Интегрированная система менеджмента, ее

Интегрированная система менеджмента,
ее преимущества и аспекты внедрения
Цветкова О. А.
заместитель директора по качеству
ООО «Усолье-Сибирский Силикон»
ООО «Усолье-Сибирский Силикон» учреждено в декабре 2005 г. на базе ранее
существовавшего Открытого Акционерного Общества «Усолье Сибирский силикон». В
ООО «Усолье-Сибирский Силикон» (далее по тексту ООО «УСС»), после проведённой в 2006
году реконструкции, создано основное производство - производство трихлорсилана (ТХС)
марок «А», «Б», трихлорсилана технического, четыреххлористого кремния (ЧХК) и
производство холода с температурой минус 20 0С на аммиачной холодильной станции.
В 2006 году компания Nitol Solar, на базе ООО «Усолье-Сибирского Силикона», начала
реализацию нового инновационного проекта по созданию уникального производства
поликристаллического кремния, который является основным сырьем для полупроводниковой
промышленности и солнечной энергетики.
Для столь динамично развивающейся организации был выбран комплексный подход к
повышению результативности и эффективности деятельности. Одним из таких новых
подходов является внедрение интегрированной системы менеджмента как инструмента
удовлетворения требований и ожиданий не только потребителей, заинтересованных
сторон, но и персонала организации.
Интегрированная система менеджмента (далее ИСМ) строится на базе трех
международных стандартов ИСО 9001-2000 «Системы менеджмента качества», ИСО
14001-2004 «Системы экологического менеджмента» и ОHSAS 18001-2007 «Системы
менеджмента охраны здоровья и обеспечения безопасности труда».
ИСМ
СМК
СЭМ
(система менеджмента
качества)
(система экологического
менеджмента)
СМ ПБиОТ
(система менеджмента
промышленной
безопасности и охраны труда)
Внедрение ИСМ - один из самых популярных механизмов, который обеспечивает
стабильное положение и развитие организации, улучшает ее имидж; уменьшает или
предотвращает штрафные санкции, а также привлекает потребителей, доказывает
партнерам свою состоятельность.
К явным преимуществам ИСМ можно отнести:
1 Возможность координации всех направлений деятельности на системной основе
управления.
2 Обеспечивается большая согласованность действий внутри организации, усиливая
тем самым синергетический эффект, заключающийся в том, что общий результат
от согласованных действий выше, чем простая сумма отдельных результатов.
3 Создание интегрированной системы, как правило, значительно менее трудоемко, чем
нескольких параллельных систем.
4
5
6
7
Достигается более высокая степень вовлеченности персонала в улучшение
деятельности организации.
Уменьшается объем документации благодаря единым процедурам.
Упрощается создание системы за счет проведения совместных аудитов, обучения,
единого анализа со стороны Руководства.
Затраты на проектирование, внедрение и сертификацию ниже, чем суммарные
затраты при параллельных системах менеджмента.
Однако, приступая к разработке ИСМ, следует не только представлять явные
выгоды, но и четко определить потенциальные риски, а также масштаб, сложность и
продолжительность работы. Важно оценить уровень компетентности своих менеджеров
и специалистов для успешного проведения этой работы, определить целесообразность
привлечения внешних консультантов.
Разработка, построение и внедрение ИСМ было разбито на пять основных этапов:
1 – Планирование ИСМ,
2 – Документирование ИСМ,
3 – Внедрение ИСМ,
4 – Проведение предсертификационного аудита,
5 – Сертификация.
Сертификационный аудит
Предсертификационный аудит 5 этап
3 этап
4 этап
2 этап
1 этап
июнь 2006
декабрь 2006
декабрь 2007
апрель 2008
май 2008
июнь 2008
1 этап – Планирование
Для реализации проекта, на базе ООО «УСС», были привлечены специалисты НП
CКМЦ «Байкалсерт», которые провели диагностический аудит и в своих отчетах отразили
рекомендации по улучшению нашей деятельности. Поэтому пути совершенствования уже
были намечены.
