Приложение 1 закупочной документации по проведению открытого запроса предложений на право заключения договора на поставку программного продукта Система электронного документооборота (СЭД) Техническое задание МОСКВА 2015 Предмет закупки: а) Разработка ТЗ б) Поставка Программного продукта Система электронного документооборота, функционирующего в соответствии с ТЗ в) Обучение работников Заказчика работе с Программным продуктом г) Техническая поддержка Программного продукта в течение 1 (одного) года с даты подписания Акта приема-сдачи услуг по внедрению Программного продукта. 1. НАЗНАЧЕНИЕ И ЦЕЛИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ Система предназначена для ведения документооборота в части автоматизации документооборота ООО «Стрим» (далее – Предприятие). Это позволит сократить сроки согласования и повысить эффективность ведения рабочего процесса внутри Предприятия, за счет оперативности получения необходимой информации, а также осуществлять оперативную подготовку информационно-статистических обзоров, информационно-аналитических материалов о результатах прохождения процессов. Внедрение системы электронного документооборота подразумевает выработку единой схемы учета и обработки документов на стороне ООО «Стрим». Целями создания системы электронного документооборота являются: создание единого хранилища информации; создание единых схем ведения документооборота и делопроизводства; повышение эффективности работы предприятия за счет сокращения сроков передачи документов от одного этапа согласования к другому; оптимизация бумажных процессов документооборота и делопроизводства; оперативное получение необходимой информации; своевременный контроль исполнения задач и создание комфортных условий для осуществления всех видов контроля; улучшение исполнительской дисциплины; разграничение прав доступа пользователей к документам; мониторинг хода исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний; протоколирование действий пользователей. 2. ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Автоматизированная система электронного документооборота (далее–АСЭД) предназначена для построения полноценной системы управления бизнес - процессами и документами организации. Количество одновременных пользователей системы: 90 АСЭД должна обеспечивать коллективную работу пользователей (в том числе удаленную работу 9 филиалов Предприятия) в режиме реального времени и обеспечивать реализацию следующих принципов: многопользовательский доступ; однократность ввода информации; Общество с ограниченной ответственностью «Стрим» 129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2 2 непрерывность прохождения документа. Требования к функциям системы. Автоматизации подлежит весь комплекс документирования и обработки документации. АСЭД должна обеспечивать: Ведение единой базы данных и регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов, в том числе организационных и распорядительных документов, присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата; Разграничение прав доступа пользователей к документам, к папкам с документами, в том числе с присвоением ему временных прав на работу с документом, зависящих от его роли в бизнес-процессе (неявные права); Постановку документов на контроль; Возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям; Выдачу заданий на рабочую группу, сформированную либо из сотрудников одного подразделения, либо из сотрудников разных подразделений; Слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний на пользовательское рабочее место АСЭД с дополнительным дублированием на адрес внешней электронной почты пользователя; Поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка; Подготовку и печать журналов и отчетов; Рассылку документов, переписку между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы; Графическую разработку маршрутов в специализированном редакторе маршрутов и в интерфейсе работы с документом и возможность направлять документы в АСЭД по заранее подготовленным шаблонам маршрутов; Умолчательное назначение типового маршрута обработки документа и контролера маршрута в зависимости от типа документа; Задание ролей пользователей в АСЭД; Возможность создания замещений, как постоянных, так и временных; Создание и согласование проектов документов; Отправку документов на ознакомление пользователям АСЭД и контроль процедуры ознакомления; Протоколирование действий пользователей и администратора; Выгрузку документов в формате XML в соответствии с требованиями ГОСТ Р 538982010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»; Создание новых объектов учета (регистрационных карточек документов), выходных отчетов системы, а также их гибкую настройку в процессе эксплуатации АСЭД, включая изменение состава регистрационных полей, их свойств, а также возможность настройки шаблонов регистрационных номеров; Распределение прав доступа пользователей, протоколирование действий пользователей, безопасный доступ к информации в удаленном режиме; Резервное копирование наколенной базы данных, с возможностью восстановления ее последней версии. Общество с ограниченной ответственностью «Стрим» 129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2 3 Основные процессы. АСЭД должна обеспечивать поддержку следующих процессов: работа по подготовке документов; направление документов на ознакомление, групповое, последовательное параллельное согласование, исполнение; поддержка циклических процессов; контроль исполнения документов, поручений; использование документов в справочно-информационной работе; поиск документов; формирование документов в дела. и Требования к реализации функций. Регистрация документов. При регистрации документов должны быть доступны следующие функции: 1. Регистрация