Инструкция по работе с отчетом «Акт о приеме

Инструкция по работе с отчетом
«Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств
(кроме зданий, сооружений)»
Содержание:
I. Описание.
II. Параметры отчета.
III. Поля отчета.
IV. Данные, отображаемые в отчете.
V. Ограничения.
I. Описание
Унифицированная форма № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных
средств (кроме зданий, сооружений)» используется для оформления и учета операций
приема-передачи групп объектов основных средств в организации или между
организациями.
Для ввода групп основных средств в эксплуатацию на основании распоряжения
руководителя организации создаётся
комиссия, которая производит осмотр
принимаемых
в эксплуатацию
основных
средств,
проверку
на соответствие
техническим характеристикам.
После этого составляется акт приема-передачи группы объектов основных средств
(кроме зданий, сооружений) по форме № ОС-1б.
После передачи группы объектов основных средств в эксплуатацию, назначается лицо,
ответственное за их сохранность.
В Exact Globe формирование акта приема-передачи группы объектов основных средств
(кроме зданий, сооружений)
реализовано в виде отчета «Форма ОС-1б». Отчет
строится в среде MS Excel.
II. Параметры отчета
Запуск отчета осуществляется из пунктов меню:
Основные средства / Отчеты / Формы ОС / Инвестиция группы ОС
Отчеты / Основные средства / Формы ОС / Инвестиция группы ОС
Окно запуска отчета:
1
Секция «Генерировать отчет»
Отображается название отчета – Основные средства : Инвестиция группы ОС.
Секция «Выбор данных»
Номер журнала
Номер журнала, в котором зарегистрирована операция ввода в эксплуатацию группы
основных средств.
Номер операции
Номер операции ввода в эксплуатацию группы основных средств. При осуществлении
приемо-передачи группы основных средств, факт ввода в эксплуатацию регистрируется
ручной операцией в журнале. Более подробно в пункте V.Ограничения.
Секция «Документ»
Номер документа
Номер документа.
Секция «Дополнительные критерии»
Руководитель
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Руководитель организации - получателя».
Главный бухгалтер
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции «Главный
бухгалтер».
Получил
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции «Принял».
Сдал
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции «Сдал».
Ответственный за хранение
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Ответственный за хранение».
Председатель комиссии
ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Председатель комиссии».
Члены комиссии
ФИО сотрудников. Эти данные будут использованы для заполнения секции «Члены
комиссии».
Кнопка «Excel»
После нажатия кнопки откроется книга MS Excel с данными отчета согласно выбранным
критериям.
Кнопка «Закрыть»
После нажатия кнопки закрывается окно запуска отчета, отчет построен не будет.
2
III. Поля отчета
1-я страница:
Перечень полей, которые заполняются автоматически:
Руководитель организации-получателя
В этой секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
указанного при запуске отчета в поле «Руководитель». Дата – дата, указанная в
операции ввода в эксплуатацию ОС.
Форма по ОКПО
Код организации по ОКПО, указанный в настройках системы: Система / Общее /
Настройки / Данные компании, поле «ОКПО».
Организация – получатель
Название компании, указанное в Система / Общее / Настройки / Данные компании,
поле «Название компании».
Адрес, телефон, факс
Адрес, телефон и факс компании, указанные в соответствующих полях в настройках
системы: Система / Общее / Настройки / Данные компании.
Дата принятия к бухгалтерскому учету
Дата принятия к бухгалтерскому учету группы ОС, указанная в операции ввода в
эксплуатацию группы ОС.
Счет, субсчет, код аналитического учета
Счет учета, по дебету которого принята группа объектов основных средств.
Номер документа
Номер документа, указанный при запуске отчета.
Дата составления
Дата, указанная в операции ввода в эксплуатацию группы ОС.
3
2-я страница:
Перечень полей, которые заполняются автоматически для каждого основного средства:
Колонка (2) Наименование объекта основных средств
Описание основного средства, указанное в справочнике.
Колонка (3) Номер амортизационной группы
Код метода амортизации, указанный в справочнике основного средства.
Колонка (4) Номер инвентарный
Код основного средства - инвентарный номер объекта основных средств, который
присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в организацию.
Колонка (5) Номер заводской
Заводской номер, указанный в свободном поле в справочнике основного средства.
