Тема 1. Концепции перехода к безбумажной технологии. Понятие СЭД МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ

МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Тема 1. Концепции перехода к безбумажной
технологии. Понятие СЭД
Цели обучения:
 познакомить
с основными концепциями безбумажной
управления в их историческом развитии;
 ввести понятие системы электронного документооборота.
технологии
Оглавление
Основные понятия курса «Системы электронного документооборота» .................1
Функции ЭС и деловые процессы (повторение) ..................................................1
Структура ЭС и информационные потоки ............................................................2
Основные концепции безбумажной технологии управления .................................4
Концепция электронного документа ...................................................................4
Концепция Системы Управления Электронными Документами ..........................5
Концепция Системы Электронного Документооборота .......................................5
Для самостоятельной работы ..................................................................................7
Основные понятия курса «Системы электронного
документооборота»
Функции ЭС и деловые процессы (повторение)
Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов,
относительно изолированная от окружающей среды, имеющая либо цель
функционирования, либо законы своего развития.
Экономическую систему (ЭС) можно трактовать как большую,
кибернетическую систему, предназначенную для получения прибыли.
сложную,
Под управлением понимают процесс задания цели функционирования объекта
и выработки воздействий на этот объект в направлении достижения поставленной
цели.
Цель функционирования предприятия реализуется с помощью ряда деловых
процессов, состоящих из отдельных компонентов, взаимодействие которых
задается определенным регламентом их исполнения.
Деловые процессы (бизнес-процессы) — это процессы, которые отвечают
зa ведение бизнеса или выполнение целевой функции системы, являются
способом
осуществления
практического
управления
предприятиями
и учреждениями и состоят из отдельных процедур. Деловая процедура —
элементарная составляющая делового процесса, представляющая определенную
работу, задание, операцию, совершаемых сотрудниками экономической системы
в рамках делового процесса согласно разработанному регламенту для реализации
процесса или решения какой-либо задачи.
Регламент —
последовательность
определенного делового процесса.
выполнения
1
деловых
процедур
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Структура ЭС и информационные потоки
Рис. 1
Объект управления (ОУ) — это подсистема, в которой протекают материальные
процессы, т. е. процессы переработки сырья, материалов и прочих ресурсов
в готовую продукцию или услуги, т. е. процессы, связанные с переработкой
входного материального потока МП1 в выходной материальный поток МП2. Кроме
того, на вход ОУ поступают также внешний информационный поток ИП1, который
сопровождает материальный, например, «Накладные на транспортировку»,
«Счета-фактуры на оплату» и др. То же можно сказать и о потоке ИП2, который
сопровождает отпуск готовой продукции или услуг потребителям.
Аппарат управления (АУ) — это подсистема, в которой осуществляются
информационные процессы, связанные с выполнением набора функций,
реализуемых в определенном порядке. На вход
АУ поступают
входящие
информационные потоки из внешней среды (ИП3-ИП4). Сам АУ вырабатывает
исходящие информационные потоки (ИП5). Между АУ и ОУ циркулируют
внутренние ИП.
Функции управления взаимосвязаны между собой, и их можно представить
в виде топологической модели (рис. 2), отражающей технологию управления.
2
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Рис. 2. Схема взаимосвязи функций управления
На предприятии выполняется управление несколькими видами деятельности.
В соответствии с этим в аппарате управления выделяют ряд подразделений,
которые отвечают за указанные выше виды деятельности (рис. 3).
Рис. 3. Детализированная структура ЭС
3
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Для достижения поставленной для экономической системы цели работники
аппарата и объекта управления участвуют в выполнении деловых процессов
(бизнес-процессов) и процедур.
Деловые процессы также можно классифицировать по видам производственной
деятельности:
 обслуживание клиента;
 материально-техническое снабжение;
 управление кадрами, финансами, энергетическим хозяйством, основным
и вспомогательным производством, реализацией готовой продукции и т. п.
Основные концепции безбумажной технологии
управления
Направления совершенствования технологий управления:
 реинжиниринга бизнес-процессов;
 перехода к безбумажной технологии управления.
В данном курсе рассматривается содержание второго подхода выбора
и применения
методов
и средств
организации
безбумажной
технологии
управления, которая основывается на использовании трех основных концепций:
переход к электронным документам, создание систем управления документами
и системы электронного документооборота.
Концепция электронного документа
В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками,
статичной формой и ограниченными возможностями, переход к динамичным
цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при
создании, совместном использовании, распространении и хранении информации.
Электронный документ, по сравнению с бумажным, обладает рядом преимуществ:
 простота внесения изменений;
 использование заранее заготовленных