бумажных и электронных документов; 2. Регистрация документов на основе: выбора типа документа; письма, полученного по электронной почте; документа из приложений MS Word и MS Excel MS Office 2003/2007/2010; сканирования бумажного документа; текущего документа с переносом всех совпадающих реквизитов и присоединенных к регистрационно-контрольной карточке (РКК) файлов; 3. Формирование текущего сквозного номера документа, зависящего от типа документа. Поддержка шаблона номера документа индивидуально для каждого типа документа; 4. Возможность использования автозаполнения полей РКК; 5. Поддержка словарей и справочников значений реквизитов РКК: линейных; иерархических; 6. Поддержка связанных полей РКК; 7. Автоматизированный контроль: заполнения полей РКК; дублирования при регистрации документов; 8. Присоединение к РКК любого количества файлов любого типа, в т.ч. текстовых и графических; 9. Поддержка встроенными средствами: сканирования бумажных документов, в т.ч. потоковое сканирование многостраничных документов с сохранением в форматах *.tif; *.jpg, *.pdf (спецификации pdf/a в полном соответствии со стандартом ISO 19005-1:2005 с распознанным полнотекстовым индексируемым слоем), сжатие сканируемого изображения, *.rtf (результат полнотекстового распознавания встроенными средствами); просмотра файлов формата MS Office 2003/2007/2010, Open Office, графических файлов форматов *.tif, *.jpg, *.gif, *.bmp. 10. Установление прямых и обратных связей с документами, зарегистрированными в АСЭД; 11. Передача документа на резолюцию руководителю; 12. Внесение резолюции руководителя, создание поручений на основании резолюции. Общество с ограниченной ответственностью «Стрим» 129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2 4 Работа по подготовке документов. При осуществлении работы по подготовке документов должны быть доступны следующие функции: 1. Создание и регистрация проекта документа на рабочем месте исполнителя с заполнением РКК и возможностью присоединения/сканирования электронного документа, установления связи с другими документами, зарегистрированными в АСЭД; 2. Отправка на согласование с заинтересованными службами средствами встроенной почтовой службы, в т.ч. в территориально-удаленные подразделения. Список согласующих определяется либо исполнителем-инициатором, либо задается типовым маршрутом; 3. Автоматическое создание версий присоединенных файлов документов в процессе разработки и согласования; 4. Отправка проекта на доработку; 5. Визирование документа средствами АСЭД, либо средствами ЭЦП; 6. Регистрация документа на основе утвержденного проекта; 7. Сдача документа на хранение в архив. Контроль исполнения документов. Для документов, поставленных на контроль, должны быть доступны следующие функции: 1. Обеспечение возможности ввода множества поручений по одному документу и множества исполнителей по одному поручению; 2. Возможность создания параллельных и последовательных поручений по документу; 3. Возможность построения свободного маршрута прохождения документа и типового маршрута средствами графического дизайнера маршрутов; 4. Автоматизация контроля над своевременным исполнением документов, поручений и указаний руководства, оперативное получение информации о состоянии исполнения, оперативное доведение/получение информации до исполнителя документа средствами встроенной почтовой службы; 5. Своевременное информирование работников и руководства о поступивших документах; 6. Автоматизация приема исполнителем задания к исполнению; 7. Автоматическое отслеживание ответов при рассылке в несколько адресов контрольного срокового документа с заданием контрольных даты и времени; 8. Возможность контроля всей цепочки исполнения; 9. Автоматическое протоколирование хода исполнения отдельных поручений; 10. Отбор документов с истекшим или истекающим сроком исполнения; 11. Формирование отчетности по статистике и фактическому состоянию контроля исполнения; 12. Получение перечня заданий по исполнителям, авторам резолюций, по срокам исполнения и номеру документа. Справочно-информационная работа. АСЭД должна обеспечивать: 1. Поддержку существующей номенклатуры дел с возможностью ее последующей перенастройки; 2. Хранение и доступ к версиям документов; 3. Логическое связывание документов, относящихся к одному вопросу, и оперативный поиск (подборку) документов по любому набору реквизитов; Общество с ограниченной ответственностью «Стрим» 129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2 5 4. Поиск любой информации по документам и работе с ними, как по выбранной категории документов, так и сразу по всем документам, доступным пользователю: механизмы поиска должны позволять быстро выполнять как типовые часто повторяющиеся запросы, так и иные, в том числе заранее не специфицируемые запросы с использованием настраиваемых поисковых форм, в том числе полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка в прикрепленных файлах формата MS Office, Open Office, т.е. должны быть: Реквизитный поиск по любому сочетанию реквизитов; Полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка по тексту присоединенных файлов MS Office, Open Office; Смешанный поиск – по тексту и по реквизитам; Поиск по контрольной информации – срокам исполнения, исполнителям, контролерам; Поиск по оперативному документообороту; Возможность сохранения типовых запросов в виде автоматически актуализируемых поисковых папок с возможностью организации их иерархической классификации. Поддержка работы в удаленном режиме через Web. В АСЭД должно быть реализовано рабочее место, обеспечивающее решение задач оперативного управления работой персонала компании в дистанционном режиме – контроль руководством исполнения заданий, порученных сотрудникам, участие в согласовательных процессах, требующих принятия руководством каких-либо решений, а также доступ к оперативному хранилищу документов компании для структурных подразделений, находящихся в другом городе. Web-доступ должен обеспечивать полноценную работу пользователей с АСЭД по защищенному каналу с использованием средств SSL (просмотр документов, согласование документов, поиск документов). В АСЭД должно быть реализовано рабочее место для сотрудников, которым необходим удаленный доступ в систему с мобильных и ультрамобильных устройств (нетбуков, КПК, смартфонов, мобильных телефонов и т.