Доклад начальника управления муниципального архива

Доклад начальника управления муниципального архива
Исполнительного комитета г.Казани М.М. Файзрахмановой
на аппаратном совещании 5 марта 2012 г.
«Об итогах работы управления муниципального архива в 2011 году»
10 марта в России ежегодно отмечают День работника архива. Этот праздник
утвержден Федеральной архивной службой в 2003 году. Дата выбрана неслучайно: в
этот день (28 февраля 1720 года по старому стилю) Петр I подписал первый в
России государственный акт – «Генеральный Регламент или Устав», в котором была
выделена отдельная глава об архивах. Это первый в России общегосударственный
правовой акт, определивший основы организации централизованного архивного
дела в стране.
Ныне архивная служба нашей страны охватывает разветвленную сеть архивов
федеральных, архивов субъектов РФ и муниципальных архивных учреждений.
Управление
муниципального
архива
обеспечивает
единый
порядок
формирования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда
Республики
Татарстан
и
других
архивных
документов,
образующихся
в
деятельности органов местного самоуправления, предприятий, организаций,
учреждений, находящихся на территории муниципального образования г.Казани.
Несколько лет назад наше управление находилось в тяжелом положении.
Муниципальный архив занимал отдаленные друг от друга полуподвальные
помещения, которые периодически подтоплялись и не соответствовали требованиям
по хранению документов. Общая площадь этих помещений составляла всего 212 кв.
метров. Решить эту острую проблему помогла поддержка городских властей. В 2007
году началось масштабное обновление материально-технической базы архива, а уже
в 2008 году мы получили новые комфортные помещения.
Разрешите еще раз поблагодарить Ильсура Метшина за поддержку нашей
отрасли. Эта помощь позволила сохранить тысячи ценнейших документов и
материалов.
Сегодня управление муниципального архива занимает помещения общей
площадью 1438 кв.м. В архивохранилищах учтены все требования для архивных
помещений, приобретено необходимое архивное оборудование, средства хранения
2
документов
(протяженность
стеллажей
составляет
1692
погонных
метра),
организованы рабочие места, комнаты для приема населения, открыт читальновыставочный зал для занятий и демонстрации исторических документов.
В 2011 году субвенции на реализацию государственных полномочий,
предоставленные в размере 155,8 тыс.руб., реализованы для обслуживания и
ремонта систем видеонаблюдения, систем вентиляции и кондиционирования,
автоматической пожарной, охранной сигнализаций, АТС.
Таким образом, в настоящее время в плане материально-технического
обеспечения управление имеет, в основном, все необходимые условия для своей
деятельности.
По состоянию на 1 января 2012 года в архиве числится 1135 фондов, 99403
дела, из них 2151 дело составляют документы постоянного хранения, оставшуюся
часть составляют документы по личному составу различных организаций и
предприятий.
За 2011 год управлением исполнено 5122 запроса (3161 запрос с
положительным ответом - 61%), что на 42,5% больше чем за 2010 год (3556
запросов, из них 2985 с положительным ответом - 83%).
Основную часть обращений в управление архива составляют запросы
социально-правового характера, направленные на защиту прав, свобод и интересов
граждан. Прежде всего, эти запросы обусловлены изменениями в пенсионном
законодательстве: для начисления пенсий людям необходимы подробные сведения о
трудовом стаже и заработной плате, о награждении медалями, почетными
грамотами, знаками, о присвоении почетных званий. Поэтому особое внимание при
работе с ведомственными архивами уделяется сохранности таких видов документов,
как штатные расписания, тарификационные списки, уставы, положения учреждений,
позволяющие обеспечить защиту законных интересов граждан.
Увеличилось количество запросов имущественного характера, в том числе об
отводе земельных участков, о статусе помещений. Востребованными стали такие
документы, как акты Государственных приемочных комиссий по приемке в
эксплуатацию объектов.
Также возрос интерес населения к своим корням, изучению социального
происхождения основателей родов и фамилий.
3
Например, по запросу гр. Назарова Александра Владимировича о поиске
сведений на своего деда Назарова Ивана Тихоновича, работавшего в Казани, в
архивных документах найдены важные для заявителя биографические сведения о
дате рождения, месте рождения и даже о родителях деда.
Запросы
тематического
характера,
поступающие
от
органов
власти,
предприятий, организаций касаются в основном создания структуры власти,
биографических сведений о руководителях тех или иных органов власти, истории
предприятий, организаций в преддверии знаменательных дат.
Например, в архивных документах были найдены сведения на Героя
Советского Союза Ивана Константиновича Кабушкина, который до войны работал в
трамвайном депо г.Казани. Копии документов были переданы в музей МУП
«Метроэлектротранс» г.Казани. По сравнению с 2010 годом количество таких
тематических запросов возросло более чем в полтора раза – с 33 до 55.
Сегодня обработка одного запроса занимает в среднем 21 день. Стандартами
определен срок в 30 дней. Повышению скорости и качества обслуживания
населения
способствуют информационные технологии, которые постепенно
внедряются в муниципальном архиве.
