Тема: Служба документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения) СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 2 ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.......................................................................... 4 1.1 Задачи и функции службы ДОУ ...................................................................... 4 1.2 Организационная структура службы делопроизводства ............................ 10 1.3 Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы ...... 15 1.4 Должностной и численный состав службы ДОУ ........................................ 17 Глава 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ .................................................................... 20 2.1 Характеристика ПАО «Магнитогорский металлургическом комбинате» 21 2.2 Структура управления УПП ОАО «ММК» .................................................. 23 2.3 Документальное оформление движения материалов в УПП ПАО «ММК» ................................................................................................................................. 25 ГЛАВА 3. ОХРАНА ТРУДА................................................................................ 31 3.1 Общие требования охраны труда .................................................................. 31 3.2 Требования охраны труда перед началом работы ....................................... 33 3.3 Требования охраны труда во время работы ................................................. 34 3.4 Требования охраны труда в аварийных ситуациях ..................................... 35 3.5 Требования охраны труда после окончания работы ................................... 36 Заключение ............................................................................................................ 37 Список литературы ............................................................................................... 39 1 ВВЕДЕНИЕ В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому (делопроизводство) рассматривается документационное любой сегодня, организации, как важнейшая обеспечение управления учреждения, предприятия обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ). В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Глав архива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации". В последние годы значительно возрос интерес к рациональной организации документационного обеспечения управленческой деятельности, использованию современных средств организационной и вычислительной техники, издано значительное число пособий, освещающих организацию 2 делопроизводства не только в государственных, но и коммерческих организациях. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Цель работы - изучить службу документационного обеспечения управления предприятия (организации, учреждения); задачи, функции, должностной и численный состав, а также нормативно - методическую базу, регламентирующую работу с документами и применить имеющиеся умения и навыки на практике. Задачи: 1. Ознакомиться с организацией работы службы документационного обеспечения управления на предприятии при прохождении производственной практики. 2. Познакомиться и подробно изучить нормативно-методическую базу, регламентирующую работу с документами организации, а именно ПАО «Магнитогорский металлургическом комбинате» ЭСПЦ. 3 ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 1.1 Задачи и функции службы ДОУ Основная цель службы ДОУ - осуществлять в полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации: руководство, координацию, реализацию. Служба ДОУ должна решать конкретные определенные функции, иметь обязанностей, а взаимодействовать подразделениями также организации строго для задачи, установленный более с выполнять круг прав и другими структурными эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций. Основными задачами службы являются установление единого порядка работы с документами и организации с ГОСТами и другими действующими нормативами. Задачи службы ДОУ включают: совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами; сокращение документооборота; унификацию форм документов; разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях; внедрение новейших информационных технологий в работу с документами. 4 В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные. К технологическим функциям следует отнести: осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение информационно-справочной работы по документам организации; машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; разработка и проектирование бланков документов; подготовка документов к отправке. Среди организационных функций службы ДОУ выделяется: подготовка к докладу руководству поступающих документов; организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; организация хранения документов в структурных подразделениях; организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов; организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в т. ч. автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; 5 организация делопроизводства по обращениям граждан; разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. К контрольным функциям относят: контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов); контроль за сроками исполнения документов; осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; проведение экспертизы научной и практической ценности документов; проведение совещаний и консультирование по вопросам, от носящимся к компетенции делопроизводственной службы. Служба в соответствии с основными задачами в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции: 1. Формирует и совершенствует автоматизированную систему документационного обеспечения в деятельности организации. 