Преимущества построения и функционирования

Описание бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством»
Преимущества построения и функционирования Интегрированной системы менеджмента
ИСМ с применением бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством».
Возможности бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством»
Требованию к функционированию ИСМ
Реализация с помощью бизнес-решения
Управление документами Трудоемкость действий, связанных с подготовкой, утверждением,
распространением регламентирующих документов, внесением изменений, поддержанием документов в актуальном состоянии, снижается во много раз.
Распространение документов по подразделениям, фиксирование
факта ознакомления с новыми редакциями документов, полномочия
ответственных за согласование и утверждение документа, контроль
актуальности – все эти рутинные процедуры берет на себя система.
Все сотрудники работают с актуальными и утвержденными электронными документами. Исключаются риски использования устаревших либо неутвержденных документов, несанкционированного
внесения изменений, отсутствия необходимых документов в местах
их применения. Система обеспечивает простоту поиска и идентификации документов.
Процессный подход
Процессы, идентифицированные организацией в рамках ИСМ, описываются в системе через «типовые маршруты» модуля «Управление деловыми процессами». В результате система самостоятельно
может контролировать выполнение регламентов сотрудниками
предприятия. Информация о выполнении, либо нарушениях требований регламентов хранится в системе и доступна для оперативного
анализа руководством.
Управление записями
Механизм «жестких типовых маршрутов» позволяет в обязательном
порядке вести записи в строгом соответствии с требованиями стандартов ИСМ. При этом требования, касающиеся сохранности, идентификации, поиска, защиты, срока хранения любых записей реализуются системой автоматически.
Многие записи могут вестись системой автоматически на основании
данных, полученных в ходе выполнения бизнес-процесса различными сотрудниками.
Действия персонала
Повышается уровень ответственности сотрудников, поскольку выдача заданий и поручений фиксируется системой и уже нельзя проигнорировать или забыть о тех или иных поручениях.
Значительно снижается трудоемкость документирования собственной деятельности в рамках ИСМ. Отчеты о выполнении отдельных
поручений или деятельности в рамках бизнес-процессов, подготовка
и ознакомление с документами фиксируются системой и являются
основой для объективного, построенного на фактах анализа дея-
тельности сотрудника.
Управление внутренними Формирование программы внутренних аудитов на период. Согласоаудитами
вание, утверждение программы аудитов. Уведомление участников
аудита (внутренних аудиторов, технических экспертов, руководителей аудитируемых подразделений).
Проведение плановых и внеплановых внутренних аудитов. Формирование и утверждение отчетов по внутренним аудитам. Анализ загрузки и квалификации внутренних аудиторов
Формирование сводной отчетности по результатам внутренних
аудитов за период. Управление несоответствиями, зафиксированными в ходе аудита.
Управление
ствиями
несоответ- Ведение записей о несоответствиях (потенциальных несоответствиях), зафиксированных по результатам проведения внутренних аудитов, замечаний поставщиков и потребителей, в рамках текущей деятельности.
Фиксация несоответствий и анализ их причин.
Контроль осуществления коррекций (устранения несоответствий).
Выявление повторных несоответствий.
Осуществление корректирующих действий по результатам анализа
несоответствий.
Формирование сводной аналитической отчетности. Анализ качества
деятельности структурных подразделений.
Управление корректиру- Планирование и осуществление корректирующих и предупреждаюющими и предупрежда- щих действий. Ведение записей по всем корректирующим и предующими действиями
преждающим действиям.
Анализ результативности и эффективности корректирующих и предупреждающих действий.
Формирование сводной аналитической отчетности. Анализ качества
деятельности структурных подразделений.
Ориентация на потреби- Фиксация и анализ поступивших замечаний и рекламаций
теля
Выявление причин замечаний и рекламаций и осуществление корректирующих действий, направленных на повышение степени удовлетворенности потребителя.
Дополнительный модуль CRM позволяет систематизировать всю
работу с потребителями: анализировать их запросы и предложения,
вести мониторинг удовлетворенности клиентов и многое другое.
Анализ со стороны руко- Оперативный анализ качества функционирования системы менеджводства
мента предприятия в разрезе процессов, подразделений, нормативных документов.
Предоставление руководителям объективных, основанных на фактах данных по качеству функционирования процессов (входные
данные для анализа).
Обеспечение исполнения решений руководителя, принятых на основе анализа, в т.ч. решений по повышению результативности ИСМ.
Анализ
ИСМ
и
улучшение Система позволяет получать в форме отчетов объективные входные данные анализа – информация о результатах аудитов, требования потребителей, выполнение регламентов бизнес-процессов и
др., затем доводить до исполнителей результаты анализа руководства. При этом система будет фиксировать все записи о проведенном анализе со стороны руководства.
Оперативное получение объективных данных по функционированию
ИСМ позволяет планировать мероприятия по улучшению ИСМ.
Эффекты от внедрения бизнес-решения «ФИНЭКС: Управление качеством»:
1. Полное удовлетворение большинства требований стандартов ИСМ
2. Соблюдение регламентов обязательных документированных процедур в автоматическом режиме
3. Ускорение и упрощение процедур планирования и анализа результатов внутренних
аудитов
4. Автоматизация управления несоответствиями, сокращение рисков повторного появления несоответствий
5. Повышение контроля исполнения корректирующих и предупреждающих действий
6. Систематизация данных по внутренним аудитам, несоответствиям, корректирующим и
предупреждающим действиям
7. Сокращение трудоемкости при подготовке входных данных для проведения анализа результативности ИСМ
8. Перевод все требуемых документов и записей в электронную форму
9. Облегчение подготовки и успешного прохождения внешних аудитов (сертификационного
и надзорных)
10. Повышение качества работы сотрудников за счет:

автоматизированного контроля исполнения регламентов и документированных
процедур

формирования единой базы данных выявленных и потенциальных несоответствий и мер по их устранению и предупреждению

обеспечения сотрудников необходимыми в работе документами и данными
11. Повышение качества работы подразделений за счет:

регулярного анализа деятельности подразделений и оперативного устранения
выявленных недостатков

активного и осознанного вовлечения линейных руководителей в процессы управления и контроль качества работы структурного подразделения

гарантированный анализ и устранение всех выявленных замечаний и причин, их
вызвавших
12. Улучшение деятельности организации за счет:

оперативного анализа данных о функционировании системы управления

повышения степени удовлетворенности потребителей