источниках комплектования Отдела по

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ
И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ
В ОРГАНИЗАЦИЯХ – ИСТОЧНИКАХ
КОМПЛЕКТОВАНИЯ
ОТДЕЛА ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА
ЕКАТЕРИНБУРГА
1
АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
2
ЭТО СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ,
ОСУЩЕСТВЛЯЮЩЕЕ
1) КОМПЛЕКТОВАНИЕ,
2) ХРАНЕНИЕ,
3) УЧЕТ,
4) ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ЦЕЛЬ СОЗДАНИЯ АРХИВА
3
АРХИВ СОЗДАЕТСЯ ДЛЯ :
СВОЕВРЕМЕННОГО ПРИЁМА АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
ОТ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ
НА ВРЕМЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
 ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ
 УЧЕТА
 УПОРЯДОЧЕНИЯ
 ИСПОЛЬЗОВАНИЯ
 ПОДГОТОВКИ К ПЕРЕДАЧЕ НА ПОСТОЯННОЕ ХРАНЕНИЕ
В МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
4
 Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации»
 Основные правила работы ведомственных архивов, М., 1985 г.
 ГОСТ Р 6.30 -2003 «Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению
документов»
 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, М., 2000
 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
процессе деятельности государственных органов, органов местного
самоуправления и организаций,
с указанием сроков хранения, М., 2010 г.
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕ СКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ
АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
5
 Номенклатура дел организации
 Инструкция по делопроизводству в организации
 Положения об архиве организации
 Положение об экспертной комиссии
 Приказ о назначении работника, ответственного за работу архива
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ АРХИВЕ
6
ОПРЕДЕЛЯЕТ:
 ПРАВОВОЙ СТАТУС АРХИВА
 ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ,
ПОСТУПАЮЩИХ НА ХРАНЕНИЕ

 ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВА,
 ПРАВА АРХИВА
1. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА
7
ИСТОЧНИКИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ:
1) СТРУКТУРНЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
2) ГРАЖДАНЕ
3) ПОДВЕДОМСТВЕННЫЕ ОРГАНИЗАЦИИ
(если имеются)
СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
8
В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ ПОСТУПАЮТ
ДОКУМЕНТЫ:
 ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ
 ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
 ВРЕМЕННОГО (свыше 10 лет) ХРАНЕНИЯ
 ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ
 ЛИКВИДИРОВАННЫХ ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ
2. КОМПЛЕКС РАБОТ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ СОХРАННОСТИ
ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
9
1) ВЫДЕЛЕНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ
ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ
2) ПРИОБРЕТЕНИЕ СПЕЦИАЛЬНОГО ОБОРУДОВАНИЯ
3)ПРИОБРЕТЕНИЕ СРЕДСТВ ПОЖАРОТУШЕНИЯ
4)УСТАНОВКА ЭЛЕКТРООБОРУДОВАНИЯ
5)СОЗДАНИЕ ОПТИМАЛЬНОГО ТЕМПЕРАТУРНОВЛАЖНОСТНОГО РЕЖИМА
6) СОЗДАНИЕ СВЕТОВОГО РЕЖИМА
7) СОБЛЮДЕНИЕ САНИТАРНО-ГИГИЕНИЧЕСКОГО РЕЖИМА
ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЮ АРХИВА
10
ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ОБОРУДУЕТСЯ:
1) ОХРАННОЙ И ПРОТИВОПОЖАРНОЙ СИГНАЛИЗАЦИЕЙ
МЕТАЛЛИЧЕСКИМИ ДВЕРЯМИ
ЖЕЛЕЗНЫМИ РЕШЁТКАМИ НА ОКНАХ
ОГНЕТУШИТЕЛЯМИ
2) ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА ДОЛЖНО ОПЕЧАТЫВАТЬСЯ
3) РАЗРАБАТЫВАЕТСЯ :
ПЛАН ЭВАКУАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВА
ИНСТРУКЦИЯ О МЕРАХ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ
ИЗДАЕТСЯ ПРИКАЗ О ДОСТУПЕ В АРХИВОХРАНИЛИЩЕ
ПРИОБРЕТЕНИЕ СПЕЦИАЛЬНОГО ОБОРУДОВАНИЯ
11
 МЕТАЛЛИЧЕСКИХ СТЕЛЛАЖЕЙ
 АРХИВНЫХ КОРОБОВ
 ПАПОК
 ШКАФОВ
 СЕЙФОВ
АРХИВНЫЕ СТЕЛЛАЖИ
12
Архивные стационарные стеллажи
выдерживают нагрузку до 150 кг и
более на одну полку
АРХИВНЫЕ УНИВЕРСАЛЬНЫЕ СТЕЛЛАЖИ
13
Одно из главных достоинств универсальных
стеллажей – простота сборки.
