Образец оформления первого, второго и последнего листов
реклама
Приложение 1 Образец оформления титульного листа номенклатуры дел негосударственной организации Формат А4 (210Х297) Приложение 2 Образец оформления перечня разделов номенклатуры дел негосударственного учреждения с указанием их индексов Перечень структурных подразделений Общественной Академии «Институт изучения человека» с указанием их индексов 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 – – – – – – – – – – – – – – Руководство Ученый секретарь Отдел организационно-методической работы Отдел изучения физиологии человека Отдел изучения психологической и социальной адаптации человека Отдел изучения и внедрения здорового образа жизни Отдел исследования синтетических компонентов питания Отдел проведения социологических обследований Бухгалтерия Отдел кадров Служба делопроизводства Частный архив Административно-хозяйственный отдел Профсоюзный комитет Формат А4 (210Х297) Приложение 3 Образец оформления перечня разделов номенклатуры дел негосударственного хозяйственного товарищества с указанием их индексов Перечень высшего, коллегиальных органов и структурных подразделений исполнительного органа ОАО «Нефтетехнологический синтез» с указанием их индексов Высший орган: 01 – Общее собрание акционеров Коллегиальные органы: 02 – Наблюдательный совет 03 – Контрольно-ревизионная комиссия Исполнительный орган: 04 – Руководство 05 – Департамент маркетинга рынка нефтепродуктов: 05-01 – отдел маркетинга цен 05-02 – отдел маркетинга производства и сбыта 05-03 – сектор рекламных услуг 06 – Департамент нефтетехнологического синтеза: 06-01 – отдел внедрения новых технологий 06-02 – отдел производства нефтепродуктов 06-03 – отдел реализации нефтепродуктов 06-04 – отдел экологии и охраны окружающей среды 07 – Департамент организационно-методической работы: 07-01 – организационно-методический отдел 07-02 – отдел международных связей 07-03 – юридический отдел 07-04 – отдел делопроизводства и ведомственного хранения документов 07-05 – редакционно-издательский отдел 08 – Департамент бухгалтерского учета и отчетности 09 – Департамент по работе с персоналом 10 – Административно-хозяйственный департамент: 10-01 – отдел административно-хозяйственного обслуживания 10-02 – служба охраны 10-03 – автохозяйство Формат А4 (210Х297) Приложение 4 Примерный перечень разделов номенклатуры дел с указанием их индексов для негосударственной организации, не имеющей четкого деления на структурные подразделения 01 – Организационно-правовое обеспечение деятельности 02 – Прогнозирование и планирование деятельности 03 – Информационное обеспечение деятельности 04 – Оперативное управление деятельностью 05 – Контроль за деятельностью: 05-01 – статистическая отчетность 05-02 – отраслевая отчетность 05-03 – внутренняя отчетность (контроль за деятельностью структурных подразделений и сотрудников) 06 – Финансовое обеспечение деятельности: 06-01 – бухгалтерский учет 06-02 – бухгалтерская отчетность 07 – Материально-техническое обеспечение деятельности: 07-01 – обеспечение помещением, материалами, оборудованием, транспортом 07-02 – эксплуатация помещения, материалов, оборудования, транспорта 07-03 – обеспечение сбыта продукции 08 – Научно-техническое обеспечение деятельности организации: 08-01 – научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельности 08-02 – внедрение и эксплуатация технических средств 08-03 – охрана окружающей среды 08-04 – научно-техническая информация 9 – Международное сотрудничество: 09-01 – командирование сотрудников за границу 09-02 – прием зарубежных делегаций 09-03 – информационно-справочное обслуживание международных связей 10 – Обеспечение кадрами: 10-01 – подбор, расстановка и использование кадров; 10-02 – учет личного состава 10-03 – аттестация сотрудников 19-04 – повышение квалификации сотрудников 10-05 – нормирование и охрана труда 11 – Документационное обеспечение: 11-01 – учет и контроль исполнения документов; 11-02 – частное хранение и использование документов. Примечание к приложению 4. При разработке номенклатуры дел допускается объединять указанные подразделы или добавлять новые разделы (подразделы) в соответствии с направлениями деятельности негосударственной организации. Приложение 5 Образец оформления Списка сокращенных слов номенклатуры дел негосударственной организации Список сокращенных слов БАК – Большой Алматинский канал ДЗН – до замены новыми ДМН – до минования надобности ДСП – для служебного пользования ед. хр. – единица хранения НИИ – научно-исследовательский институт НИОКР – научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы НИР – научно-исследовательская работа ПЗ – проектное задание ПЗН – после замены новыми профком – профсоюзный комитет темплан – тематический план ТЗ – техническое задание ЭК – экспертная комиссия ЭПК – экспертно-проверочная комиссия Формат А4 (210Х297) Примечание к приложению 5. В список сокращенных слов допускается не включать общеупотребительные сокращенные слова и аббревиатуры, например: г. (город), г.