KPI системы электронного документооборота Докладчик Ф.В.Краснов 2009 г. 1 Проблемные области Отсутствует единая интегрированная среда обмена данными с Управляющей компанией. Отчеты от Операционных компаний пересылаются посредством Email. Руководители операционных компаний не имеют возможности быстро получить интересующую их информацию по готовящимся собраниям. Требуется запрос через Секретаря. Согласование документов проводится в устном виде и на бумаге, что замедляет принятие решений. Отсутствует единый справочник сотрудников ГК. Найти телефон, email, ФИО сотрудника – трудоемкая задача. Отсутствует общий периметр информационной безопасности. Недостаточный контроль за хождением информации через незащищенные сети. Отсутствует возможность контролировать исполнение Поручений по Протоколам и Служебным запискам на уровне между УК и операционными компаниями. Комплексно эти проблемы решаются с помощью внедрения системы электронного документооборота (СЭДО) 2 Базовые технологии Объединенная ЛВС (технология VPN) АКАДО-Столица АКАДО АКАДО Телеком Автоматизация базовых управленческих процессов БД «Служебные Записки» БД «Справочник» БД «Поручения» БД «Согласование» Единая СЭДО (технология IBM Lotus) Каждая компания может иметь помимо базовых свои технологии и управленческие процессы. 3 Базовые функции СЭДО Связь со штатным расписанием Уведомления о возникающих событиях Напоминания о необходимости выполнения каких либо Действий Отслеживание времени нахождения документа на этапе Отчеты о ходе процесса 4 Мобильность доступа к СЭДО Из ЛВС (все функции) Из дома или мобильного офиса (все функции) В дороге с мобильного телефона и КПК (уведомления, календарь, почта) Из Интернет-кафе (ограничено, без возможности сохранения информации) 5 Базовый управленческий процесс Накладывает резолюцию Подписывает СЗ Составляет СЗ Нач11 Исп211 Рук0 Согласует СЗ Исп212 Отдает поручения Нач12 Перепоручает Исп221 Исполняет поручения 6 TOP -10 Исполнителей поручений Организация Компания 1 Сотрудник Казаков, Юрий Павлович Исполнено поручений 211 Компания 2 Казина, Александра Никандровна 204 Компания 1 Казовский, Михаил Григорьевич 185 Компания 1 Каллаш, Владимир Владимирович 182 Компания 2 Каменевич, Тимофей Павлович 89 Компания 2 Каминский, Виктор Кириллович 66 Компания 2 Капнист, Павел Александрович 65 Компания 3 Карабчевский, Николай Платонович 22 Компания 3 Карамзин, Николай Михайлович 21 Компания 3 Каратыгин, Евгений Сергеевич 19 7 TOP -10 Писателей СЗ Организация Сотрудник Написал СЗ, шт. Компания 2 Аблесимов, Александр Онисимович Компания 1 Абрамов, Фёдор Александрович 54 Компания 1 Авдеев, Михаил Васильевич 50 Компания 2 Авенариус, Василий Петрович 32 Компания 2 Аверинцев, Сергей Сергеевич 28 Компания 2 Аверкиев, Дмитрий Васильевич 24 Компания 3 Аверченко, Аркадий Тимофеевич 10 Компания 3 Авсеенко, Василий Григорьевич 10 Компания 3 Автократов, Серафим Петрович 9 158 8 Активные пользователи Организация Активные участники СЭДО Компания 1 28% Компания 2 67% Компания 3 63% 9 Детализация активности 300 250 200 150 100 50 1 7 13 19 25 31 37 43 49 55 61 67 73 79 85 91 97 103 109 115 121 127 133 139 145 151 157 163 169 175 181 187 193 199 205 211 217 223 229 235 241 247 253 259 265 271 277 283 289 0 как Исполнитель СЗ как Начальник как Руководитель Согласование как Исполнитель поручения как Автор поручения 10 Сегментация пользователей Развиваем Обучаем Контролируем Наказываем 11 Вопросы Как повышать производительность труда с помощью СЭДО? Написать СЗ или Email, или позвонить, или IM Где баланс между бюрократией и порядком? Неисполнение поручений, нерассмотренные и неподписанные СЗ. Как построить обучение СЭДО? Обучать тех кто пользуется, или тех кто не пользуется, или тех кто неправильно пользуется. Как выявлять процессы не свойственные СЭДО? Сквозные процессы, производственные процессы, Каковы качественные и количественные показатели СЭДО? 12