Номенклатура дел и передача их на хранение

Лекция 7
Номенклатура дел и передача их на хранение
(Лекция 2 часа)
1.Требования к оформлению номенклатуры.
2.Систематизация документов.
3.Обеспечение сохранности документов в электронной форме.
Архивное хранение
1.Требования к оформлению номенклатуры
Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность
и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в
значительной мере зависят от организации использования и хранения
документов, в том числе и от систематизации и классификации документов.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень дел,
образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения,
и оформленный в установленном порядке.
Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел
содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для
деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел
предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов
исполнительной власти.
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения.
Рассмотрим ее основные функции:

Номенклатура дел является основой для размещения и поиска
документов по папкам.

Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.

Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и
является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.

Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до
10 лет) хранения.

Номенклатура дел — основа для составления описей дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и
актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.

Простейшей классификацией документов является группировка
их в дела. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения"
Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

предназначена для систематизации документов, т.е. она служит
планом распределения документов после их исполнения в дела и таким
образом определяет систему хранения документов в организации. При этом
номенклатура дел может служить основанием как для формирования
документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного
распределения, хранения и поиска электронных документов в случае

1
хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы
или базы данных;

содержит информацию о сроках хранения документов, т.е.
каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения
документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии
с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще
ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью
номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности
документов;

закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура
дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по
номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер
документа;

имеет справочное значение при изучении структуры
организации;

является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в
делопроизводстве;

используется для учета дел временного (до 10 лет включительно)
хранения;

может быть использована как схема построения справочной
картотеки на исполненные документы. 3
Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел
изложены в следующих документах:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные
решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. (раздел 3.4);

Методические рекомендации по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
утвержденных приказом Росархива от 29 декабря 2009 г. № 76 (раздел 3.5).
Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три
вида номенклатур дел:

типовая номенклатура дел;

примерная номенклатура дел;

индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в
делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным
документом. 4
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел,
заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она
распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный
характер.
После утверждения номенклатуры дел организации структурные
подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для
использования в работе. 7
Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год
составляется в последнем квартале текущего года, утверждается
руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего
календарного года.
Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением
не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и
структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. 9
Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и
содержания документов, образующихся в деятельности организации. При
составлении номенклатуры дел следует руководствоваться:

уставом или положением об организации,

положениями о структурных подразделениях,

штатным расписанием,

номенклатурой дел организации за прошлый год,

описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,

регистрационными формами,

ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием
сроков их хранения,

типовыми и примерными номенклатурами дел. 10

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной
форме:
Индекс Заголовок Кол-во Срок хранения и № Примечание
дела
дела
ед. хр. статей по перечню
(тома,
части)
1
2
3
4
5
Основой для определения структуры номенклатуры дел является
структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и
другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений
(например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений
заполняются следующим образом:

в графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются
индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из
установленного в организации цифрового обозначения структурного
подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в
пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими
цифрами. Например: 02-03, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 –
порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в
номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для
однородных дел разных структурных подразделений (направлений
деятельности), например, "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03,
04-03 и т.д.);

Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за
какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет
за 2007 г.».

Географический признак – используется для указания группы
авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например,
«Переписка с органами местного самоуправления».

В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются
заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри
разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности
документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются
заголовки
дел,
содержащих
организационно-распорядительную
документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и
отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по
корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту
географических названий или корреспондентов;

В графе 3 "Кол-во ед. хр." номенклатуры дел указывается
количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного
года;

В графе 4 "Срок хранения и № статей по перечню" указываются
срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному),
а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел. При
включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых
не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок
их
хранения
устанавливается
экспертно-проверочной
комиссией
соответствующего архивного учреждения по представлению архива
организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией)
организации;

в графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия
номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах,
о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для
продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел
заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно
постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой
записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются
архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с
указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его
подписи.
При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только
хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное
хранение и быстрый поиск документов.
Государственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР
27.04.1988, приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33) (ГСДОУ).
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением
коллегии Росархива от 06.02.2002).
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (даны
определение и процедура согласования, подписания, утверждения).
В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы
регистрации. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы
и печатные издания.
Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой,
согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем
предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах:
один хранится в деле в службе делопроизводства; второй является рабочим в
этой службе; третий передается в ведомственный архив предприятия.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять
лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем
организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с
1 января нового календарного года.
Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф:
индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и
примечания.
Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции
по делопроизводству
в
федеральных
органах
исполнительной
власти» (М., 2006):
Заголовок
Кол-во дел
Срок хранения и №
Индекс
Примеча
дела
(томов,
статей
дела
ния
(тома, части) частей)
по перечню
1
2
3
4
5
Наименование раздела
В начале каждого раздела указываются наиболее важные для
деятельности предприятия документы, затем переписка и информационносправочные документы. В конце раздела приводятся журналы учета или
справочные материалы.
Заголовки дел должны быть по возможности краткими и точно
передавать содержание документов в деле.
Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной
номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру предприятия
без изменений (ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»).
В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях
и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.
В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного
хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет
включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на
следующий год.
После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего
номенклатуру, и проставляется дата составления.
Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в
трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в
архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве
справочного пособия по формированию дел.
Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое
названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папкаскоросшиватель или папка-регистратор).
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам);
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление обложек дел.
Формированием дела называется группирование исполненных
документов в депо в соответствии с номенклатурой дел и систематизация
документов внутри дела.
После того как документы исполнены, они помещаются в
соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается
заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.
Правильное распределение документов в дела имеет огромное
значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и
их сохранность.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам);
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление обложек дел.
Наряду с принципами систематизации документов при формировании
дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий
документов:
-в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные,
а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;
-каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в
соответствии с требованиями государственных стандартов и других
нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно
проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей,
виз, индекса, дат, отметок и т.д.;
-в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики,
размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение
могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на
которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых
экземпляров;
-документы постоянного и временного сроков хранения группируются
в отдельные дела;
-в дела группируются документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел. Кроме того, отдельные категории дел имеют
свои особенности формирования. Так, личные дела формируются в течение
всего периода работы лица в организации; дела выборных органов и их
постоянных комиссий формируют за период созыва; документация учебных
заведений формируется в дела по учебным годам;
-документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним
приложениями и дополнительными материалами. Если приложения имеют
большой объем, из них формируют самостоятельное дело.
Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет
примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома.
Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце
года.
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле
значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов,
подготовку документов к последующему хранению и использованию.