Общая информация по закупкам оборудования, материалов и

Общая информация по закупкам оборудования, материалов и оплате услуг
Для подачи стандартной заявки на оплату через CRDF товаров/услуг из средств, предусмотренных
статьей «Материалы и услуги» в соответствии с одобренным бюджетом проекта,
грантополучателями заполняется “Request for ESS” (1-ая страница формы 300). Заявка
подписывается Руководителем проекта. К заполненной заявке должен быть приложен оригинал или
копия счета (Proforma Invoice) от поставщика.
Заявки на индивидуальные авансовые выплаты или возмещение расходов следует подавать,
используя 5-ую страницу Формы 300 - «Indiv S&S Request».
Для подачи заявок на оплату товаров и услуг из средств бюджета, предусмотренных статьей
«Институтская поддержка» используется 3-ая страница Формы 300- «Request for ESS-IS funds».
Помимо Руководителя проекта заявка должна быть подписана руководителем организациигрантополучателя и заверена ее печатью. К заполненной заявке должен быть приложен оригинал
или копия счета (Proforma Invoice) от поставщика.
На каждую поставку от одного поставщика подается отдельная заявка (заполняется
соответствующая страница Формы 300). При наличии нескольких счетов от одного поставщика
рекомендуется оформлять единую заявку на общую сумму согласно выставленным счетам.
Для закупки оборудования стоимостью свыше $5.000 организация-грантополучатель должна
провести тендер, разослав запросы минимум в три компании. По результатам тендера
осуществляется
выбор
поставщика,
наилучшим
образом
отвечающего
требованиям
грантополучателя.
Если при проведении тендера выяснилось, что на рынке отсутствуют поставщики аналогичного
оборудования, поставщик признается единственным источником (письмо Sole source justification), и
закупка производится у данного поставщика.
Если сумма счета превышает $5.000, но меньше $10.000, то предоставлять в CRDF документы по
тендеру НЕ НУЖНО. Данная документация должна храниться в организации- грантополучателе и
предоставляется сотрудникам CRDF при проведении аудиторской проверки по проекту. В CRDF
необходимо предоставить только заявку и счет от выбранного поставщика
Если сумма
o
o
o
счета превышает $10.000, в CRDF необходимо представить следующие документы:
заявку по форме 300;
три счета (или коммерческих предложения), включая победителя в тендере;
обоснование выбора поставщика (на английском языке) или письмо о признании
поставщика единственным источником (Sole source justification).
По программе GAP спонсорская организация может разрешить грантополучателю не проводить
тендер. В этом случае грантополучателю необходимо получить соответствующее письменное
подтверждение от спонсора и приложить его к заявке.
Оплата поданной заявки на закупку товаров/ услуг занимает 2-4 недели. Обращаем Ваше
внимание, что сроки значительно увеличиваются при необходимости получения Удостоверения о
признания оборудования/ материалов технической помощью (освобождение от налога на прибыль и
НДС, осуществление беспошлинного ввоза груза на территорию РФ из-за рубежа)
Заявки, содержащие неполную информацию или неверно оформленный счет, НЕ принимаются к
рассмотрению, о чем уведомляется Руководитель проекта.
Заявки на товары/услуги, закупка которых не предусмотрена бюджетом проекта, могут быть
рассмотрены только при получении одобрения спонсора (для программ GAP), либо письменного
одобрения CRDF (для всех остальных программ).
После получения оборудование/материалы, оплаченные CRDF, становятся собственностью
организации-грантополучателя, если иное не оговорено в Грантовом Соглашении. Организациягрантополучатель (основная или соисполнитель по проекту) в течение 30 дней со дня получения
оборудования/материалов должна представить в CRDF необходимую отчетную документацию,
свидетельствующую о принятии приобретенного на баланс организации.
При задержке с предоставлением отчетных документов без имеющихся на то оснований,
CRDF оставляет за собой право остановить все платежи по гранту.
Поставленное и используемое в рамках проекта оборудование, должно находиться на площадях
организации- грантополучателя, и быть доступно для аудита сотрудникам или уполномоченным
представителям CRDF в соответствии с подписанным Грантовым Соглашением
Приобретенные в рамках проекта CRDF оборудование и материалы, не могут быть переданы на
баланс или перемещены на площади третьей стороны без специального письменного разрешения
CRDF.
После
окончания
проекта
организация-грантополучатель
вправе
распоряжаться
оборудованием по собственному усмотрению. Прочие положения относительно оборудования,
материалов и услуг, приобретаемых в рамках проектов CRDF, приведены в Грантовом Соглашении.