Логика ECM. Финансовые документы Тип: PDF, Размер

Логика ECM. Финансовые документы
Это решение для эффективного управления финансовым
документооборотом и консолидации финансовой функции на платформе IBM FileNet. Система обеспечивает
централизованную обработку и хранение финансовых
документов и доступ к ним в организациях любого масштаба, в том числе территориально распределенных.
Одно из важнейших условий обеспечения эффективной
деятельности любой организации — качество работы
с финансовой документацией. Большинство крупных
организаций и холдингов для обработки первичной
финансовой документации (счетов, счетов-фактур и
прочих) переходит к использованию централизованной
бухгалтерии.
Централизация означает, что десятки филиальных бухгалтерий объединяются в несколько сервисных центров,
которые обслуживают несколько филиалов и дочерних
компаний. Такая консолидация ресурсов в несколько раз
сокращает штат бухгалтеров, что существенно снижает
затраты на ведение всех бухгалтерских операций.
Однако ни один бухгалтер не сможет работать без «первички». В случае создания центров обработки бухгалтерской документации «первичку» необходимо доставлять
с мест возникновения документов в центры обработки
Очевидно, что такая схема организации бухгалтерии
требует использования средств автоматизации, иначе
ощутимого сокращения затрат на ведение учета не будет.
Если в компании нет ИТ-системы централизованного
финансового документооборота, в процессе сбора первичной документации из отдаленных подразделений неизбежно будут возникать задержки и потери документов,
сложнее станет искать нужные для отчетов данные.
Для каких задач предназначена:
|
Оперативная доставка документов из отдаленных
подразделений и филиалов в централизованную
бухгалтерию
|
Исключение потери первичных финансовых документов, как на этапе сбора, так и при хранении
|
Повышение качества и оперативности деятельности
финансовых, бухгалтерских и контроллинговых служб
за счет создания единого централизованного архива
электронных копий финансовых документов
|
Сокращение сроков поиска документов, сбора документов за период, подготовки финансовых отчетов
и актов сверки
|
Быстрый доступ сотрудников к финансовым документам из различных учетных систем
|
Устранение затрат, связанных с децентрализованной
обработкой финансовых документов: содержание дополнительных вычислительных мощностей, помещений под бумажные архивы и т. д.
Какие выгоды обеспечивает
|
|
Сокращение издержек на содержание большого числа бухгалтерий в филиалах территориально-распределенной компании за счет централизации функций
обработки первичной бухгалтерской документации
в головном офисе или специально выделенных центрах обработки
|
Снижение рисков, связанных с потерями финансовых
документов
|
Сведение к минимуму числа ошибок в управленческом и налоговом учете, приводящих к применению
штрафных санкций со стороны государственных
контролирующих органов
Повышение оперативности взаимодействия между
подразделениями благодаря привязке первичной
бухгалтерской документации к договорам и клиентским досье в едином информационном пространстве
организации
|
Высокая эффективность и оперативность информационного и документарного обеспечения процесса
принятия решений
После внедрения нашей системы
снижается трудоемкость операций
по работе с документами, повышается качество работы, сокращаются затраты на обработку
и хранение «первички».
С помощью системы можно поддерживать в компании безбумажный юридически значимый документооборот, который настойчиво
нам рекомендует законодательство. Наше решение тиражное, что
значительно снижает совокупную
стоимость владения им.
Экран «Мои задачи»
Как это работает
1.
Сканирование и распознавание
Процесс сканирования и распознавания позволяет
значительно сократить время на обработку поступающей первичной документации. Освоить этот процесс
может любой сотрудник компании.
2.
Возможна подокументная обработка, но при ежедневных больших объемах целесообразно установить
комплекс для потокового сканирования. Возможно
применение технологии штрихкодирования.
Процесс позволяет:
Загрузка в хранилище
После сканирования и распознавания, выполняемого с помощью ПО ABBYY, документ экспортируется
в сетевую папку. Затем с помощью технологии IBM
Content Collector распознанные данные и электронные образы размещаются в структуре хранилища по
заранее заданным правилам. Такой способ загрузки
позволяет в дальнейшем обрабатывать информацию
и привязывать документы к инициируемым заданиям
и уведомлениям. В процессе загрузки производится:
|
Анализ значений распознанных атрибутов
|
Анализ состава пакета первичных документов
|
Создание документов в хранилище
|
Вести атрибутивное или полнотекстовое распознавание отсканированных документов
Заполнение атрибутивной информации для карточек
загружаемых документов
|
|
Проводить типизацию и верификацию документов
с заданием правил и проверки по правилам, подстановку справочных значений
Прикрепление файловых вложений к карточкам
загружаемых документов
|
Размещение пакетов документов в заданной
иерархии
|
Экспортировать файл в подсистему загрузки документов
|
Назначение прав доступа
|
Автоматические запуск процесса обработки и отправки уведомлений
|
Проводить раннее или позднее связывание карточек
документов и скан-образов
|
Формировать пакеты скан-образов первичной бухгалтерской документации
|
3.
Обработка и согласование пакета первичных
бухгалтерских документов
позволяет выполнять массовые операции над заданиями и документами в рамках бизнес-процессов
и использовать браузер для быстрого поиска исполнителей.
В процессе обработки и согласования происходит:
|
Проверка состава и полноты пакета документов
|
Проверка атрибутов документов
|
Проверка качества сканирования
|
Проверка содержания документов
|
Согласование и подписание документов
|
Сверка данных с учетной системой (УС), отражение
в учете, связывание с УС
|
Дополнительная обработка пакета документов
|
Архивирование пакетов документов и отдельных
документов
4.
