Положение о табельном учете рабочего времени

Пример оформления положения о табельном учете рабочего времени
Общество с ограниченной ответственностью
«Импульс» (ООО «Импульс»)
ПОЛОЖЕНИЕ
30.11.2011№ 19-п
УТВЕРЖДЕНО
приказом генерального
директора ООО «Импульс»
от 30.11.2011 № 175
Москва
о табельном учете
рабочего времени
1.
1.1.
Область применения и сфера действия
Настоящее Положение устанавливает общие требования к процедуре
табельного учета рабочего времени в ООО «Импульс».
1.2.
Действие настоящего Положения распространяется на всех работников ООО
«Импульс», в том числе на работающих по совместительству, независимо от срока
трудового договора и условия об испытании, установленного при приеме на работу.
Действие Положения распространяется на лиц, заключивших с ООО «Импульс»
ученический договор на профессиональное обучение (переобучение) в части учета
рабочего времени при выполнении работ на практических занятиях.
1.3.
Внесение
изменений
в
настоящее
Положение
осуществляется
в
соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации и утверждается
приказом генерального директора ООО «Импульс».
1.4.
По вопросам, не предусмотренным настоящим Положением, следует
руководствоваться законодательством Российской Федерации, трудовыми договорами,
заключенными с работниками, Правилами внутреннего трудового распорядка ООО
«Импульс» и другими локальными нормативными актами ООО «Импульс».
1.5.
Настоящее Положение вводится в действие с 1 января 2011 года и
обязательно для всех структурных подразделений ООО «Импульс».
2.
2.1.
Нормативные ссылки
В Положении используются ссылки на следующие законодательные и иные
нормативные правовые акты, а также международные стандарты и локальные
нормативные акты ООО «Импульс»:
-
Трудовой кодекс Российской Федерации;
-
Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
-
Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;
-
Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ
1/2008, утвержденное приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н;
-
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и
организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России
от 25.08.2010 № 558,
-
МС ИСО 9001-2000 «Системы менеджмента качества. Требования»;
-
Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Импульс».
3.
3.1.
Определения, обозначения, сокращения
Стандарт предприятия (СТП) – локальный нормативный акт Общества,
содержащий правила, общие принципы, характеристики объектов стандартизации,
касающихся определенных видов деятельности или процесса и их результатов,
утвержденный генеральным директором Общества.
Процедура – установленный способ осуществления какой-либо деятельности или
процесса.
Работники категории А – работники, которым по роду работы необходимо чаще
одного раза в день выезжать за пределы Общества.
Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы
Общества в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А,
определяется Приложением 1 к настоящему Стандарту (разрабатывается Департаментом
по управлению персоналом и утверждается генеральным директором Общества по
согласованию с Советом директоров Общества).
Работники категории Б – работники, которые имеют право покинуть территорию
Общества в течение рабочего дня (рабочей смены), только предоставив оправдательные
документы (повестку, подписанное руководителем структурного подразделения заявление
и т.д.). Заявления работников на предоставление отпуска без сохранения заработной
платы (ст. 128 ТК РФ) визируются руководителями структурных подразделений
Общества.
Журнал учета отсутствующих работников – документ, отражающий фамилию, имя,
отчество работника, его должность, структурное подразделение, дату, текущее (с ___ час.
до ___ час.) и общее (в часах) время, причину отсутствия на рабочем месте. Персональные
сведения о работнике, а также дата и время отсутствия работника фиксируются
сотрудниками службы охраны на проходной. Ежемесячно сведения из журнала
проверяются работниками структурных подразделений, ответственными за табельный
учет, которые проверяют данные из журнала с имеющимися документами и, при
необходимости, выясняют истинные причины отсутствия работников на рабочем месте. В
случае непредставления в установленном порядке подтверждающих документов
причиной отсутствия считается самовольный уход с рабочего места (опоздание – в начале
рабочего дня/рабочей смены). Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и
документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не
предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит.
Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством. Правила
ведения журнала учета отсутствующих работников и его форма разрабатываются
Департаментом
по
управлению
персоналом
совместно
со
службой
охраны
и
утверждаются генеральным директором ООО «Импульс» в качестве одного из
приложений Приказу по бухгалтерской учетной политике ООО «Импульс».
Табель учета рабочего времени – унифицированная форма № Т-13, утвержденная
постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, дополненная ООО «Импульс»
необходимыми реквизитами (Приказ о бухгалтерской учетной политике на 2010 год) в
соответствии с нормами Порядка применения унифицированных форм первичной учетной
документации, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20.
Общество – общество с ограниченной ответственностью «Импульс».
СМК – система менеджмента качества; СТП – стандарт предприятия.
Процедура назначения лица, ответственного за ведение табеля учета
4.
рабочего времени
4.1.
Для
ведения
табельного
учета
рабочего
времени
в
структурных
подразделениях Общества Приказом генерального директора назначаются ответственные
лица из числа сотрудников этих подразделений.
4.2.
В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет,
с их согласия и за дополнительную оплату, размер которой определен соглашением
сторон, вводятся функции: контроль фактического времени пребывания сотрудников
структурного подразделения на работе и ведение табельного учета с ответственностью за
правильное отражение в табеле рабочего времени сотрудников и своевременность
представления табеля в бухгалтерию Общества.
4.3.
Для исполнения своих обязанностей каждый работник, ответственный за
табельный учет:
4.3.1. Ведет учет штатного состава сотрудников структурного подразделения;
4.3.2. На основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам)
вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением,
изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т. д.;
4.3.3. Осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы,
нахождения на рабочем месте сотрудников с извещением руководителя структурного
подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их
вызвавших;
4.3.4. Контролирует своевременность предоставления и правильность оформления
документов, подтверждающих право сотрудников на отсутствие на рабочем месте:
листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными других
документов;
4.3.5. Готовит списки сотрудников для издания приказов о работе в выходные и
нерабочие праздничные дни.
