Методические указания процессов ИСМ

Внимание ! Электронные версии документов предназначены только для чтения. Распечатанные копии без
соответствующего штампа являются неконтролируемыми.
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
Стр. 1 из 13
Редакция №1
МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
по оценке результативности процессов ИСМ
СОДЕРЖАНИЕ
I.
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
II.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
III.
ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ
IV.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
V.
ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
VI.
ХРАНЕНИЕ
VII. ПРИЛОЖЕНИЕ
VIII. ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
Стр. 1 из 13
Внимание ! Электронные версии документов предназначены только для чтения. Распечатанные копии без
соответствующего штампа являются неконтролируемыми.
I.
ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1 Настоящая методика определяет порядок и правила оценки результативности всех
процессов ИСМ ТОО «АНПЗ» (далее Организация).
1.2 Фактические значения критериев, определенные по «Шкале весомости»,
используются в процессе планирования и улучшения деятельности Организации в системе
управления
качеством, профессиональной безопасностью и здоровьем,
охраной
окружающей среды.
1.3 Настоящая методика подлежит
участвующим в процессах ИСМ.
применению
персоналом
Организации,
1.4 Настоящая методика распространяется на все области деятельности Организации.
II. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
2.1 Критерий оценки - количественная или качественная характеристика,
установленная для соответствующих видов деятельности Организации и на
соответствующих ее уровнях, включая те, которые необходимы для выполнения
требований к продукции.
2.2 Представитель руководства по ИСМ - лицо, назначенное Высшим руководством
организации, которое, независимо от других обязанностей несет ответственность и имеет
полномочия для того, чтобы гарантировать выполнение обязательств Организации в
области ИСМ, установленные стандартами ИСО 9001-2008, OHSAS 18001-2007 и ИСО
14001-2004.
2.3 Координатор по ИСМ – отдел ИСМ, уполномоченный Высшим руководством
Организации, который несет ответственность за планирование, мониторинг и оценку
процессов ИСМ за выполнение требований Международных стандартов интегрированной
системы менеджмента ТОО «АНПЗ».
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
стр. 2 из 13
Внимание ! Электронные версии документов предназначены только для чтения. Распечатанные копии без
соответствующего штампа являются неконтролируемыми.
2.4
2.5
2.6
2.7
ПР – представитель руководства по ИСМ.
ИСМ – интегрированная система менеджмента.
ИСО – Международная организация по стандартизации.
Р – количественное значение критерия по шкале весомости.
III. ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ
3.1 Интегрированные системы
управления:
Качеством
ИСО 9001-2008,
Профессиональной безопасностью и здоровьем OHSAS 18001-2007 и Окружающей средой
ИСО 14001-2004.
IV.
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1 Ответственность за оценку результативности процессов ИСМ в целом несет
Координатор по ИСМ.
4.2 Ответственность за установление целей и задач Организации, общих намерений и
концептуальных направлений развития Организации, официально выраженной Политикой
в области ИСМ, несёт Высшее руководство Организации.
4.3. Ответственность за оценку результативности процессов ИСМ, установленных для
соответствующих видов деятельности структурных подразделений Организации на каждом
ее уровне, несут начальники подразделений.
V. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА
5.1 Общие положения
5.1.1 Мониторинг результативности процессов ИСМ необходим для оценки уровня
развития системы и её влияние на работу Организации. Для того, чтобы сделать выводы о
функционировании ИСМ, необходимо сначала измерить результативность каждого
процесса (модель измерения процесса представлена на рисунке 1), а потом, полученные
результаты, проанализировать и обобщить (модель измерения результативности ИСМ
Организации представлена на рисунке 2).
Существуют различные методы измерения
процессов системы менеджмента Организации, которые позволяют определять
результативность процессов. К наиболее распространенным следует отнести следующие
методы:

проведение внутренних и внешних аудитов (проверок);

анализ запланированных и выполненных мероприятий.
5.1.2 Проведение проверок позволяет:

подтвердить
требованиям;
соответствие

определить причины возникающих несоответствий;

подтвердить выполнение корректирующих действий;
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
функционирования
стр. 3 из 13
процесса
установленным
Внимание ! Электронные версии документов предназначены только для чтения. Распечатанные копии без
соответствующего штампа являются неконтролируемыми.