6 Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативно - 2. методическую базу, регулирующую деятельность службы, работников организации по документационному обеспечению управления. Упорядочивает документальную базу, унифицирует формы 3. документов, устанавливает правила подготовки и оформления документов. Определяет эстетические и эргономические требования к оформлению документов и средствам работы с ними. Определяет порядок прохождения и обработки документов, 4. внедряет новые технологические приемы работы с документами, сокращающие объем документооборота. 5. Разрабатывает информационно - поисковые системы по документам (автоматизированные или традиционные картотеки, справочники, классификаторы и кодификаторы документационной информации). 6. Осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, обобщает сведения о ходе результатах исполнения документов. 7. Организует работнику архива с делами и документами организации в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами инструкциями и методическими рекомендациями, разрабатываемыми учреждениями Федеральной архивной службы России. 8. Осуществляет организационно - методическое руководство по документационному обеспечению, организует повышение квалификации и обучение сотрудников службы и структурных подразделений организации в работе с документами, разрабатывает учебные и методические пособия по ДОУ. 9. Контролирует порядок обслуживания пользователей автоматизированной системы документационного обеспечения управления, правила формирования информационных массивов, доступа и защиты информации. 7 10. Изучает отечественный и зарубежный опыт работы с документами. Создание службы ДОУ должно обязательно сопровождаться выбором организационной формы работы с документами. Практикой выработано три формы: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма - это выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным подразделением (например, канцелярией) или секретарем. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов, от момента их получения или создания и до сдачи в архив, выполняется в одном месте. Эти операции включают прием и обработку входящих документов, их регистрацию, контроль исполнения, справочно - информационную работу, составление и ведение номенклатуры дел, их формирование, организацию текущего хранения документов, отправку исходящих документов, экспертизу ценности документов и обработку документов перед сдачей дел в архив организации. Полную организованную обработку, возможно, осуществить лишь в небольших организациях, объем документооборота, в которых не превышает 10 тыс. документов в год. Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает создание собственной делопроизводственной службы в каждом структурном подразделении организации. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций, аппарат которых территориально разобщен или деятельность которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по 8 обработке входящей, исходящей и внутренней документации, заканчивая подготовкой и передачей документов в архив организации. Смешанная форма организации работы с документами является самой распространенной. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработку перед сдачей в архив. В каждой организационной конкретной формы организации работы с выбор документами той или иной осуществляется ее руководством и самой службой делопроизводства. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству. 9 1.2 Организационная структура службы делопроизводства От правильной организации службы ДОУ во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций задач, эффективность всего процесса управления. При создании службы делопроизводства должны быть решены следующие вопросы: структура, функции и задачи делопроизводственной службы; организационная форма делопроизводства; должностной и численный состав; квалификационные требования, предъявляемые к работникам делопроизводственной сферы. Каждая организация должна создать специальную службу управления делами, общий отдел, отдел ДОУ, службу ДОУ, канцелярию, секретариат, или иметь отдельного работника, ответственного за ведение делопроизводства. В небольших организациях ответственность может быть возложена на секретаря организации или руководителя. Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной и численный состав устанавливают вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных - их руководством или их коллегиальными органами. В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в основных положениях ГСДОУ рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы: в федеральных органах исполнительной власти - управление делами; на различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно - исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия; в органах местного самоуправления - общий отдел. 10 Такие службы, как канцелярия и общий отдел, могут состоять из участков, секторов, групп, каждый из которых обеспечивает выполнение тех или иных операций (например, группа учета и регистрации, группа контроля и др.). Другим вариантом структуры службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет иметь структурных подразделений. Каждая типовая структура службы ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее, структурные подразделения. Управление делами осуществляет контроль и координацию делопроизводства в центральном аппарате и организациях отрасли и имеет следующий типовой состав структурных подразделений: секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра. Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства; инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра; секретариат коллегии осуществляет подготовку заседаний коллегии, их техническое и документационное обслуживание; Канцелярия, в состав которой входят: экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов; бюро правительственной переписки работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ; исходящих, бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, внутренних документов, 11 осуществляет контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива; группа контроля (бюро, отдел, инспекция) осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирование руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительской дисциплины; машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), основная задача которого - изготовление текста документов; копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов; телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу; отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан; архивных центральный архив осуществляет хранение и использование документов, участвует в разработке номенклатуры дел, контролирует формирование дел в структурных подразделениях. На практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др. В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив. Общий отдел - это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцелярии. Отличительными чертами структуры общего отдела является наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Протокольный отдел выполняет следующие функции: 12 подготовку проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями; анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним; прием, регистрацию, организацию хранения и справочно- информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов; организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет: прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; подготовку обращений к рассмотрению руководством; контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях; извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений; формирование и хранение дел по обращениям; анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения; организацию приема граждан по личным вопросам руководством. В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например, инспектор, помощник руководителя или секретарь. Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с 13 документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами. Главное условие создания службы ДОУ, независимо от ее наименования, которое должно неукоснительно соблюдаться, состоит в следующем: "Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации". 14 1.3 Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы В своей деятельности службы ДОУ руководствуется законодательными актами, нормативно-методическими делопроизводства и архивного дела, документами по приказами распоряжениями и вопросам руководства, инструкцией по делопроизводству организации, положением о службе, должностными инструкциями ее работников. Государственная система документационного обеспечения управления этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы государственного управления, на с документами предприятиях, в в органах учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. ГСДОУ способствует разрешению ряда проблем автоматизации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения. Вместе с тем, являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах. 15 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления которые фиксируют организационно-распорядительных решения административных и документов, организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело». Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он должен использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. 16 1.4 Должностной и численный состав службы ДОУ Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников: руководители; специалисты; технические исполнители. Наименования работникам каждой должностей и категории квалификационные установлены в требования к Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (далее - Квалификационный справочник). Наименование должностей, их коды, тарифные разряды установлены в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). В Квалификационном справочнике подчеркивается, что отнесение служащих к определенной категории осуществляется в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника (организационно-административные, аналитико- конструктивные, информационно-технические). К категории руководителей, возглавляющих делопроизводственную службу, относятся: управляющий делами; заведующий канцелярией; заведующий общим отделом; заведующий протокольным отделом; начальник секретариата; заведующий экспедицией; заведующий центром подготовки документов; заведующий копировально-множительным бюро; заведующий машинописным бюро. 17 В их функции входит планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности службы в целом и ее структурных подразделений, контроль за выполнением работ. В категорию специалистов входят: документовед; помощник руководителя; инспектор по контролю за исполнением поручений; редактор; археограф; инспектор; секретарь коллегии; корректор. Функции специалистов заключаются в выполнении технических и оперативных задач, творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке проектов документов. К категории технических исполнителей отнесены: экспедитор; делопроизводитель; стенографистка; технический секретарь; курьер; оператор организационной техники; архивариус; секретарь-машинистка; секретарь-стенографистка; секретарь руководителя. Задача технических исполнителей - передача, фиксация, учет, доставка и хранение документов. 