В частности, внедрён программный комплекс четвертой версии «Архивный
фонд». На сегодняшний день в базу данных введено 1049 фондов архива (92%) с
прикреплением отсканированных описей. Специалистами управления в PDF-формат
отсканировано 809 описей дел, что составляет 71% от общего количества.
В связи с реализацией Федерального закона «Об организации предоставления
государственных и муниципальных услуг» важное место в деятельности архива
отведено переходу на предоставление услуг в электронном виде. Так, в истекшем
году
продолжалась
предоставления
работа
по
муниципальных
внедрению
услуг.
административных
В
данный
момент
регламентов
наиболее
востребованными являются муниципальные услуги по выдаче архивных справок,
архивных выписок, копий архивных документов. Административные регламенты
устанавливают стандарты и порядок предоставления этих и других муниципальных
услуг. В результате, улучшается качество обслуживания населения, повышается
открытость и эффективность работы архива.
4
Административные регламенты опубликованы на официальном портале мэрии
Казани, где создана интернет-страница управления архива. Здесь также регулярно
размещаются все сведения о проводимой архивной работе и поступающих архивных
документах.
Кроме того, на интернет-странице управления размещены образцы заявлений,
с которыми люди обращаются в архив чаще всего. Параллельно на сайте
публикуются результаты уже рассмотренных запросов. Следует отметить, что
востребованность архивных документов через интернет-страницу управления
повышается с каждым годом: например, если в 2010 году количество пользователей
составляло 1372, то в 2011 – уже 3700.
В прошлом году на постоянное хранение в архив принято более 600 дел
управленческой документации. В этом году всем подразделениям Исполнительного
комитета
г.Казани
и
организациям
-
источникам
комплектования
архива
необходимо упорядочить и описать документы по 2010 год согласно номенклатурам
дел, передать на муниципальное хранение по 2006 год включительно.
В целях оперативного и качественного исполнения запросов в архиве создан
справочник по фондам архива, в который регулярно вносятся сведения о
поступающих документах, их составе и описании документов с прикреплением
описей дел. Справочник размещен и регулярно обновляется и на интернет-странице
управления. Кроме того, в 2011 году Главным архивным управлением при КМ РТ
издан Краткий справочник по фондам муниципальных архивов Республики
Татарстан, в который вошли 922 фонда управления муниципального архива
г.Казани.
Качество
комплектования
архива
напрямую
зависит
от
сохранности
документов в организациях. В 2011 году наши усилия были направлены на
активизацию работы с предприятиями - источниками комплектования, изучению
состава документов, ведению архивного делопроизводства. В число источников
комплектования архива входят Казанская городская Дума, Контрольно-счетная
палата, 16 структурных подразделений Исполнительного комитета, 4 районные
администрации и ряд муниципальных учреждений (среди них Казанский зооботсад,
Городская клиническая больница №5, Городской дворец детского творчества
им.А.Алиша и др.).
5
Хочется назвать организации, которые своевременно упорядочили документы
постоянного хранения, и чьи описи дел в 2011 году были представлены на
рассмотрение Экспертной комиссии Главного архивного управления при Кабинете
Министров
Республики
Татарстан
и
прошли
утверждение:
это
аппарат
Исполнительного комитета г.Казани, Финансовое управление, Избирательная
комиссия г.Казани, Комитет внешних связей и туризма. Утверждено 870 дел
постоянного хранения. Согласованы номенклатуры дел, положения об архиве и
экспертной
комиссии
Избирательной
комиссии
г.Казани,
муниципальных
учреждений «Управление наружной рекламы и информации», «Управление
гражданской защиты», «Управление жилищной политики», «Комитет физкультуры
и спорта», «Городская клиническая больница №5», Контрольно-счетной палаты,
Департамента социального питания г.Казани. Вышеперечисленные организации
отнеслись с большой ответственностью к вопросам обеспечения сохранности, учета
и использования документов.
В этом году мы планируем получить номенклатуры дел и документы
постоянного хранения от Казанской городской Думы, Управления культуры,
Управления образования, Главного управления архитектуры и градостроительства и
др.
Важным источником комплектования муниципального архива являются
ликвидированные предприятия и организации. За 2011 год принято более 3000 дел
по личному составу от 58 предприятий города.
К сожалению, руководители ликвидированных предприятий далеко не всегда
ответственно подходят к вопросу сохранности документов по личному составу. На
сегодняшний день это одна из самых острых проблем муниципального архива.
Чаще всего мы сталкиваемся с утерей документов и неполнотой их видового
состава. Вызывает беспокойство и то, что участились случаи, когда конкурсные
управляющие представляют в архив уведомления об отсутствии документов по
личному составу организаций, признанных несостоятельными (банкротами). За 2011
год такие уведомления поступили в архив по 52 организациям, тогда как в 2010 году
их было только 11. В уведомлениях в качестве причины отсутствия документов
указывается, что они не были представлены бывшими руководителями этих
предприятий в распоряжение конкурсного управляющего или вообще отсутствуют.