г. (годы), пгт (поселок городского типа) и т.п. Приложение 6 Образец оформления первого и последнего листов основной (описательной) части номенклатуры дел негосударственногоучреждения Официальное наименование вышестоящего органа Официальное наименование Организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 17 декабря 2001 г. № 03-21 г. Алматы на 2002 год Индекс Заголовок дела (тома, дела части) 1 01-01 01-02 01-03 01-04 01-05 01-06 01-07 УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя Организации _____________ Расшифровка (Личная подпись) подписи Дата Количество дел (томов, частей) Срок Примечание хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню 2 3 4 5 01. Руководство Законы Республики ДМН, ст. 1 «б» Перечень типовых Казахстан документов… М. 1989 Указы Президента ДМН, ст. 1 По аналогии Республики Казахстан «б», 2 «б» Постановления ДМН, ст. 3 «б» Правительства Республики Казахстан и распоряжения ПремьерМинистра Республики Казахстан Приказы вышестоящего ДМН, ст. 19 органа «а» Утвержденное положение Постоянно, ст. об Организации 37 «а» Приказы Организации по Постоянно, ст. основной деятельности 19 «а» Протоколы заседаний ДМН Оригиналы коллегии Организации и хранятся в документы к ним (копии) организационном отделе 01-08 Протоколы оперативных совещаний у руководителя Организации 01-09 Годовой план работы Организации 12. Профсоюзный 12-01 Методические указания и рекомендации Алматинского обкома профсоюзов негосударственных служащих 12-02 Протоколы общих, отчетно-перевыборных собраний коллектива Организации и документы к ним 12-03 Протоколы заседаний профкома Организации и документы к ним 12-04 Финансовые отчеты о работе профкома Организации 12-05 Резерв 12-06 Резерв 12-07 Главная книга профкома Организации Постоянно, ст. 13 Постоянно, ст. 166 «а» комитет ДЗН, ст. 21 «б» Постоянно, ст. 1232 «а» Постоянно, ст. 18 «а» 10 лет, ст. 1259 «а» 5 лет, ст. 316 При условии завершения ревизии 12-08 Журнал регистрации 3 года, ст. 106 заявлений членов «б» профсоюза 12-09 Номенклатура дел 5 лет, ст. 95 профкома Организации «б» Наименование должности руководителя Расшифровка_____________ делопроизводственной службы подписи Дата (Личная подпись) Виза заведующего ведомственным архивом (должностного лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО Протокол ЭК Организации от «__»_________ 2001 г. №__ Протокол ЭПК Центрального государственного архива Республики Казахстан от «__» _________ 2001 г. № __ Формат А4 (210Х297) Приложение 7 Образец оформления первого, второго и последнего листов основной (описательной) части номенклатуры дел хозяйственного товарищества Открытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ «Нефтетехнологический синтез» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Исполнительный директор ОАО 25 декабря 2001 г. № 07-04-23 «Нефтетехнологический синтез» г. Атырау на 2002 год _____________ Расшифровка (Личная подпись) подписи Дата Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Высший орган: 01. Общее собрание акционеров 01-01 Решения общих собраний акционеров Общества 01-02 Протоколы общих собраний акционеров Общества и документы к ним Постоянно, ст. 8 «а» Перечень документов, образующихся в деятельности ОАО. Атырау 2000. Постоянно, ст. Хранятся вместе с 9 «а» решениями общих собраний в отделе по юридической работе Коллегиальные органы: 02. Наблюдательный совет 02-01 Протоколы заседаний Наблюдательного совета Общества Постоянно, ст. Хранятся в отделе 10 «а» по юридической работе 03. Контрольно-ревизионная комиссия 03-01 Протоколы заседаний Контрольно-ревизионной комиссии Общества Постоянно, ст. 10 «а» Хранятся в Департаменте бухгалтерского учета и отчетности Исполнительный орган: 04. Руководство 04-01 Законы Республики Казахстан ДМН, ст. 1 04-02 Указы Президента Республики Казахстан ДМН, ст. 2 04-03 Постановления Правительства Республики Казахстан и распоряжения ПремьерМинистра Республики Казахстан ДМН, ст. 3 04-04 Решения Атырауского областного маслихата и акима Атырауской области ДМН, ст. 5 «б», 04-05 Решения общих собраний акционеров Общества (копии) ДМН 04-06 Учредительные документы Общества (устав, свидетельства о регистрации Общества, о присвоении РНН и другие) Постоянно ст. Хранятся в отделе 7 «а» по юридической работе 04-07 Приказы руководителя исполнительного органа Общества по основной деятельности Постоянно ст. 14 «а» 04-08 Протоколы совещаний у руководителя исполнительного органа Общества и документы к ним Постоянно ст. 16 «а» 04-09 Утвержденный годовой бизнес-план Постоянно ст. 43 «а» 04-10 