Большинство разновидностей универсальных
стеллажей в зависимости от конфигурации
помещения могут монтироваться:
в линию,
углом,
крестом,
буквой «Т»
и «спина к спине».
В зависимости от комплектации и
предназначения универсальные стеллажи могут
выдерживать нагрузки до 300 кг на полку.
ПЕРЕДВИЖНЫЕ МЕТАЛЛИЧЕСКИЕ СТЕЛЛАЖИ
14
В помещениях, где остро стоит проблема свободных площадей,
лучше всего устанавливать передвижные архивные стеллажи. Они
позволяют экономить до 50% площади по сравнению с
использованием стационарных стеллажей.
АРХИВНЫЕ КОРОБА
15
Короб самосборный, места сгиба крышки проклеены с двух
сторон скотчем на тканевой основе,
замок с клапаном на липучке, крышка открывается вниз.
Размер: 380х280х170.
Применяется для долгосрочного хранения документов
АРХИВНЫЕ ПАПКИ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
16
Папка с двумя клапанами и четырьмя завязками
АРХИВНЫЕ ПАПКИ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
17
Архивные папки с двумя завязками
МЕТАЛЛИЧЕСКИЙ АРХИВНЫЙ ШКАФ ШАМ-0,5/400
18
Предназначен
для
хранения
архивных документов. Имеет одну
регулируемую по высоте полку.
Двери архивного шкафа оснащены
замком повышенной секретности.
Покрытие полимерное порошковое,
серого цвета .
Размеры шкафа: 930×850×400 мм.
Вес — 34 кг.
Стоимость шкафа 3 тыс. 462 руб.
МЕТАЛЛИЧЕСКИЙ АРХИВНЫЙ ШКАФ ШАМ -11
19
Предназначен для хранения архивных
документов. Имеет три регулируемых
по высоте полки. Двери
шкафа
оснащены
замком
повышенной
секретности. Покрытие
полимерное,
порошковое, серого цвета.
В стандартную комплектацию шкафа
включены 3 полки и 1 ригельный замок.
Размеры шкафа: 1860×850×500 мм.
Вес — 60 кг.
Стоимость шкафа 5 тыс. 872 руб.
АРХИВНЫЙ ШКАФ ШАМ 11-20
20
Предназначен для хранения архивных
документов.
Четыре
регулируемых
по высоте полки. Двери архивного шкафа
оснащены
замком
повышенной
секретности.
Покрытие — полимерное порошковое
серого цвета .
В стандартную комплектацию шкафа
включены 4 полки и 1 ригельный замок.
Размеры шкафа: 2000×850×500 мм.
Вес — 65 кг.
УГЛЕКИСЛОТНЫЙ ОГНЕТУШИТЕЛЬ (ОУ)
21
Углекислотный огнетушитель бывает:
ручной,
передвижной,
стационарный.
Предназначен для тушения пожаров в тех
случаях, когда применение воды не дает
положительного эффекта или нежелательно
(например, в музеях, картинных галереях,
архивах)
Устанавливается 1 на 50 кв.м.
УСТАНОВКА ЭЛЕКТРООБОРУДОВАНИЯ
22
ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА ОБОРУДУЕТСЯ:
 СКРЫТОЙ ЭЛЕКТРОПРОВОДКОЙ
 СВЕТИЛЬНИКАМИ ЗАКРЫТОГО ИСПОЛНЕНИЯ
ЗАПРЕЩАЕТСЯ УСТАНАВЛИВАТЬ НАГРЕВАТЕЛЬНЫЕ
ПРИБОРЫ:
 МИКРОВОЛНОВЫЕ ПЕЧИ
 КОМПЬЮТЕРЫ
 КСЕРОКСЫ
СОЗДАНИЕ
ОПТИМАЛЬНОГО ТЕМПЕРАТУРНО-ВЛАЖНОСТНОГО РЕЖИМА
23
1) ПРИОБРЕТЕНИЕ И УСТАНОВКА КОНТРОЛЬНОИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ:
 ТЕРМОВЛАГОМЕРА (ПСИХРОМЕТРА)
 ТЕРМОМЕТРА, ГИГРОМЕТРА
2) ВЕДЕНИЕ ЖУРНАЛА УЧЁТА ПОКАЗАНИЙ КОНТРОЛЬНОИЗМЕРИТЕЛЬНЫХ ПРИБОРОВ
Должен соблюдаться следующий температурно-влажностный режим
хранения документов на бумажной основе:
+ 17 - + 19 градусов при влажности воздуха 50 - 55 %
СОЗДАНИЕ СВЕТОВОГО РЕЖИМА В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ
24
 ПРИМЕНЕНИЕ НА ОКНАХ ЗАЩИТНЫХ ФИЛЬТРОВ, ЖАЛЮЗИ,
СВЕТОРАССЕИВАТЕЛЕЙ
 ПРИМЕНЕНИЕ ЛАМП ОСВЕЩЕНИЯ ЗАКРЫТОГО ТИПА
ЗАЩИТА ДОКУМЕНТОВ ОТ СВЕТА
25
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ:
 В КОРОБАХ
 ПАПКАХ ЗАКРЫТОГО ТИПА
 ШКАФАХ
 СЕЙФАХ
