Простое решение для ведения делопроизводства и управления процессами Описание кейса внедрения в Администрации Печенгского района Мурманской области Центр консалтинговых проектов ОГЛАВЛЕНИЕ 1. АННОТАЦИЯ ...................................................................................................................................... 3 2. О ЗАКАЗЧИКЕ..................................................................................................................................... 3 3. СИТУАЦИЯ ......................................................................................................................................... 3 4. ВЫБОР................................................................................................................................................ 3 5. АНАЛИЗ ЗАДАЧ ................................................................................................................................. 4 6. ПЛАТФОРМА ..................................................................................................................................... 4 7. РЕШЕНИЕ ........................................................................................................................................... 4 8. РЕЗУЛЬТАТЫ ...................................................................................................................................... 5 9. ПЕРСПЕКТИВЫ................................................................................................................................... 5 10. О ПАРТНЕРЕ ....................................................................................................................................... 5 2 Центр консалтинговых проектов 1. АННОТАЦИЯ «Простая канцелярия» - это решение Центра консалтинговых проектов на основе платформы Docsvision. «Простая канцелярия» сочетает в себе возможности мощной платформы и необходимые настройки для базовых задач ведения делопроизводства, кроме того гарантирует быстрый старт и внедрение системы электронного документооборота. Установка представленного решения и сотрудничество со специалистами Центра консалтинговых проектов – залог успеха внедрения мощной и эффективной системы на основе платформы Docsvision. 2. О ЗАКАЗЧИКЕ Заказчик: Администрация Печенгского района Мурманской области – исполнительнораспорядительный орган местного самоуправления. В структуру администрации входят 21 подразделение. Общая численность – 70 человек, в том числе муниципальных служащих – 55 чел., служащих – 4 чел., муниципальных служащих, содержащихся за счет субвенций – 11 человек. Основные функции по ведению делопроизводства, а также информационное, документационное и организационное обеспечение деятельности администрации муниципального образования Печенгский район выполняет МКУ «Управление по обеспечению деятельности администрации Печенгского района». ИТ-инфраструктура администрации построена на платформе и приложениях MS. Обслуживается администраторами достаточного уровня компетенции. Муниципальное образование Печенгский район имеет и поддерживает свой сайт http://pechengamr.ru/. 3. СИТУАЦИЯ Цель руководителя всегда – эффективно работающая и управляемая организация. Этой цели можно достичь благодаря автоматизации системы делопроизводства и документооборота. Перспектива увеличения эффективности деятельности органа местного самоуправления – основная мотивация заказчика. 4. ВЫБОР Выбор заказчика в пользу системы Docsvision обусловлен рядом преимуществ: Легкое решение для быстрого внедрения электронного документооборота организации; Оптимальное соотношение функционала к цене; Содержит все необходимые функции базовой канцелярии; Быстрая схема развертывания системы; Широкие возможности, заложенные в платформу системы; Поэтапный подход к развитию системы; Возможность дальнейшего развития системы; Возможность потокового ввода документов в систему; Гибкость настроек без программирования, что обеспечивает возможности доработки системы силами имеющихся штатных ИТ-специалистов. 3 Центр консалтинговых проектов 5. АНАЛИЗ ЗАДАЧ В рамках первого этапа внедрения были выделены приоритетные задачи по проекту: автоматизация обработки и хранения документов; создание максимально пользователей; формирование резолюций и поручений, связанных с документами; осуществление контроля исполнительской дисциплины сотрудников; формирование аналитических отчётов, содержащих статистику по документам; формирование табличных отчётов по исполнению поручений; оперативный поиск документов по реквизитам; реализация системы уведомлений пользователей о появлении документов и заданий; внедрение общих механизмов управления и простых средств настройки СЭДО; обеспечение возможности постепенного наращивания функциональности СЭДО без кардинального изменения сложившейся инфраструктуры; обучение ключевых пользователей системы. 6. простой и функциональной структуры рабочих мест ПЛАТФОРМА Для начала внедрения была выбрана лицензия на продукт Docsvision 4.5, Расширенная редакция на 5 пользователей. 7. РЕШЕНИЕ В рамках поставленного решения была выполнена «легкая» настройка без существенных доработок, что уже дает следующий эффект внедрения: Порядок в документах и управлении организацией; Ускорение коммуникаций; Управление процессами и выбор оптимального пути решения; Повышение производительности работ; Повышение исполнительской дисциплины. Авторизация пользователей происходит с помощью синхронизации с Active Directory. Для разграничения прав пользователей к документам и другим объектам системы были настроены роли: «Регистратор», «Руководитель» и «Исполнитель». Согласно этим ролям пользователи получают доступ к структуре личных папок, необходимой для работы в системе. Помимо уже имеющихся настроек базовой поставки решения «Простая канцелярия» на предыдущих проектах, появились и новые доработки функционала, исходя из желаний заказчика, которые еще больше упрощают работу пользователей в системе. У Регистраторов появились новые инструменты для поиска и отбора наиболее актуальных для работы документов в системе, появилась возможность отложенной регистрации с использованием 4 Центр консалтинговых проектов временных номеров, а так же возможность полностью отказаться от ведения «бумажного» журнала регистрации документов вручную. 8. РЕЗУЛЬТАТЫ На данный момент пользователи проходят обучение и осваивают информационную систему. Все задачи в рамках первого этапа внедрения были выполнены - заказчик получил легкое настроечное решение и открыт к дальнейшему сотрудничеству. 9. ПЕРСПЕКТИВЫ В качестве перспективы следующего этапа по проекту Центр консалтинговых проектов планирует развитие и расширение функционала внедренного решения на базе платформы Docsvision, увеличением количества клиентских подключений, автоматизация загрузки больших объемов документов в систему, внедрение системы построения отчетов по корреспонденции и пользовательским задачам. 10. О ПАРТНЕРЕ Центр консалтинговых проектов (ЦКП) – партнёр «ДоксВижн», ведущий свою деятельность, в основном, в Северо-Западном федеральном округе России. Компания обладает успешным опытом внедрения решений по управлению документами и бизнес процессами в организациях, органах местного самоуправления Мурманской области на платформе Docsvision. Подробную информацию о других реализованных проектах можно узнать на сайте компании http://it-murman.ru в разделе Электронный документооборот. 5