Инструкция по работе с отчетом «Акт о приеме

Инструкция по работе с отчетом
«Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме
зданий, сооружений)»
Содержание:
I. Описание.
II. Параметры отчета.
III. Поля отчета.
IV. Данные, отображаемые в отчете.
V. Ограничения.
I. Описание
Унифицированная форма № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств
(кроме зданий, сооружений)» используется для оформления и учета операций приемапередачи объектов основных средств в организации или между организациями.
Для
ввода
основного
средства
в эксплуатацию
на основании
распоряжения
руководителя организации создаётся
комиссия, которая производит осмотр
принимаемого в эксплуатацию основного средства, проверку его на соответствие
техническим характеристикам.
После этого составляется акт приема-передачи объекта основных средств (кроме
зданий, сооружений) по форме № ОС-1.
После передачи объекта основного средства в эксплуатацию, назначается
ответственное лицо за его сохранность.
В Exact Globe формирование акта приема-передачи объекта основных средств (кроме
зданий, сооружений) реализовано в виде отчета «Форма ОС-1». Отчет строится в среде
MS Excel.
II. Параметры отчета
Запуск отчета осуществляется из пунктов меню:
Основные средства / Отчеты / Формы ОС / Инвестиция
Отчеты / Основные средства / Формы ОС / Инвестиция
Окно запуска отчета:
Секция «Генерировать отчет»
Отображается название отчета – Основные средства : Инвестиция.
1
Секция «Выбор данных»
Код основного средства
Выберите инвентарный номер основного средства.
Секция «Документ»
Номер документа
Укажите номер документа.
Секция «Дополнительные критерии»
Руководитель
Выберите ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Руководитель организации - получателя».
Главный бухгалтер
Выберите ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Главный бухгалтер».
Получил
Выберите ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Принял».
Сдал
Выберите ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Сдал».
Ответственный за хранение
Выберите ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Ответственный за хранение».
Председатель комиссии
Выберите ФИО сотрудника. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Председатель комиссии».
Члены комиссии
Выберите ФИО сотрудников. Эти данные будут использованы для заполнения секции
«Члены комиссии».
Кнопка «Excel»
После нажатия кнопки откроется книга MS Excel с данными отчета согласно выбранным
критериям.
Кнопка «Закрыть»
После нажатия кнопки закрывается окно запуска отчета, отчет построен не будет.
2
III. Поля отчета
3
Перечень полей, которые заполняются автоматически:
Руководитель организации-получателя
В этой секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
указанного при запуске отчета в поле «Руководитель». Дата – дата, указанная в
операции ввода в эксплуатацию ОС.
Форма по ОКПО
Отображается код организации по ОКПО, указанный в настройках системы: Система /
Общее / Настройки / Данные компании, поле «ОКПО».
Организация – получатель
Отображается название компании, указанное в Система / Общее / Настройки /
Данные компании, поле «Название компании».
Адрес, телефон, факс
Отображается адрес, телефон и факс компании, указанные в соответствующих полях в
настройках системы: Система / Общее / Настройки / Данные компании.
Номер документа
Отображается номер документа, указанный при запуске отчета.
Дата составления
Отображается дата, указанная в операции ввода в эксплуатацию ОС.
Дата принятия к бухгалтерскому учету
Отображается дата принятия к бухгалтерскому учету ОС, указанная в операции ввода
в эксплуатацию ОС.
Дата списания с бухгалтерского учета
Отображается дата выбытия основного средства, указанная в операции списания ОС.
Счет, субсчет, код аналитического учета
Отображается счет учета, по дебету которого принят объект основных средств.
Номер амортизационной группы
Отображается код метода амортизации, указанный в справочнике основного средства.
Номер инвентарный
Отображается код основного средства - инвентарный номер объекта основных средств,
который присваивается данному объекту комиссией при его поступлении в
организацию.
4
Номер заводской
Отображается заводской номер, указанный в свободном поле в справочнике основного
средства. Более подробно в пункте V.Ограничения.
Объект основных средств (наименование, назначение, модель, марка)
Отображается код и описание основного средства, указанное в справочнике.