Отчеты руководителя исполнительного органа на общем собрании акционеров Общества Постоянно ст. 48 «а» 04-11 Переписка с зарубежными инвесторами об объемах перерабатываемой нефтехимической продукции 5 лет ЭПК, ст. 53, 55 04-12 Резерв 3 года, ст. 76 04-13 Журнал регистрации приема посетителей 04-14 Номенклатура дел руководства исполнительного органа Общества 5 лет, ст. 24 «б» 05 – Департамент маркетинга рынка нефтепродуктов Руководство 05-01 Решения общих собраний акционеров Общества (копии) ДМН 10-3. Автохозяйство 10-03Положение об 01 автохозяйстве Общества Постоянно. ст. 34 10-03- Правила, инструкции и 02 рекомендации по ведению автохозяйства, направленные для руководства ДЗН, ст. 167 «б» 10-0303 5 лет, ст. 44 Годовой план работы автохозяйства 10-03- Годовой отчет о работе 04 автохозяйства 5 лет, ст. 51 10-0305 Годовые обзоры о состоянии и работе автохозяйства Постоянно, ст. 231 10-0306 Документы (сведения, акты, переписка) о проведения техосмотра транспортных средств 3 года, ст. 233 10-03Акты служебных 07 расследований дорожнотранспортных происшествий 3 года, ст. 231 10-03- Переписка о разработке 08 и применении тарифов на перевозку нефтепродуктов 3 года, ст. 234 10-0309 Резерв 10-0310 Резерв 10-0311 Акты списания транспортных средств 5 лет После списания 10-03- Журналы учета путевых 12 листов 5 лет После завершения ревизии 10-03Номенклатура дел 13 автохозяйства Общества 5 лет, ст. 24 «б» Наименование должности руководителя Расшифровка делопроизводственной службы подписи _____________ (Личная подпись) Дата Виза заведующего частным архивом (должностного лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО Протокол ЭПК Управления архивами «Нефтетехнолои документацией Атырауской области от «__» __________ 2001 г. № ______ № ___ Протокол ЭК ОАО гический синтез» от «__» ____________2001 г. Формат А4 (210Х297) Приложение 8 Образец оформления первого и последнего листов основной (описательной) части номенклатуры дел негосударственной организации, не имеющей четкого деления на структурные подразделения ТОО «Алматинская лаборатория анализа пищевых продуктов» НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 25 декабря 2001 г. № 09-10 г. Алматы на 2002 год лабопродук- УТВЕРЖДАЮ Директор ТОО «Алматинская ратория анализа пищевых тов» _____________ Расшифровка (Личная подпись) подписи Дата Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номер Примечание статьи по перечню 1 2 3 4 5 01. Организационно-правовое обеспечение деятельности 01-01 Законы Республики Казахстан ДМН, ст. 1 «б» 01-02 Решения Акима г. Алматы ДМН, ст. 5 «б» 01-03 Решения Совета учредителей Общества Постоянно, ст. 18 «а» 01-04 Резерв 01-05 Учредительные документы Общества (устав, свидетельства о присвоении РНН, открытии банковского счета и другие) Постоянно, ст. 37 «а» 01-06 Приказы Общества по основной деятельности Постоянно, ст. 19 «а» 01-07 Резерв 01-08 Протоколы оперативных совещаний у руководителя Предприятия и документы к ним Перечень типовых документов… М. 1989 По аналогии Постоянно, ст. 13 10. Частное хранение и использование документов 10-01 Положение о частном архиве Общества Постоянно, ст. 38 10-02 Карточки к документам частного архива Постоянно, ст. 116 10-03 Утвержденные описи дел постоянного хранения Постоянно, ст. 117 «а» 10-04 Утвержденные описи дел по личному составу 3 года После уничтожения дел 10-05 Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Постоянно, ст. 115 10-06 Книга учета поступления и выбытия документов из частного архива Постоянно, ст. 125 10-07 Заявки на выдачу документов из частного архива 1 год После возвращения документов в архив 10-08 Книга учета выдачи документов их частного архива 3 года После возвращения документов в архив 10-09 Резерв 10-10 Номенклатура дел Общества (копия) ДМН Наименование должности ответственного Расшифровка за делопроизводство в Обществе подписи _____________ (Личная подпись) Дата Виза должностного лица, ответственного за частный архив СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО Протокол ЭПК Центрального государ«Алматинская ственного архива г. Алматы пищевых проот «__» __________ 2001 г. № ______ ____________2001 г. № ___ Формат А4 (210Х297) Протокол ЭК ТОО лаборатория анализа дуктов» от «__» Приложение 9 Образец формы итоговой записи к номенклатуре дел Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 2001 г. По срокам хранения Всего В том числе переходящих с отметкой «ЭПК» Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) Итого Наименование должности руководителя Расшифровка делопроизводственной службы подписи _____________ (Личная подпись) Дата Итоговые сведения переданы в частный архив Наименование должности сотрудника, Расшифровка передавшего сведения подписи подпись) Дата Формат А4 (210Х297) _____________ (Личная
