004.658 Ж.В. МЕКШЕНЕВА Z.V. MEKSHENEVA

УДК 004.658
Ж.В. МЕКШЕНЕВА
Z.V. MEKSHENEVA
К ВОПРОСУ ПРОЕКТИРОВАНИЯ АИС ДЛЯ УЧЕТА ФИЗИЧЕСКОГО И
ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
TO A QUESTION OF DESIGN OF THE AUTOMATED INFORMATION SYSTEMS FOR
THE ACCOUNTING OF PHYSICAL AND TECHNICAL CONDITION OF ARCHIVAL
DOCUMENTS
В данной статье автор освещает проблему внедрения информационных технологий в архивных
учреждениях. Несмотря на наличие спектра прикладных программ ведения государственных и муниципальных
архивов Российской Федерации, некоторые виды работ остаются еще не автоматизированы. Учитывая
специфику каждого отдельно взятого архивного учреждения предложены пути направления выхода из
сложившейся ситуации.
Ключевые слова: информационные технологии, архив; сохранность документов.
In this article the author covers a problem of introduction of information technologies in archival
establishments. Despite existence of a range of applied programs of maintaining the state and municipal archives of the
Russian Federation, some types of works remain aren't automated yet. Considering specifics of each separately taken
archival establishment ways of the direction of an exit from current situation are offered.
Keywords: information technologies, archive; safety of documents.
Архивные документы – особая категория документов, которые прошли экспертизу
ценности документов, поставлены на государственный учет и подлежат постоянному
хранению. Хранение документов и обеспечение их использования в течение длительного
времени является одной из основных функций архивных учреждений [1]. Для реализации
этой функции предполагается, прежде всего, обеспечение сохранности документов, а точнее
их носителей. Последнее предполагает достижение неизменности или незначительного
изменения физико-химических свойств носителей документов, что обеспечивается
реализацией соответствующих режимов хранения (температуры, влажности, освещенности,
герметичности, порядка физического размещения единиц хранения в помещениях архива,
мерами противопожарной безопасности, санитарно-гигиенических условий и т.д.).
Информационные технологии позволяют осуществить:
˗ учет наличия и состояния документов в автоматизированном режиме;
˗ создание фонда пользования и страхового фонда (оцифровка);
˗ электронную реставрацию документов.
В архиве с целью обобщения информации о состоянии физико-химической
сохранности документов по всем фондам для последующего принятия мер (картонирование,
консервация, реставрация, дезинфекция и т.д.) регулярно проводятся проверки наличия и
состояния
документов.
Для
учета
архивных
документов,
находящихся
в
неудовлетворительном физическом состоянии, согласно правилам организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской
Федерации [2], ведется специальная книга. Стоит отметить, что учет физического и
технического состояния архивных документов может осуществляться как на бумажном
носителе, так и в автоматизированном режиме в соответствии с установленными
реквизитами контрольно-учетных документов. Для этого создаются специальные базы
данных, в которые заносятся сведения из актов или непосредственно листов проверки
наличия и состояния дел.
При оценке технического состояния устанавливается соответствие технических
характеристик документов сведениям, содержащимся в актах технического состояния,
сопровождающих документы. Физическое состояние документов оценивают по отсутствию
или наличию типовых дефектов бумаги и/или текстов. В соответствии с номенклатурой
каждый вид повреждений имеет свой индекс: повреждения бумаги индексируют буквенными
индексами, а дефекты текста – цифровыми. Общее физическое состояние документа
оценивают по совокупности повреждений бумаги и текста, используя суммарный буквенноцифровой индекс. Так, бумага с незначительными повреждениями (группа Б), угасший текст
(группа 4), следовательно, индекс физического состояния такого документа Б-4 [4,5].
Наличие и виды дефектов бумаги или текста, внешний вид и особенности бумаги, характер и
степень ее повреждения определяют визуально при полистном просмотре дела для каждого
документа. При оценке текста обращают внимание на способ его нанесения, цвет, контраст
текста, на локальный или общий (по всему листу) характер повреждения.
Проверка физического состояния документов – это трудоемкая, долговременная
работа, которую нужно заранее тщательно планировать, контролировать и анализировать ее
ход. Архивные учреждения обязаны вести эту работу, и заинтересованы в использовании
наиболее рациональных способов ведения работы. Оценку физического состояния крупных
массивов документов можно осуществить как способом сплошной проверки всех объектов
изучаемого массива (например, всех документов фонда, но это очень сложно), так и
выборочным способом (примерно 2% от объема исследуемого массива, могут быть ошибки
репрезентативности выборки).
В настоящее время большинство архивистов сталкиваются с тем, что, к сожалению,
планы проверки наличия не всегда составляются с учетом ранее проделанной работы, не
пересматриваются по многу лет, имеют место факты длительной незавершенности работ по
отдельным фондам. Предметом пристального внимания со стороны главных хранителей
фондов должны являться организация проверки наличия документов, ее планирование (на
основе соответствующих картотек) с указанием по каждому фонду даты последней его
проверки, Также необходимо целевое выявление физического состояния приоритетных
групп документов на основе дифференцированной оценки повреждения их основы и текста.
