статья Абильдина

Абильдина А.Д. – магистрант КарГТУ (гр.ВТМ-14-2)
Научн. рук. –к.т.н., профессор, Когай Г.Д.
Доктор Ph.D, Амиров А.Ж.
НАЧАЛЬНЫЕ ЭТАПЫ ПОДГОТОВКИ ВУЗА ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ
СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА.
На сегодняшний день автоматизация документооборота также
необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине
девяностых годов. Причин этому много. Во-первых, информацию
необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас
информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых,
утеря информации или ее использование посторонними людьми, может
нарушить авторские права сотрудников вуза.
На основе опыта внедрения систем документооборота была
разработана поэтапная технология перехода вуза на систему электронного
документооборота.
На первом подготовительном этапе необходимо проанализировать
структуру вуза, особенности деятельности каждого подразделения и
определить конечный набор документов который функционирует внутри
каждого подразделения и однозначно определен в утвержденной
номенклатуре дел.
В каждом структурном подразделении вуза функционируют
документы, некоторые из них являются внешними по отношению к
данному структурному подразделению, некоторые являются результатом
их деятельности. Полный список документов функционирующих во всех
подразделениях вуза достаточно объемен и наиболее в полном виде
представлен в Номенклатуре дел вуза. Для каждого документа в рамках
перехода на СЭД необходимо прописать его маршрут.
Здесь возникает проблема - недостаточная формализация процессов,
протекающих в вузе, периодическая передача функций из одного
подразделения в другое (в основном это связано с учетом договоров
студентов учетом оплаты по ним и т.п.). Кроме того, многие распоряжения
выдаются в устной форме (распоряжения о подготовке приказов,
некоторых форм отчетности и т.п.).В рамках предварительной работы
необходимо на условно-формализованном языке прописать движение всех
документов по маршрутам (структурным подразделениям вуза).
Итак, необходимым условием успешного перехода на СЭД вуза
выступает полное описание всех функционирующих документов во всех
структурных подразделениях с указанием их маршрутов и мест хранения
оригиналов.
На начальном этапе внедрения СЭД необходимо придание
юридической силы электронному документу. Решение данной проблемы
несколько упростилось благодаря принятому закону, регулирующему
использование электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Немаловажным аспектом подготовительного этапа перехода на
электронный
документооборот
является
четкое
распределение
обязанностей по внедрению СЭД в вузе.
Для внедрения СЭД одновременно требуется достаточно жесткое
единоначалие человека обличенного достаточной властью и поддержка его
деятельности руководителями подразделений вуза, в ином случае
положительного исхода дела добиться невозможно. На первом этапе
должна быть собрана группа, включающая наиболее инициативных
представителей всех структурных подразделений по возможности, это
должны быть руководители подразделений или их заместители.
На подготовительном этапе необходимо также назначить
ответственного специалиста поддержки программного обеспечения и
организовать оперативную ликвидацию проблем по аппаратнопрограммной сфере, для недопущения создания негативного образа СЭД.
В данном пункте необходимо также предусмотреть анализ всех
участвующих в СЭД рабочих мест сотрудников, отвечает ли техническая
оснащенность всем требованиям внедряемой системы, к таким параметрам
относится:
 минимальное
допустимое
быстродействие
использующихся
компьютеров;
 наличие промышленных сканеров в подразделениях, где это
необходимо;
 наличие надежных и безопасных серверов.
Возникает проблема работы с внешними организациями, необходимо
достаточно большой поток входящей корреспонденции переводить в
электронный вариант, причем в случае объемных запросов необходимо не
разделяя на отдельный файлы подписывать ЭЦП каждый конкретный
документ, для этого подходят решения промышленного сканирования
документов.
Список использованной литературы
1. Андрейченко, А.А. Технология реализация системы электронного
документооборота вуза на основе объектно-ориентированной
программной среды // МИЭМ, 2009 - 399 с.
2. Конявская, С.К. Выбор средств криптографической защиты
информации для применения в системе ЭДО [Электронный ресурс] //
Журнал "Information Security/ Информационная безопасность". №1,
2010.