Г.Л.Горбачев, И.В.Дударь, Ф.М.Сороговец. Применение

Г.Л.Горбачев, И.В.Дударь, Ф.М.Сороговец (Минск)
ПРИМЕНЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
ДЛЯ ПЕРЕРАБОТКИ И УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОПИСЕЙ
Процессы усовершенствования и переработки архивных описей в
системе формирования научно-справочного аппарата к документам
Государственного архивного фонда - наиболее трудоемкие и длитель-
160
ные комплексы работ, включающие в себя: редактирование заголовков дел;
составление необходимого справочного аппарата к описи; перепечатку
описей. С целью обеспечения автоматизации технологии переработки и
усовершенствования описей впервые в БелНИЦДААД разработана
автоматизированная
архивная
технология
переработки
и
усовершенствования описей “ААТ - Опись”.
Системой ведется база данных (БД). Источником заполнения БД
являются карточки с описанием дел. Заполнение БД реализовано двумя
способами:
- пользователь вводит заголовки дел непосредственно с карточки;
- пользователь вводит заголовки дел, используя заранее подготовленные
типовые заголовки дел ("трафареты"), что позволяет сократить время ввода
однотипных заголовков дел и избежать ошибок при вводе.
При вводе заголовков дел специальными символами выделяются слова
или словосочетания, которые будут помещены в указатели к описи (именной,
предметный, географический) и терминологический словарь (при
необходимости их создания).
Результатом функционирования системы является полный комплект
документов описи:
- титульный лист описи;
- титульные листы дел, входящих в опись;
- оглавление описи;
- предисловие к описи;
- описательная статья описи;
- именной указатель;
- предметный указатель;
- географический указатель;
- терминологический словарь;
- список сокращений;
- заверительная надпись;
- переводные таблицы шифров;
- перечни пропущенных, особо ценных, тематически разработанных дел;
- сведения о физическом состоянии дел;
- данные о количестве введенных заголовков дел за определенный
период времени по исполнителям;
Система “ААТ - Опись” позволяет получить описательную статью описи
в соответствии с одной из следующих схем систематизации:
- хронологической;
- хронологическо-тематической;
- в порядке возрастания номеров дел;
- в порядке расположения заголовков дел в БД.
161
Это позволяет получить несколько описей на дела одного фонда.
При переработке описи система автоматически перенумеровывает дела,
заголовки которых внесены в БД, в соответствии с одной из вышеприведенных схем систематизации. К пересоставленным описям автоматически составляются переводные таблицы, которые отсылают от
старых номеров дел к новым.
Системой ведется список сокращенных слов, который позволяет
унифицировать приемы описания в описи и в справочном аппарате к ней,
уменьшить ее объем.
“ААТ - Опись” включает программы ведения БД, поиска информации в
БД, вывода на экран и печати документов, сжатия и копирования
информации на гибкие магнитные диски, восстановления информации на
жестком магнитном диске.
Система позволяет одновременно вести БД для нескольких описей,
количество БД ограничено объемом оперативной памяти конкретной ПЭВМ.
Система функционирует в операционной среде MS DOS версии 3.0 и
выше и реализована с использованием пакета прикладных программ
CDS/ISIS/M версия 2.3, CDS/ISIS/PASCAL и TURBO PASCAL версия 5.0. В
системе реализована возможность диалога и получения машинограмм на
русском и белорусском языках. Система имеет развитый пользовательский
интерфейс и может быть использована как средство для автоматизации
рабочего места архивиста, так и в качестве учебной программы для
историков-архивистов.
162