18 Добавить к должности наименование "старший" можно при условии, если работник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему исполнителями. Указание в наименовании должности "ведущий" устанавливается в том случае, когда на работника возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя по одному из направлений деятельности организации или обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей. Распределение обязанностей между заместителями руководителей осуществляется на основании внутренних организационно-распорядительных документов, например, приказа. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных характеристик определяется аттестационной комиссией организации. Определение оптимального количественного состава, работников службы ДОУ возможно с помощью методики, основанной на типовых нормах времени. В настоящее время существуют методики расчета штатной численности в делопроизводственной службе, разработанные Минтрудом России. документ управление делопроизводственный социальный 19 Глава 2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ Цель производственной практики - приобретение профессиональных умений по специальности, закрепление, расширение и систематизация знаний на основе изученного материала и знакомства с деятельностью конкретной организации, приобретение опыта самостоятельного выполнения различных видов работы, устойчивых навыков использования современной техники и программных средств совершенствование навыков самоконтроля, развитие профессионализма. Задачи: 1.Ознакомиться с организацией работы службы документационного обеспечения управления на предприятии. 2.Ознакомиться регламентирующую и рассмотреть работу с нормативно-методическую документами «Магнитогорский металлургическом комбинате». 20 организации базу, ПАО 2.1 Характеристика ПАО «Магнитогорский металлургическом комбинате» Открытое акционерное общество «Магнитогорский металлургический комбинат» является крупнейшим предприятием чёрной металлургии России, его доля в объёме металлопродукции, реализуемой на внутреннем рынке страны, составляет около 20 %. Предприятие представляет собой крупный металлургический комплекс с полным производственным циклом, начиная с подготовки железорудного сырья и заканчивая глубокой переработкой черных металлов. ММК производит самый широкий на сегодняшний день сортамент металлопродукции среди предприятий Российской Федерации и стран СНГ. Значительная часть продукции ОАО «ММК» экспортируется в различные страны мира. Миссия ОАО «ММК» - «производство и сбыт высококачественной металлопродукции, удовлетворяющей потребностям наших клиентов, для получения прибыли в объеме, достаточном для развития предприятия до уровня лидирующей мировой компании и проведения разумной социальной политики». В ОАО ММК вспомогательные материалы, огнеупоры, отдельные виды сырья, сменное оборудование сконцентрированы в Управлении подготовки производства (УПП). Складское хозяйство является оперативной частью УМТС ОАО ММК, призванной обеспечить бесперебойную работу производственных цехов. УПП ОАО ММК - сложный объект, занимающий значительную площадь, имеющий специальное технологическое и транспортное оборудование. В соответствии с возложенными задачами, в состав УПП входят склады, которые подразделяются по материальному признаку: черных металлов; цветных металлов; метизов и абразивных материалов; 21 сантехника; лесостроительных материалов; горюче-смазочных материалов; резинотехнических изделий; лакокрасочных материалов; электроматериалов; огнеупоров; валков и металлоконструкций; запчастей; ферросплавов и песка. Основными задачами УПП являются: 1. своевременное и полное обеспечение подразделений ОАО ММК сырьем, топливом, оборудованием, технико-вспомогательными материалами и малоценными предметами; 2. ведение ежедневного оперативного учета остатков товарно- материальных ценностей на складах; 3. обеспечение постоянного контроля за выдачей материалов со складов в соответствии с нормами отпуска и предоставление информации руководству ОАО ММК; 4. осуществление анализа отпуска материалов в натуральном и денежном выражении по итогам месяца, квартала, года; 5. проведение инвентаризации на складах, выявление причин потерь, недостач и составление актов на преждевременный износ изделий, контроль за списанием; 6. контроль за осуществлением приема и распределением по складам прибывших грузов; 7. своевременное выявление ошибок на несоответствие отгруженных материалов от поставщиков и выставление претензий по возврату ошибочно и неправильно оплаченных сумм. 22 2.2 Структура управления УПП ОАО «ММК» В своей работе УПП руководствуется действующим законодательством, приказами Генерального директора ОАО ММК, положением об УПП. УПП возглавляется начальником управления, которому подчиняются два заместителя и на которого возложены обязанности организации правильной эксплуатации и содержания складских помещений, весового хозяйства, механизмов, инвентаря, а также управления персоналом. Заместителям, в свою очередь, подчиняются начальники участков. Выделение участков и их специализация осуществляется в зависимости от производственного процесса и оборудования цеха. Обеспечение пропорционального развития всех частей производства и достижение оптимальных размеров предприятия - важнейший направляющий фактор по совершенствованию структуры предприятия. Экономический анализ по УПП проводит ведущий экономист цеха. Контроль за структурой и штатом УПП осуществляет начальник БОТиЗ. Система управления проявляется в реализации основных функций управления производством: планирование, учет, анализ, регулирование. Эти функции называются основными, т.