Октого

Инструкция по бронированию
отелей в системе tch.oktogo.ru
Подтверждение электронной почты
Перед первым входом в систему необходимо подтвердить регистрацию в системе
через электронную почту. Для этого перейдите по ссылке в письме.
Подтверждение
электронной
почты обязательно для
каждого
сотрудника, которому
выдается доступ к
системе бронирования.
Поверяйте
правильность
написания электронной
почты!
Вход в систему бронирования отелей
Для бронирования или просмотра
доступности номеров зайдите под
Вашим логином в систему
tch.oktogo.ru
Введите Ваш логин (e-mail) и пароль
Рассмотрим подробнее интерфейс системы.
В системе доступны роли: агент (для сотрудника) и
супервайзер (для администратора).
Если Вы зашли как агент, то видите историю своих заказов:
Если Вы зашли как супервайзер, то видите всех агентов Вашего
агентства и всю историю заказов Вашего агентства:
Список агентов
Общая история заказов
Супервайзер может просмотреть профиль агентов:
Указано количество неоплаченных заказов и новые сообщения:
Чтобы прочитать новые сообщения:
У Вас есть новые сообщения.
Нажмите на ссылку, чтобы увидеть их.
Ваши коды идентификации, логин и имя Вашего менеджера в
системе:
Чтобы завершить работу или зайти в систему под другим
пользователем нажмите «Завершить работу»:
Статистика по бронированиям за выбранный период:
Чтобы начать оформление бронирования, проверить
доступность номеров, нажмите:
Открылась форма поиска
Укажите данные для поиска: город, даты заезда и выезда, количество
номеров и человек в номере:
Выбор города
Выберите город из выпадающего списка, чтобы система правильно
поняла Ваш запрос:
Можно добавить ещё номер:
Вы ввели данные для поиска – нажмите
Сейчас найдём!
Перед Вам результаты поиска
Поиск легко можно начать заново:
Результаты поиска включают в себя только отели,
доступные для моментального бронирования.
В случае, если в системе бронирования tch.oktogo.ru отсутствует требуемый
клиенту отель, или клиент запрашивает групповое размещение (более 4
номеров),
агент может направить запрос на электронный
адрес tch@oktogo.ru или b2bsupport@oktogo.ru.
По данному запросу в системе «Октого» при возможности будет создан заказ и
будут оформляться электронные документы НСАВ-ТКП.
Если вас не устроила цена или вы нашли цену ниже, чем в системе
бронирования tch.oktogo.ru, также незамедлительно сообщите нам об этом.
Укажите стоимость номера:
Найдите конкретный отель по адресу или названию:
Отфильтруйте отели по наличию удобств:
Выберите нужные удобства из списка:
Отсортируйте отели по рейтингу, цене и звездности:
Посмотрите отели на карте, если у вас запрос по
территориальному расположению отеля:
Посмотрите подробную информацию об отеле:
Сообщайте клиенту максимум информации про отель, в который он собирается.
Покажите фотографии, расположение на карте, описание, отзывы и рейтинг
TripAdvisor.
Описание отеля:
Чтобы распечатать карту для клиента, нажмите «Печать»:
Отзывы туристов:
Фотографии отеля:
Проверьте доступность номеров:
Выберите тип номера и нажмите
Бронирование можно также начать
на странице результатов поиска:
Откроется страница оформления заказа:
Вы можете вернуться к форме или результатам поиска:
Или начать оформление бронирования.
Обратите внимание на условия отмены:
Заполните данные клиентов:
В контактных данных
необходимо указать
телефон, по которому
можно дозвониться до
ответственного лица за
данное бронирование в
случае непредвиденных
ситуаций.
Помните, что служба поддержки работает 24/7 и при возникновении каких-либо
вопросов, клиент незамедлительно должен связаться со службой поддержки.
Телефоны указаны в ваучере.
