«eDocLib: Актив Бизнес» Эффективное решение задач документооборота, управления задачами, CRM и Service Desk с коротким циклом внедрения. «Корпоративные Системы-Консалтинг» г.Барнаул 2010 Какие бизнес-процессы требуется автоматизировать предприятию малого и среднего бизнеса: Работа с коммерческими документами: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Договоры, Дополнительные соглашения, Акты. Договоры и счета на закупку, Договоры субподряда, с\ф, накладные и т.п. Согласование проектов коммерческих документов. Контроль сроков оплаты, примерный график платежей/поступлений. Контроль возврата и учет оригиналов документов. Организация взаимодействия по исполнению документов: задачи, поручения, контроль исполнения. Какие бизнес-процессы требуется автоматизировать предприятию малого и среднего бизнеса: Основные процессы управления взаимоотношения с клиентами (CRM): ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Единая база клиентов и контактов. Ведение в единой базе данных полного цикла общения с Заказчиком от потенциального интереса до договора. Автоматическое сохранение в единой базе всей переписки сотрудников с клиентами. Рассылки по клиентам. Автоматизация работы службы сервиса/ технической поддержки: учет обращений в сервис, заявок на обслуживание, организация работы по обращению/заявке, контроль исполнения и т.п. (help desk/service desk) Какие бизнес-процессы требуется автоматизировать предприятию малого и среднего бизнеса: Базовый документооборот предприятия: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Ведение официальных входящих и исходящих писем. Ведение внутренних документов: приказы, служебные записки, авансовые отчеты, доверенности, общие документы и справочная информация и т.п. Общая база электронных документов, файлов шаблонов и т.п. Визирование и согласование документов. Задачи, поручения и контроль исполнения. Обычное решение не дешево: Применение специализированной системы для ведения базового документооборота и учета договоров («Дело», «Евфрат», «БОСС-Референт» и т.п.). Средняя стоимость лицензий 6000-8000 руб. за рабочее место. 2. Использование CRM-систем для обеспечения функций управления взаимоотношения с клиентами и автоматизации службы сервиса («Terrasoft CRM», «MS Dynamics CRM» и т.п.). Стоимость лицензий от 12000 руб. и выше. 3. Использование «сетевых папок» для хранения общих файлов, шаблонов, нормативной и справочной информации (не надежно и трудно управляемо). 1. Экономичное и эффективное решение с коротким циклом внедрения: «eDocLib: Актив Бизнес» – готовое решение, разработанное компанией «КСКонсалтиг» на основе своего 10-и летнего опыта, на базе системы eDocLib, охватывающее все три блока задач, готовое к масштабированию с ростом бизнеса, использующее самые современные технологии, со стоимостью лицензии менее 3000 руб. за рабочее место. Архитектура решения Управление документами и заданиями. •Базовый документооборот малого предприятия •Управление договорами. •Управление коммерческими документами. •Контроль исполнения документов. •Управление заданиями. MS Outlook – работа с e-mail, off-line хранение контактов, задач, напоминаний, синхронизация с КПК. Управление взаимоотношениями с клиентами •Создание единого информационного пространства для всех сотрудников, причастных к процессу продаж и обслуживания клиентов. •Ведение полного «досье» по контрагенту в единой базе данных. •Контроль работы менеджеров. Конфигурация «eDocLib: Актив Бизнес » eDocLib – единая точка хранения информации компании Модуль интеграции с MS Outlook •Ручная автоматическая и регистрация (отражение) переписки по e-mail. •Автоматическая отправка документов из eDocLib по e-mail. •Автоматическая и ручная синхронизация контактов. •Синхронизация задач. •Синхронизация задач и контактов с КПК. Интеграция с MS Outlook «eDocLib: Актив Бизнес» - управление документами и заданиями 1.Решает базовые задачи автоматизации документооборота и делопроизводства. 2.Расширяет возможности конфигурации «eDocLib: Документооборот». 3.Автоматизирует работу с договорами: контроль исполнения договорных обязательств, систематизирует документы по затратам и закупкам по договору, организует согласование и взаимодействие по исполнению договоров. 4.Помогает систематизировать счета, с\ф, акты, накладные (продажа и закупка), контролировать оплату, формировать плановый график оплат и поступлений, отслеживать возврат оригиналов бухгалтерских документов. 5.Является средством организации взаимодействия сотрудников, контроля исполнения задач и поручений. 6.