Приложение к приказу МКУ «МАП» от___________________ № ________ Порядок приема на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов органов местного самоуправления, организаций – источников комплектования, муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводского городского округа, не являющихся источниками комплектования 1. Общие положения 1.1. Порядок приема на хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов органов местного самоуправления, организаций – источников комплектования, муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводского городского округа, не являющихся источниками комплектования (далее – Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 1.2. Список организаций – источников комплектования Архива утверждается постановлением Администрации Петрозаводского городского округа. Источниками комплектования Архива являются органы местного самоуправления Петрозаводского городского округа, муниципальные учреждения и предприятия Петрозаводского городского округа (далее – организации – источники комплектования). 1.3. В Архив на хранение передаются следующие документы: - включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности организаций – источников комплектования; - по личному составу органов местного самоуправления; - по личному составу организаций – источников комплектования, муниципальных учреждений и предприятий Петрозаводского городского округа в случае их ликвидации, реорганизации, смены формы собственности без правопреемника; - с не истекшими сроками хранения организаций – источников комплектования, муниципальных учреждений и предприятий в случае их ликвидации, реорганизации, смены формы собственности без правопреемника; - включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации аудиовизуальные документы организаций – источников комплектования, муниципальных учреждений и предприятий. 1.4. Документы организаций – источников комплектования, включенные в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, принимаются Архивом по истечении срока их временного хранения, установленного законодательством Российской Федерации, составляющего 5 лет. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе организаций – источников комплектования при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у Архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Сроки временного хранения документов Администрации Петрозаводского городского округа до передачи их в Архив определяются договором о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела между Архивом и Администрацией Петрозаводского городского округа, но не могут быть больше срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации. 1.5. При ликвидации, реорганизации или смены формы собственности организаций – источников комплектования на хранение в Архив передаются документы, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, документы, сроки временного хранения которых не истекли. При ликвидации, реорганизации или смены формы собственности без правопреемника муниципальных учреждений и предприятий на хранение в Архив передаются документы по личному составу, документы, сроки временного хранения которых не истекли. В случае если реорганизуемые организация – источник комплектования, муниципальное учреждение и предприятие имеют правопреемника, документы по личному составу, документы, сроки временного хранения которых не истекли передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. 1.6. Архив осуществляет прием на хранение документов, указанных в пункте 1.3 настоящего Порядка, на бесплатной основе. 2. Прием – передача документов в Архив от организаций – источников комплектования, муниципальных учреждений и предприятий 2.1. Организации – источники комплектования передают документы в Архив на основании заключенных между ними и Архивом договоров о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела. 2.2. Прием документов Администрации Петрозаводского городского округа проводится на условиях и в срок, предусмотренные договором о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела между Архивом и Администрацией Петрозаводского городского округа. 2.3. Муниципальные учреждения и предприятия при реорганизации, ликвидации, смене формы собственности без правопреемника направляют в адрес Архива письменный запрос о приеме архивных документов на хранение и копию документа о реорганизации, ликвидации, смены формы собственности. Запрос регистрируется в день поступления в Архив и передается директору Архива на рассмотрение. Директор Архива в течение двух рабочих дней направляет запрос на исполнение специалисту Архива. Специалист Архива по предварительной договоренности с исполнителем запроса выходит в организацию с целью определения объема документов и качества их научно – технической обработки. В случае если архивные документы упорядочены в соответствии с установленными требованиями, оговаривается срок передачи документов. 2.4 Архивные документы организаций – источников комплектования, муниципальных учреждений и предприятий принимаются в Архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно – справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения или предприятия передающего документы. Упорядочение документов Администрации Петрозаводского городского округа проводится на условиях определенных в договоре о взаимоотношениях и сотрудничестве в области делопроизводства и архивного дела между Архивом и Администрацией Петрозаводского городского округа. 2.5. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в Архив по описям дел, утвержденным экспертно – проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Республики Карелия в сфере Архивного дела (далее – ЭПК); документы по личному составу организаций – источников комплектования – по согласованным ЭПК описям дел; документы с не истекшими сроками временного хранения организаций – источников комплектования – по описям дел временного хранения или по сдаточным описям, утвержденным руководителем организации – источника комплектования. Документы по личному составу, документы с не истекшими сроками хранения ликвидируемых муниципальных учреждений и предприятий принимаются в Архив по утвержденным руководителем муниципального учреждения и предприятия описям дел. После приема дел описи дел по личному составу согласовываются Экспертно-методической комиссией Архива. 2.6. Прием документов проводится в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. 2.7. Прием архивных документов на хранение проводится в течение 30 дней с момента поступления документов в Архив. Срок приема документов может увеличиваться в зависимости от объема поступивших документов. В этом случае срок приема документов устанавливается в соответствии с нормами времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами по согласованию с организацией – источником комплектования, муниципальным учреждением и предприятием, передающими документы. 2.8. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение (Приложение) не позднее 5 рабочих дней со дня окончания приема документов на хранение. Акт составляется в двух экземплярах. Один экземпляр остается в Архиве, другой передается организации – источнику комплектования, муниципальному учреждению и предприятию. _____________________________________________________________________ _____________________________________________________ _____________________________________