Инструкция по закупкам оборудования/материалов и оплаты

Инструкция по закупкам оборудования,
материалов и оплаты услуг для проектов в странах
СНГ.
Грантополучатели, реализующие проекты в странах СНГ могут осуществлять закупки оборудования,
материалов и услуг, как в своей стране, так и за рубежом.
Оплата оборудования, материалов и услуг осуществляется CRDF в виде:
- Прямого валютного платежа на расчетный счет поставщика согласно счета.
- Авансовых выплат и возмещения расходов на индивидуальные (личные) валютные счета
участников проекта.
Оплата рублевых счетов при закупке оборудования или услуг у Российских поставщиков осуществляется
Московским представительством CRDF.
1. Прямой валютный платеж на расчетный счет поставщика.
Для закупки оборудования, материалов и услуг из статьи бюджета ESS (Equipment, Supplies, Services)
грантополучателям необходимо заполнить заявку «Request for Equipment, Supplies or Services» (1-ая
страница формы 300). Заявка подписывается руководителем проекта.
Для закупки оборудования, материалов и услуг из статьи IS (Institutional Support) грантополучатель
заполняет заявку «Request for Equipment, Supplies or Services utilizes Institutional Support funds»
(3-ая страница формы 300). При этом помимо руководителя проекта заявка должна быть подписана
директором института и заверена печатью организации.
Требования, предъявляемые к подаваемой заявке
Заявка заполняется на основании полученных от поставщика
региональным Представительств CRDF вместе с заявкой.
счетов,
которые
направляются
в
Все поля заявки заполняются на английском языке. Графы нельзя оставлять пустыми: если, например, у
фирмы нет сайта, то, делается соответствующая отметка. Не полностью заполненные заявки не
принимаются к рассмотрению!
В секции II указывается информация о грузополучателе (Consegnee) и полный адрес доставки.
Грузополучателем может быть организация- грантополучатель, прописанная в грантовом соглашении! В
некоторых случаях доставка может быть осуществлена в адрес коллаборатора в США или Европе.
В секции III указывается информация о Поставщике:
- название поставщика /vendor name
- адрес организации / address
- контактное лицо /сontact person
- эл. почта / e-mail address
- телефон / telephone
- сайт / web adress
В секции IV заполняются столбцы:
- Item Description - достаточно указать номер счета и тип заказываемого оборудования или
материалов, не перечисляя все пункты счета;
- Qty (Количество) - поставить значение 1;
- Amount - указать общую сумму счета;
- Currency - указать валюту, в которой выставлен счет;
- Exchange Rate - указать кросс-курс ЦБ на день заполнения заявки (для счета в Долларах США
поставить значение 1);
- Значение в столбце Amount [in US Dollars] будет подсчитано автоматически
Правила оформления валютного счета
Счет на закупку оборудования, материалов и оказание услуг должен быть оформлен на английском языке
с указанием полных банковские реквизитов валютного счета поставщика.
Получателем или Грузополучателем (Ship to) указывается организацияПлательщиком (Payer или Sold to) должен быть указан Головной офис CRDF.
Внимание!! Полный адрес CRDF на сайте www.crdf.org
Civilian Research and Development Foundation (CRDF)
грантополучатель,
1530 Wilson Boulevard, 3rd Floor
Arlington, Virginia 22209
Tel: 1-703-526-9720
Fax: 1-703-526-9721
E-mail: info@crdf.org
Стоимость оборудования должна быть указана в Долларах США или другой свободно конвертируемой
валюте.
В счете должна быть ссылка на номер гранта CRDF согласно подписанного грантового соглашения.
Доставка и страховка при необходимости должны быть включены в счет.
Проведение тендера для закупки оборудования
Для закупки оборудования стоимостью свыше $5,000 организация- грантополучатель должна провести
тендер, разослав запросы минимум в три компании. По результатам тендера осуществляется выбор
поставщика, наилучшим образом отвечающего требованиям грантополучателя.
Если при проведении тендера выяснилось, что на рынке отсутствуют поставщики аналогичного
оборудования, поставщик признается единственным источником (письмо Sole source justification), и
закупка производится у данного поставщика.
По программе GAP спонсоры могут разрешить грантополучателю не проводить тендер. В этом случае
грантополучателю необходимо получить соответствующее письменное разрешение от спонсора и
приложить его к заявке.
Если сумма счета превышает $5,000, но меньше $10,000, то предоставлять в CRDF документы по тендеру
НЕ НУЖНО. Данная документация должна храниться в организации- грантополучателе и предоставляется
сотрудникам CRDF при проведении аудиторской проверки по проекту. В CRDF необходимо предоставить
только заявку и счет от выбранного поставщика.
Если сумма счета превышает $10,000, в Региональные представительства CRDF необходимо представить
следующие документы:
o
заявку по форме 300;
o
три счета (или коммерческих предложения), включая победителя в тендере;
o
обоснование выбора поставщика (на английском языке) или письмо руководителя проекта о
признании поставщика единственным источником (Sole source justification) на основании
представленной поставщиком информации.
