Инструкция по работе с отчетом «Акт о списании

Инструкция по работе с отчетом
«Акт о списании объекта основных средств (кроме
автотранспортных средств)»
Содержание:
I. Описание.
II. Параметры отчета.
III. Поля отчета.
IV. Данные, отображаемые в отчете.
V. Ограничения.
I. Описание
Унифицированная форма № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме
автотранспортных средств)» используется для оформления выбытия объекта основных
средств.
Для списания основного средства на основании распоряжения руководителя
организации создаётся комиссия, которая производит осмотр списываемого основного
средства. После этого составляется акт о списании объекта основных средств (кроме
автотранспортных средств) по форме № ОС-4. Акт составляется в двух экземплярах,
утверждается руководителем или уполномоченным лицом. Первый экземпляр акта
комиссия передает в бухгалтерию. Второй остается у лица, ответственного за
сохранность объектов основных средств, и служит основанием для сдачи на склад или
реализации материальных ценностей, оставшихся в результате списания.
В Exact Globe формирование акта списания объекта основных средств (кроме
автотранспортных средств) реализовано в виде отчета «Форма ОС-4». Отчет строится в
среде MS Excel.
II. Параметры отчета
Запуск отчета осуществляется из пунктов меню:
Основные средства / Отчеты / Формы ОС / Списание
Отчеты / Основные средства / Формы ОС / Списание
Окно запуска отчета:
Секция «Генерировать отчет»
Отображается название отчета – Основные средства : Списание.
Секция «Выбор данных»
Код основного средства.
Инвентарный номер основного средства.
1
Секция «Документ»
Номер документа
Номер документа.
Секция «Дополнительные критерии»
Руководитель
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Руководитель».
Главный бухгалтер
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции «Главный
бухгалтер».
Материально ответственный
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Материально ответственное лицо».
Председатель комиссии
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Председатель комиссии».
Члены комиссии
ФИО сотрудников. Эти данные будут использованы для заполнения секции «Члены
комиссии».
Кнопка «Excel»
После нажатия кнопки откроется книга MS Excel с данными отчета согласно выбранным
критериям.
Кнопка «Закрыть»
После нажатия кнопки закрывается окно запуска отчета, отчет построен не будет.
III. Поля отчета
2
Перечень полей, которые заполняются автоматически:
Наименование организации
Название компании, указанное в Система / Общее / Настройки / Данные компании,
поле «Название компании».
Форма по ОКПО
Код организации по ОКПО, указанный в настройках системы: Система / Общее /
Настройки / Данные компании, поле «ОКПО».
Дата списания с бухгалтерского учета
Дата выбытия основного средства, указанная в операции списания ОС.
Материально ответственное лицо
В данной секции отображается фамилия и инициалы сотрудника, выбранного при
запуске отчета в поле «Ответственный за хранение».
Табельный номер – ИН сотрудника, указанный в справочнике (Персонал / Персонал
/Справочники).
Руководитель
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
выбранного при запуске отчета в поле «Руководитель».
Номер документа
Номер документа, указанный при запуске отчета.
Дата составления
Дата, указанная в операции списания ОС.
Колонка (1) Наименование объекта основных средств
Код и описание основного средства, указанное в справочнике.
Колонка (2) Номер инвентарный
Код основного средства - инвентарный номер объекта основных средств, который
присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию.
Колонка (3) Номер заводской
Заводской номер, указанный в свободном поле в справочнике основного средства.
Более подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (4) Дата выпуска (постройки)
Дата выпуска, указанная в свободном поле в справочнике основного средства. Более
подробно в пункте V.Ограничения.
3
Колонка (5) Дата принятия к бухгалтерскому учету
Дата принятия к бухгалтерскому учету ОС, указанная в операции ввода в
эксплуатацию ОС.
Колонка (6) Фактический срок эксплуатации
Общий срок фактического использования основного средства с момента первого ввода
объекта ОС в эксплуатацию.
Колонка (7) Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому
учету, руб.
Первоначальная балансовая стоимость (инвестиция).
Колонка (8) Сумма начисленной амортизации (износа), руб.
Сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации основного средства.
Колонка (9) Остаточная стоимость, руб.
Сумма остаточной стоимости основного средства.
Председатель комиссии
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
выбранного при запуске отчета в поле «Председатель комиссии».
Члены комиссии
В данной секции отображаются должности и расшифровки подписей сотрудников,
выбранного при запуске отчета в поле «Члены комиссии».
Главный бухгалтер
В данной секции отображается расшифровка подписи сотрудника, выбранного при
запуске отчета в поле «Главный бухгалтер».
IV. Данные, отображаемые в отчете
Информация, отображаемая в отчете, основывается
на данных, указанных
в
справочнике основного средства, а также на основе операций по данному основному
средству.
V. Ограничения
Код основного средства должен быть уникальным.
Списание основного средства проводится с помощью стандартной функциональности
Exact Globe.
Для корректного отображения данных в отчете необходимо, чтобы эти данные были
зарегистрированы в системе. Так как не для всех данных есть стандартные поля в
справочнике основного средства, то для хранения такой дополнительной информации
предлагается использовать свободные поля. Более подробно о дополнительной
информации в документе 19.121.587 - Storing of additional data for fixed assets (in
Russian).
По умолчанию работать с данным отчетом могут пользователи с ролью «Administrator».
Для того чтобы другие пользователи могли работать с отчетом, необходимо
дополнительно добавить права на данный пункт меню в Персонал / Персонал / Роли
доступа.
4