п). Поддерживаемые платформы iOS, Android, WindowsPhone, Blackberry, Symbian). Функциональность такого рабочего места должна быть адаптирована для работы при низком качестве Интернет-канала. Интерфейс должен быть адаптирован для работы с устройствами с небольшим экраном, но не должен иметь принципиальных различий с интерфейсом полной версии системы электронного документооборота. Требования к интеграции. 1. АСЭД должна функционировать в корпоративной сети 2. АСЭД должна интегрироваться с 1С 3. АСЭД должна быть интегрирована с почтовыми клиентами MS Outlook 4. Должна обеспечиваться возможность доступа к АСЭД по протоколу http/https; 5. АСЭД должна интегрироваться с привычной пользователям средой подготовки документов – MS Office; вся работа пользователя с текстом документов (создание, изменение) должна осуществляться в среде MS Office; при обращении к тексту документа должен обеспечиваться вызов соответствующего ПО из пакета MS Office; в АСЭД должен обеспечиваться полнотекстовый поиск информации по текстам документов в формате MS Office; Общество с ограниченной ответственностью «Стрим» 129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2 6 6. АСЭД должна обеспечивать ввод текста документа, поступившего в бумажном виде, при помощи специализированного ПО сканирования и распознавания текстов; 7. Система должна поддерживать экспорт информации в XML в соответствии с требованиями ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению» Система электронного документооборота должна содержать следующую конфигурацию: 1. Регистрационно–контрольные карточки документов, предназначенные для учета следующих типов документов: Входящие документы; Исходящие документы; Внутренние документы; Договоры и первичные документы (счета, акты, счета-фактуры); Служебная записка; Заявления. 2. Шаблоны журналов, справок и отчетов: Журналы: o Журнал входящих документов; o Журнал исходящих документов; o Журнал регистрации документов. Отчёты по исполнительской дисциплине: o Общий журнал по потокам документов o Отчет о выполнении документов по потокам o Отчет по документам, которые надо выполнить o Отчет о выполнении поручений o Отчет по поручениям, которые надо выполнить o Общий отчет по потокам документов Лист согласования Лист ознакомления 5. ТРЕБОВАНИЯ ПО ГАРАНТИЙНОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ И ОБСЛУЖИВАНИЮ В рамках предоставления гарантий качества работ исполнитель должен обеспечить гарантийное сопровождение программного обеспечения и результатов выполненных работ в следующем объеме: − исправление ошибок в специализированном программном обеспечении, выявленных в ходе эксплуатации; В рамках предоставления гарантий качества работ исполнитель должен обеспечить в согласованные с Заказчиком сроки восстановление работоспособности специализированного программного обеспечения в соответствии с характеристиками, заявленными в технической и эксплуатационной документации, в период с 10 до 18 часов в часовом поясе Заказчика. По результатам устранения выявленных ошибок и исправления недостатков исполнитель должен провести тестовые испытания доработанных версий специализированного программного обеспечения, обеспечить его обновление/установку на информационно-технических средствах Заказчика, а также, при необходимости, доработать техническую и эксплуатационную документацию. Общество с ограниченной ответственностью «Стрим» 129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2 7 Сроки предоставления гарантии качества — не менее 12 месяцев с момента подписания последнего из актов выполненных работ. В рамках предоставления гарантии Исполнитель предоставляет Заказчику обновления и исправления ПО системы электронного документооборота в течение 10 (десяти) рабочих дней с момента выхода. Устранение неисправностей (ошибок) в течение гарантийного срока осуществляется посредством удаленного администрирования. Заказчик предоставляет Исполнителю возможность удаленного доступа к серверам через сеть Интернет для удаленного администрирования и настройки Системы. При невозможности устранить неисправности удаленно, Исполнитель осуществляет исправление в месте установки Системы. Сроки устранения неисправностей (ошибок) в течение гарантийного срока устанавливаются по согласованию с Заказчиком. В рамках предоставления технической поддержки Исполнитель предоставляет специалистам Заказчика телефонные консультации, консультации по электронной почте, удаленную настройку системы, в период с 8 до 17 часов в часовом поясе Заказчика. 6. ТРЕБОВАНИЯ ПО ОБУЧЕНИЮ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ И АДМИНИСТРАТОРОВ СИСТЕМЫ Исполнитель должен провести обучение сотрудников ООО «Стриим», которые будут работать с клиентским и административным модулями системы. Для проведения обучения Исполнитель проводит курс теоретических и практических занятий для 90 сотрудников ООО «Стрим» на территории Заказчика, а так же предоставляет возможность самостоятельного обучения на основе компьютерного курса обучения (вебинара) предоставленного Заказчику Исполнителем. Общество с ограниченной ответственностью «Стрим» 129110, Москва, ул. Щепкина, д. 51/4, стр.2 8