Место нахождения объекта в момент приема-передачи
Отображается название подразделения, указанное в свободном поле в справочнике
основного средства. Более подробно в пункте V.Ограничения.
Организация-изготовитель
Отображается название организации-изготовителя, указанное в свободном поле в
справочнике основного средства. Более подробно в пункте V.Ограничения.
1. Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи
Раздел заполняется на основании данных передающей стороны (организациисдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств,
бывших в эксплуатации. Если организация-получатель купила основное средство в
розницу или произвела его самостоятельно и для собственных нужд, этот раздел не
заполняется.
Колонка (1) Дата выпуска (год)
Отображается дата выпуска, указанная в свободном поле в справочнике основного
средства. Более подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (2) Дата ввода в эксплуатацию (первоначальная)
Отображается дата ввода в эксплуатацию, указанная в свободном поле в справочнике
основного средства. Более подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (3) Дата последнего капитального ремонта
Отображается дата последнего капитального ремонта, указанная в свободном поле в
справочнике основного средства. Более подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (4) Фактический срок эксплуатации (лет, месяцев)
Отображается общий срок фактического использования приобретенного основного
средства (в месяцах) у всех его бывших владельцев с момента первого ввода объекта
ОС в эксплуатацию, указанный в свободном поле в справочнике основного средства.
Более подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (5) Срок полезного использования
Отображается срок полезного использования ОС (в месяцах), определенного при
первичном принятии объекта основных средств к учету, указанный в свободном поле в
справочнике основного средства. Более подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (6) Сумма начисленной амортизации (износа), руб.
Отображается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации
основного средства, указанная в свободном поле в справочнике основного средства.
Более подробно в пункте V.Ограничения.
Колонка (7) Остаточная стоимость, руб.
Отображается сумма остаточной стоимости основного средства, которая при принятии
к учету основного средства последней организацией-получателем будет принята за
первоначальную, указанная в свободном поле в справочнике основного средства.
Более подробно в пункте V.Ограничения.
2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому
учету
Колонка (1) Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому
учету, руб.
Отображается первоначальная балансовая стоимость (инвестиция).
Колонка (2) Срок полезного использования
Отображается срок (количество периодов), в течение которого будет амортизироваться
основное средство.
Колонка (3) Способ начисления амортизации, наименование
Отображается описание метода амортизации, указанного в справочнике основного
средства.
Колонка (4) Способ начисления амортизации, норма
Отображается норма амортизации, которая рассчитывается исходя из установленного
срока полезного использования.
Комиссия по приему - передаче
5
Результат испытания на
Отображается дата составления документа – дата принятия ОС к бухгалтерскому учету.
Председатель комиссии
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
указанного при запуске отчета в поле «Председатель комиссии».
Члены комиссии
В данной секции отображаются должности и расшифровки подписей сотрудников,
указанных при запуске отчета в поле «Члены комиссии».
Объект основных средств
Сдал
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
указанного при запуске отчета в поле «Сдал».
Принял
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
указанного при запуске отчета в поле «Получил».
Объект основных средств принял на ответственное хранение
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
указанного при запуске отчета в поле «Ответственный за хранение».
Главный бухгалтер
В данной секции отображается должность и расшифровка подписи сотрудника,
указанного при запуске отчета в поле «Главный бухгалтер».
При необходимости другие поля формы заполняются пользователем вручную.
IV. Данные, отображаемые в отчете
Информация, отображаемая в отчете, основывается
на данных, указанных
в
справочнике основного средства, а также на основе операций по данному основному
средству.
V. Ограничения
Код основного средства должен быть уникальным.
Для корректного отображения данных в отчете необходимо, чтобы эти данные были
зарегистрированы в системе. Так как не для всех данных есть стандартные поля в
справочнике основного средства, то для хранения такой дополнительной информации
предлагается использовать свободные поля. Более подробно о дополнительной
информации в документе 19.121.587 - Storing of additional data for fixed assets (in
russian).
По умолчанию работать с данным отчетом могут пользователи с ролью «Administrator».
Для того чтобы другие пользователи могли работать с отчетом, необходимо
дополнительно добавить права на данный пункт меню в Персонал / Персонал / Роли
доступа.
6