Вы можете оформить бронирование с отложенной оплатой:
Заказ с
отложенной
оплатой
необходимо
оплатить до
наступления
штрафных
санкций отеля!
Ваучер и ЕМД будут
доступны в системе после
того, как вы нажмете
«оплатить».
Оплата заказа производится
ТКП.
Оформление бронирования
1. Можно вводить данные о клиенте кириллицей
– идет автоматический перевод.
2. Очень внимательно все проверьте! Дату,
фамилии и имена клиентов, сумму заказа.
3. После нажатия кнопки «забронировать» заказ
подтвержден и оформлен. Отмена будет
возможна строго в рамках правил отмены.
Бронирование совершено!
Вы снова на странице истории заказов. Ваш заказ вверху списка.
В правой части окна отображаются детали заказа.
В деталях заказа Вы видите ссылки
на необходимые документы:
Для заселения в гостиницу клиенту необходим ваучер:
Персонализация ваучера:
В системе tch.oktogo.ru вы можете персонализировать ваучер – добавить
логотип вашей компании в ваучер.
Если вас заинтересовала такая возможность, необходимо выслать логотип,
удовлетворяющий техническим требованиям:
1. Формат - .png
2. Высота и ширина не должны превышать следующих размеров:
Высота 120, ширина 590 пикселей (максимум)
Отправить ваш логотип по электронному адресу tch@oktogo.ru или
b2bsupport@oktogo.ru.
Распечатайте квитанцию электронного документа НСАВ-ТКП
Для этого нажмите «Скачать электронный документ».
Для отмененных бронирований можно скачать справку о возврате.
Важно! НДС в ЕМД:
При оформлении в системе «Октого» гостиничных услуг реализована
доработка по отражению информации об НДС в квитанции электронного
документа НСАВ-ТКП.
Информация отражается в графе «Примечания» квитанции электронного
документа в случае создания заказа проживания в гостиницах на территории
РФ.
Детали по запросу закрывающих документов:
Информируем Вас о реализации в системе продажи гостиничных услуг Октого доработки по
обеспечению возможности запроса закрывающих документов для агентов или конечных
юридических лиц.
Автоматизирован запрос от агента в адрес Октого на получение закрывающих документов.
1.
2.
3.
Запрос может быть сформирован по российским отелям, которые являются
плательщиками НДС, после создания бронирования.
Агент может запросить закрывающие документы в системе Октого нажатием кнопки
«Заказать закрывающие документы» и ввести реквизиты юр лица, на которое
документы будут выставлены.
Закрывающие документы оформляются после выезда клиента.
Для предупреждения опечаток внедрена валидация ИНН и КПП по количеству знаков, а
также имеется возможность редактирования данных.
•
•
•
С 1 января 2014 Октого предоставляет данный сервис для всех агентств, использующих
ЭДО через оператора Тензор.
Если закрывающие документы должны быть оформлены на конечного получателя
услуг (юр. лицо) на бумажном носителе с последующей отправкой в адрес, указанный
в запросе.
Если закрывающие документы будут выставляться на бумаге на конечное юр лицо, то
отправка документов конечному юр лицу будет осуществлена по почте по указанному
почтовому адресу в срок не позднее 60 дней от даты выезда клиента.
Детали по запросу закрывающих документов:
На агента (например) 01АВБ
– реквизиты берутся из
системы ТКП-Информ
На конечного клиента –
необходимо ввести
реквизиты конечного
юридического лица
Отмена бронирования возможна строго в соответствии с
правилами отеля:
Нажмите «Отменить заказ»,
подтвердите отмену.
Внимательно читайте
правила отмены!
Рассмотрим работу со списком бронирований:
Вы можете отфильтровать и отсортировать бронирования в списке по дате создания,
дате наступления штрафных санкций, стоимости бронирования и пр.