Стоит отметить, что для автоматизированного учета физического и технического
состояния архивных документов ВНИИДАД разработал АИС «Физическое состояние
документов», но доступ к данному программному продукту осуществляется только по
договорам, заключенным непосредственно напрямую с учреждениями и организациями.
Архивы организаций, заключившие подобные договора, проводят тестирование и дают
отзывы по результатам внедрения.
Можно заметить, что для внутреннего пользования архивное учреждение может
подойти к этому вопросу самостоятельно, не прибегая к услугам сторонних разработчиков. С
этой целью сотрудники отдела внедрения и эксплуатации информационных технологий и
реставрации документов могут разработать соответствующую фактографическую базу
данных, используя инструментарий, заложенный в MS Access. К основным разделам базы
данных следует отнести: номера архивохранилищ, характеристики фонда, описи дел фонда
(ед.хр.), характеристики дела и номера дефектных листов и видов повреждений. Запуск базы
данных предполагает запуск главной кнопочной формы, на которой можно осуществить
выбор режима работы: ввод и корректировка записей в карточку, поиск записей, получение
статистических данных, формирование выходных документов, сервисные возможности.
Наибольший интерес для анализа представляют выходные формы, к которым можно
отнести: распределение дефектов по годам; список поврежденных листов; количество дел,
требующих комплекса восстановительных работ (дезинфекция, оформление обложки,
шифровка, восстановление затухающего текста и т.д.); объем выполненных работ за
определенный период. Такая СУБД позволяет осуществлять разнообразные поисковые
функции.
К слову сказать, сотрудники Государственного архива Орловской области в текущей
деятельности для внутреннего пользования успешно используют ряд собственных
разработок, разработанных в приложении MS Access. Например, БД с которой повседневно
работают сотрудники стола справок для учёта как количества обратившихся граждан, так и
объема выполненных запросов.
Рисунок 1 – БД «Учет исполнения запросов» (главная кнопочная форма)
Рисунок 2 – БД «Учет исполнения запросов»
(карточка регистрации и учета исполнения запроса)
Рисунок 3 – БД «Учет исполнения запросов»
(анкета для архивной справки)
Рисунок 4 – БД «Учет исполнения запросов»
(просмотр итогов за период по группам)
Рисунок 5 – БД «Метрическая запись»
(поиск сведений о лицах по метрической книге Иверской церкви)
Или же БД «Метрическая запись», которую используют в работе сотрудники использования
и публикации документов и читального зала.
Одной из особенностей данных БД являются скрытые таблиц, работа осуществляется
только с использованием единожды разработанных администратором кнопочных форм.
Возвращаясь к теме статьи, хотелось бы отметить, что при проектировании
информационной системы для учета наличия и состояния документов не стоит забывать о
немаловажных первых шагах проектирования информационной системы, как использование
технологии UML [3]. После разбора вариантов использования следует выделить сущности, с
которыми будет работать информационная система. Затем следует этап по преобразованию
модели сущностей в физическую модель базы данных, в котором важно разграничить
отношения «формирует» и «включает». Этап реализации информационной системы
завершается построением БД в MS Access. В конструкторе разрабатываются базовые
таблицы по физической модели, между ними устанавливаются соответствующие связи.
После схемы данных требуется разработать формы для ввода данных, спроектировать
отчеты. Завершается работа созданием главной кнопочной формы.
Таким образом, создание БД по автоматизации учета физического и технического
состояния позволит своевременно проводить контроль, целями которого являются:
˗ определение физико-химического состояния фондов архива;
˗ выработка мер по нормализации режимов хранения фондов;
˗ определение необходимых видов консервационно-профилактической обработки ед.хр.
Разрабатываемая БД позволит оптимизировать работу сотрудников отдела
обеспечения сохранности документов в части повышения качества учетных документов,
контроля за сохранностью фондов.
1.
2.
3.
4.
5.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Об архивном деле в Российской Федерации [Текст]: федер. закон от 22 октября 2004 г.
№ 125-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в
государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях
Российской академии наук. [Текст]: Утв. Приказом Министерства культуры и массовых
коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 // Бюллетень нормативных актов федеральных
органов исполнительной власти, 2007, № 20; «Российская газета», 20.05.2009, № 89)
Мекшенева Ж.В. Проектирование модуля информационной системы с использованием
языка UML / Ж.В. Мекшенева // Формирование региональной культурной политики в
контексте модернизации образования: материалы междунар. науч.-практ. конф., г. Орел.
28-29 марта 2014 г. – г.Орел, 2014. – С. 170-173.
Привалов В.Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе:
Методическое пособие [Текст] / Росархив. ВНИИДАД. – М, 2003. – 112 с.
Харитонов. А.Г. Изучение дефектов архивных документов на бумажной основе с низкой
потенциальной долговечностью и разработка технологических регламентов по их
устранению. [Текст] / Харитонов. А.Г., Привалов В.Ф. – ВНИИДАД, 2009. – 87 с.
Мекшенева Жанна Владимировна
ФГБОУ ВПО «Орловский государственный институт искусств и культуры», .г.Орел
К.э.н., доцент кафедры информатики и документоведения
Тел.:
E-mail: mzv.ru@bk.ru