Презентация Решение ЛАНИТ на базе OpenText

реклама
25
шагов
в будущее
Решение ЛАНИТ на базе
OpenText
Группа компаний ЛАНИТ, Москва, 2014 г.
О компании ЛАНИТ
• 25 лет успешной работы
• Более 7.000 сотрудников
• Годовой оборот 2 млрд. долларов
• Партнер более 200 ведущих мировых производителей
ИТ-продуктов и услуг
• Входит в тройку крупнейших ИТ-компаний в России
Направления деятельности ЛАНИТ:
• Системная интеграция
• Инженерные решения
• Дистрибуция
• ИТ-аутсорсинг
• Консалтинг
• Системы связи
• Банковские технологии
• Розничная торговля
Опыт ЛАНИТ в сфере документооборота
•
17 лет на рынке СЭД
•
Более 300 крупных проектов
•
Top 20 внедрений – более 2000
лицензий
Опыт внедрения в отраслях:
•
Государственный сектор
•
Банки
•
Энергетика
•
Страхование
•
Машиностроение
•
Нефтегазовая отрасль
•
Строительство
•
Агропромышленный сектор
•
Телеком
•
Производство и дистрибуция
Крупные «ОРД-проекты» от 500 рабочих мест
Торговый дом
OpenText – крупнейший ECM
О платформе OpenText
Специализация компании - ECM
 Представительства в 114 странах
 46,000 Клиентов
 3000 SAP Клиентов

+5.5%↑
-3.9%↓
-0.3%↓
Общая концепция ECM-решения от OpenText
Захват
Обработка
Типизация
Решение
Представление
• Сканер
• Поручение
• Жесткий маршрут
• Outlook
• Электронная почта
• Входящий/Исходящий
• Гибкий маршрут
• Web-браузер
• Электронный документ
• Внутренний
• Ручная обработка
• MS Office
• Ручной ввод
• Приказ
• Архивация
• Проводник Windows
• SAP
• Договор
• Другие системы
• Доверенность
• Мобильные устройства
Платформа OpenText позволяет реализовать единую среду, связывающую источники документов, их
способы обработки и представления.
Примеры:
• Бумажный документ сканируется с использованием потокового сканера, распознается и
относится к входящим документам, далее исходя из настроенного маршрута он с
использованием Microsoft Outlook направляется на рассмотрение
• В пакет документов к договору, который уже находится на согласовании пользователю из
необходимо «доложить» еще один документ от поставщика, полученный по электронной почте
и уведомить об этом инициатора договора.
• Протокол коллегиального органа формируется сразу в электронном виде путем заполнения
реквизитов (дата, участники, места) и резолютивной части (решения, ответственные, сроки).
После регистрации документа все ответственные и контролеры уведомляются о выданных
поручениях, могут посмотреть статус исполнения смежных поручений чрез Web-браузер, а по
мере приближения сроков исполнения получают напоминания по почте
Электронный Архив
По данным PriceWaterhouseСoopers:
•Стоимость подготовки одного документа составляет более 500 рублей.
•Выявление ошибочного документа стоит компании 4000 рублей.
•Восстановление утраченного документа обходится в 5000 рублей.
При этом
•7,5 % документов теряются
•3 % документов создаются ошибочно
•5 %-15% рабочего времени занимает анализ и подготовка информации
•до 50 % рабочего время может уйти на поиск информации
Использование электронного архива обеспечит:
•До 80% экономии на хранении документов;
•До 60% экономии времени на согласовании документов и построении отчетности;
•До 99% снижается риск утраты документов.
Предпосылки и цель создания решения
Многолетний опыт специалистов ЛАНИТ в сфере российского
делопроизводства (как внедрение, так и консалтинг)
Стремление заказчиков получить единую платформу
международного уровня для управления всеми документами
организации
При этом желание получить готовые решения для стандартных
процессов
Гибкость и открытость платформы OpenText для разработки и
интеграции с ERP системами (SAP, Oracle, Axapta)
Цель создания решения – снижение рисков и затрат клиента при
автоматизации процессов документооборота
Состав предлагаемого решения
Работа с входящими и исходящими документами
•
Настроенные карточки с типовыми наборами атрибутов, в соответствии с
практикой российского делопроизводства
•
Автоматическая нумерация документов по настраиваемому алгоритму
•
Маршруты передачи документов и ознакомления с документами, с
контролем выполнения
•
Диспетчеризация документов по подразделениям в зависимости от
функциональных ролей
•
Связи между документами («в ответ на …» и др.)
•
Версионность скан-образа входящего документа по мере наложения
резолюций на бумажный оригинал
Состав предлагаемого решения
Согласование
•
•
•
•
•
•
Настроенные карточки документов с типовыми наборами атрибутов, в
соответствии с практикой российского делопроизводства
Настроенная матрица прав доступа к документам (в зависимости от
оргструктуры)
Возможность прикрепления к маршруту согласования
дополнительных документов, необходимых для принятия решений
Отслеживание сроков этапов с автоматическими напоминаниями
Механизм замещающих лиц
Возможность коллективной работы при обсуждении документа
Состав предлагаемого решения
Поручения и контроль исполнительской дисциплины
•
Настроенные карточки поручений с типовыми наборами атрибутов, в
соответствии с практикой российского делопроизводства
•
Механизмы выдачи как контрольных, так и неконтрольных поручений
•
Возможность прикрепления к поручению произвольного количества
документов как в качестве основания для поручения, так и в качестве
результатов выполнения поручения
•
Отслеживание сроков поручения с автоматическими напоминаниями
•
Возможность создания иерархии поручений с контролем хода
выполнения от инициатора начального поручения
Функции делегирования помощникам руководителей ряда
полномочий в части создания и контроля поручений
•
•
Создание одной копии поручения для одновременной
отправки группе равноправных исполнителей
•
Механизмы контроля, отклонения, отправки на доработку и
принятия результатов выполнения поручений
Состав предлагаемого решения
Система отчетности
•
•
•
•
•
Широкий набор готовых отчетов по контролю исполнительской
дисциплины (количество выполненных в срок, просроченных, среднее
время просрочки и др. по подразделению, конкретному сотруднику, по
поручениям конкретного автора поручений или инициатора согласования
и др.)
Отчеты по производительности подразделений и сотрудников
Отчеты по производительности и загрузке системы
Визуальный дизайнер отчетов для создания новых отчетных форм
Настроенная матрица прав доступа к отчетам (в зависимости от
оргструктуры)
Состав предлагаемого решения
Подсистема информационной безопасности
•
•
Наличие интеграции с ActiveDirectory для функции Single-Sign-On
Базовый набор функциональных ролей с привязкой к этапам
маршрутов
•
•
•
Матрицы прав доступа к документам
Динамическое изменение прав доступа на различных этапах
маршрутов
Матрица прав доступа к отчетам
•
Аудит действий пользователей над документами
Состав предлагаемого решения
Базовый набор документации в проекте внедрения
•
•
Типовое Техническое Задание
Типовой набор модулей системы
•
•
•
•
Руководство администратора
Руководство пользователя
Обучающие материалы
Эксплуатационная документация
25
шагов
в будущее
Департамента систем управления
документами
ЗАО «ЛАНИТ
129075, Москва, Мурманский проезд, д. 14, к. 1
Тел.: +7 (495) 967-66-61
E-mail: lanit@lanit.ru
Группа компаний ЛАНИТ, Москва, 2014 г.
Скачать