к. на любом уровне управления производством они остаются неизменными. Важнейшей функцией управления является планирование. При планировании производства определяются целевые задачи перед каждым объектом и звеном управления. Функция учета является основной информацией о состоянии дел предприятия. Эта функция включает в себя наблюдение за течением процесса в управляемой системе через обработку первичных документов, обеспечивает отчетность по использованию ресурсов предприятия. Функция анализа необходима, чтобы принимать решения по управлению в области производства, сбыта, финансов, инвестиций. Результаты анализа способствуют росту информированности руководства предприятия и других 23 пользователей экономической информацией о состоянии интересующих их объектов. Функция регулирования обеспечивает принятие управленческих решений для улучшения экономических показателей работы предприятия, поиска узких мест и их ликвидации с помощью усовершенствования работы служб и подразделений. Регулирование основано на информации об отклонениях, поступающих в управленческую систему. Качество управленческих решений определяется обоснованностью планирования, достоверностью учета, реальностью анализа. В основе всех экономических показателей хозяйственной деятельности лежит технико-организационный уровень выпускаемой продукции, технологическая вооруженность труда, применение новых технологий, длительность производственного процесса, уровень организации производства и управления. 24 2.3 Документальное оформление движения материалов в УПП ПАО «ММК» Для организации бухгалтерского учета необходимо установить взаимоотношения между подразделениями предприятия и определить документооборот. Первичные документы по поступлению и расходу материалов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов. Первичная учетная документация должна отвечать требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров выписываемых документов и их документооборот устанавливаются в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства, материально-технического снабжения и от системы организации учета. Количество экземпляров должно быть минимальным: при использовании ЭВМ - один экземпляр, а при ручной обработке - не более двух. Первичные документы по движению материалов должны тщательно оформляться, обязательно содержать подписи лиц, совершивших операции, и коды соответствующих объектов учета. Контроль за соблюдением правил оформления движения материалов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих их подразделений. Сырье, материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и МПЗ. Поступающие на склады ПОА «ММК» материалы оформляют бухгалтерскими документами в следующем порядке. 25 Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы - счетфактура, товаротранспортные накладные, (железнодорожная накладная, квитанция к железнодорожной накладной. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают ответственному исполнителю по снабжению. В отделе снабжения ПАО «ММК» по поступающим документам проверяют соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и д.р. договорным условиям. В результате такой проверки на самом расчетном документе делают отметку о полном или частичном акцепте. Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов, в котором указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта. На прибывший материал на склад УПП составляют акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику, в тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика. В составе комиссии должен быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки). Если перевозку материалов осуществляют автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах : первый - служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; 26 второй - для оприходования материалов получателем; третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый - является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально-ответственное лицо выписывает приходный ордер, которые выписывают цехи - сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха сдатчика, второй - направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Материалы отпускают со складов УПП ПАО «ММК» на производственное потребление, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке реализации излишних и неликвидных запасов. Порядок документального оформления отпуска материалов зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности их отпуска. При этом все службы предприятия должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешение на вывоз их с предприятия. Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляются лимитно - заборными картами. Их выписывает плановый отдел или отдел снабжения ПАО «ММК» в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и как правило, сроком на один месяц. