Учет рабочего времени

УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ
Трудовые отношения между работником и нанимателем
предполагают
соблюдение
сторонами
обязательств,
предусмотренных законодательством и трудовым договором
(контрактом). Наниматель обязан организовать учет явки
работников на работу и ухода с нее, а также учет фактического
рабочего времени каждого работника, а работники должны отметить
свой приход на работу и уход с нее в соответствии с порядком,
установленным нанимателем (ст.133 ТК).
Кроме того, работники обязаны вовремя приходить на работу и
полностью использовать установленную для них продолжительность
рабочего времени для выполнения своих обязанностей, а
наниматель - создавать им условия для полного и производительного
использования рабочего времени (ст.132 ТК).
При этом в соответствии со ст.110 ТК рабочим считается время, в
течение которого работник на основании трудового договора, правил
внутреннего трудового распорядка, графика работ должен находиться
на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности.
При организации учёта рабочего времени необходимо применять
положения, закреплённые в – «Межотраслевых нормативах
численности
работников
кадровых
служб
коммерческих
организаций», утвержденных постановлением Минтруда и
соцзащиты РБ от 27 декабря 2005 № 187 .
Учет использования рабочего времени организуется в целях:
 обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и
служащих на работу, выявления опоздавших и не
явившихся;
 контроля нахождения персонала на рабочих местах в
рабочее время, а также своевременного ухода и прихода
работников во время обеденного перерыва;
 фиксирования своевременного ухода работников с работы;
 учета фактически отработанного времени, времени простоя,
болезни, отпусков и других форм использования рабочего
времени;
 а также регистрации прогулов.
Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит
из отработанного и неотработанного времени, включаемого по
законодательству в рабочее время.
В составе отработанного времени отдельно учитывается время
сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных
командировок и работы по совместительству.
В составе неотработанного времени выделяются оплачиваемое и
неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине
работника, так и при отсутствии его вины.
Фактическое рабочее время учитывается с момента явки
работника на место выполнения работы согласно правилам
внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или
особому указанию (распоряжению) нанимателя и до момента
фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).
Как фактически отработанное должно учитываться время
выполнения основных и подготовительно-заключительных операций
(включающих - получение наряда, материалов, инструментов,
ознакомление с техникой, документацией, подготовку и уборку
рабочего места, сдачу готовой продукции, инвентаря и т.д.), а также перерывов, предусмотренных технологией, организацией труда,
правилами его технического нормирования и охраны, а при их
отсутствии - нанимателем по согласованию с профсоюзом.
В фактическое время не входит и не учитывается :
 время проезда от места жительства до места постоянной
работы (постоянного сбора) и обратно,
 время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего
места, на переодевание перед началом и после окончания
работы,
 на регистрацию при уходе.
Время внутрисменных простоев учитывается, начиная с 5 мин.
Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета
использования рабочего времени установленной формы, в годовых
табельных карточках и других документах (ст.133 ТК).
Табель учета использования рабочего времени – это первичный
документ, являющийся основным источником информации об
использовании рабочего времени. Он содержит сведения о
фактически отработанных часах и неотработанном времени
работников организации (структурного подразделения).
В настоящее время законодательство не содержит требований к
обозначениям, применяемым в табелях учета использования рабочего
времени. Тем не менее, рекомендуется использовать ранее
действовавшие обозначения (закреплены в приложение 4 к
Инструкции по заполнению форм государственной статистической
отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ
от 17 сентября 2001 № 80).
Для этого в приказе по организации необходимо указать, какие
обозначения будут применяться в табеле использования рабочего
времени: новые или ранее действовавшие.
Табель считается первичным документом, являющимся
основанием для начисления заработной платы работникам, а также
источником информации для составления статистических отчетов по
труду.
Включение работника в табель и исключение из него
производятся на основании первичных документов по учету кадров.
Каждому работнику, как правило, присваивается табельный
номер, который фиксируется во всех документах по учету труда и
заработной платы и сохраняется за работником при любых
перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника
его табельный номер не присваивается другому работнику в течение
3 лет.