оценить степень понимания персоналом целей, задач и требований, установленных
при выполнении данного процесса;

определить пути дальнейшего совершенствования процесса в ИСМ Организации.
5.1.3 По результатам проверки определяются несоответствия и разрабатываются
корректирующие действия, направленные на дальнейшее улучшение результативности
процесса. Анализ запланированных и выполненных мероприятий позволяет владельцу
процесса не только осуществлять планирование работ по выполнению данного процесса,
но и улучшать его за счет проведения сравнительного анализа запланированных и
выполненных мероприятий, а также разработать необходимые предупреждающие и
корректирующие действия, направленные на достижение запланированных целей.
5.1.4 Большое внимание необходимо уделять определению периода проведения
анализа. Анализ может быть: ежедневный,
еженедельный,
ежемесячный,
ежеквартальный, полугодовой, ежегодный. Период проведения анализа результативности
процесса выбирает владелец процесса, исходя из вида процесса, объективных или
субъективных причин, но не реже чем один раз в год. Правильно выбранный
период анализа функционирования
процесса
позволяет не только своевременно
выявить несоответствия в процессе, но и предупредить их появление.
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
стр. 4 из 13
Внимание ! Электронные версии документов предназначены только для чтения. Распечатанные копии без соответствующего штампа являются неконтролируемыми.
Управляющие воздействия
Выходные потоки
Входные потоки
Процесс ИСМ
Ресурсы
Процедура регистрации фактических значений
1-го
критерия
Процедура
разработки
действий по
улучшению
процесса
Процедура
оценки
результативн
ости
процесса
Процедура
вычисления
результативн
ости
2-го
критерия
n-го
критерия
Процедура вычисления отношений
по 1-му
критерию
1-го
критерия
по 2-му
критерию
2-го
критерия
по n-му
критерию
n-го
критерия
Процедура регистрации плановых значений
Рис. 1 Модель измерения процесса ИСМ
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
Стр. 5 из 13
Процесс 1
Процесс 2
Процедура
вычисления
результатив
ности ИСМ
Процедура
оценки
результатив
ности ИСМ
Процедура
Разработки
корректирую
щих и
предупрежда
ющих
действий
Процесс N
Корректирующие
(предупреждающие)
действия по
управлению ИСМ
Рис. 2 Модель измерения результативности ИСМ Организации
5.2 Процедура оценки результативности процесса ИСМ.
5.2.1 Для каждого процесса владельцем процесса разрабатываются критерии и
устанавливаются их плановые значения, по которым в дальнейшем и будет определяться
результативность процесса. Пример таких критериев, для процесса «Концепция работы ТОО
«АНПЗ» на 2009 год», представлен в таблице 1.
Процедура вычисления отношений необходима для определения отношения между
фактическим и плановым значением по каждому критерию. Данные значения будут
использоваться при разработке корректирующих и/или предупреждающих действий по
управлению процессом.
Процедура вычисления результативности процесса определяет результативность процесса,
как отношение суммы фактических значений к сумме плановых значений критериев.
Таблица 1
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
Стр. 6 из 13
Фактическое
значение
критерия
Плановое
значение
критерия
1. Переработка нефти – не менее 4,0 млн. тонн
0,95
1
2. Остаток светлых в мазуте после первичной переработки,
не более АВТ-2,0%.
0,8
1
3. Остаток светлых в мазуте после первичной переработки,
не более АТ-2 – 2,5%.
0,71
1
4. Разработать программу внедрения поточных анализаторов
качества нефтепродуктов.
0,85
1
5. По всем производственным подразделениям практиковать
форму работы коллектива, основанному на инициативном
методе.
---
1
0.68
1
Наименование критерий концепции ТОО «АНПЗ»
6. Снизить забор воды из реки Урал до 8700 м3/сутки
5.2. 2 Оценка значения критерия:
1. Пример определения значения критериев:
Пункт 1 таблицы: План – 4,0 тыс.тонн. Факт – 3,8 тыс. тонн. Результативность оценивается
отношением факта к плану: 3,8/4,0 = 0,95.
Пункт 2 таблицы: План не более 2,0%. Факт – 2,5%
отношением плана к факту: 2,0/2,5 = 0,8
Результативность оценивается
Пункт 3 таблицы: План не более 2,5%. Факт – 3,5%
отношением плана к факту: 2,5/3,5 = 0,71
Результативность оценивается
Пункт 4 таблицы: План не более 122 суток. Факт – 144 суток.
оценивается отношением плана к факту: 122/144 = 0,85.
Результативность
Пункт 5 таблицы: План постоянно. Критерии оценки определены не правильно, то есть они
