Основные требования к составлению номенклатуры дел

Основные требования к составлению номенклатуры дел.
Упорядочение документов.
В процессе деятельности любой организации, независимости от
организационно-правовой формы и формы собственности образуются
документы, которые составляют документальный фонд.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по
месту их формирования. Руководители структурных подразделений и
сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать
сохранность документов и дел.
Основой оперативного хранения документов является
правильная организация их в делопроизводстве.
Организация документов в делопроизводстве представляет
собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет,
оформление, классификацию документов, формирование и
оформление дел, передачу их в ведомственный архив в соответствии
с требованиями ГОСТОв, нормативно-методическими документами
Росархива, а также ведомственными нормативно-методическими
документами по архивному делу и делопроизводству.
Основными видами работ, обеспечивающими организацию
документов
в
делопроизводстве,
являются
составление
номенклатуры дел и формирование дел.
ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения"
Дело – это документ или совокупность документов,
относящихся к одному вопросу или участку деятельности,
помещенных в отдельную обложку
Номенклатура дел — систематизированный перечень
заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в
определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке.
2
Виды номенклатур дел.
Номенклатуры дел бывают типовые, примерные и конкретные
(индивидуальные).
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является
нормативным документом (Типовая номенклатура дел для
педагогических училищ, Типовая номенклатура дел для районных и
городских государственных налоговых инспекций и др.).
Примерная номенклатура дел — номенклатура дел,
образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций
с однородными функциями и однотипным составом образующихся в
их деятельности документов. Примерная номенклатура дел носит
рекомендательный характер.
Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры
дел,
организация
должна
разработать
индивидуальную
номенклатуру дел.
Заголовки дел, предусмотренные типовой или примерной
номенклатурой переносятся в номенклатуру дел организации,
конкретизированные с учетом ее специфики.
 Примерная номенклатура дел для городских (районных) центров
Госсанэпиднадзора
 Примерная
номенклатура
дел
для
городских
(районных)
территориальных центров социального обслуживания пенсионеров и
инвалидов
 Примерная номенклатура дел для городских (районных) управлений
(отделов) образования администраций городов (районов)
 Примерная номенклатура дел для театров
 Примерная номенклатура дел для школ
 Примерная
номенклатура
дел
государственных
лечебнопрофилактических учреждений здравоохранения (диспансеров)
 Примерная номенклатура дел Управлений Пенсионного фонда РФ в
городах и районах Республики Марий Эл
 Примерная номенклатура дел государственных образовательных
учреждений среднего профессионального образования Республики
Марий Эл
 Примерная номенклатура дел государственных учреждений Республики
Марий Эл центров занятости населения городов и районов
 Примерная номенклатура дел государственных казенных учреждений
Республики Марий Эл «Лесничества»
3
Организации независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей имеют аналогичные типовые управленческие функции и соответственно следующие типовые управленческие системы документации:
 организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;
• документы по долгосрочному и краткосрочному планированию;
• документы по административно-хозяйственному обслуживанию;
• финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация;
• отчетно-статистическая документация;
• документация по труду;
• документация Пенсионного фонда Российской Федерации и др.;
Сроки хранения типовых документов устанавливаются в соответствии с перечнями:
- Перечнем типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием
сроков хранения, 2010 г.;
- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научнотехнической и производственной деятельности организаций, с
указанием сроков хранения, 2007 г.;
- ведомственными перечнями (Минздрава СССР, 1974 г.,
Министерства просвещения СССР, 1980 г., Министерства культуры
СССР, 1983 г., Минсоцобеспечения РСФСР, 1967 г., Госкомитета
лесного хозяйства, 1969 г. и др.) и иными действующими
нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.



Номенклатура дел предназначена:
закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим
номенклатура дел может использоваться при регистрации
документов – индекс дела по номенклатуре часто является
составной частью регистрационного номера документа;
предназначена для систематизации документов;
содержит информацию о сроках хранения документов;
4


является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным
документом в делопроизводстве;
используется для учета дел временного (до 10 лет
включительно) хранения.
Ответственность за составление номенклатуры дел организации
возлагается на службу делопроизводства или лицо, ответственное за
делопроизводство.
Специалисты ГКУ «Республиканская служба формирования
Архивного фонда Республики Марий Эл» или архива организации
оказывают методическую помощь при составлении номенклатуры
дел.
Номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации (в том числе и не предусмотренные примерной номенклатурой дел, т.е. документы, отражающие
особенности работы отдельной организации, не свойственные другим
аналогичным организациям).
