Группа компаний АйТи РЕШЕНИЕ «ЛОГИКА ECM. ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ» ДЛЯ СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ХРАНИЛИЩ ФИНАНСОВЫХ ДОКУМЕНТОВ НА БАЗЕ РЕШЕНИЙ IBM FILENET. ОПЫТ ПРОЕКТОВ Артур Панчоян Архитектор решений ГК АйТи О КОМПАНИИ «ЛОГИКА БИЗНЕСА» IBM Premier Business Partner Единственный авторизованный партнер в России по ECM ABBYY Corporate Projects Platinum Partner Первый «платиновый партнер» ABBYY Основана в декабре 2011 года, входит в ГК АйТи Инновационная компания, работает на стыке управленческих и информационных технологий Использует самые современные разработки и тренды глобального ИТ-рынка Ваш партнер №1 в области управления корпоративным контентом (ECM) Более 500 заказчиков Разработчик ECM-семейства «Логика ECM» (ранее «БОСС-Референт») 6 мая 2016 г. | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 2 ГК АйТи FileNet, Content Analytics Notes/Domino, Content Analytics СЕРВИСНАЯ ПЛАТФОРМА СКВОЗНЫЕ РЕШЕНИЯ ГК АйТи «ЛОГИКА ЭХД. ФИНАНСОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ» КОНСОЛИДАЦИЯ ФИНАНСОВОЙ ФУНКЦИИ Оперативная доставка документов из отдаленных подразделений Исключение потери документов, как на этапе сбора, так и при хранении Единый централизованный архив электронных копий Сокращение сроков поиска, сбора документов за период, подготовки финансовых отчетов и актов сверки Устранение затрат, связанных с децентрализованной обработкой финансовых документов 6 мая 2016 г. | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 4 ГК АйТи БИЗНЕС-ПРОЦЕСС 1. УДАЛЕННЫЙ ФРОНТ-ОФИС 2. СЕРВЕР РАСПОЗНАВАНИЯ И ВЕРИФИКАЦИИ Прием и сканирование первичной бухгалтерской документации Распознавание атрибутов, проверка правил, проверка правильности распознавания атрибутов Верификатором 4. АРХИВ ПРЕДПРИЯТИЯ 3. ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ БУХГАЛТЕРИЯ Фиксация в ЭА места хранения документа в Архиве предприятия, изъятие, контроль сроков, уничтожение Получение, согласование, отражение в учете, передача документов КА, история согласования, изменения, контроль версий, печать, выгрузка, подбор для контролирующих органов 6 мая 2016 г. | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 5 ГК АйТи БУМАЖНЫЙ ОБМЕН ПЕРВИЧНЫМИ БУХГАЛТЕРСКИМИ ДОКУМЕНТАМИ КОНТРАГЕНТ А КОНТРАГЕНТ А ОБЪЕДИНЕННЫЙ ЦЕНТР ОБСЛУЖИВАНИЯ КОНТРАГЕНТ D КОНТРАГЕНТ С 6 мая 2016 г. | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 6 ГК АйТи ПРОГРАММНАЯ АРХИТЕКТУРА РЕШЕНИЯ Подсистема сканирования и распознавания Подсистема загрузки документов Решение для юридически значимого документооборота Подсистема интеграции Подсистема хранения и управления документами Поисковая подсистема Подсистема управления бизнес-процессами Архив финансовой документации Подсистема построения отчетов 6 мая 2016 г. | ЛОГИКА БИЗНЕСА | 7 ОАО «СЗМН» Организация ввода, хранения, управления и поиска электронных копий документов в связке с данными КИС Галактика Связь электронного хранилища и учетной системы Обеспечение безбумажного документооборота с бухгалтерией Автоматизация формирования подборок документов Экономия времени сотрудников за счет минимизации ручной работы и автоматизации рутинных процедур (за счет сканирования и распознавания) Автоматизация архивного дела Создание основы для дальнейшей оптимизации бизнеспроцессов в части снижения бумажного документооборота Списание в дело Штрихкодирование Обработка бухгалтером Сканирование Обработка куратором Полнотекстовое распознавание Атрибутивное распознавание Верификация Связь с учетной системой Загрузка в хранилище Нанесение этикеток со штрихкодами Печать документа из УС со штрихкодом Сканирование Автоматическое разделение на отдельные документы Строго структурированные документы Определение типа документа и его полей (атрибутов) Верификация/ручной