В процессе работы над документом происходит сбор
статистики для последующего построения отчетов.
Большое преимущество решения в том, что оно
Отражение в учете и связывание
с учетной системой (УС)
Процесс включает:
|
Создание бизнес-объектов в учетной системе на
основе данных из загруженных пакетов документов
|
Сверка атрибутов документов с данными в учетной
системе
|
Запуск клиента учетной системы
|
Инициация проводки в учетной системе
|
Связывание документов с бизнес-объектами УС
|
Обмен данными между документами в хранилище
FileNet и бизнес-объектами в УС
Преимущества решения
|
Система спроектирована под работу с большими объемами документации, обеспечивает хранение
и обработку миллионов документов
|
Продукт предназначен для использования в централизованной или территориально-распределенной
компании. Позволяет быстро подключать пользователей из отдаленных филиалов, в том числе при слабых
каналах связи
|
В системе могут одновременно работать тысячи
пользователей
|
Решение обладает интерфейсом, уникальным по своим пользовательским и эргономическим характеристикам, что помогает сократить сроки освоения новой
системы пользователями
|
В системе предусмотрена работа с электронной подписью (ЭП), что позволяет подтверждать авторство,
целостность и юридическую значимость электронных
документов
Просмотр документов пакета
|
Решение тиражируемое, поставляется с пакетом
встроенных типовых процессов. Начать работу
с типовыми документами можно сразу после
установки системы
|
Система легко адаптируется под корпоративную
бизнес-логику работы с документами, учитывает
изменения требований и масштабов бизнеса
|
Имеется ряд отраслевых реализаций, в частности,
для компаний нефтяной отрасли, а также опыт по
интеграции решения с основными ERP-системами
и учетными приложениями (SAP, Oracle E-Business
Suite, 1C и другими)
|
Продукт реализован на платформе, которая может
быть также использована для решения смежных
задач по управлению неструктурированной информацией, например, договорами, а также для разгрузки
других систем, таких как СЭД, и повышения их производительности
Дополнительные возможности
Методология реализации проектов
|
Архивирование
|
Формирование отчетов
|
Выгрузка и печать
Решение «Логика ECM. Финансовые документы» является тиражным продуктом. Это позволяет проводить
внедрение и настройку системы в кратчайшие сроки.
|
Отправка контрагентам
|
Публикация и связывание
|
Досканирование
|
Просмотр истории обработки
|
Массовое атрибутирование
|
Сравнение версий
|
Работа с электронной подписью (ЭП)
Архитектура решения
Решение «Логика ECM. Финансовые документы» разработано на платформе IBM FileNet Business Process
Manager (включая IBM FileNet Content Manager), что
гарантирует высокую производительность, надежность
и гибкость при автоматизации бизнес-процессов. Платформа позволяет эффективно интегрировать процессы
и контент, управлять рабочими потоками между пользователями и системами, существенно сокращая длительность циклов обработки документов.
Методология внедрения включает этапы:
|
Этап 1. Подготовительная часть, включающая первичный анализ требований, подготовку технико-коммерческого предложения и концептуальной архитектуры
|
Этап 2. Запуск проекта. Аналитическое и технологическое обследование
|
Этап 3. Обобщение результатов аналитического
этапа. Адаптация проектной документации.
|
Этап 4. Проектирование и разработка (доработка)
модулей решения на основе требований предыдущих
этапов
|
Этап 5. Внедрение: развертывание серверных компонент и линии потокового сканирования, инсталляция
и настройка программного обеспечения
|
Этап 6. Эксплуатация. Подготовка пользовательской
и администраторской документации, доработка и
передача решения в промышленную эксплуатацию.
Обучение пользователей
ОПЫТ ПРОЕКТА В TELE2 РОССИЯ
Предпосылки и цели внедрения
Результаты проекта
|
Быстрый рост бизнеса и объема документооборота
|
|
Централизация бухгалтерии (создание ОЦО)
|
36 операционных компаний и 9 представительств ЦФ
Создание системы для хранения и передачи электронных документов в финансовом центре, систем
архивирования для других подразделений
|
Стратегия компании предусматривает качество по
разумной цене
|
Сокращение расходов благодаря увеличению производительности труда сотрудников, занятых в документоемких бизнес-процессах
|
Увеличение скорости информационных потоков,
увеличение эффективности взаимодействия между
подразделениями компании
Параметры
Не менее 1000 пользователей в 40 регионах.
До 10 миллионов документов в год.
О КОМПАНИИ «ЛОГИКА БИЗНЕСА 2.0»
«Логика бизнеса 2.0» (ГК АйТи) —
инновационная компания, работающая на стыке управленческих
и информационных технологий, использующая самые
современные разработки и тренды ИТ-рынка.
«Логика бизнеса 2.0» позиционируется на рынке как доверенный советник (trusted advisor) в области ECM, BPM,
постановки процессного управления, интеграции приложений в рамках бизнес-процессов, бизнес-аналитики
и операционного контроллинга. Ведущие консультанты
компании работают на рынке управленческих и информационных технологий более 18 лет.
«Логика бизнеса 2.0» разрабатывает один из ведущих
на российском рынке ECM-инструментов «Логика ECM».
Ведет масштабные проекты по созданию электронных
хранилищ неструктурированной информации и управлению ею в государственных структурах, крупнейших
российских нефтяных и телекоммуникационных компаниях, в других отраслях экономики.
Подробнее на сайте www.blogic20.ru, корпоративный
блог www.i-love-bpm.ru
Все о юридически значимом электронном документообороте читайте на сайте www.business365.ru