Для освоения всех этапов проекта был проведен цикл обучающих семинаров по
внедрению и разработке ИСМ.
Далее за каждую из систем менеджмента в ООО «УСС» были назначены
ответственные. Представителем высшего руководства по системе менеджмента
качества (СМК) и Координатором по реализации проекта была назначена заместитель
директора по качеству Цветкова О.А., Представителем высшего руководства по системе
менеджмента промышленной безопасности и охраны труда (СМ ПБиОТ) – заместитель
технического директора по ПБиОТ Нечунаев В.Н., Представителем высшего руководства
по системе экологического менеджмента – заместитель технического директора по
экологии Кислов С.М.
Генеральный директор
Представитель высшего руководства по ИСМ
(Координатор проекта)
Представитель
высшего руководства
по СМК
Представитель
высшего руководства
по СМ ПБиОТ
Представитель
высшего руководства
по СЭМ
Всем известно, что только лишь Представителями систему не построишь. Нужна
команда единомышленников. Нашей командой стали все директора ООО «УсольеСибирского Силикона» - это технический директор Кованов В.А., директор по качеству
Крушинская М.Б., директор по капитальному строительству Бобылев В.А. и, конечно же,
генеральный директор Петров Георгий Николаевич. Каждый из директоров на совещаниях
пытался донести важность и необходимость внедрения ИСМ. Эти люди настолько
прониклись идеей совершенствования общего менеджмента организации, что работа по
такому серьезному проекту казалась нам не такой уж и сложной.
Конечно, сказать, что: «Все было просто идеально» - нельзя. Регулярно мы
сталкивались с проблемами непонимания и в большей степени нежелания персонала
изменить свои подходы и методы работы. Но мы прекрасно понимали, что работники всех
уровней составляют основу организации, и только лишь их полное вовлечение в процессы
дает возможность использовать их способности к достижению целей, как собственных,
так и организации в целом. Чтобы освоить базовый принцип СМК («Вовлечение персонала»)
было принято решение в каждом структурном подразделении назначить уполномоченных
по ИСМ, через которых и осуществлялся обмен информацией. Прежде всего, в этом
процессе достигалось не только понимание информации, но и единство взглядов людей.
Работу с уполномоченными по ИСМ вели специалисты отдела качества, стандартизации и
сертификации (ОКСиС). Благодаря слаженной работе специалистов ОКСиС
осуществляется всестороннее информирование всего персонала организации.
Вовлечение персонала также достигалось путем их мотивации. На сегодняшний
момент разработан Порядок о поощрении уполномоченных по ИСМ, которое является
приложением к Положению о премировании сотрудников ООО «УСС».
На этапе планирования ИСМ разработана матрица полномочий и ответственности,
в которой идентифицированы процессы организации, на которые распространяется
действие ИСМ. Также в матрице определены владельцы процессов, ответственные за их
результативное и эффективное управление.
Некоторые процессы в ООО «УСС» структурированы, т.е. имеют в своем составе
несколько подпроцессов.
Создан Координационный совет, на заседаниях которого присутствуют все
владельцы бизнес-процессов. Разработан график проведения заседаний, на которых ведется
обсуждение всех вопросов относительно ИСМ. На очередном заседании, была определена
стратегия развития ООО «УСС» по направлениям, которая нашла свое отражение в
Политиках в области качества, экологии, промышленной безопасности и охраны труда. Все
три Политики регулярно актуализируются. Периодичность актуализации - один раз в год.
После разработки Политик были установлены цели не только на уровне организации,
но и на уровне процессов. Так постепенно мы перешли к следующему этапу.
2 этап – Документирование
Пожалуй, наиболее ответственным моментом во втором этапе являлось
моделирование бизнес-процессов. Ведь от того, как мы себе представляем процесс, и какие
цели мы преследуем, зависит многое.
Описание процессов производится в виде схем и диаграмм процессов.
Схема процесса представляет собой стандартизированную форму, содержащую
цели в области качества, экологической, промышленной безопасности и охраны труда;
параметры процессов, подлежащие мониторингу и измерениям; показатели
результативности и эффективности процессов; поставщиков и потребителей процессов.