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материал, цехполучатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемого материала, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. 27 Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в обоих экземплярах карты и расписывается в экземпляре цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе. Отпуск материалов со складов УПП ПАО «ММК» производится в пределах установленного лимита. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. Расчеты лимитов и выписка лимитнозаборных карт отделом снабжения ПАО «ММК» на современных вычислительных машинах позволяет повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. При выписке лимитно-заборных карт существует один недостаток, а именно, зачастую при оформлении лимитно-заборных карт отделом снабжения ПАО «ММК» номера карт меняют в каждом месяце, что приводит к ошибкам со стороны кладовщиков, при выписке и нумерации дубликатов на ежедневный отпуск материала. В связи с этим предлагаю закрепить единые номера лимитно-заборных карт для каждого цеха и наименования, не изменяющиеся в каждом последующем месяце, что существенно облегчит работу кладовщиков и бухгалтеров. Если материалы со склада отпускают нечасто, то их отпуск оформляют одно - или многострочными накладными - требованиями на отпуск материалов, которые выписываются цехом - получателем в двух экземплярах: первый, с распиской кладовщика, остается в цехе, с распиской получателя - у кладовщика. Отпуск материалов сторонним организациям оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые выписывает отдел снабжения в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов. Если материалы 28 отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов. Для учета движения материалов внутри УПП ПАО «ММК» применяют однострочные или многострочные накладные-требования на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Накладные составляют материальноответственные лица участка, отпускающего ценности, в двух экземплярах, один из которых остается на месте с распиской получателя, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей. В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию УПП, регистрируя в книге приемки - передач документов. Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списываются с кредита материального счета 10.8 в дебет соответствующих счетов: При этом составляют следующую бухгалтерскую проводку: Д сч.20 “Основное производство” (материалы отпущены основному производству), Д сч.23 “Вспомогательные производства” (материалы отпущены вспомогательным производствам), Дебет других счетов в зависимости от направления расходов материалов (25,26 и др.) К сч.10 “Материалы”. Из УПП ПАО «ММК» материалы реализуются цехам комбината, которые могут быть цехами с законченной отчетностью и с незаконченной отчетностью, (при этом используется счет 79 “Внутрихозяйственные расчеты”) дочерним предприятиям и на сторону. При этом составляются следующие бухгалтерские записи: Если вспомогательные материалы реализуются цехам с законченной отчетностью: Д сч.79.2 К сч.10.80 29 Если вспомогательные материалы реализуются цехам с незаконченной отчетностью: Д сч.10.80 К сч.10.80 Если вспомогательные материалы реализуются на сторону: Д сч.90 К сч.10.80 или Д сч.91 К сч.10.80 Этой проводкой оформляется реализация за наличный и безналичный расчет. В процессе работы предприятие может безвозмездно передавать материалы другому предприятию. В бухгалтерском учете данная операция отражается следующим образом: Д сч.91 К сч.10.80 При проведении инвентаризации, внезапных проверок могут обнаруживаться недостача или излишки, которые отражаются проводкой: Д сч.94 К сч.10.8 - недостача Д сч.10.8 К сч.91 - излишки На основании этих проводок в конце месяца составляется главная книга по балансовым счетам. Существенным недостатком является то, что реестр и главная книга набиваются вручную, так как учета в УПП является то, что все проводки оформляются расшифровками, на основании которых делается разноска в главную книгу и реестр. Для дальнейшей автоматизации работ по составлению главной книги и реестра отделом АСУ совместно с бухгалтерией разработан справочник “Операции”, в котором на каждую проводку присвоен свой шифр операции. Такая система разработана для того, чтобы главная книга и реестр составлялись автоматически, на основании сумм, введённых по конкретной операции, которой соответствует определенная проводка, минуя ручную обработку и разноску расшифровок. 30 ГЛАВА 3. ОХРАНА ТРУДА 3.1 Общие требования охраны труда Специалист отдела кадров (ОК) должен знать законодательство о труде и охране труда РФ, правила и нормы охраны труда, технике безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. К самостоятельной работе допускаются лица в возрасте не моложе 18 лет, имеющие специальное профессиональное образование и первую квалификационную группу по электробезопасности, прошедшие обязательный медицинский осмотр, вводный и первичный инструктажи на рабочем месте по охране труда, не имеющие противопоказаний по состоянию здоровья. Не допускается при работе расположение рабочих мест в помещениях без естественного освещения. При работе с ПК необходимо использовать защитные экраны. Помещение должно быть оснащено мед аптечкой первой помощи, системой кондиционирования воздуха или вытяжной вентиляцией. В процессе работы на ПК специалист ОК должен соблюдать правила использования средств индивидуальной и