Более подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (6) Дата выпуска (год)
Дата выпуска, указанная в свободном поле в справочнике основного средства. Более
подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (7) Дата ввода в эксплуатацию (первоначальная)
Дата ввода в эксплуатацию, указанная в свободном поле в справочнике основного
средства. Более подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (8) Дата последнего капитального ремонта
Дата последнего капитального ремонта, указанная в свободном поле в справочнике
основного средства. Более подробно в пункте V.Ограничения.
Комиссия по приему - передаче
Председатель комиссии
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
выбранного при запуске отчета в поле «Председатель комиссии».
Члены комиссии
В данной секции отображаются должности и расшифровки подписей сотрудников,
выбранных при запуске отчета в поле «Члены комиссии».
Результат испытания на
Отображается дата составления документа – дата принятия групп ОС к бухгалтерскому
учету.
4
3-я страница:
Перечень полей, которые заполняются автоматически для каждого основного
средства:
Колонка (9) Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)
Общий срок фактического использования приобретенного основного средства у всех
его бывших владельцев с момента первого ввода объекта ОС в эксплуатацию,
указанный в свободном поле в справочнике основного средства. Более подробно в
пункте V.Ограничения.
Колонка (10) Сумма начисленной амортизации (износа), руб.
Сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации основного средства,
указанная в свободном поле в справочнике основного средства. Более подробно в
пункте V.Ограничения.
Колонка (11) Остаточная стоимость, руб.
Сумма остаточной стоимости основного средства, которая при принятии к учету
основного средства последней организацией-получателем будет принята за
первоначальную, указанная в свободном поле в справочнике основного средства.
Более подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (15) Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому
учету, руб.
Первоначальная балансовая стоимость (инвестиция).
Колонка (16) Срок полезного использования
Срок (количество периодов), в течение которого будет амортизироваться основное
средство.
Колонка (17) Способ начисления амортизации, наименование
Описание метода амортизации, указанного в справочнике основного средства.
Итого: Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету,
руб.
Сумма балансовой стоимости группы объектов основных средств.
Объект основных средств
Сдал
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
выбранного при запуске отчета в поле «Сдал».
5
Дата – дата, указанная в операции ввода группы ОС в эксплуатацию.
Табельный номер – ИН сотрудника, указанный в справочнике (Персонал / Персонал
/Справочники).
Главный бухгалтер
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
выбранного при запуске отчета в поле «Главный бухгалтер».
4-я страница:
Перечень полей, которые заполняются автоматически:
Объекты основных средств
Принял
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
выбранного при запуске отчета в поле «Получил».
Дата – дата, указанная в операции ввода группы ОС в эксплуатацию.
Принял на ответственное хранение
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
выбранного при запуске отчета в поле «Ответственный за хранение».
Дата – дата, указанная в операции ввода группы ОС в эксплуатацию.
Табельный номер – ИН сотрудника, указанный в справочнике (Персонал / Персонал
/Справочники).
Главный бухгалтер
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
выбанного при запуске отчета в поле «Главный бухгалтер».
IV. Данные, отображаемые в отчете
Информация, отображаемая в отчете, основывается
на данных, указанных
в
справочниках основных средств, а также на основе операций по данным основным
средствам.
V. Ограничения
Код основного средства должен быть уникальным.
6
Ввод в эксплуатацию группы основных средств регистрируется в системе одной
операцией. Информация о каждом основном средстве указывается отдельной строкой
по счету учета ОС: указывается сумма инвестиции, код изделия и серийный номер.
Пример
операции:
При запуске отчета указывается номер журнала и номер операции ввода в
эксплуатацию группы ОС. Если неверно указан номер журнала или номер операции, то
при построении отчета возникнет сообщение: «Неверные данные: номер операции или
номер журнала!» - и отчет не будет построен. Если в операции не указан серийный
номер, то при построении отчета появится сообщение: «Не указан серийный номер» - и
отчет не будет построен.
Для корректного отображения данных в отчете необходимо, чтобы эти данные были
зарегистрированы в системе. Так как не для всех данных есть стандартные поля в
справочнике основного средства, то для хранения дополнительной информации
предлагается использовать свободные поля. Более подробно в документе 19.121.587 Storing of additional data for fixed assets (in Russian).
По умолчанию работать с данным отчетом могут пользователи с ролью «Administrator».
Для того чтобы другие пользователи могли работать с отчетом, необходимо
дополнительно добавить права на данный пункт меню в Персонал / Персонал / Роли
доступа.
7