Итоги проведения кадровых аудитов в органах государственной

Итоги проведения
кадровых аудитов
в органах государственной власти
Ярославской области в 2015 году
•
департамент образования
Ярославской области
• агентство по государственным
услугам Ярославской области
• департамент региональной
безопасности Ярославской
области
Направления кадровых аудитов
1.
Основные документы, регламентирующие статус и
организационно-штатную структуру органа государственной
власти
2.
Соблюдение законодательства о государственной гражданской
службе и ведение кадрового делопроизводства
3.
Работа по формированию кадрового резерва на государственной
гражданской службе
4.
Осуществление полномочий работодателя в отношении
руководителей подведомственных организаций, формирование и
использование отраслевого резерва управленческих кадров
Основные документы, регламентирующие
статус и организационно-штатную
структуру органа государственной власти
Анализ информации о:
1) создании ОИВа
2) выполняемых полномочиях и функциях
3) структуре и численности ОИВ
4) функционально подчиненных учреждениях
5) деятельности структурных подразделений
6) должностных регламентах
Основные документы, регламентирующие статус и
организационно-штатную структуру органа государственной
власти
Положение об органе государственной власти
положения о структурных подразделениях
должностные регламенты
Соблюдение законодательства о государственной
гражданской службе и ведение кадрового делопроизводства
Анализ:
1) наличия/отсутствия документов в сфере кадровой работы и
работы по противодействию коррупции
2) соответствие номенклатуры дел в кадровой сфере
установленным требованиям
3) приказов по личному составу, по личному составу, по основной
деятельности
4) личных дел (оформление, формирование, качество
приобщаемых документов)
5) трудовых книжек
6) организации процедуры аттестации
7) организации профессионального развития гражданских
служащих
Соблюдение законодательства о государственной
гражданской службе и ведение кадрового
делопроизводства
Примерный перечень документов в сфере кадровой работы:






