Выполняет роль единой точки хранения электронных документов (информации) компании. «eDocLib: Актив Бизнес» - элементы CRM, управление продажами Организация работы менеджера по продажам • Отработка запросов потенциальных клиентов, работа по активным продажам. • Автоматическая аккумуляция переписки относительно коммерческих предложений, заказов и т.п. • Организация работы с клиентом в компании: планирование действий собственных действий и коллег, задачи, звонки, рассылки информации и т.п. • Формирование коммерческих предложений. • Составление и согласование проектов договоров. Исчерпывающая информация о работе с клиентом любого сотрудника. Переписка по email, предложения, уточнение заказа Телемаркетинг. Активный «прозвон», прием заявок Заказчиков. Менеджер по продажам. Работа с предварительным интересом Заказчиков и заявками клиентов. Звонки, встречи, Задачи по работе с переговоры… Заказчиком - «созвониться по поводу презентации», - «уточнить бюджет», - «не забыть поздравить с проф. праздником»… Согласование договоров «eDocLib: Актив Бизнес» - элементы CRM, управление продажами Ведение коммерческих документов • Визирование и согласование договорных документов • Автоматическая аккумуляция переписки относительно договоров. • Ведение документов по договорам: акты, счета, с\ф, накладные, документы по закупкам по договору. • Отслеживание возвратов оригиналов и передачи документов внутри организации. • Формирование заданий по исполнению договора. • Контроль исполнения договорных обязательств. Менеджер по продажам. Работа с коммерческими документами Доступность и прозрачность информации, документов, действий Управление заданиями и контроль исполнения документов. Движение оригинала документа Задания по исполнению договора Связанные документы: акты, с\ф, счета, заявки, доп.соглашения… Возможности модуля синхронизации с Outlook 1. 2. 3. 4. 5. Автоматически регистрирует (погружает) из Outlook на рабочих местах сотрудников сообщения e-mail в «eDocLib: Актив Бизнес», если сообщение связано с каким либо документом в eDocLib. При этом, вся последующая переписка автоматически связывается с первичным документом (договором, возможной сделкой, обращением в сервис и т.п.) Ручная регистрация отдельных e-mail или нескольких сообщений из Outlook «одним нажатием» с возможностью связать сообщение с документом в «eDocLib: Актив Бизнес». Автоматическая отправка сообщений по e-mail из в «eDocLib: Актив Бизнес». Автоматическая синхронизация Контактов в Outlook на рабочих местах сотрудников со справочником организаций и контактов в «eDocLib: Актив Бизнес». Последующая синхронизация контактов из Outlook КПК и т.п. мобильные устройства. Синхронизация задач и напоминаний из «eDocLib: Актив Бизнес» в Outlook. Последующая синхронизация контактов из Outlook КПК и т.п. мобильные устройства. Единая точка хранения Контактов, Задач, Документов. Возможности развития «eDocLib: Актив Бизнес» В ближайших версиях eDocLib и конфигурации «Актив Бизнес»: 1. Функции календарного планирования и планирования рабочего дня. 2. Более тесная интеграция с MS Outlook: просмотр личных папок и документов eDocLib из дерева папок Outlook. 3. Опция централизованной рассылки и регистрации: централизованная рассылка по email уведомлений клиентам о событиях в системе (например, о ходе рассмотрения заявки с службу сервиса), регистрация на сервере сообщений e-mail, поступивших на общие адреса компании и т.п. На основе базовой конфигурации Заказчик может самостоятельно: 1. Создавать неограниченное число специфических типов и групп документов. 2. Изменять экранные формы, создавать печатные формы документов и отчетов. 3. Каждый пользователь может самостоятельно создавать свое рабочее пространство: личные папки, подписки на документы и события системы. 4. Интегрировать «eDocLib: Актив Бизнес» с другими приложениями, используя полнофункциональное API системы. Смотрите дополнительную информацию 1. 2. 3. 4. 5. Информация о платформе eDocLib на сайте разработчика системы https://www.eos.ru/eos_products/eos_eDocLib/ Информация о платформе eDocLib на сайте нашей компании - http://www.csconsult.ru/products/edoclib.html Описание основных возможностей управления документами и презентация «eDocLib: Документооборот» - http://www.cs-consult.ru/products/edoclib/edoclibdocumentooborot.html Демонстрационные версии и документация по системе eDocLib - http://www.csconsult.ru/products/edoclib/demoversii-edoclib.html В ближайшее время на нашем сайте будут размещены подробные презентации по решению «eDocLib: Актив Бизнес» и демонстрационная версия решения. «Корпоративные Системы – Консалтинг» WWW.CS-CONSULT.RU 656049 г. Барнаул, ул. Интернациональная, 110, 3 этаж Тел: 8(3852) 290-371,604-990 delo@cs-consult.ru