Номенклатура дел организации составляется на основе
номенклатур дел структурных подразделений и утверждается
руководителем организации.
Правила составления номенклатур дел подробно излагаются:
 Основные правила работы ведомственных архивов, 1985 г.
(раздел 2.1);
 Основные правила работы архивов организаций, 2002 г. (раздел
3.4);
 Методические рекомендации по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти, 2009 г. (приложения 18-20);
 Типовой
инструкции по делопроизводству в органах
исполнительной власти Республики Марий Эл, 2012 г. (раздел
5.1);
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:
 уставом или положением об организации;
 положениями о ее структурных подразделениях;
5





штатным расписанием;
номенклатурой дел организации за прошлый год;
описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения;
ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения;
типовыми и примерными номенклатурами дел.
Номенклатура дел составляется по унифицированной форме. В
номенклатуре предусматриваются заголовки дел, отражающие все
документируемые участки и вопросы деятельности организации.
В номенклатуру включаются дела временно действующих
органов, документы которых служат правовым основанием для
подтверждения полномочий организации или прекращения ее
деятельности
(например,
дела
ликвидационной
комиссии
организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой
организации).
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами и
подразделами номенклатуры дел являются названия подразделений
(например, организационный отдел, планово-экономический отдел,
отдел труда и заработной платы, отдел сбыта, отдел снабжения и
комплектации, бухгалтерия, отдел кадров). В номенклатуре дел
организации, построенной по функционально-производственному
принципу, разделами служат основные ее функции или направления
деятельности, которые располагаются в порядке их значимости.
Например, могут быть определены следующие разделы: руководство;
планирование; кадровая работа и трудовые отношения;
финансирование, бухгалтерский учет и отчетность; профильные
направления деятельности (наука, производство, строительство);
административно-хозяйственные вопросы, материально-техническое
обеспечение, вопросы охраны труда и др.
Номенклатура дел имеет 5 граф. Графы номенклатуры дел
организации,
ее
структурных
подразделений
заполняются
следующим образом.
В г р а ф е 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из
установленного в организации цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по но-
6
менклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел
обозначаются арабскими цифрами.
Например: 01-02, где 01 – индекс структурного подразделения, 02 –
порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.
В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются два
свободных индекса.
В г р а ф у 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов
определяется
степенью
важности
документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью.
Вначале располагаются дела, содержащие организационнораспорядительную документацию. При этом постановления и
приказы вышестоящих opганизаций, располагаются перед приказами
руководителя организации.
Например: 01-01 Указы, распоряжения Главы Республики Марий
Эл, постановления, распоряжения Правительства
Республики Марий Эл
01-02 Приказы, постановления коллегии Федерального
архивного агентства
01-03 Приказы Комитета РМЭ по делам архивов по
основной деятельности
Далее располагаются документы коллегиальных органов
(протоколы заседаний коллегии, производственных совещаний),
плановые и отчетные документы, акты, справки, информации о
работе, переписку, журналы регистрации.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и
оформления дел.
Если в деле, сформированы документы по одному вопросу, но
не связанные последовательностью делопроизводства, в качестве
вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в
скобках указываются основные разновидности документов, которые
должны быть в деле.
7
Например: «Документы о проведении совещаний и конференций
(планы, списки, доклады)», «Документы о проведении соревнований
по художественной гимнастике (положение, протоколы, заявки)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел,
содержащих документы — приложения к какому-либо документу.
Например: «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».
Если в деле формируются однотипные документы, эта группа
документов указывается во множественном числе.
Например: «Протоколы заседания конкурсной комиссии по
замещению вакантных должностей», «Приказы по личному составу».
При включении в номенклатуру переписки, указывается, с кем и
по какому вопросу она ведется.
Например: «Переписка с Министерством финансов Республики
Марий Эл
по вопросам финансирования капитального
строительства», «Переписка с правоохранительными органами по
вопросам координации деятельности органов прокуратуры»,
«Переписка с налогоплательщиками по вопросам налогообложения»
Если переписка ведется с разнородными корреспондентами не
перечисляется с кем она ведется.
При включении в номенклатуру отчетной документации,
указывается период (год, квартал) на (за) который составлены планы
или отчеты.
Например: «Годовой план работы министерства», «Полугодовые
планы работы прокуратуры», «Годовой отчет комиссии по
занятости».
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года,
являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел
организации следующего года с тем же индексом.
В г р а ф е 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.
В г р а ф е 4 указываются срок хранения дела, номера статей по
перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии — по
типовой или примерной номенклатуре дел.