Вы можете сохранить отчёт по бронированиям в формате Excel:
Вот так
выглядит
отчёт в Excel:
детализация по
каждой брони
Если у Вас возникли вопросы
Звоните: (495) 640-49-13, (812) 647-08-06, 8-800-555-99-65
Наша поддержка работает 24/7!
Представьтесь, сообщите, что выработаете с нами через ТКП
и опишите Ваш вопрос.
Пишите: поддержка агентств tch@oktogo.ru
Важно!
•
•
•
•
•
Если у вас возникла ошибка при бронировании,
Позвоните нам!
Что-то не получилось
Не можете найти интересующий вас отель
8 800 555-99-65
Нужна помощь при бронировании
Представьтесь, сообщите, что вы
Вам одиноко 
работаете с нами через ТКП и опишите
Ваш вопрос.
Пожалуйста, напишите нам:
- какие отели пользуются повышенным спросом,
- каких отелей не хватает в нашей системе либо не хватает доступности по ним,
- какие города востребованы, но представлены недостаточным ассортиментом у
нас (и, соответственно, какие требования у клиентов к объекту размещения)
- по каким отелям вы не находили самые низкие тарифы?
Мы заинтересованы в расширении отельной базы, согласно вашим запросам.
Команда Oktogo.ru благодарит вас за сотрудничество и желает отличных продаж!
Регламент по работе с системой
бронирования tch.oktogo.ru
Как партнеру связаться с Oktogo.ru?
Необходимо назвать номер бронирования, Ваше имя, сообщите, что вы
работаете с нами через ТКП .
По вопросам бронирования:
b2bsupport@oktogo.ru
Телефоны службы поддержки 24/7:
(495) 640 49 13
(812) 647 08 06
8 800 555 99 65
По вопросам технической поддержки, групповым и сложным запросам, а
также по работе с системой и обучение, вы можете связаться со старшим
специалистом по ТКП:
maria.shelkova@oktogo.ru
(495) 640-49-13 доб. 231
Шелкова Мария
Регламент по времени обработки запросов
запросы на дополнительные пожелания/уточнения/корректировки должны быть
отправлены нам:
- на b2bsupport@oktogo.ru
- либо созданы как комментарий к брони через систему tch.oktogo.ru
Время обработки запросов по раннему/позднему
заезду/выезду, добавление завтрака зависит от даты заезда и
типа запроса:
- если заезд сегодня: обработка запроса в течение 1-2 часов
- если заезд в ближайшие 3-е суток: обработка запроса в
течение 3-6 часов
- если заезд более чем через 3-е суток: обработка запроса
может быть произведена в срок до 48 часов. По отелю через
зарубежного поставщика - максимально до 72часов.
Обработка запроса на дополнительное пожелание к
бронированию (например, тип кровати, некурящий номер и
т.д.) отеля производится в течение 24 часов, по отелю через
зарубежного поставщика - в течение 48 часов.
Обработка запроса на
дополнительное пожелание к
бронированию (например, тип
кровати, некурящий номер и
т.д.) отеля производится в
течение 24 часов, по отелю
через зарубежного поставщика в течение 48 часов.
Данные условия обусловлены
правилами принимающей
стороны. Мы всегда стараемся
предоставить Вам ответ в
кратчайшие сроки.
Как партнер совершает бронирование?
• Все бронирования осуществляются только через систему
бронирования.
• Каждый сотрудник заходит под своим личным логином и паролем.
• Бронирования по телефону не совершаются.
• Ранний заезд и поздний выезд осуществляется бронированием
дополнительного дня (гарантировано) через систему бронирования.
Или с оплатой на месте в зависимости от наличия мест в гостинице.
Как партнер вносит изменения или
отменяет бронирование?
Все изменения в существующем бронировании производятся
сотрудником в системе самостоятельно через отмену в рамках
условий отмены.
Продление бронирования осуществляется бронированием
дополнительных дней (новое бронирование).
Спасибо за внимание!
tch.oktogo.ru
tch@oktogo.ru