Одобрения заявки, произведение оплаты, отправка груза
На основании поданной заявки, после ее одобрения Головной офис CRDF подписывает прямой контракт с
поставщиком. Процедура занимает до месяца в зависимости от переговорного процесса.
Согласно подписываемого контракта, CRDF обычно производит предоплату в размере 50% от суммы счета.
Возможна оплата всей суммы счета сразу. О произведенной выплате Московский офис информирует
грантополучателя путем направления соответствующего письма по электронной почте, при этом делается
копия в Региональное представительство CRDF.
Отправка груза поставщиком осуществляется с разрешения CRDF, если другое не предусмотрено
контрактом, с уведомлением грантополучателя и региональных представительств о факте отгрузки.
Грантополучатель вправе попросить CRDF не производить отгрузку до получения соответствующих
разрешительных документов, необходимых для проведения процедуры таможенной очистки.
После получения груза и проведения таможенных процедур грантополучатель информирует Региональное
представительство CRDF о необходимости осуществления финального платежа поставщику.
Предоставление отчетных документов
По завершению процедуры таможенной очистки грантополучатель
Представительство CRDF копию грузовой таможенной декларации (ГТД).
направляет
в
региональное
При необходимости осуществляет окончательный расчет с поставщиком в соответствии с подписанным
Головным офисом CRDF контрактом (в случае проведения предоплаты). После чего менеджерами CRDF в
адрес грантополучателя высылается образец Справки о принятия оборудования в качестве безвозмездной
помощи.
В течение 30 дней с момента получения груза грантополучатель должен отчитаться перед CRDF о
постановке оборудования/ материалов на баланс организации -грантополучателя и прислать заполненную
справку.
Заявка на оплаченные услуги закрывается на основании акта приемки-сдачи работ или соответствующего
письма, подписанного Руководителем проекта.
Оригиналы справок о постановке оборудования/ материалов на баланс организации и другие отчетные
документы направляется и хранится в Региональных представительствах CRDF. Электронные копии
документов направляются Региональными представителями в Московский офис.
При задержке с предоставлением отчетных документов без имеющихся на то оснований, CRDF оставляет
за собой право остановить все платежи по гранту.
2. Выплаты на индивидуальные
участников проекта
(личные)
валютные
счета
Грантополучатели могут подать заявки на осуществление выплат на индивидуальный валютный счет лиц,
участвующих в выполнении проекта на основании подписанного грантового соглашения.
Перечень Товарно-материальных ценностей и услуг, закупаемых за наличный расчет:
o канцелярские товары, различные расходные материалы, компьютерные аксессуары (клавиатура,
мышь, жесткий диск, модем) карты экспресс оплаты сотовой связи и интернета.
НЕ разрешается приобретать за наличный расчет:
o Персональные компьютеры и ноутбуки, мобильные телефоны, бытовую технику, мебель, любое
оборудование, а так же товары и услуги, не связанные с реализацией конкретного проекта.
Выплаты производятся в виде возмещения уже осуществленных расходов по проекту или в качестве для
проведения будущих закупок за наличный расчет.
Авансовые выплаты
Для получения авансовых выплат заполняется на английском языке заявка "Indiv S&S Payment
Request" (5-я страница формы 300 с обязательной маркировкой флажка Advance). Заявка должна быть
одобрена и подписана Руководителем проекта, а ее сумма не превышать $1000. Вместе с заявкой на
авансовую выплату необходимо предоставить перечень закупаемых товаров или услуг с указанием их
предполагаемой стоимости в долларах США (на английском языке).
Одновременно по проекту может быть оформлено не более одной заявки на авансовый платеж.
Использование средств авансового платежа на цели, не указанные в одобренной заявке, рассматривается
как нарушение условий авансового платежа
О произведенных выплатах CRDF информирует грантополучателей по электронной почте.
В течение 3-х месяцев после получения авансовой выплаты необходимо представить в соответствующие
Региональные представительства CRDF отчет "Expense Report" (7-ая страница формы 300) с
приложением всех ОРИГИНАЛОВ платежных документов, подтверждающие произведенные расходы
(кассовые и товарные чеки или счет фактуры и накладные и т.д.). Копии платежных документов к
рассмотрению не принимаются.
На каждом чеке должна быть указана сумма в долларах и курс пересчета. При большом количестве чеков
к отчету должен обязательно прилагаться список закупленных материалов с указанием стоимости в
местной валюте, курса и сумма в долларах
Возмещение произведенных расходов
Для возмещения уже осуществленных расходов заполняется на английском языке заявка "Indiv S&S
Payment Request" (5-я страница формы 300 с обязательной маркировкой флажка Reimbursement).
Вместе с заявкой необходимо представить ОРИГИНАЛЫ платежных документов, подтверждающие
произведенные расходы (т.е. кассовые и товарные чеки или счет фактуры и накладные и т.д.). На каждом
чеке должна быть указана сумма в долларах и курс пересчета.
На основании предоставленных копий платежных документов возмещение расходов не производится.