Генеральный директор
Финансовый директор.
Коммерческий директор
ПЭО
ОМТС
Руководитель
подразделения
Диаграммы процессов – графическое поэтапное представление процессов.
1. Инициация
приобретения
ТМЦ
Компания: ООО «Группа НИТОЛ»
Бизнес-единица: ООО «Усолье-Сибирский
Силикон»
Имя файла: Управление закупками v.2.
Процесс: 1. Закупка сырья и материалов
Дата: 22.08.2007
Владелец процесса: Ожиганов М.А.
Подпроцесс: 1.1 Планирование закупок ТМЦ
Подготовлено: Жуковой Г.В.
Стр. 1 из 10
Бюджетная
заявка
Лимит денежных
средств
4. Корректировка
бюджетной
заявки
1.2 Оценка и
выбор
поставщика
2. Первоначальная
расценка
Проект
плана
закупок
10.
Управление
финансами
Лимит денежных
средств
5. Корректировка
плана закупок
План закупок
3. Доведение
лимитов
денежных
средств
6. Согласование
плана закупок
7. Утверждение
плана закупок
После графического представления
бизнес-процессов возникла необходимость
установления единых требований к осуществлению процессов, правильное понимание этих
требований, воспроизводимость, прослеживаемость процессов и оценивание достигнутых
результатов.
Наибольший массив документации ИСМ составляют стандарты организации. На
сегодняшний момент в ООО «УСС» 47 документированных процедур. Все стандарты
организации разработаны в соответствии с требованиями СТО ИСМ 01-01-2006 «Правила
построения, изложения, оформления и обозначения стандартов организации».
Представителем высшего руководства по промышленной безопасности и охране
труда была проделана большая работа по идентификации и оценке рисков. Разработаны
процедуры по устранению, либо сведению к минимуму рисков для персонала ООО «УСС» и
других заинтересованных сторон. Определены требования к измерению и мониторингу
характеристик, несчастных случаев, инцидентов, к учету законодательных и иных норм.
Выполнение требований OHSAS 18001-2007 позволяет нам значительно снизить
производственные риски.
Представителем высшего руководства по системе экологического менеджмента
разработаны процедуры по идентификации и мониторингу экологических аспектов
организации. Разработаны мероприятия по снижению вредных воздействий на
окружающую среду.
Завершением 2 этапа стала разработка Руководства по ИСМ.
Руководство по ИСМ – общий сводный документ, содержащий описание СМК, СЭМ,
СМ ПБиОТ и предназначенный для внутреннего и внешнего применения, с целью
ознакомления с ООО «УСС».
Руководство по ИСМ содержит:
 сведения об организации;
 описание структуры организации;
 заявление о Политике, целях, задачах в области качества, экологии, промышленной
безопасности и охраны труда;
 общее описание ИСМ и ее процессов;
 матрицу полномочий и ответственности;
 структуру документации ИСМ;
 реестры документации и записей ИСМ.
Следующим этапом построения ИСМ является внедрение ИСМ.
3 этап – Внедрение
На данном этапе важно добиться, чтобы спроектированная система заработала и
вошла в режим стабильного функционирования. При этом первостепенную роль начала
играть служба внутреннего аудита. Ее главной задачей становится проверка степени
практического выполнения требований, установленных в документах ИСМ.
В декабре 2007 года на базе ООО «УСС» было проведено обучение внутренних
аудиторов. Приказом генерального директора был назначен Главный аудитор, который
разработал программу внутренних аудитов ИСМ. В соответствии с программой все
бизнес-процессы подвергаются проверкам 2 раза в год.
После
проведения
внутренних
аудитов
выписываются
протоколы
о
несоответствиях. Далее начинается самый интересный процесс – это анализ причин
несоответствий и разработка корректирующих действий.
Изначально описание бизнес-процессов в большей степени определяло
последовательность действий в рамках процесса, которая в заданных условиях (т.е. «здесь
и сейчас») обеспечивает заданное качество процесса. Назначение описания – это
эффективное планирование, обеспечение, управление и улучшение процесса. Поэтому в
процессе внедрения ИСМ многие стандартизированные процедуры претерпели изменения,
что позволило совершенствовать бизнес-процессы.