Сроки хранения дел, предусмотренных типовой или примерной
номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру
дел без изменений.
8
При включении в номенклатуру документов, срок хранения
которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями
документов, срок их хранения устанавливается ЭПК Комархива по
представлению архива и ЭК (ЦЭК) организации.
Сроки хранения электронных документов и баз данных
соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на
традиционных носителях, и определяются по типовому перечню.
В г р а ф е 5 «Примечание» в течение всего срока действия
номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в
другую организацию для продолжения и др. В этой же графе на дела,
состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется
соответствующая отметка «в электронном виде».
Номенклатура дел организации визируется руководителем
архива или лицом, ответственным за архив, подписывается
руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за
делопроизводство, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации
направляется на согласование с ЭПК Комархива, после чего
утверждается руководителем организации.
Сводная номенклатура дел печатается в 4-х экземплярах.
Первый утвержденный экземпляр является документом постоянного
срока хранения и включается в раздел службы ДОУ (общий отдел,
организационный отдел). Второй используется в службе ДОУ в
качестве рабочего. Третий применяется в архиве организации.
Четвертый - в ГКУ «Республиканская служба формирования
Архивного фонда Республики Марий Эл». После утверждения
номенклатуры дел организации структурные подразделения получают
выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный
год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная
с Комархивом Республики Марий Эл номенклатура дел в конце
каждого
года
уточняется,
перепечатывается,
утверждается
руководителем организации и вводится в действие с 1 января
следующего календарного года. Если в течение года в организации
возникают новые документированные участки работы, то на них
заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в
номенклатуру дел.
9
При большом количестве разделов в конце номенклатуры дел
целесообразно сделать оглавление, при наличии сокращенных слов –
список сокращенных слов.
Номенклатура дел согласовывается с ЭПК Комархива не реже
одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и
структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.
Упорядочение документов
Упорядочение и отбор документов на государственное хранение
– это комплекс работ, направленных на качественную подготовку
документов к передаче на государственное хранение, включающих в
себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и
оформление дел, составление научно-справочного аппарата к ним,
выделение дел к уничтожению.
Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ
обязывает
государственные
органы,
органы
местного
самоуправления, государственные и муниципальные организации
обеспечивать отбор, подготовку и передачу в упорядоченном
состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на
постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных
документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением
должны выполняться за счет средств органов и организаций,
передающих документы.
Экспертиза ценности документов – это изучение документов на
основе критериев их ценности в целях определения сроков хранения
документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов осуществляется непосредственно
лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с
постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) или
центральной экспертной комиссии (ЦЭК).
При
проведении
экспертизы
ценности
документов
осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше
10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения; выделение к
уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом
одновременно проверяется правильность определения сроков
хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой,
10
соблюдение установленного порядка оформления документов и
формирования дел.
Отбор документов постоянного хранения проводится на
основании Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов,
органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения, 2010 г., Перечня типовых архивных документов,
образующихся
в
научно-технической
и
производственной
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2007 г.,
ведомственных перечней документов (при наличии) с указанием
сроков хранения, номенклатуры дел организации, описей дел
предыдущих обработок путем полистного просмотра дел.
Отметка «ЭПК», поставленная в перечнях к некоторым видам
документов, означает, что часть таких документов может иметь
научно-историческое значение и в установленном порядке должна
передаваться в государственные, муниципальные архивы или
храниться в организациях. Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются
также полистному просмотру с целью определения и выделения из их
состава
документов
постоянного
хранения
и
подлежат
переформированию.
Основные требования к формированию дел
Формирование
дел
группировка
исполненных
в
делопроизводстве документов в дела в соответствии с номенклатурой
дел и систематизация документов внутри дела.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие
правила:
- раздельно группировать в дела документы постоянного и
временного хранения;
- помещать в дело только исполненные документы, в
соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением судебных дел, личных дел; документов учебных
заведений, которые формируются за учебный год, переходящих дел
(книга учета рубок, расхода леса, лесных культур в лесничествах) и
др.;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие
возврату, лишние экземпляры, черновики, копии документов;
11
- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине
не более 4 сантиметров.
- документы внутри дела располагаются в хронологической,
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Постоянному хранению подлежат Уставы, Положения об
организации,
документы
о
создании,
реорганизации,
переименовании, ликвидации организации или ее структурных
подразделений.
Распорядительные документы формируются в дела по видам
(приказы, распоряжения) и хронологии с относящимися к ним
приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являющиеся приложениями к ним, формируются
вместе с указанными документами.