форм документов не только
с указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными
стандартными фразами в соответствии с видом документа;
экономия затрат при считывании информации, содержащейся в документе,
непосредственно с экрана монитора, без распечатки на бумаге;
оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при передаче
в другое учреждение по электронной почте;
возможность передачи документа по электронной почте любому количеству
адресатов;
новые
современные
способы
архивации
документов
и защиты
их от несанкционированного доступа;
могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей
группы, отдела или всего предприятия;
доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней,
а иногда и недель, что случается при использовании документов
на бумажных носителях. Ускоренный доступ к стратегической информации
наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные
конкурентные преимущества.
4
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Концепция Системы Управления Электронными Документами
За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие
от обычного графического образа документа до идеи управления документами —
совокупность технологий обработки электронных документов, реализованной
в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД),
или Document Management Systems (DMS).
Можно выделить следующие основные задачи, которые призвана решать
система управления документами:
1. уметь переводить бумажные документы в электронный вид и
2. уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех
источников поступления:
 из приложений,
которые
создаются
текстовыми
процессорами,
электронными
таблицами,
графическими
процессорами,
пакетами
прикладных программ для настольных издательств;
 факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия;
 входящие,
исходящие
и внутренние
сообщения,
поступающие
из электронной почты;
 отчеты
и другие
документы,
которые
готовят
функциональные
информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу,
но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов.
Система управления документами обеспечивает:





интеграцию с приложениями;
хранение данных на разных устройствах;
распределенную обработку данных;
поиск на основе индексации электронных документов;
коллективную работу с электронными документами.
Системы управления документами или, как их еще называют, Электронные
архивы (упомянутые на конференции-выставке DOCFLOW -2006):
АРК ДЕЛО ЭЛС
1С.АРХИВ
DOCUMENTUM
Концепция Системы Электронного Документооборота
Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного
Документооборота (СЭД), призванной для интеграции всех информационных
приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное
взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур
и функций управления необходимой информацией. СЭД должна позволять:
 планировать и составлять маршруты передвижения документов;
 контролировать это передвижение;
 уметь управлять документооборотом и регулировать его.
5
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
Эта концепция имеет две стадии в своем развитии: от воплощения идеи
использования технологии «docflow», связанной с планированием и управлением
документопотоками, до технологии «workflow», предназначенной для управления
деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются
и создаются документы.
Технология «docflow» идет от документа.
Для каждого документа, прошедшего систему, создается задание. Задания
размещаются на сервере баз данных. Задания содержат их статус, параметры,
маршрут движения документа (doc flow).
Технология «workflow» отталкивается не от документа, а от бизнес-процесса.
Системы, основанные на применении технологии «workflow», имеют в своем
составе
Систему
Автоматизации
Деловых
Процессов
(САДП),
которая
предназначена для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых
на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности
их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы.
В терминах системы АДП бизнес-процесс можно рассматривать как некую
задачу, которую надо решить в определенный срок. Задача имеет статус,
параметры,
маршрут.
К задаче
прикрепляется
документ
(документы),
необходимый для ее решения (а может и не прикрепляться). Задача выполняется
коллективом сотрудников. У нее есть инициатор, исполнители и наблюдатели.
Задача разбивается на задания. Задание — это работа, выполняемая одним
исполнителем.
Задания также содержат их статус, параметры.
Маршрут содержит описание последовательности выполнения заданий всеми
исполнителями задачи и таким образом несет информацию об исполнителях,
сроках исполнения заданий и всей задачи в целом. Для описания маршрутов
в СЭД имеется графический редактор.
Таким образом, в технологии «workflow» маршрут может быть не только
последовательным, и иметь сложную схему.
Модуль
преобразования
обрабатывает
маршруты
задач
и формирует
конкретные АДП-приложения для каждого сотрудника. АДП-приложение
моделирует деятельность (деловой процесс) одного сотрудника и ориентировано
не на конкретного сотрудника, а на роль, которую он исполняет. Это дает
возможность динамически переназначать сотрудников на роли, вводить новые,
удалять ненужные, что позволяет гибко реагировать на изменения, происходящие
на предприятии, управлять заданиями, направляя их определенной ролевой
категории сотрудников.
Системы электронного документооборота, основанные на использовании этих
концепций, обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие
перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:
 Обеспечение
более эффективного управления за счет автоматического
контроля выполнения принятых решений, прозрачности деятельности всей
организации на всех уровнях.
 Поддержка системы контроля качества выпускаемой продукции или
выполняемых услуг, соответствующих международным нормам.
6
МЕЖДУНАРОДНЫЙ БАНКОВСКИЙ ИНСТИТУТ
INTERNATIONAL BANKING INSTITUTE
 Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации
и знаниям.
 Обеспечение




кадровой
гибкости
за счет
большей
формализации
деятельности
каждого
сотрудника
и возможности
хранения
всей
предыстории его деятельности.
Протоколирование
деятельности
предприятия
в целом
(внутренние
служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление
«горячих точек» в деятельности).
Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения
и контроля.
Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия.
Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками
документов в организации.
Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление
хранения
бумажных
документов
за счет
наличия
оперативного
электронного архива.
Для самостоятельной работы
1. Сформулировать краткие выводы по изученному материалу.
2. Пройти тест «СЭД Тема 1» в системе ВУОКСа.
7