не измеримы, нет конкретных данных. Критерием оценки данного пункта можно было бы
определить количество человек, направленных на курсы повышения квалификации,
выявленных по результатам анкетирования или поощренных.
Пункт 6 таблицы: План не более 8700 м3/сутки. Факт – 12850 м3/сутки. Результативность
оценивается отношением плана к факту: 8700/12850 = 0,68
Данные для определения
(произвольно).
фактических
значений
критериев
выбраны
формально
5.2.3 Оценка результативности процесса ИСМ.
5.2.3.1 После того, как были определены фактические значения критериев, оценивают
результативность процесса ИСМ, которая проводится по шкале весомости, представленная на
рисунке 3. Шкала весомости представляет собой следующие интервалы: = 0 - процесс не
функционирует и требует разработки; 0< Р<0,3 - процесс функционирует не результативно и
требует вмешательства высшего руководства; 0,3<Р<0,6 - процесс функционирует не
результативно и требует разработки владельцем процесса значительных корректирующих
действий; 0,6<Р<0,9 - процесс функционирует результативно, но требует разработки
владельцем процесса незначительных корректирующих действий; 0,9<Р<1 - процесс
функционирует
результативно,
но
требует
разработки
владельцем
процесса
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
стр. 7 из 13
предупреждающих действий; = 1 - процесс функционирует результативно и не требует
разработки каких-либо действий.
0  Р 1
Рис. 3 Шкала весомости
При определении фактического значения критерия необходимо также уделять большое
внимание полученному показателю (Р), который отклоняется от планового значения в
большую сторону больше чем на 0,2 единицы, то есть Р  1,2. Это говорит о том, что
владелец процесса при определении планового показателя критерия оценки процесса
руководствовался большим запасом прочности (качества) или неправильно определил
плановый показатель критерия, что может в дальнейшем искажать результаты фактической
оценки результативности процессов. В этом случае необходимо изменить плановые
показатели критерий и брать на себя повышенные обязательства по оценке качества процесса.
5.2.3.2 Одним из важных элементов оценки процесса ИСМ является распределение
поставленных целей и задач Организации и выбранных показателей критериев оценки по
основным процессам стандартов ИСМ. В контексте требований стандартов ИСМ
предлагается следующее распределение основных процессов ИСМ Организации в виде
дерева процессов, представленного на рисунке 4.
Владельцы процессов должны распределять поставленные цели и задачи, выбранные
показатели критерии оценки в соответствии с основными процессами ИСМ Организации,
представленных на рис. 4.
Например, в соответствии с таблицей 1, для критериев оценки, поставленных целей и
задач, представленных в «Концепции ТОО «АНПЗ» на 2009 год»:
Пункт 1 - Переработка нефти – не менее 4,0 млн. тонн – процесс 3 «Жизненный цикл
продукции», подпроцесс 3.4 «Производство», подпроцесс 3.4.1 «Поставка
сырья».
Пункт 2 - Остаток светлых в мазуте после первичной переработки, не более АВТ-2,0% процесс 4 «Измерение, анализ, улучшение», подпроцесс 4.1 «Мониторинг и
измерение», подпроцесс 4.1.3 «Измерение качества продукции».
Пункт 4 - Разработать программу
внедрения поточных анализаторов качества
нефтепродуктов - процесс 3 «Жизненный цикл продукции», подпроцесс 3.2
«Планирование производства».
Пункт 5 - По всем производственным подразделениям практиковать форму работы
коллектива, основанному на инициативном методе – процесс 5 «Менеджмент
ресурсов», подпроцесс 5.1 «Управление персоналом».
Пункт 6 - Снизить забор воды из реки Урал до 8700 м3/сутки - процесс 4 «Измерение,
анализ, улучшение», подпроцесс 4.1 «Мониторинг и измерение», подпроцесс
4.1.3 «Измерение экологических аспектов».
5.3 Оценка результативности ИСМ Организации.
5.3.1 Выбранный подход оценки результативности процессов по шкале весомости
позволяет провести анализ всех процессов по фактическому значению критерия, который
представляет собой
относительную
долю, определенную как отношение между
измеряемыми показателями фактических и плановых значениями критерий.
В данном случае оценка результативности ИСМ Организации может быть оценена как
среднеквадратическое отклонение статистических данных результатов оценки фактических
значений критерий процессов от плановых значений по следующей формуле:
Р 
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
