Архивное Дело - Функции системы

Кредитный
документооборот и
электронный архив на
IBM FileNet
Процедура выдачи кредита
юридическому лицу
Путь кредитной заявки
Юристы
Служба
безопасности
Фин. анализ
Клиент
Менеджер
Залоги
Риски
Путь кредитной заявки
Юристы
Служба
безопасности
Кредитный
Комитет
Фин. анализ
Кредитная
заявка
Залоги
Риски
Недостатки процесса
1. У каждого свое бумажное досье
2. Задержки в связи с предоставлением
неполного пакета документов
3. Временные затраты на копирование и подписание
4. Сложность поиска истории согласований и
оригиналов документов
Задача: Автоматизация процедур рассмотрения и
выдачи кредитов корпоративным клиентам
Цели:
1. Повышение контроля над процессом обработки
заявки
2. Ускорение процедуры обработки заявки
3. Минимизация человеческого фактора
4. Контроль соблюдения исполнения обязательных
условий и мониторингов
Путь автоматизированной кредитной
заявки
Юристы
СБ
Фин. анализ
Кредитный
Комитет
Клиент
Менеджер
Сканирование
Риски
Электронная
кредитная заявка
Залоги
Система покрывает следующие процессы:
• Формирование электронного досье клиента
• Формирование электронного досье по сделке
• Согласование заявок на установление лимита
• Сопровождение сделки
Документы ДСП
• Четкое разграничение доступа
• Минимизация вероятности утечки информации
Согласование заявок на установление
лимита
Анализ загрузки сотрудников
У кого сколько клиентов в работе?
Как быстро обрабатываются документы?
Реестры
Система позволяет вести и отслеживать необходимые
реестры:
• Реестр проверки обеспечения
• Реестр обновления документов
• Реестр мониторинга кредитного досье
…..
Для Банка
Формализация бизнес-процесса
Минимизация влияния человеческого фактора
Повышение эффективности процедур
Логирование – кто, что, когда сделал
Повышение безопасности – ограничение доступа к оригиналам
документов, защита от печати сканированных копий
Отдел обслуживания клиентов
Деп. по работе с залогом
Деп. Финансового анализа
Юристы
Риски
Служба сопровождения
Служба безопасности
Возможности интеграции
Возможности интеграции
Информационно аналитическая система
АБС
Система бюджетирования
CRM
Возможности развития
Возможности развития
Инструмент хорошо масштабируемый и позволяет в
последствии перейти к решению следующих задач:
• Организация «кредитного конвейера» для физ. лиц.
• Хранилище для электронных документов СКС (мемориальных
ордеров и т.д.), уход от их ежедневной печати и хранения на
складе
• Организация общего документооборота в банке (замена
действующему Lotus решению)
• Другие бизнес процессы
Электронный архив на IBM
FileNet
Сколько стоит содержание обычного архива?
Сколько стоит содержание обычного архива?
- помещение
- бумага
- люди
Как это может работать?
- Документы не печатаются и не теряются
- Подписываются ЭЦП
- Все помещения заменит сервер
Архивное Дело - Назначение системы
 Ведение электронного архива организации
 Учет и хранение дел и документов,
вышедших из оперативного делопроизводства
 Обеспечение сохранности документов,
повышения эффективности их использования
 Разграничение доступа пользователей к
функциям и ресурсам электронного архива, а
также к документам, находящимся на хранении в
архиве
Архивное Дело - Функции системы
Автоматизация формирования и ведения:
- номенклатуры дел: создание сводных номенклатур и
номенклатур структурных единиц
- описей дел: создание различных типов описей дел,
помещённых в архив
Архивное Дело - Функции системы
 Формирование дел: хранение информации о делах, связь между
документами и делами
Архивное Дело - Функции системы
 Управление доступом пользователей к документам архива: доступ
читателей к архивным документам на основании заявки, утверждаемой
архивистом
Архивное Дело - Функции системы
 Контроль выдачи дел из архива бумажных документов: ввод и
хранение информации о выдаче
Архивное Дело - Функции системы
 Топографирование физического архива: хранение информации о
структуре физического хранилища, привязка электронных документов к его
элементам
Архивное Дело - Функции системы
 Контроль сроков хранения дел и выделение дел к уничтожению:
автоматический мониторинг сроков хранения дел, создание и
рассылка задач на уничтожение дел, формирование актов об
уничтожении
Архивное Дело - Функции системы
 Поиск информации в архиве: фильтрование списков,
расширенный и полнотекстовый поиск
Архивное Дело - Функции системы
 Печатные формы для объектов архива: экспорт информации о
документах, делах, описях, актах и номенклатурах в
стандартизованные документы Word
 Акт о выделении документов к уничтожению
 Внутренняя опись документов дела
 Описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
 Описи дел по личному составу
 Описи дел постоянного хранения
 Лист-заверитель
 Лист использования
 Номенклатура дел организации и подразделений
Архивное Дело - Интеграция
Для сохранения документа в
системе «Архивное Дело» внешняя
система или оператор должны
передать веб-сервису Архива XML
объект.
«Модуль сканирования» на базе продуктов ABBYY, легко
интегрируемый с приложением «Архивное Дело», позволяет решать
следующие задачи:
Сканирование документов на бумажных носителях
Распознавание и верификацию документов
Экспорт распознанных данных и отсканированных образов в
хранилище.FileNet
Архивное Дело - Преимущества
Снижение объёма бумажного архива
Повышение оперативности и управляемости
документационных процессов в архиве организации
Улучшения возможностей по оперативному поиску
документов
Обеспечение безопасности, конфиденциальности и
целостности информационных ресурсов организации
Экономия бумаги – спасает дерево!
Электронный документооборот – спасает
целый лес!
Спасибо за внимание!
Более подробную информацию можно получить:
Жолнеркевич Юрий Николаевич
Руководитель проектов
Тел.:
+375 29 217 33 33
Email: yzhalnerkevich@iba.by