Тема 5. Проблемы автоматизация сферы документационного

Тема 5. Проблемы автоматизация
сферы документационного
обеспечения управления
Понятие ДОУ
Документационное обеспечение управления
(ДОУ) охватывает вопросы
документирования, организации работы с
документами в процессе осуществления
управления и систематизацию их архивного
хранения.
Основные понятия
автоматизации ДОУ
Документирование представляет собой создание
документов, т. е. их составление, оформление,
согласование и изготовление.
Делопроизводство: комплекс мероприятий по
обеспечению ДОУ предприятия или организации.
Иногда говорят, что ДОУ является основной
функцией делопроизводства.
Организация работы с документами - обеспечение
движения, поиска, хранения и использования
документов.
Основные понятия
автоматизации ДОУ
Систематизация архивного хранения документов определение правил хранения создаваемой в организации
информации, ее поиска и использования для поддержки
принятия управленческих решений и деловых процедур.
Документооборот - движение документов в рамках ДОУ.
Деловая процедура - последовательность определенных
операций (работ, заданий, процедур), совершаемых
сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи
или цели в рамках деятельности предприятия или
организации.
Электронный архив решает задачи систематизации
архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.
Что такое электронный архив?
Архив отвечает за систематизацию хранения
документов и является одной из трех
основных делопроизводственных задач
(создание, технология обработки и
систематизация документов).
Задачи, решаемые в ДОУ
Документирование (составление, оформление,
согласование и изготовление документов).
Организация работы с документами в процессе
осуществления управления (обеспечение движения,
контроля исполнения, хранения и использования
документов).
Систематизация архива документов.
Простая деловая процедура
продажи товара клиенту
1) клиент звонит в компанию для размещения заказа;
2) заказ регистрируется в базе данных клиентов;
3) выписывается счет на товар;
4) счет передается в бухгалтерию;
5) бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется
в бухгалтерской системе;
6) товар отгружается со склада, что отмечается в
складской базе данных;
7) выписывается счет-фактура и накладная на товар;
8) товар отгружается клиенту;
9) счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.
Отличие делопроизводства от
деловых процедур
Компоненты управления
предприятием
Категории систем
автоматизации ДОУ
системы workflow (автоматизации деловых
процедур);
системы groupware (коллективной работы);
системы управления документами (в
основном обеспечивают регистрацию,
хранение и поиск документов);
системы электронной почты (служат для
обмена документами).
Проблемы автоматизации ДОУ
в России
отсутствие законченных продуктов для
автоматизации российского
делопроизводства;
отсутствие активного спроса на средства
автоматизации деловых процедур;
путаница в позиционировании продуктов
западных производителей для целей
автоматизации делопроизводства и т. д.
Проблемы, возникающие с
ростом масштабов предприятия
Руководство теряет целостную картину
происходящего.
Структурные подразделения, не имея информации о
деятельности друг друга, перестают слаженно
осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает
качество обслуживания клиентов и способность
организации поддерживать внешние контакты.
Следствием этого становится падение
производительности труда; возникает ощущение
недостатка в ресурсах: людских, технических,
коммуникационных и т. д.
Проблемы, возникающие с
ростом масштабов предприятия
Приходится расширять штат, вкладывать деньги в
оборудование новых рабочих мест, помещения,
коммуникации, обучение сотрудников.
Для производственных предприятий увеличение штата
может повлечь изменение технологии производства,
что потребует дополнительных инвестиций.
В ситуации неоправданного роста штата, падения
производительности, необходимости инвестиций в
производство появляется потребность в увеличении
оборотного капитала, что, в свою очередь, может
привести к новым кредитам и уменьшить плановую
прибыль.
Задачи по совершенствованию
организации ДОУ
Совершенствование всей работы по
подготовке и обработке документной
информации путем создания механизма
документационного обеспечения предприятия
(ДОУ).
Выбор правильной стратегии автоматизации,
включая верный выбор продуктов.
Автоматизация ДОУ должна
включать
системы управления базами данных;
системы поиска документов и анализа
текстов;
системы сканирования и распознавания
документов (печатных и рукописных);
среду клиент-сервер;
Internet/intranet.
Нововведения в области
кадрового учета
автоматизация работы с претендентами;
автоматизированная аттестация персонала;
уникальный идентификационный номер
работника.
Группы операций ведения кадрового
учета при бумажном документообороте
учет и хранение первичных документов,
входящих в личное дело;
формирование, проведение и хранение
приказов по личному составу;
подготовка и предоставление статистических
и прочих отчетов;
хранение копий приказов по основной
деятельности.
Положительные эффекты
интеграции кадрового учета и СЭД
Защита передаваемых данных.
Качественно проработанные в САДД механизмы
ввода больших количеств бумажных документов.
Для текущей работы кадровику необходимо
своевременно получать копии отдельных приказов
по основной деятельности. САДД предоставит
кадровику своевременно и в любой удобный момент
копии всех необходимых приказов.
Перспективы российской индустрии
автоматизации делопроизводства
С документами работают абсолютно все организации и
большое количество частных лиц.
Практически каждая организация сталкивается с
проблемами в делопроизводстве, даже если речь не
идет об его автоматизации: документы теряются, не
контролируются, не исполняются и т. д.
За счет улучшения ведения делопроизводства
предприятия и организации получают реальный шанс
улучшить качество своего управления, что является
одной из актуальнейших задач современной
российской экономики.
Перспективы российской индустрии
автоматизации делопроизводства
Квалификация секретарей и лиц, отвечающих в
организациях за ведение делопроизводства,
недостаточна и требует повышения ее уровня.
Чрезвычайно велики запросы пользователей на
совершенствование программ автоматизации
делопроизводства и их интеграцию с
многочисленными автоматизированными рабочими
местами, информационными и прикладными
системами.