Протоколы в деле располагаются в хронологической
последовательности по номерам. Документы к протоколам,
сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам
протоколов.
Утвержденные программы, прогнозы (перспективные планы),
планы, бизнес-планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и
другие документы формируются отдельно от проектов.
Планы на постоянное хранение отбирают годовые и с большей
периодичностью (3 - 5 лет). При отсутствии годовых планов на
постоянное хранение берут полугодовые (2), квартальные (4) или
месячные планы.
Отчеты организаций на постоянное хранение отбирают годовые и
сводные годовые о выполнении перспективных (долговременных),
целевых и текущих программ, планов, бизнес-планов; анализы
отчетов; финансовые, бухгалтерские отчеты, ликвидационные
балансы (в ликвидируемых организациях), а также статистические годовые, разовые (составляются 1 раз в несколько лет),
единовременные (составляются на определенную календарную дату).
Постоянному хранению подлежат документы акционерных
обществ.
- дело приватизации (постановления, решения, приказы,
протоколы, устав, список акционеров);
- протоколы общих собраний акционеров;
12
- протоколы заседаний Совета директоров;
- реестр акционеров, список пайщиков;
- списки аффилированных лиц, список лиц, имеющих право на
получение дивидендов;
- документы о проведении аукционов, торгов (каталоги,
проспекты, отзывы, отчеты) и др.
К приказам по основной деятельности относятся:
- о создании (переименовании,
реорганизации, ликвидации)
организации;
- о создании (переименовании,
реорганизации, ликвидации)
структурных подразделений;
- о создании постоянно-действующих комиссий;
- о проведении мероприятий, касающихся основной деятельности
(проверок, соревнований, конкурсов, фестивалей и др.)
- о введении новых видов услуг;
- об утверждении положений, инструкций, прейскурантов и др.
- о введении штатного расписания;
- о введении (сокращении) должности (без указания конкретного
лица);
- о расследовании несчастных случаев на производстве и другие.
Приказы по основной деятельности необходимо формировать
отдельно от приказов по административно-хозяйственным вопросам.
К ним относятся приказы:
- о проведении годовой инвентаризации;
- о переносе рабочего дня;
- об изменении режима работы;
- о работе в праздничные и выходные дни;
- об обеспечении противопожарной безопасности в праздничные
и выходные дни;
- о списании с баланса товаро-материальных ценностей (за
исключение основных средств) и др.
Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся
5 лет.
Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов
по основной деятельности.
13
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии
с установленными сроками их хранения. К приказам, имеющим срок
хранения 75 лет, относятся следующие:
- о приеме, переводе, увольнении (прекращении действия
трудового контракта);
- об изменении фамилии;
- о поощрениях, объявлении благодарности, награждении
почетной грамотой;
- об установлении окладов;
- об установлении доплат, надбавок к окладу;
- о премировании;
- о присвоении классности, разрядов;
- о заграничных командировках;
- о длительных внутри российских командировках;
- о всех видах отпусков работников с тяжелыми, вредными и
опасными условиями труда;
- об отпусках по уходу за ребенком, без сохранения
заработной платы;
- о взысканиях, связанных с депремированием;
- о дежурствах по профилю основной деятельности.
Приказы о премировании при большом объеме целесообразно
формировать в отдельное дело.
К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет,
относятся следующие:
- о предоставлении очередных и учебных отпусков;
- о предоставлении отгулов;
- о дежурствах;
- о взысканиях;
- о краткосрочных внутри российских командировках.
В самостоятельные дела формируются документы о
представлении к награждению государственными и ведомственными
наградами,
присвоению
званий,
присуждению
премий
(представления, ходатайства, характеристики, автобиографии,
выписки из решений, постановлений и др.) формируются в
самостоятельные дела.
14
Лицевые счета, ведомости, карточки-справки, расчетные листки
по начислению заработной платы работникам формируются в
самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке либо
по табельным номерам.
В опись дел по личному составу также включаются:
- протоколы заседаний аттестационных, квалификационных
комиссий – 15 лет ЭПК;
- протоколы заседаний комиссии по установлению трудового
стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 75 лет;
- списки работников – 75 лет;
- списки работающих на производстве с вредными условиями
труда – 75 лет;
- тарификационные списки – 75 лет;
- табели и наряды работников вредных профессий – 75 лет;
- трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения – 75 лет
ЭПК;
- характеристики работников, не имеющих личных дел – 5 лет
ЭПК;
- подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы,
аттестаты, удостоверения, свидетельства) – до востребования
(невостребованные не менее 50 лет);
- книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним – 75 лет.