Штатное расписание
График отпусков (составляется ежегодно)
Реестр служащих
Положение о выплатах
Положение о защите персональных данных
Служебный распорядок, в т.ч. регулирующий вопрос о ненормированном служебном дне и
содержащий перечень должностей, которым он устанавливается
Служебные контракты и соглашения к ним
Должностные регламенты
Книга учета движения трудовых книжек
Книга учета листков временной нетрудоспособности
Приказ о комиссии по исчислению стажа (порядок образования и деятельности, состав)
Приказ о создании конкурсной (аттестационной) комиссии
Личные дела (и их регистрация)
Согласия на обработку персональных данных
Приказы по личному составу с приложением документов-оснований издания
Журнал регистрации приказов по л/с
Табель учета рабочего времени
Трудовые книжки
Карточки Т-2ГС(МС)
Журнал регистрации личных дел
Журнал выдачи удостоверений
Документы по формированию кадрового резерва
Соблюдение законодательства о государственной
гражданской службе и ведение кадрового делопроизводства
Примерный перечень документов в сфере противодействия коррупции:
 Перечень должностей с высоким риском коррупционных проявлений
 Приказ о комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию конфликта
интересов (утверждение положения о комиссии и ее персонального состава с учетом особенностей)
 Порядок уведомления о склонении к совершению коррупционных правонарушений и журнал
регистрации данных уведомлений
 Журнал учета информации о соблюдении ограничений
 План мероприятий по противодействию коррупции
 Журнал регистрации уведомлений об иной оплачиваемой работе
 Журнал регистрации заявлений в комиссию по соблюдению требований к служебному поведению и
урегулированию конфликта интересов
 Журнал регистрации уведомлений о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, со
служебными командировками и с другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с
должностным положением или исполнением служебных (должностных) обязанностей
 Журнал регистрации заявлений о выкупе подарка
 Перечень руководящих должностей, ответственных за реализацию мер по противодействию коррупции
 План работы комиссии по соблюдению требований к служебному поведению и урегулированию
конфликта интересов
 Журнал регистрации справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного
характера
 Справка о результатах анализа сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах
имущественного характера
 Правовой акт об определении ответственных структурных подразделениях (лицах) уполномоченных на
реализацию мероприятий, связанных с получением подарка
 Иные документы в соответствии с антикоррупционным законодательством
Соблюдение законодательства о государственной
гражданской службе и ведение кадрового делопроизводства
Формирование номенклатуры дел в сфере кадровой работы (приказы)
Правовая база:
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков
хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558)
Основные принципы:
 приказы по основной деятельности: создание, реорганизация или ликвидация организации,
утверждение (изменение) структуры и штатной численности, штатного расписания, по вопросам
сокращения штатной численности, создания новых структурных подразделений, установления
режима работы и внесения изменений в него, утверждения (изменения) локальных нормативных
актов организации (инструкций, правил, положений, регламентов) - имеют постоянный срок
хранения
 приказы по личному составу: прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение,
аттестация, повышение квалификации, присвоение чинов, изменение фамилии, поощрения,
награждения, оплата труда, премирование, различные выплаты, отпуска по уходу за ребенком,
длительные командировки - подлежат хранению 75 лет
 приказы о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с
обучением, дежурствах, краткосрочных командировках - имеют срок хранения 5 лет
Соблюдение законодательства о государственной
гражданской службе и ведение кадрового
делопроизводства
Формирование личных дел
Недочеты
Рекомендации
 Приобщение к личным делам
«лишних» документов, отсутствие
необходимых документов
 Руководствоваться указом Президента № 609 +
требованиями законодательства.
 Нарушение хронологии приобщения
материалов к личному делу
 Придерживаться логически-событийного принципа
формирования личного дела: приобщать документы в
хронологическом порядке , не «разрывать» набор
документов одного события документами другого
события (например, по аттестации)
 Некорректное заполнение анкеты
 Заполнять все обязательные поля
 Вместо прочерков указывать «не имею», «не владею»
 Заверять анкеты подписью кадровика
 Отсутствие оригиналов заявлений (к
приказам о приеме, переводе,
увольнении, присвоении классного
чина)
 Дополнять материалы личных дел оригиналами
заявлений
*
Соблюдение законодательства о государственной
гражданской службе и ведение кадрового делопроизводства
Рекомендации по процедуре аттестации
 По составу аттестационной комиссии: количество независимых экспертов должно
быть не менее четверти от общего количества членов комиссии:
2 представителя ОГВ + 1 представитель УГСиКП + 1 эксперта
3 представителя ОГВ + 1 представитель УГСиКП + 2 эксперта
4 представителя ОГВ + 1 представитель УГСиКП + 2 эксперта
5 представителей ОГВ + 1 представитель УГСиКП + 2 эксперта
6 представителей ОГВ + 1 представитель УГСиКП + 3 эксперта
 По вопросам:
• не должно быть вопросов, содержащих в себе ответ, слишком простых вопросов, а
также вопросов, не относящихся к профессиональной служебной деятельности,
сфере гражданской службы и противодействия коррупции;
• специалист кадровой службы должен задавать вопросы, касающиеся сферы
гражданской службы, противодействия коррупции (как правило, если в работе
служащего существуют коррупционные риски), профессионального развития;
• председатель аттестационной комиссии в первую очередь предоставляет
возможность независимым экспертам задать вопросы, которые должны быть
ориентированы на профессиональную сферу. Целесообразно, чтобы после ответа на
узкоспециализированные вопросы эксперт комментировал правильность
полученного ответа.
Соблюдение законодательства о государственной гражданской
службе и ведение кадрового делопроизводства
Вопросы профессионального развития
 Индивидуальные планы профессионального развития служащих оформляются.
Недочеты:
- указывается период обучения, а не конкретный год;
- отсутствует актуализация информации (при изменении должности, должностных
обязанностей и т.п.)
 Не везде разработана программа профессионального развития гражданских служащих,
составленная на основе индивидуальных планов проф.развития
Работа по формированию кадрового резерва на
государственной гражданской службе

•
•
•
•
Рекомендации:
Формирование и использование кадрового резерва должно
осуществляться на системной основе, которая проявляется в:
регулярной оценке перспективной потребности в кадрах
регулярной оценке потенциала и достаточности сформированного
кадрового резерва
регулярном пополнении кадрового резерва (резерв должен
формироваться не только по итогам аттестаций или конкурсов на
замещение вакантной должности и т.п.)
планировании работы по повышению квалификации лиц, состоящих
в кадровом резерве
 Аккуратно и регулярно формировать персональные дела
резервистов