4.4.
В случае невозможности временно исполнять обязанности по ведению
табельного учета назначенным сотрудником, руководитель структурного подразделения
своим распоряжением на этот период назначает временного ответственного исполнителя
и ставит в известность Департамент по управлению персоналом.
4.5.
Все сотрудники, в обязанности которых вменено ведение табельного учета,
должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись до подписания
дополнительного соглашения к трудовому договору.
5.
5.1.
Процедура заполнения табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени по унифицированной форме № Т-13,
дополненной необходимыми реквизитами (Приказ о бухгалтерской учетной политике на
2010 год), ведется в электронном виде и на бумажных носителях информации.
5.2.
Электронный вариант табеля вводится работниками, ответственными за
табельный учет, в компьютерную базу данных 1С: Предприятие, версия 8.1 с учетом
следующих требований:
5.2.1. Затраты рабочего времени учитываются в табеле методом сплошной
регистрации явок и неявок на работу. При отражении неявок на работу, учет которых
ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки,
отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных
обязанностей и т.д.), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды
условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Наименование структурного подразделения в табеле учета рабочего времени
указывается по свободной строке под наименованием формы.
5.1.2.
Заполнение табеля осуществляется в соответствии с Указаниями по
применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
5.1.3.
Табель, введенный в электронную конфигурацию 1С: Предприятие,
версия 8.1 проводится непосредственно работником, вводившим данные.
5.2.
Кроме этого, работники, ответственные за табельный учет, заполняют
табель в формате Excel согласно Приложению 2 к настоящему Стандарту и
распечатывают его на бумаге. Подписанный табель передается в бухгалтерию на
хранение.
5.3.
Табель содержит подпись работника, ответственного за его ведение в
структурном подразделении (в нижнем левом углу), подпись непосредственного
руководителя этого работника (в нижнем правом углу) и подпись начальника
Департамента по управлению персоналом (ниже подписи руководителя структурного
подразделения). Подпись ответственного работника и подписи названных руководителей
содержат: наименование должности, Ф.И.О., подпись, дату подписания.
5.4.
К содержанию табеля предъявляются следующие требования:
5.4.2.
Данные о сотрудниках вносятся в табель в строгом соответствии с
исполнением штатного расписания структурного подразделения.
5.4.3.
В случае если фактическое место работы сотрудника находится в
другом структурном подразделении, запись в табеле делается ответственным за ведение
табеля структурного подразделения, в штат которого включен этот сотрудник, но по
представлению руководителя структурного подразделения, в чьем непосредственном
подчинении он работает. В этом случае непосредственный руководитель своей подписью
(в нижнем правом углу с указанием должности, ФИО, подписи, даты подписания)
удостоверяет правильность заполнения табеля на своих подчиненных.
Например:
фактическим
местом
работы
уборщицы
административно-
хозяйственного отдела является склад комплектации. Табель подается административнохозяйственным отделом по согласованию с заведующим складом комплектации.
5.4.4.
Отчетным периодом для
учета
в табеле рабочего времени
устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).
5.5.
Начисление заработной платы сотрудникам производится бухгалтерией
Общества на основании табелей учета рабочего времени, внесенных в электронную базу
1С: Предприятие, версия 8.1 работниками структурных подразделений, ответственными за
табельный учет.
5.6.
Данные о затратах рабочего времени, вносимые в электронную базу 1С:
Предприятие, версия 8.1, должны соответствовать данным табелей учета рабочего
времени, заполненных в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм
первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными
постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, и настоящим Положением.
5.7.
В табеле не разрешаются никакие исправления и дополнительные пометки.
6.
6.1.
Процедура формирования и представления табелей
Ежедневно работник, ответственный за табельный учет, собирает по своему
структурному подразделению данные об использовании рабочего времени
6.2.
При выходе работников в течение рабочего дня (рабочей смены)
службой охраны фиксируется время выхода и возвращения. Если работник выходил не по
производственной необходимости (без оправдательных документов, работник не
относится к категории А), время отсутствия вычитается из баланса отработанного
времени.
6.3.
Все опоздания и преждевременные уходы с работы фиксируются
службой охраны и вычитаются из баланса рабочего времени. Исключение составляют
работники, относящиеся к категории А.
6.4.
В порядке исключения отдельным работникам, приезжающим на работу
на общественном транспорте пригородного или междугородного сообщения, по
заявлению работника и ходатайству непосредственного руководителя, может смещаться
время начала рабочего дня (рабочей смены). При этом завизированное руководителем
соответствующего структурного подразделения заявление работника направляется
заместителю начальника Департамента по управлению персоналом, а копия – в службу
охраны.
6.5.
Данные
о
случаях
опозданий,
самовольных
уходов
с
работы
направляются службой охраны заместителю начальника Департамента по управлению
персоналом не позднее 1 числа месяца, следующего за отчетным. Заместитель начальника
Департамента по
управлению
персоналом составляет
аналитические записки о
нарушениях работниками режима труда и отдыха и до пятого числа месяца, следующего
за
отчетным,
направляет
их
руководителям
соответствующих
структурных
подразделений.
6.6.
Данные об использовании рабочего времени заносятся работниками
подразделений, ответственными за табельный учет в электронную базу 1С: Предприятие,
версия 8.1 до 1700 второго числа месяца, следующего за отчетным.
6.7.
Работники структурных подразделений, ответственные за табельный
учет, до 1700 первого числа месяца, следующего за отчетным, заполняют форму табеля,
распечатывают их и после проверки и подписи соответствующими должностными лицами
передают в бухгалтерию.
…
…