 ( P  P)
i
n 1
стр. 8 из 13
2
,
где
(1)
Рi - фактические значения критерий; Р – плановые значения критерий равные одной
единицы;
n - количество определенных значений критерий в данном процессе.
При определении P по формуле (1) следует руководствоваться следующим: в случае
если определенное фактическое значение критерия Pi больше или равно 1, разницу ( Pi - Р )
приравнивают к нулю.
(I) Выпускать конкурентоспособную продукцию
(1)
Интегрированная система менеджмента Организации
(1.1)
Управление документацией
(1.2)
Управление записями
(2)
Ответственность руководства
(2.1)
Планирование
(2.2)
Анализ со стороны руководства
(3)
Процессы жизненного цикла продукции
(3.1)
Процессы, связанные с потребителями
(3.1.1) Маркетинг
(3.1.2) Анализ контракта (договора)
(3.2)
Планирование производства
(3.3)
Закупки
(3.4)
Производство
(3.4.1) Поставка сырья
(3.4.2) Производство продукции
(3.4.3) Хранение, отгрузка
(3.5)
Управление оборудованием, средствами измерения
(3.6)
Собственность потребителей
(4)
Измерение, анализ и улучшение
(4.1)
Мониторинг и измерение
(4.1.1) Удовлетворенность потребителей
(4.1.2) Внутренние аудиты
(4.1.3) Измерение: качество продукции;
экологические аспекты;
риски опасностей.
(4.2)
Несоответствующая продукция
(4.3)
Анализ данных
(4.4)
Улучшение
(4.4.1) Предупреждающие действия
(4.4.2) Корректирующие действия
(5)
Менеджмент ресурсов
(5.1)
Управление персоналом
(5.2)
Управление инфраструктурой, производственной средой
(5.3)
Управление финансами
Рис. 4 Дерево процессов ИСМ Организации
5.3.2
Среднеквадратическое отклонение P может быть определено как для оценки
отдельных процессов ИСМ Организации, так и в целом для всей системы.
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
стр. 9 из 13
5.3.3 Владельцы процессов (отделы/службы/цеха) представляют в отдел ИСМ исходные
данные для формирования статистической базы, необходимой для оценки процессов ИСМ
Организации. Исходные данные представляются в отдел ИСМ по форме Приложения 1 не
позднее 15 января каждого года. Ежеквартально, за 10 дней до проведения собрания
Координационного Совета, владельцы процессов сообщают результаты оценки своих
процессов.
5.3.4 Отдел ИСМ формирует сводный отчет по оценке результативности процессов ИСМ
Организации и представляет его ПР за 5 дней до проведения собрания Координационного
Совета. Сводный отчет представляется ПР по форме Приложения 2.
VI. ХРАНЕНИЕ
6.1. Оригинал методики (бумажная версия) по определению оценки процессов ИСМ
хранится в отделе ИСМ, электронная версия выкладывается в заводскую сеть. Доступ к
исправлению и внесению изменений в методику имеет только отдел ИСМ.
Копии бумажной версии методики направляются (по требованию) в подразделения
Организации.
6.2
Устаревшая редакция методики изымается и уничтожается в соответствии с
процедурой АНПЗ-ДП-ИСМ-001 «Управление документацией».
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
стр. 10 из 13
VII.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Приложение 1
Оценка результативности процесса
Наименование (отдела/службы/цеха) _______________________________________________________________________________________
Ответственное лицо за оценку результативности процесса _____________________________________________________________________
( должность,
№ Наименование
п\п целей и задач
Наименование
процесса ИСМ
(в соответствии с
деревом процессов)
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
Ед.
изм.
Критерии оценки результативности
Плановый Фактический
Расчет
показатель показатель за фактического
отчетный
значения
период
критерия
Стр. 11 из 13
Ф.И.О.)
Оценка по шкале весомости
Корректирующие/
Причина предупреждающие
действия
Периодичность
оценки
Приложение 2
Оценка результативности ИСМ Организации
№
п\п
Наименование
процесса ИСМ
(в соответствии с деревом
процессов)
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
Критерии оценки результативности
Количество
Плановое Среднеквадратическое
Расчет
определенных
значение
отклонение от
фактического
значений
критерия,
планового значения
значения
критериев,
критерия,
критерия,
n
Р
(Р - P )
P
стр. 12 из 13
Оценка по шкале весомости
Причина
Корректирующие/
предупреждающие
действия
VIII. ЛИСТ РЕГИСТРАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
№
П/П
№ №,
РАЗДЕЛА, СТРАНИЦЫ
СТАРАЯ РЕДАКЦИЯ
НОВАЯ РЕДАКЦИЯ
1
2
3
4
АНПЗ-МУ-ИСМ-01
Стр. 13 из 13
ОБОСНОВАНИЕ
ИЗМЕНЕНИЙ И
ДОПОЛНЕНИЙ
5