6
В результате документы не поступают на хранение. Это очень важный момент,
поскольку речь идет не просто о передвижении бумаг. Отсутствие документов в
архиве говорит о том, что работники организаций не смогут при необходимости
подтвердить свой трудовой стаж и объем заработной платы – например, для
начисления и перерасчета пенсии. Управление муниципального архива не может
решить эту проблему исключительно своими силами, поэтому соответствующая
информация направлена в Главное архивное управление при Кабинете Министров
Республики Татарстан, Гильдию Арбитражных управляющих РТ.
В работе с ликвидированными предприятиями возникает и другая проблема.
Дело в том, что архивным законодательством предусмотрено принимать документы
на хранение в упорядоченном состоянии, а значит, средства на эту работу должны
заблаговременно включаться в смету расходов самой ликвидируемой организации.
В действительности же упорядочение документов начинается на завершающем
этапе процесса ликвидации уже при отсутствии финансов. В итоге документы
остаются в бесхозном состоянии (например, сегодня эта проблема актуальна в
отношении МУ «Центр надзора за состоянием объектов благоустройства г.Казани»,
ПТЖХ пос.Дербышки, ресторана «Акчарлак», ресторана «Маяк»). Безвозвратно
утеряны
документы
Комбинатов
общественного
питания
Вахитовского
и
Московского районов, магазина «Детский мир», Казанской макаронной фабрики.
Как показывает практика, лица, ответственные за передачу документов в
муниципальный архив, не полностью исполняют свои обязанности по приему
документов от организаций, что также нередко ведет к их утере в том или ином
объеме. Например, у нас в архиве далеко не в полном объеме хранятся документы
по личному составу Приволжской оптово-розничной конторы (ОАО «Джонатан»),
КУП «Чеховский рынок», Казанской табачной фабрики, городских больниц. Более
того, практически нет таких организаций, где не было бы того или иного количества
утерянных документов.
Хотелось бы обратиться к присутствующим руководителям с просьбой при
наличии информации своевременно направлять в муниципальный архив сведения о
ликвидации, реорганизации предприятий, организаций г.Казани. Еще раз подчеркну,
что от этого зависит реализация пенсионных и иных прав наших граждан в
будущем.
7
Важным направлением нашей работы является подготовка и организация
выставок, которые направлены на популяризацию документов, хранящихся в
архиве. В 2011 году нами подготовлены и организованы две выставки по
документам фонда «Исполнительный комитет Казанского городского Совета
народных
депутатов»,
«Управление
городского
коммунального
хозяйства
Казгорисполкома». Параллельно выставки размещаются на интеренет-странице
управления.
В преддверии Универсиады начато выявление архивных документов по теме
«Развитие физкультуры и спорта в г.Казани в архивных документах».
В прошлом году в г.Казани проведено большое мероприятие: заседание
Совета по архивному делу при Федеральном архивном агентстве. Участники
заседания ознакомились с деятельностью муниципального архива г.Казани и дали
ей высокую оценку.
В рамках данного мероприятия участникам Совета была представлена
выставка
документов
из
фондов
муниципального
архива.
Они
оценили
исторические документы фонда «Управление коммунального хозяйства» (1916-1934
годы), более 600 единиц хранения которого нуждаются в реставрации (результат
потопа на ул.Батурина). Силами специалистов управления часть документов фонда
очищена от плесени механическим способом.
В целом, в 2011 году основные направления развития архивного дела на
территории г.Казани выполнены. Развитие архивной службы города продолжится и
в этом году. В первую очередь, оно будет связано с развитием информатизации
архивного дела, укреплением материально-технической базы, оцифровкой фондов и
научно-справочного аппарата, обеспечением доступа к архивным документам через
информационные ресурсы и поэтапным решением электронного архивирования.
На прошедшей 2 февраля текущего года коллегии Главного архивного
управления с участием Премьер-министра РТ И.Ш.Халикова обсуждались вопросы
информатизации архивного дела. Планируется разработка и утверждение в текущем
году республиканской программы «Информатизация архивного дела в Республике
Татарстан на 2012-2014 годы». Для включения в данную программу управлением
направлены предложения по реализации своих мероприятий.
8
В заключение хочу отметить, что сегодня одной из интересных форм
комплектования
архива
является
создание
архивного
фонда
личного
происхождения, состоящего из документов, которые образовались на протяжении
жизни отдельного гражданина, семьи, рода. В связи с этим обращаюсь ко всем
присутствующим с предложением передать на муниципальное хранение личные
документы руководителей, ветеранов, сотрудников ваших организаций. Мы с
удовольствием
готовы
принять
на
постоянное
или
временное
хранение
фотодокументы. В целом, каждый человек может принять участие в пополнении
архива нашего города. Это позволит сохранить историю Казани и казанцев для
будущих поколений.
Начальник управления
муниципального архива
М.М.Файзрахманова