коллективной защиты, правила личной гигиены, содержать в чистоте рабочее место. Защита от статистического электричества должна проводится в соответствии с санитарно-гигиеническими нормами допускаемой напряженности электрического поля. О каждом несчастном случае с работником, пострадавший или очевидец несчастного случая обязан немедленно сообщить администрации учреждения. При неисправности оборудования прекратить работу и сообщить администрации учреждения. При выполнении работ на персональном компьютере выделяют самые опасные и вредные производственные факторы: повышенные уровни электромагнитного излучения; 31 повышенные уровни ультрафиолетового излучения; повышенный уровень статического электричества; повышенные уровни запыленности воздуха рабочей зоны; повышенный или пониженный уровень освещенности; повышенный уровень ослепленности; повышенная яркость светового изображения; напряжение зрения; напряжение внимания; монотонность труда. Лица, допустившие невыполнение или нарушение инструкции по охране труда, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и при необходимости, подвергаются внеочередной проверке знаний норм и правила охраны труда. 32 3.2 Требования охраны труда перед началом работы Тщательно проветрить помещение убедиться, что микроклимат в помещении находится в допустимых пределах: температура воздуха в холодной период года - 22-240С, в теплый период года - 23-250С, относительная влажность воздуха -40 -60% Проверить правильность подключения оборудования в электросеть. Убедиться в наличии защитного заземления оборудования, а также защитных экранов видеомониторов. Включить видеомониторы и проверить стабильность и четкость изображения на экранах. 33 3.3 Требования охраны труда во время работы При работе с ПК значения визуальных параметров должны находиться в пределах оптимального диапазона. Клавиатуру располагать на поверхности стола на расстоянии 100-300 мм от края, обращенного к пользователю. Тетрадь для записей располагается на подставке с наклоном 12-15 градусов на расстоянии 55-65 см от глаз, которая должна быть хорошо освещена. При работающем видеотерминале расстояние от глаз до экрана должно быть 0,6-0,7 м, уровень глаз должен приходиться на центр экрана или на 2/3 его высоты. Изображение на экранах видеомониторов должно быть стабильным, ясным и предельно четким, не иметь мерцаний символов и фона, на экранах не должно быть бликов и отражений светильников, окон и окружающих предметов. Суммарное время непосредственной работы с ПК в течение рабочего дня должно быть не более 6 часов. Продолжительность непрерывной работы с ПК без регламентированного перерыва не должна превышать 2-х часов. Через каждый час работы следует делать регламентированный перерыв продолжительностью 15 мин. Во время регламентированных перерывов с целью снижения нервноэмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития познатонического утомления следует выполнять комплексы упражнений для глаз, физкультурные минутки и физкультурные паузы. 34 3.4 Требования охраны труда в аварийных ситуациях В случае появления неисправности в работе видеотерминала выключить его, сообщить об этом администрация учреждения. Работу продолжать только после устранения возникшей неисправности. В случае возникновения зрительного дискомфорта и других неблагоприятных субъективных ощущений следует ограничить время работы с ПК, провести коррекцию длительности перерывов для отдыха или провести смену деятельности на другую, не связанную с использованием ПК. При поражении электрическим током немедленно отключить электросеть, оказать первую помощь пострадавшему, при необходимости отправить его в ближайшее лечебное учреждение. 35 3.5 Требования охраны труда после окончания работы Отключить оборудование от сети. Привести в порядок рабочее место. Закрыть оборудование чехлами. При выходе обесточить помещение. 36 Заключение Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждений, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Работники службы осуществляют свои функции в соответствии с должностной инструкцией, утвержденной руководителем организации. Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств)- управлением делами, для исполнительных органов власти - общим делом, для предприятий, организаций, учебных заведений канцелярией. На малых предприятиях функции делопроизводственной службы возлагаются на секретаря. Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами децентрализованная или смешанная форма. 37 - централизованная, Штатная численность службы документационного обеспечения должна соответствовать объему работы и делопроизводства в организации. 38 обеспечивать высокое качество Список литературы 1. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству. - М.: ЗАО Юстицинформ, 2005. - 192 с. 2. .Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. 2-е изд., испр. и доп. - М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-на-Дону: Издательский центр «МарТ», 2006. - 320 с. (Серия «Безупречные документы»). 3. .Е.В. Губернская. «Справочник секретаря и офис-менеджера № 6» - 111 стр. 4. .Е.В. Губернская. «Справочник секретаря и офис-менеджера №1 - 2005 г.» - 111 стр. 5. .М.И. Басаков. Справочник секретаря - референта: Практическое пособие. Ростов н/Д: «Феникс», 2001. - 512 стр. 6. .Е.В. Губернская. «Справочник секретаря и офис-менеджера №8 - 2003 г.» - 111 стр. 7. .Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. - Москва ИКЦ «МарТ» ; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2004. - 288 стр. 39