Также с целью усовершенствования ежеквартально владельцами бизнес-процессов
проводится мониторинг процессов, направленный на анализ способности
процессов
достигать запланированных результатов.
Чтобы качественно и оперативно проводить мониторинг мы:
установили параметры мониторинга процессов,
определили методы и средства для мониторинга, измерений и анализа процессов;
сформировали критерии оценки результативности и эффективности процессов и
ИСМ в целом.



Результаты мониторинга процессов и систем менеджмента передаются Представителю
высшего руководства по ИСМ, который на основе полученных данных проводит анализ
пригодности, достаточности и результативности ИСМ.
Все данные по анализу системы и процессов передаются генеральному директору ООО
«УСС», который ежегодно в декабре проводит Анализ со стороны руководства. Все принятые
решения по улучшению системы обсуждаются на Координационном совете, там же определяются
необходимые ресурсы для реализации новых поставленных целей.
4 этап – Проведение предсертификационного аудита
По окончанию проекта специалистами НП CКМЦ «Байкалсерт» был проведен
предсертификационный аудит ИСМ.
Программа предсертификационного аудита была выполнена полностью.
По результатам аудита специалистами НП СКМЦ «Байкалсерт» было выписано 27
актов регистрации несоответствий (все несоответствия малозначительные), а также 6
уведомлений. Все несоответствия были устранены сотрудниками организации в
кратчайшие сроки. После устранения несоответствий, выявленных в ходе
предсертификационного аудита, разработаны и проведены корректирующие действия.
5 этап – Сертификация
Наступил заключительный этап проекта – выбор органа по сертификации и подача
заявки на сертификацию.
В настоящее время сертификационные услуги предлагает различные организации,
однако, наиболее предпочтительным для сертификации ИСМ стало ООО «Тест –
С.Петербург».
В мае 2008 года мы подали заявку на сертификацию ИСМ.
С 16 по 17 июня в ООО «УСС» проходил сертификационный аудит интегрированной
системы менеджмента, на соответствие требованиям трех международных стандартов
ИСО 9001:2000 (системы менеджмента качества), ИСО 14001:2004 (системы
экологического
менеджмента),
OHSAS
18001:2007
(системы
менеджмента
профессиональной безопасности и охраны здоровья). Сертифицирующим органом было
выбрано ООО «Тест-С.-Петербург». Председателем комиссии был назначен эксперт по
сертификации систем менеджмента, аудитор Европейской организации качества EOQ –
Казмировский Евгений Леонидович. В состав комиссии входили эксперты органа по
сертификации ООО «Тест-С.-Петербург» и специалисты НП СКМЦ «Байкалсерт».
В область аудита вошли самые значимые процессы интегрированной системы,
такие как управление Политиками, обеспечение ресурсами, мониторинг и измерение
процессов, анализ со стороны руководства, управление рисками и экоаспектами и т.д.
Аудиторами были отмечены сильные стороны нашей организации:
1 Хорошо продуманная система подготовки и ротации кадров.
2 Организация выполняет применимые требования, предусмотренные нормативными
актами РФ и нормативными актами субъекта федерации.
3 В организации за столь короткий промежуток времени была грамотно разработана,
внедрена именно интегрированная система менеджмента.
В ходе аудита было выявлено 4 несоответствия, признанные малозначительными.
На заключительном совещании Председателем комиссии было озвучено, что за всю
его многолетнюю практику проведения сертификационных аудитов ООО «УСС»
единственное представило достаточно зрелую, функционирующую и результативную
систему. В целом, комиссия признала систему соответствующей заявленным требованиям
и посчитала возможным выдать сертификаты соответствия в установленные сроки.
Заключение:
Создание ИСМ — сложный инновационный проект, направленный на повышение
эффективности общего менеджмента организации.
Интегрирование систем менеджмента, отвечающих требованиям международных
стандартов, следует рассматривать как предпосылку для устойчивого развития нашей
организации.