Личные карточки уволенных формируются в дела в алфавитном
порядке.
Личные дела уволенных – 75 лет
Личные дела. Документы в личных делах располагаются в
хронологическом порядке по мере их поступления. В личное дело
подшивают следующие документы:
- листок по учету кадров, анкета;
- автобиография;
- копия документа об образовании;
- заявление о приеме на работу или трудовой контракт;
- копия приказа о приеме на работу или выписка из него;
- характеристики;
- аттестационные листы;
- заявления о переводе;
- копии приказов или выписки из них о переводе,
награждении, изменении фамилии;
15
- заявление об увольнении;
- копия приказа об увольнении (прекращении действия
трудового договора (контракта) или выписка из него.
Порядок формирования и состав личных дел государственных
служащих определяется Положением о персональных данных
государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного
дела, утвержденного Указом Президента РФ «Об утверждении
Положения о персональных данных государственного гражданского
служащего РФ и ведении его личного дела» от 30.05.2005 № 609.
Личные дела государственных служащих 10 лет хранятся в
кадровой службе, затем передаются в архив
Оформление дел
В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела (Приложение 9
«Основных правил работы архивов организаций» М., 2002 (далее –
Правила);
- составление, в необходимых случаях (см. п. 3.6.17 Правил),
внутренней описи документов дела (Приложение 10 Правил).
- оформление обложки дела (см. п. 3.6.18, приложение 11
Правил).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается
хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию
документов в деле, не нумеровать листы, не составлять
заверительные надписи.
Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола
в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом
возможного свободного чтения текста всех документов. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка
расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме
16
листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Документы
нумеруются простым графитным карандашом арабскими цифрами в
правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,
нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и
специфические документы, представляющие самостоятельный лист в
деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов составляется заверительная
надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листезаверителе дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются
следующим образом. В верхнем левом углу предусматривается место
для наименования архива, в который будут передаваться дела по
истечении сроков ведомственного хранения (см. раздел 9 Правил).
Чуть ниже - наименование организации, которое указывается
полностью, в именительном падеже, с указанием официально
принятого сокращенного наименования, которое указывается в
скобках после полного наименования. Наименование структурного
подразделения указывается в соответствии с утвержденной
структурой организации.
В центре обложки пишется заголовок дела. Заголовок дела
должен соответствовать содержанию сформированных в деле
документов. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме
отражать основное содержание и состав документов дела. Не
допускается употребление в заголовке дела неконкретных
формулировок («разные материалы», «отчетность», «итоги
работы», «мониторинг» и т.д.), а также вводных слов и сложных
синтаксических оборотов. В заголовках дел, содержащих приказы,
указываются номера приказов (с № 1 по № 25). При наличии в деле
нескольких томов (частей) заголовок дела проставляется на каждом
томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
На обложке дела обязательно указывается дата дела. Датой дел,
содержащих распорядительную и иную документацию (приказы,
распоряжения, акты, справки, информации), а также дел, состоящих
из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов
17
дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого
раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом
число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца
пишется словами.
Датами планов, отчетов, смет, штатных расписаний являются
год(ы), на или за который они составляются.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты
утверждения (если они утверждаются) или составления первого и
последнего протокола, составляющих дело.
Датой личного дела являются даты приказов о приеме и
увольнении лица, на которое оно заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются указание
количества листов в деле, которое проставляется на основании
заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который
переносится на обложку дела из номенклатуры дел организации (на
делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках
дел постоянного хранения проставляется в архиве организации
только после включения этих дел в опись дел организации,
утвержденную
экспертно-проверочной
комиссией
Комитета
Республики Марий Эл по делам архивов (до этого он проставляется
карандашом).
По
результатам
экспертизы
ценности
документов
составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу,
а также акты о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению.
Описи дел постоянного хранения и по личному составу
подразделений составляются по установленной форме (Правила
организации хранения, комплектования, учета и использования
документов АФ РФ и др. архивных документов в государственных и
муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организации РАН,
2007 г.)
При составлении описи дел каждое дело вносится в опись под
самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из
нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись
под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовый; графы описи заполняются в соответствии со сведениями,
18
указанными на обложке дела. Законченная опись дел должна
включать, как правило, не более 9999 ед.хр.
Годовые сводные описи дел постоянного хранения составляются
в четырех экземплярах, по личному составу - в трех экземплярах.