Табель заполняется ежедневно и составляется обычно в одном
экземпляре,
подписывается
ответственным
исполнителем,
руководителем структурного подразделения, работником кадровой
службы и в установленные нанимателем сроки передается в
бухгалтерскую службу.
В табелях, наряду с буквенными обозначениями затрат рабочего
времени, отмечаются количество часов пребывания на работе,
количество часов сверхурочной работы, работы в государственные
праздники, праздничные и выходные дни, часы работы в ночное
время и т.п. Например, отметка в табеле «Я10/С2» означает, что
работник в определенный день отработал 10 ч, из них 2 ч сверхурочно.
Отметки (коды) в табеле о причинах неявки на работу, о
работе в режиме неполного рабочего времени, о работе в
сверхурочное время и о других отступлениях от нормальных условий
работы должны быть сделаны на основании первичных документов
(листок временной нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, об отзыве из
отпуска и др.), оформленных надлежащим образом. При этом
исправления в табеле не допускаются.
С целью систематизации процесса сбора и обработки
информации о затратах рабочего времени сотрудников организации
наниматель в локальном нормативном правовом акте должен
устанавливать порядок организации учета использования рабочего
времени. Например, в организации может быть разработано
Положение о табельном учете рабочего времени, в котором
определены основные правила ведения табеля, обязанности
должностных лиц, ответственных за это, форма табеля и др.
В соответствии п.4.6 Межотраслевых нормативов табельный учет
может быть организован по одной из следующих систем и форм:
рапортно-ведомостная система которая осуществляется при
использовании рапортов или табельных ведомостей, получаемых от
руководителей структурных подразделений;
жетонная система - осуществляется при применении табельных
жетонов или марок;
пропускная система - осуществляется посредством сдачи
работниками и выдачи им пропусков;
электронная система - осуществляется с помощью контрольных
часов;
обходная система - осуществляется посредством обхода
табельщиком непосредственно рабочих мест.
Учет явок на работу и ухода с нее организуется в
централизованной или децентрализованной порядке (т.е через одну
или несколько проходных или по цехам, производственным участкам
и другим подразделениям) и осуществляется путем отметки всех
явившихся (и не явившихся, опоздавших, отработавших
сверхурочные часы и т.д.) или путем регистрации лишь отклонений
(неявок, опозданий и т.д.).
Учет ведется непосредственно лицом ответственным за ведение
табеля (бригадирами, мастерами или другим уполномоченными
лицами) по заранее заготовленным ведомостям под руководством
начальников смен, цехов, отделов и т.д.
Контроль за своевременным приходом работников на рабочее
место и уходом с него, а также правильным использованием
рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены)
возлагается на руководителя соответствующего структурного
подразделения.
Обязанность вести табель может быть установлена у работника в
должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом
по основной деятельности. За нарушение обязательства об учете
рабочего
времени
виновные
должностные
лица
несут
ответственность, установленную локальным нормативным правовым
актом, определяющим порядок организации учета рабочего времени.
В случае невозможности исполнять обязанности по ведению
табельного
учета
назначенным
работником
руководитель
организации (подразделения) своим распоряжением на этот период
возлагает обязанности на другого исполнителя. Для этого в
каждом подразделении в качестве резерва должен быть подготовлен
соответствующий работник.
В должностные обязанности работников, ответственных за
табельный учет использования рабочего времени, вводятся функции
учета фактического времени пребывания работников организации
(подразделения) на работе и ведение табельного учета. Такие
работники несут ответственность за правильное отражение в табеле и
своевременность представления указанного табеля для расчета
заработной платы.
Функции работника, ответственного за табельный учет,
предусматривают:
1) ведение учета штатного состава работников организации
(подразделения);
2) внесение в табель соответствующих изменений, связанных с
приемом, увольнением, переводом, перемещением, изменением
графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д.), на
основании документов (приказов по личному составу и др.);
3) осуществление учета своевременности явки на работу и ухода
с работы, нахождения на рабочем месте работников, с извещением
руководителя организации (подразделения) о неявках, опозданиях,
преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
4) контроль своевременности представления и правильности
оформления документов, подтверждающих право работников на
отсутствие на рабочем месте: листков нетрудоспособности, справок
по уходу за больными, повесток из милиции, суда и др.;
5) подготовка списков сотрудников для издания приказов о
работе в выходные дни и других документов, связанных с табельным
учетом использования рабочего времени.
