный переход от одного состояния системы, процесса управления к другому. Существует прогрессивное и регрессивное развитие (изменение). Прогрессивное и регрессивное развитие может охватывать не всю систему в целом, а только один какой-либо компонент, лишь со временем вся система претерпит изменения. 7 Любой из этапов жизненного цикла организации сопровождается случайными отклонениями мгновенных величин от их среднего значения. Благодаря чему обеспечивается движение неравновесной системы к притягателю устойчивости. (Синергетика определяет притягатель как относительно устойчивое состояние системы со множеством траекторий, зависящих от разных начальных условий. Притягивающие факторы оказывают корректирующее воздействие на систему в целом, на возможные траектории ее движения). Принцип соревновательности, конкуренции. Практика подтверждает, что жизнеспособность социальной системы зависит от степени развития соревновательных, конкурентных начал. Конкуренция выявляет наиболее результативные, эффективные пути развития. Это выражается в сравнении, отборе и внедрении наиболее эффективных методов хозяйствования и управления. (Некоторое время в экономической науке этот принцип игнорировался, считалось, что конкуренция может нанести вред. На деле отсутствие конкуренции привело к торможению частной инициативы, к тому, что система перешла на «вялый» бег, а затем к застою. Конкурентные отношения противоречивы: механизм конкуренции формирует социальные приоритеты свободы выбора, активного воздействия на принятие смелых управленческих решений. Но опасна недобросовестная конкуренция). Принцип дополнительности. В организационных системах сочетаются, с одной стороны, объективные, устойчивые тенденции, а с другой – случайные, неустойчивые. Они дополняют друг друга. Их диалектическое взаимодействие и определяется как принцип дополнительности, суть которого амбивалентный подход к раскрытию функционирования и развития системы (амбивалентность указывает на двойственность, противоречивость всех процессов и явления жизнедеятельности организации. Принимая решение, менеджер должен понимать, что оно отобрано и признано наилучшим с некоторой условностью на какое-то время, что количество аргументов «За», можно уравновесить тем же числом аргументов «против»). Перейдем к рассмотрению принципов соответствия Принцип соответствия целей и ресурсов. Ключевые цели, принятые в организации, должны своевременно обеспечиваться ресурсами. Данному принципу соответствует программно-целевая технология процесса производства и разработки решений. Она состоит в выдаче для исполнения заданий (целей и задач) с указанием средств, методов и времени их выполнения, с организацией внешнего или внутреннего контроля промежуточных состояний этого выполнения. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдавшего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль. Принцип соответствия распорядительства и подчинения. У каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных при выполнении конкретной работы. 8 Линейный руководитель (административные, технологические и патронажные функции) Функциональный (технологический руководитель) ПОДЧИНЕННЫЙ Функциональный (патронажный руководитель Функция считается административной, если среди процедур, ее составляющих, приоритетной является процедура «Принятие решения» или «Утверждения решения». Для технологической – это наличие среди процедур, ее составляющих, приоритетных процедур: «Подготовка решения», «Согласование» или «Организация выполнения решения». Патронажный – когда в наборе нет приоритетных функций (могут возлагаться на специалистов других фирм. Принцип соответствия эффективности производства и экономичности. Для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет должен принадлежать эффективности. Э=(Результаты/ Затраты) ×100% Раскроем группу принципов оптимальности (сочетание централизации и децентрализации, прямоточности, ритмичности, синхронизации). Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления требует от руководителей всех уровней рационального использования возможностей администрирования и коллегиальности (в зависимости от размеров, структуры организации, результатов деятельности, внешних условий). Принцип прямоточности означает, что производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений. Принцип ориентирует администрацию и персонал на минимизацию производственных и управленческих операций при соблюдении технологии и гарантированном качестве выпускаемой продукции. Принцип ритмичности означает, что производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов. Ритмичность обеспечивает плановое функционирование всех элементов организации, исключает чередование периодов «затишья» и «авралов». Принцип синхронизации (системности) способствует быстрому восстановлению нужного режима функционировании организации при возникновении различных отклонений от нормы. (Динамика рыночных отношений требует гибкости в организации бизнесс-процессов: что-то следует временно или постоянно усиливать, что-то ослабить. Этот принцип способствует реализации другого «приоритета структур над функциями действующих организациях». Вместо того чтобы менять состав структуры, можно ее переориентировать на новые процессы.) 9 III. Статическое и динамическое состояние организации. Принципы статического состояния организации Статическое и динамическое состояние организации определяется этапами ЖЦ организации. Эти этапы можно условно разделить на две группы: статическую и динамическую. Статическое характеризуется нечувствительностью. К статическому относится этап ликвидации, когда компании занимаются решением внутренних проблем. Динамическая группа включает этапы рождения роста, зрелости, старения и возрождения. Они характеризуются решением внешних и внутренних проблем во взаимосвязи. К принципам статического состояния организации относятся: принцип приоритета цели, приоритета функций над структурой, приоритета субъекта управления над объектом. Принцип приоритета цели. В системе «цель – задача – функция – структура – персонал» наивысший приоритет имеет цель. Именно цель должна быть хорошо разработана при создании, сокращении (и т.д.) организации. Она должна быть представлена более мелкими целями по областям деятельности. Каждая цель должна быть конкретизирована в виде задач с указанием сроков, ресурсов и т.д. Для решения набора задач формируются функции управления с указанием трудоемкости, сложности, и на их базе создается оптимальная организационная структура. Структура служит основанием для формирования контингента работников организации. Принцип приоритета функций над структурой реализуется теми, кто не стремится копировать «чужую» структуру, а создает уникальную структуру под набор конкретных функций, ведущих к достижению поставленных целей. Принцип приоритета субъекта управления над объектом выражен в последовательности создания структурных элементов (подразделений), подбора и расстановки кадров. Сначала нужно подобрать опытного руководителя (специалиста), а затем поручить создание команды. IV. Принципы динамического состояния организации Это: принципы наивысшего приоритета персонала, приоритета структур над функциями, объекта управления над субъектом. Они реализуются на этапах выведения, роста, зрелости, насыщения, спада организации. Принцип наивысшего приоритета персонала предусматривает установление обратной последовательности элементов системы: «персонал – структура - задачи – функция – цель». Когда механизм управления запущен, главной производительной силой и наивысшей ценностью становится человек. Вклад каждого является определяющим для достижения поставленной цели. Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях выражается в постоянной оптимизации ее структурных компонентов (часть структурных элементов отмирает, другая – вновь 10 создается). Такая гибкая структура позволяет лучше перераспределять функции и задачи между сотрудниками для повышения эффективности труда. Кроме того, это разнообразит профессиональную деятельность, создает новые возможности для развития персонала. Принцип приоритета объекта управления над субъектом «вступает» в действие при замене руководителей структурных подразделений. В большинстве случаев, принимая решение о кадровом назначении, администрация должна учитывать мнение трудового коллектива. Ведь подчиненные – это основной ресурс организации, который зачастую превышает суммарный потенциал руководителя. V. Принципы рационализации организации Термин рационализация – (разумный) толкуется как «усовершенствование, более целесообразная организация чего-либо». Эта группа включает принцип последовательного подключения, принцип всесторонности входной информации, принцип всесторонности рекомендаций по рационализации компании. Принцип последовательного подключения реализуется дифференцированно. Характерные Основные этапы (процедуры) преобразований черты Разработка Определение философии и принципов и тактики стратегии Оптимальный Сенсуализм Иррационализм тип мышления Основные Формулирование Отбор моделей и проблемы основных целей и способов решения задач Основные Чего и зачем следует Каким образом вопросы добиться? добиться желаемого Проектирование и реализация Рационализм Алгоритмизация действий Как именно действовать? Принцип всесторонности входной информации требует, чтобы поступающая информация отражала все основные параметры, характеризующие его структуру, процессы и результаты деятельности. Принцип всесторонности рекомендаций по рационализации реализуется непосредственно руководителем. Он принимает решение о том, какие из разработанных проектов, в какой последовательности, как будут воплощаться на практике. Принцип внутренней рационализации – наиважнейший. Массовое рационализаторство – отлично зарекомендовавшая форма стимулирования инициативы и творчества работников, вовлечение персонала в управление. 11
