Порядок составления номенклатуры дел организации

Рекомендации по составлению номенклатуры дел
Понятие номенклатуры дел
В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не
упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц),
часть просто можно не найти. Чтобы знать о том, какие бумаги и в каком подразделении следует
вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться
составляют номенклатуру дел. Поэтому каждая организация обязана иметь номенклатуру дел.
Современная жизнь диктует четкую систему учета и архивирования документов. А ведь именно
номенклатура дел отражает такую систему. Надо сказать, что большинство специалистов отдают
себе отчет в важности такого документа. В 70 процентов организаций оформляется номенклатура
дел.
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел,
заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке (приложение № 1).
Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в
делопроизводстве организации.
Основные требования к составлению номенклатур дел организации
1. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна
иметь конкретную номенклатуру дел.
2. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем
квартале предшествующего года по установленной форме.
3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и
количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.
4. Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное
расписание) организации. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются
названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с
утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие
организационно-распорядительную документацию организации. После структурных
подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных
организаций, комиссий.
Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по
производственно-отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются
содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.
5. В номенклатуру дел не включают печатные издания: справочники, сборники и т.д.
Кто должен составить номенклатуру дел?
За разработку документа отвечает, как правило, служба делопроизводства организации. Эта
служба может именоваться по-разному, например общий отдел, канцелярия или секретариат.
Если такая служба отсутствует, номенклатуру должен составлять секретарь руководителя или
работник, на которого приказом руководителя организации возложена ответственность за ведение
делопроизводства. Их главная задача - собрать со всех отделов "фрагменты" будущего единого
документа, обобщить их, внести необходимые изменения и корректировки, придать документу
установленную форму.
Если организация имеет структурные подразделения, то каждое структурное подразделение
организации ежегодно составляет номенклатуру дел своего структурного подразделения, т.к. никто
лучше работников и руководителя структурного подразделения не знает о составе документов
своего отдела. Затем на их основе составляется сводная номенклатура дел организации
ответственным за сводную номенклатуру.
Если организация небольшая и не имеет структурных подразделений, в номенклатуру дел
включаются дела, в которых систематизируются документы, отражающие функции и задачи
организации. В таком случае разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности
организации. Например, в номенклатуре дел театра можно установить следующие разделы:
руководство, работа с кадрами, литературная часть, режиссура, художественно-постановочная
часть, бухгалтерский учет и отчетность и др.
Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации
1. Перед тем как составить номенклатуру дел следует тщательно изучить состав и содержание
документов, образующихся в деятельности организации. При этом учитываются устав или
положение об организации, положения о ее структурных подразделениях, штатное расписание,
номенклатура дел организации за прошлый год, описи дел постоянного и временного хранения,
регистрационные формы, ведомственные и типовые перечни документов с указанием сроков их
хранения, типовые и примерные номенклатуры дел.
2. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой номенклатуры дел,
стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа и кому
(ответственному исполнителю) (приложение № 2). Либо в должностных инструкциях руководящих
работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это
делать. Если такое условие не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру
дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи
разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.
3. После того как изучили состав документов, руководители структурных подразделений
составляют список документов, образующихся в деятельности организации, т.е. индивидуальную
номенклатуру дел структурного подразделения. Если в организации нет структурных
подразделений, то разделами номенклатуры дел могут быть направления деятельности
организации. Индивидуальная номенклатура дел структурного подразделения подписывается
руководителем структурного подразделения и передается ответственному исполнителю в
электронном варианте и на бумажном носителе.
4. Составление сводной номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного
обеспечения. При его отсутствии это может сделать секретарь или же кадровый работник.
5. Сводная номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом,
подписывается руководителем службы делопроизводства (ответственным лицом),
согласовывается с экспертной комиссией организации и направляется на согласование с ЭПК
соответствующего архивного учреждения.
После того как проект номенклатуры дел согласован, подписан, он обязательно должен быть
утвержден руководителем организации. Только в этом случае номенклатура дел обретет
юридическую силу.
6. Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в 4 экземплярах. При этом ее
первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой
делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий находится в качестве учетного
документа в ведомственном архиве, четвертый - в государственном архиве, источником
комплектования которого является данная организация.
7. После утверждения номенклатуры дел необходимо сделать выписки по соответствующим
разделам для руководителей структурных подразделений и раздать им для использования. Ее
прикрепляют на внутреннюю сторону шкафа, где хранятся дела, и активно используют для
формирования дел и поиска документов для справок.
Обратите внимание! Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого
года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в
действие с 1 января следующего календарного года.
Помните, что номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в
пять лет.
В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересогласованию
и утверждению независимо от срока ее согласования.
Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и
включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.