ввод Неструктурированные документы Создан единый архив первичных документов, интегрированный с учетной системой В системе работают 1000+ сотрудников Упростился поиск необходимых документов как для использования в повседневной работе, так и для предоставления по запросу контролирующих органов Реализовано гибкое разделение доступа к документам сотрудников, принимающих участие в жизненном цикле обработки документа на различных его этапах Автоматизация процессов обработки первичной бухгалтерской документации Информационная система сканирования, распознавания, передачи и хранения скан-образов финансовой документации на базе ПО ABBYY FlexiCapture и IBM FileNet (статус проекта и направления развития) г. Москва 13.02.2014 г. Ц ел и и з а д а ч и п р о е к т а 1. Создать единое защищенное информационное пространство для регистрации, обработки и хранения скан-образов первичных финансовых документов ООО «РН-Учет» – т.н. единый электронный архив. 2. Реализовать организационно-технических мероприятия по повышению эффективности ведения учетной функции благодаря выводу учета предприятий-Заказчиков Общества из "дорогих" регионов обслуживания в "дешевые". Централизация учетной функции. 3. Обеспечить сквозную интеграцию единого электронного архива с типовыми учетными системами ООО «РН-Учет» на базе платформы 1С:Предприятие 8. 4. Радикально снизить сроки предоставления первичных документов работникам бухгалтерии для осуществления ими операций в учетных системах, а также трудоемкость формирования подборки первичных документов по запросам контролирующих органов. 5. Перейти на электронный юридически значимый документооборот с ФНС РФ в рамках проведения мероприятий налогового контроля и регулярного взаимодействия с налоговыми органами. 15 Стат ус проек та на начал о 2014 года г. Губкинский г. Нижневартовск г. Нягань г. Усинск г. Москва г. Самара ХМАО г. Рязань г. Саратов г. Красноярск г. Бузулук г. Новокуйбышевск г. Краснодар Проект инициирован в 2011 году. Электронное хранилище размещено на базе филиала ООО «РН-Учет» в г. Самара. Развернуты 12 точек сканирования и передачи документов по каналам связи. На базе Самарского филиала уже централизован учет 30-ти региональных предприятий-заказчиков. Система автоматически распознает порядка 15 документов. Сегодня продолжаются работы по централизации в 2014 году учетной функции с использованием функционала ИС ЭХД еще для 34-х предприятий группы Роснефть, включая дочерние общества с филиальной структурой ЗАО «РН-Транс» и ООО «РН-Информ». 16 Эффект проекта Радикально снизились риски потери и порчи документов, вследствие снижения объемов использования «бумажных» документов. Возросли скорость поиска документов и уровень релевантности поисковых запросов, вследствие перехода к поиску в электронных архивах по большому количеству реквизитов (вплоть до полнотекстового поиска) вместо поиска в бумажных архивах, упорядоченных по двум-трем реквизитам. Сократились затраты на содержание архива электронных документов, вследствие использования единого централизованного архива вместо разрозненных локальных архивов. Сократилось время между поступлением документа и его отражением в учете, вследствие многократно возросшей скорости движения электронного образа документа между участками учета. Снизились совокупные затраты на ведение учета, вследствие разнесения в пространстве мест приема и мест учета операций на основании документов, что позволило осуществлять учет в местах, где затраты на персонал ниже. Существенно уменьшились накладные расходы на обработку и логистику первичных бухгалтерских документов, вследствие того, что многократно снизились потребности по перемещению бумажных документов после их отражения в учете. 17 06.05.2016 Группа компаний АйТи Спасибо за внимание! Вопросы? Артур Панчоян Архитектор решений