СОБЛЮДЕНИЕ САНИТАРНОГИГИЕНИЧЕСКОГО РЕЖИМА
26
 ОБЕСПЫЛИВАНИЕ КОРОБОК С ДОКУМЕНТАМИ (ДЕЛАМИ)
(не реже одного раза в год)
 ПРОВЕДЕНИЕ ВЛАЖНОЙ УБОРКИ (один раз в месяц)
 ПРОВЕТРИВАНИЕ ПОМЕЩЕНИЯ АРХИВОХРАНИЛИЩА
(регулярно)
 ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЁМКОСТЕЙ С ВОДОЙ ДЛЯ ПОВЫШЕНИЯ
ВЛАЖНОСТИ ПОМЕЩЕНИЯ (при отсутствии увлажнителей)
 ПРОВЕДЕНИЕ САНИТАРНЫХ ДНЕЙ (по графику)
3. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВЕ ОРГАНИЗАЦИИ
27
ОСНОВНЫЕ УЧЁТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ:
 Описи дел постоянного срока хранения



Описи дел по личному составу
Паспорт архива организации
Книга учета поступления и выбытия документов
ВИДЫ РАБОТ ПО УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ
28
1) ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ В АРХИВЕ
ОРГАНИЗАЦИИ
2) ВЫВЕРКА КНИГ ПОСТУПЛЕНИЯ И ВЫБЫТИЯ ДОКУМЕНТОВ
3) ВНЕСЕНИЕ СВЕДЕНИЙ В УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ ДОКУМЕНТОВ
29
1) ПРОВЕРКА ФАКТИЧЕСКОГО НАЛИЧИЯ ДЕЛ
КАК ВКЛЮЧЕННЫХ В ОПИСИ ДЕЛ, ТАК И НЕОПИСАННЫХ
2) ВЫЯВЛЕНИЕ НЕДОСТАЮЩИХ ДЕЛ
3) ВЫВЕРКА ДЕЛ ПО ОПИСЯМ ДЕЛ
(проверка количества дел по описям, идентичности заголовков дел
описям, номеров дел, количества листов в делах)
4) ПОДГОТОВКА СООТВЕТСТВУЮЩИХ АКТОВ
(о необнаружении дел, о неисправимых повреждениях дел)
4. ОСНОВНЫЕ ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
ОРГАНИЗАЦИИ
30
 ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО
ХАРАКТЕРА
 ПОДГОТОВКА АРХИВНЫХ СПРАВОК, КОПИЙ И ВЫПИСОК ИЗ
ДОКУМЕНТОВ
 ВЫДАЧА ДЕЛ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ РАБОТНИКАМ
ОРГАНИЗАЦИИ
 ПОДГОТОВКА ПУБЛИКАЦИЙ ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВА
 ОРГАНИЗАЦИЯ ВЫСТАВОК ДОКУМЕНТОВ
ПЛАН РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
31
ЯНВАРЬ – МАРТ (1-й квартал)
 методическая и практическая помощь структурным подразделениям
в формировании и оформлении дел в текущем делопроизводстве
в соответствии с номенклатурой дел на текущий год;
 проверка правильности формирования и оформления дел;
 подготовка проекта приказа о проведении в организации отбора
документов, завершённых в делопроизводстве, для передачи в архив;
 составление графика приема-передачи документов на хранение в
архив и доведение его до структурных подразделений
ПЛАН РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
32
АПРЕЛЬ –ИЮНЬ (2-й квартал)
 прием на хранение в архив документов постоянного срока хранения
 прием на хранение в архив документов по личному составу
 розыск недостающих дел
 подготовка акта и справки о проведении розыска дел
ПЛАН РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
33
ИЮЛЬ-СЕНТЯБРЬ (3-й квартал)
 проведение научно-технической обработки документов постоянного
срока хранения
 проведение научно-технической обработки документов по личному
составу
 техническая обработка дел
 подготовка описей дел и научно-справочного аппарата к ним
 подготовка акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
ПЛАН РАБОТЫ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ
34
ОКТЯБРЬ-ДЕКАБРЬ (4-й квартал)
 Уточнение номенклатуры дел на новый делопроизводственный год
 Составление паспорта архива организации

Предоставление паспорта архива в Отдел по делам архивов
Администрации города Екатеринбурга
35
 Спасибо за внимание
 Продолжение – экскурсия
в архивохранилище
Отдела по делам архивов