Кроме того ответственному за заполнение табеля необходимо
знать, что количество часов сверхурочной работы, работы в ночное
время учитывается как в графе «Отработано всего», так и отдельно в
соответствующих графах.
При системе оплаты труда по часовым тарифным ставкам
целесообразно часы работы в выходные дни, государственные
праздники и праздничные дни не включать в общее количество
отработанных часов, а учитывать в отдельных графах.
При оплате труда по месячным тарифным ставкам (должностным
окладам) часы работы в выходные дни, государственные праздники и
праздничные дни учитываются как в общем количестве отработанных
часов, так и отдельно в соответствующих графах.
Особое внимание необходимо уделять также учету рабочего
времени при введении (применении) нестандартных режимов труда.
При суммированном учете рабочего времени наличие графика
работ обязательно, поскольку работник должен знать заранее, каким
будет режим его работы.
Вводится в действие график работ, как правило, посредством
проставления грифа утверждения на конкретном графике работ.
(п.52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и
организациях
Республики Беларусь,
утвержденной
постановлением
Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству))
При наличии в организации профсоюза график работ должен
быть с ним согласован, т.е. на самом графике необходимо наличие
грифа согласования (п.60 Инструкции по делопроизводству).
В соответствии со ст.32 ТК РБ все работники, в отношении
которых будет действовать новый режим работы должны быть
ознакомлены с графиком за 1 месяц до введения его в силу.
Также в организации может вводиться режим гибкого рабочего
времени. Решение о его применении принимает наниматель по
индивидуальным или коллективным просьбам по согласованию с
профсоюзом (часть вторая ст.128 ТК).
Перевод на данный режим отдельных работников (коллектива
работников) и подразделений (цеха, участка, отдела, бригады и др.)
оформляют приказом (распоряжением) руководителя организации с
обязательным указанием конкретных параметров режима и сроков
его действия.
Неполное рабочее время устанавливается по договоренности
сторон как при приеме на работу, так и впоследствии по
письменному заявлению работника приказом нанимателя с указанием
продолжительности рабочего времени, дней недели, сроков
установления и др. (ст.118 ТК).
Необходимо соблюдать сроки
использования рабочего времени.
хранения
табелей
учета
Нормативный срок хранения табелей, журналов учета
(использования) рабочего времени, годовых табельных карточек:
составляет 3 года после проведения комплексной налоговой проверки
(постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).
В случае обнаружения ошибок в составленном табеле учета
использования рабочего времени необходимо совместно с
бухгалтерией определить порядок внесения изменений в такой табель
и внести соответствующие изменения путем утверждения
исправленного табеля рабочего времени.
СПРАВОЧНО: При заполнении табеля использования рабочего
времени необходимо учитывать следующие особенности:
- поскольку трудовой отпуск предоставляется в календарных
днях, все дни, в т.ч. и выходные, приходящиеся на период трудового
отпуска, должны быть обозначены, например, буквой «О».
Исключение составляют государственные праздники и
праздничные дни, которые необходимо отмечать буквенным
обозначением, принятым для выходного или праздничного дня, так
как эти дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число
календарных дней отпуска не включаются (часть вторая ст. 151
ТК);
- все виды социальных отпусков предоставляют в календарных
днях и включают в себя в т.ч. и праздничные дни. Поэтому и
рабочие, и выходные, и праздничные дни, приходящиеся на период
социального отпуска, будут отмечаться одним буквенным
обозначением, принятым для учета дней социального отпуска,
например, буквой «А»;
для
целей
статистической
отчетности
дни
нетрудоспособности учитывают в календарных днях, включая
выходные, согласно Указаниям по заполнению в формах
государственных статистических наблюдений статистических
показателей
по
труду,
утвержденным
постановлением
Минстата РБ от 29.07.2008 № 92. В связи с этим необходимо
отмечать
выходные
дни,
приходящиеся
на
период
нетрудоспособности, буквенным обозначением, принятым для учета
дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности.