ОРГАНИЗАЦИЯ И УПРАВЛЕНИЕ

Планирование деятельности учреждений культуры
Алексанова Ж.А.,
консультант Департамента культуры
Ярославской области
Основные культурные события и акценты культурной политики
сегодня перенесены на региональный и муниципальный уровни, где
создаются стратегии развития сферы культуры с учетом социальноэкономических особенностей развития территории, интересов различных
категорий населения, потенциала культурных ресурсов, возможностей
конкретных учреждений культуры. Работа в текущих экономических
условиях ставит специалистов всех уровней перед необходимостью
принимать быстрые и грамотные решения в самых различных ситуациях,
мотивировать работников на производительный творческий труд,
стратегически мыслить и принимать меры по решению как многолетних, так
и вновь возникающих проблем.
Современная система культурного обслуживания требует от
коллективов учреждений эффективного владения инструментами
современного менеджмента в сфере культуры. Одним из них является
планирование деятельности организаций культуры.
Отметим, что проблема планирования оказалась принципиально новой
как в теоретическом, так и в прикладном аспекте. Она актуальна для
региональных органов управления и государственных учреждений, а также
для муниципальных органов местного самоуправления и организаций
культуры всех типов. Это обусловлено тем, что частично используемая до
настоящего момента советская система планирования с самого начала носила
унитарный характер, где процессы планирования, анализа и отчетности были
предельно централизованы и имели идеологическую направленность.
"Сверху" спускались основные направления деятельности эстетического и
этического характера, указывались методы организации и управления,
диктовались сроки и показатели. Планы работы учреждений представляли
собой несколько разделов, отражающих конкретные мероприятия и события
массового или камерного характера.
Перестройка экономической системы в 1990-е гг. привела к тому, что
большинство российских ведомственных и профсоюзных учреждений
культуры были воссозданы как муниципальные. В то время оперативные
планы работы организаций культуры сводились к перечислению основных
праздников _ народных и гражданских.
Период конца 1990-х - начала 2000-х гг. ознаменовался внедрением активного культурного программирования. Понятия "целевая программа",
"социокультурное программирование" стали доминировать как плановые
инструменты, обеспечивающие перестройку методологии управления. Планы
в данном случае стали выступать как конкретизированные подпрограммы,
где указывались программные мероприятия, исполнители (организаторы) и
сроки реализации мер. Появились региональные программы развития
территорий, программы развития конкретных учреждений культуры, в
которых была сделана попытка соединить традиционное тяготение к
тотальному регулированию всех процессов и субъектов планирования с
рыночными механизмами. Сегодня ясно одно: такие образцы программ и
планов нужны. В них должны сочетаться интересы потребителей культурных
услуг, широкая самостоятельность учреждений и необходимость выполнения
социально-культурных заказов вышестоящих управляющих структур.
В данном случае нелишним представляется обращение к
западноевропейскому и
американскому опыту функционирования
некоммерческих организаций, так называемому "третьему сектору"
экономики.
Соблюдение принципа "служения публике", найденного после долгих
лет исканий и перемен в XX в., позволяет сегодня организациям культуры
западных стран увеличивать количество человеческих, интеллектуальных,
финансовых и капитальных ресурсов за счет использования в своей работе
общих принципов менеджмента, в т. ч. анализа и планирования.
Очень важно понять, что планирование деятельности учреждения
культуры - необходимый и основополагающий процесс функционирования
современной организации. Его интегрирование имеет такие же
управленческие, экономические и эмоциональные последствия, как и
"провальные" или успешные концерты. Хорошо спланированные виды
деятельности становятся фундаментом привлекательной деловой культуры
организации, предпосылкой удачных творческих событий и решений. В
данной статье мы не будем касаться теоретических основ современного
планирования - они хорошо раскрыты в специальной литературе.
Отметим основные принципиальные моменты процесса планирования:
принципы, элементы и этапы планирования.
1. Для сферы культуры актуальны перспективное, текущее и, конечно
же, оперативное планирование. В прикладном виде это означает
необходимость разработки стратегии (программы) развития учреждения на
срок от 3 до 5 лет, плана деятельности учреждения на год (прил. 1), планов
работы на месяц (прил. 2), планов работы структурных подразделений,
планов работы по отдельным направлениям.
2.Планирование деятельности целесообразно начинать с предпланового
анализа, который базируется на годовых информационно-аналитических
отчетах учреждения.
На данном этапе чрезвычайно важно определить главные проблемы
внутренней деятельности организации и вызовы внешней среды.
3.Планирование разделяется на следующие этапы: подготовительный,
предварительный, основной и заключительный (прил. 3). На
подготовительном и предварительном этапах в учреждениях культуры
необходимо содействовать тому, чтобы в составлении планов участвовало
как можно больше работников. Практическое наблюдение автором процессов
планирования в учреждениях подтверждает целесообразность этого. Чем
больше и ярче идеи специалистов, высказанные во время "мозгового
штурма", тем успешнее и эффективнее результаты совместной
управленческой и творческой деятельности организации.
4. Предплановый анализ невозможен без четких, утвержденных, "прозрачных" показателей деятельности. Особо заметим, что показатели в
учреждениях культуры изначально носят комплексный характер, как и вся
культурная деятельность (услуги, мероприятия, направления работы).
Однако важно сгруппировать показатели по направлениям деятельности
учреждения, а также разделить их на непосредственные и конечные (прил. 4).
5. План работы обязательно должен следовать правилам деловой
культуры организации. То есть прежде чем приступить к составлению
стратегических, перспективных и текущих планов, необходимо осознать
миссию учреждения, ценности и приоритеты деловой этики коллектива. Это
может быть закреплено в таких самостоятельных документах, как кодекс
работников или концепция деятельности, Устав учреждения.
В атрибутике и рекламных материалах следует отразить девиз
работы организации.
6. План - логичная и подвижная система. С одной стороны, все его разделы должны быть взаимоувязаны друг с другом, служить достижению
единой цели. С другой стороны, каждый раздел может стать
самостоятельным документом и программой действий в рамках стратегии
учреждения.
Основными элементами современной методологии планирования являются:
■ стратегии (программы) развития учреждения;
■
целевые программы развития культуры (федеральные,
региональные, муниципальные);
■
специальные, социальные программы и долгосрочные проекты
территории (региона, города, микрорайона, поселения);
■ государственные (муниципальные) задания.
На подготовительном и предварительном этапах планирования
деятельности учреждения культуры необходимо содействовать тому,
чтобы в составлении планов участвовало как можно больше работников.
Текущие и оперативные планы деятельности учреждения составляются
с учетом перечисленных на рисунке документов.
Взаимосвязи элементов планирования
План деятельности учреждения культуры на год включает следующие
разделы (подпланы):
Раздел 1. Характеристика (паспорт) учреждения. Этот раздел может
быть представлен в виде краткого текста либо в табличной форме (паспорт,
информационная карта ит. п.). Характеристика в сжатом виде дает основные
сведения об организации, подготавливает к восприятию дальнейшего
материала, демонстрирует конечные результаты деятельности в предыдущем
отчетном периоде. Данные должны совпадать с данными отраслевого
статистического отчета по типу учреждения.
Характеристика должна быть небольшого объема (до 20 предложений
или один лист формата А4, размер шрифта - 12-14) и содержать следующую
информацию об учреждении культуры:
■ название, местоположение, ведомственная принадлежность,
организационно-правовая форма;
■ количественная характеристика ресурсов (кадровых, материальнотехнических, творческо-производственных, финансовых);
■ качественная характеристика ресурсов (кадровых, материальнотехнических, творческо-производственных, финансовых);
■
качественная
характеристика
показателей
деятельности
(относительные или натуральные);
■ характеристика внешней среды;
■ рейтинговые результаты (могут быть в качественных
характеристиках, должны быть официальными. Как правило, даются
управляющими структурами).
Раздел 2. Характеристика деятельности учреждения. Это текст, отражающий:
■ миссию, долгосрочные цели и задачи деятельности;
■ проблемы, выявленные в ходе предыдущего планового периода;
■ краткую характеристику-анализ показателей деятельности за
последний плановый период, последние два-три года, творческий сезон
(творческо-производственная,
финансовая,
хозяйственная,
кадровая,
управленческая, инновационная).
Раздел 3. Цели и задачи на плановый период. Перечисляются цели,
задачи, приоритеты, направления деятельности в течение планового периода.
Раздел 4. План деятельности учреждения. Этот раздел может быть
представлен в виде программы с учетом раздела 3 и указанием основных
мероприятий, их исполнителей, бюджета, сроков и показателей.
План деятельности учреждения, в свою очередь, состоит из нескольких
подпланов (разделов).
4.1. План центральных (основных, главных и т. п.) мероприятий,
событий.
4.2. План административно-управленческой деятельности:
■ рабочие планерки, совещания, "летучки";
■ оргкомитеты по организации мероприятий;
■
совещания
с
общественным
(родительским)
активом,
попечительским советом;
■ работа с архивом, презентационным материалом;
■ проверки, ревизии.
4.3. План кадровой работы (социального развития коллектива):
■ обучение, повышение квалификации, учебные выезды и семинары;
■ меры по поощрению, сплочению и стимулированию сотрудников;
■ кадровые совещания, аттестация.
4.4. План финансово-хозяйственной деятельности:
■ источники финансирования, учет, распределение, контроль;
■ модернизация оборудования, техническое оснащение;
■ ремонты, реконструкция, строительство;
■ создание базы для проектов и программ;
■ работа с поставщиками, подрядчиками;
■ приобретение оборудования и материалов.
4.5. План деятельности структурного подразделения, клубного формирования. Конкретизирует все формы деятельности структур, субъектов
деятельности учреждения, перечисленных в характеристике организации
(формирований, отделов, аппарата, бухгалтерии, филиалов, общественных
объединений).
4.6. План инновационной, предпринимательской деятельности.
Упорядочивает решения и действия, связанные с внедрением новых технологий деятельности:
■ реализацию творческих и управленческих проектов;
■ эксперименты;
■ работу со спонсорами и партнерами.
4.7. План выполнения заявок. Составляется в тех случаях, когда заявки
имеют циклический характер и поступают от постоянных клиентов, партнеров.
4.8. Приложения к плану:
■ рекламные буклеты учреждения, события, клубного формирования;
■ график (расписание) занятий в клубных формированиях;
■ график (расписание) деятельности учреждения и его структурных
подразделений;
■
план-сетка работы на год по месяцам и главным приоритетам
деятельности (в прил. 5 представлена часть такого плана сетки - с января по
июнь).
Оформление планов деятельности учреждения
Приведенные в приложениях разделы годового плана деятельности
учреждения имеют единую логическую структуру: четыре основные
вертикальные графы (столбцы) во всех разделах аналогичны. Они отражают:
содержание мер (мероприятий), сроки их реализации, ответственных
исполнителей и плановые показатели выполнения мер. По желанию авторов
планов могут добавляться графы, указывающие, например, бюджет и
партнеров мероприятия, планируемое количество посетителей.
Приложение 1
ПЛАН ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ НА ГОД
Цели и задачи на плановый период
Содержание
№
Бюджет, Показатели
мероприятий
тыс. руб. (индикаторы)
Примечания
п/
выполнения задачи
п
Цель 1. Приобщение молодежи к культурным ценностям
Задача 1. Расширение культурных услуг для молодежной
аудитории
Оснащение
1
214 Создание молодежного До 1 ноября
1.1 помещения
информационного
2010 г.
компьютерной
центра в учреждении
техникой
Задача 2. Вовлечение молодежи в процесс создания электронного
банка культурных ценностей
г. Ярославля
Проведение
1
116 Количество участников - Обеспечение
2.1 фестиваля
до 200 чел. Новые идеи цикличности
презентаций
по проведению фести- мероприятия.
электронных
валя.
Создание Привлечение
банков
молодежного клуба
партнеров
культурных ценностей
План центральных (основных, главных и т. п.) мероприятий,
событий
Содержание
№
Срок, дата, Исполнитель
Бюдже Показатели
п/
периодичн
т, тыс. мероприятия
п
ость
руб.
Праздник
1
9 мая
Художественный 120
руководитель,
организационнометодический
отдел
Посетителей: 800
чел. Доход: 146
тыс. руб.
ИТОГО:
мероприятий
План административно-управленческой деятельности
Содержание Срок, дата, Исполни Тема
Показатели
периодично тель
сть
Планерки
Один раз в Директор Планирование
на
неделю
неделю и месяц
(понедельни
к, 10.00)
Собрания
Раз
в Совет
10 октября 2009 г. - Уточнение
и
трудового
полугодие коллекти обсуждение
закрепление
коллектива
ва
коллективного
трудовых прав,
договора. 14 мая режима труда
2010 г. утверждение работников
коллективного
учреждения
договора
Совещания По
мере
необходимости
Аттестация Не реже 1 Заместите Утверждение
Доля
раза
ль
разряда
аттестованных
в год
директор
работников
а
Разработка Март 2010 г.
Внедрение
Обеспеченност
организацио
проектной
ь деятельности
ннодеятельности.
нормативно распорядите
Подготовка заявок в правовыми и
льных
фонд
распорядитель
документов
ными
документами
Фонды,
Не
реже Художест 15 сентября 2009 г. - Количество
некоммерчес трех раз в венный организация
участников и
кое
год
(по руководи конкурса
детских партнеров
партнерство Уставу)
тель
талантов.
мероприятии
1 декабря 2009 г. планирование
на
год.
Посещение
мероприятии
и занятии
Контрольная
проверка
Ревизия
1 января 2010 г. разработка проектов
30 октября
Контроль
Повышение
2009 г.
организации охраны качества
мероприятия
организации
14 декабря
Проверка
работы Составление
2009 г.
руководителя
рейтинга
клубного
работы
формирования
клубных формирований
10
ноября
Бухгалтерская
Оценка
2009 г. 15
ревизия
качества
орапреля 2010
ганизации
г.
бухгалтерского
учета
и
административной
работы
Март 2010 г. Директор Конкурс
"Лучшее Итоги
клубное
конкурса
учреждение"
Участие
учреждения
в конкурсах
Иное
План кадровой работы (социального развития коллектива)
Содержание Срок, дата, Исполнит
Тема
Показатели
периодично ель
сть
Стимулирова Ежеквартал Директор, Итоги
работы
в
ние
и ьно,
по совет
текущем
квартале.
поощрение
итогам
коллектив Организация
событий
а,
Зам. мероприятий
(по
директора списку)
Обучение
Увеличение
категорий
доли
работников:
квалифиров
текущее
анных
обучение
специалисто
(повышение
в
квалификаци
и);
заочное
обучение
Аттестация Апрель
2010 г.
Совещание
Иное
План финансово-хозяйственной деятельности
Содержание
Срок, дата, Исполнит Бюджет,
Показатели
периодичнос ель
тыс. руб.
ть
Капитальный
Улучшение
ремонт
комфортности
среды
для
Косметический С1 февраля
26,4
посетителей
ремонт
по 1 марта
центральной
2010 г.
лестницы
Благоустройств
Создание нового
о (зеленая зона
досугового
учреждения)
объекта
Приобретение
46,6
стульев
Ремонт средств
Строительство
Иное
ВСЕГО
План деятельности структурного подразделения, клубного
формирования
Содержание
Срок, дата, Исполнитель Бюджет, Показатели
периодичнос
тыс. руб.
ть
1.Организационно С 1 по 20 Зав.
Создание банка
-методическое
октября 2009 методическим
методических
обеспечение
г.
отделом
материалов по
фестиваля"
До
10 Методист
направлению
октября 2009
"Фестивальное
2.Разработка
движение"
положения
о г.
фестивале
Участие
в С 15 по 25 Руководитель Бюджет: Повышение
конкурсе
января 2010 клубного
56,0.
качества
г.
формирования Внебюдж деятельности
,
совет етные
клубного
клубного фор- средства: формирования,
мирования
42,0
пополнение его
портфолио
Занятия средней С сентября Руководитель Оплата
группы клубного по июнь 2010 клубного
труда
формирования
г.
еже- формирования сотрудни
недельно, 2
ка
раза
в
неделю (720
ч.)
План инновационной, предпринимательской деятельности
Содержание Содержание
Срок, дата, Исполни Бюдже Показатели
проблемы, инновации
периодичн тель
т, тыс.
задачи
ость
руб.
Увеличение Упорядочивани До
1 Директор На
Рост числа
доходов
за е и расширение ноября
руководи 20% от коммерчески
счет
Перечня
2009 г.
тель
уровня х
и
предпринима платных услуг
клубного 2009 г. социальных
тельской
за счет услуг
формиро
партнеров.
деятельности клубного
вания
Появление
формирования.
новых
Работа
с
досуговых
фондами
объектов
Внедрение
Октябрь
Директор 30
проектной
2009 г. - зам.
деятельности в май 2010 г. директор
учреждении
а
План доходов и расходов по предпринимательской деятельности
Вид
№
платной Стоимость в течение Количество Сумма
услуги
года (номинал), руб.
оказанных за
п/
год услуг
п
Вечера
отдыха (3 ч)
35
50
6
тыс.
1
руб.
Концерты
(1,5 ч)
Детский билет - 20;
60
180 тыс.
2
взрослый - 50
руб.
Договоры
(заявки) о По договору
10
50 тыс.
3
проведении
руб.
совместных
культурно-массовых
мероприятий
Дискотеки
(2 ч)
Детский билет - 15;
20
1,5 тыс.
4
взрослый - 30
руб.
Прокат
20
100
200 руб.
5
сценического
костюма
(костюм/чел.)
Всего видов
Всего услуг
Всего
Приложение 2
ПЛАН РАБОТЫ УЧРЕЖДЕНИЯ НА МЕСЯЦ
Административно-управленческая деятельность
Планерка (10.00-11.00): 1, Директор
Еженедельно,
по
8,15, 22, 29 октября
четвергам:
- 1 октября: о
заявках в фонды;
8
октября:
составление коллективного договора
Финансово-хозяйственная деятельность
Ремонт фойе
Зам.
по С1 октября по 1 ноября
административнохозяйственной части
Расчет фонда оплаты Главный бухгалтер
До 18 октября
труда на месяц
Документационное
Директор
До 15 октября
обеспечение
приобретения
мебели
(договоры, счета)
Кадровая работа
Аттестация (внутренняя): Зам. директора
С 5 по 7 октября:
подготовка
- до 5 октября;
документации;
- 7 октября
- процедура
Основные мероприятия на базе учре>
кдения
Фестиваль
детских Художественный
27 октября
талантов
руководитель
Организационное
и Директор,
25 октября, с 10.00 до
концертное
со- художественный
16.00
провождение
руководитель
конференции ОАО "Се- 10.00-12.00
верная железная дорога" 14.00-15.00
(по заявке):
- конференция;
- концерт
Мероприятия за пределами учреждения
Участие
клубного Руководитель
15-19 октября, г. Москва
формирования
в клубного
формиконкурсе"
рования
Участие в семинаре"
Зав. отделом
16 октября, Ярославль,
ДК"
Директор__________________(подпись)
Замдиректора__________________(подпись)
Дата составления__________________
Приложение 3
ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ПЛАНИРОВАНИЯ В
УЧРЕЖДЕНИИ КУЛЬТУРЫ
Форма работы
Содержание
Срок
Исполнит
ель
/ этап - подготовительный (определение приоритетов, целей,
задач)
Совещание
Анализ
проблем
предыдущего Май
Руководит
рабочей группы планового периода. Выбор целей,
ель
задач, приоритетов. Определение порабочей
казателей
группы
Собрание
Ознакомление с целями и задачами, Май
Рабочая
коллектива
ценностями
и
приоритетами.
группа
Получение заданий
// этап - предварительный (разработка проекта плана (согласно
разделам, подпланам))
Совещания
Разработка, обсуждение, доработка, Май
- Коллектив
рабочей группы, согласование
июль
структурных
Разработка
показателей.
подразделений, Прогнозирование
ситуации.
формирований, Определение влияющих факторов.
специалистов.
Получение заданий
Совещания
вышестоящих
организаций
/// этап - основной (формирование проекта плана)
Совещание
Сопоставление
с
целями. Август- Рабочая
рабочей группы Определение
показателей. сентябрь группа
Совещания
Определение
бюджета. Сентябр
вышестоящих
Корректировка подпланов
ь
организаций
Корректировка планов и заданий Сентябр
Совещания
учреждений культуры
ь
заинтересоОценивание
экспертами
и октябрь
ванных лиц
вышестоящими
организациями.
Корректировка заданий
IV этап - заключительный (утверждение, контроль, пропаганда
плана)
Процедура
Оформление
соответствующих Октябрь Руководит
утверждения
документов
-ноябрь ель
планов работы
учреждени
на год
я
культуры
Приложение 4
НЕПОСРЕДСТВЕННЫЕ И КОНЕЧНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ УЧРЕЖДЕНИЯ
Разделы
Показатель (индикатор)
Единица
(подпланы,
измерения
направления)
1
2
3
Административно- Обеспеченность
внутренней Документ
управленческая
нормативно-правовой, организационнодеятельность
распорядительной базой (документами)
Инновационная,
Рост числа досуговых объектов за Объект,
предпринипределами учреждения. Рост числа программа
мательская,
программ, проектов, получивших гранты
творческая
дея- спонсоров и фондов
тельность
ФинансовоНаличие
Программы
материально- Программа
хозяйственная
технического обеспечения на период не
деятельность
менее года
Кадровая работа
Увеличение доли квалифицированных
%
специалистов
в
общей
штатной
численности.
Число
работников,
обученных по теме"
Клубные
Число лауреатов региональных и Чел.
формирования
всероссийских конкурсов Рост числа
мероприятий, организованных на базе
клубных формирований.
Культурные
проекты
клубных Проекты
формирований, получившие гранты
Отделы
Количество методических материалов, Документы
подготовленных по теме"
(положения,
рекомендации)
Приложение 5
ПЛАН-СЕТКА РАБОТЫ С ЯНВАРЯ ПО ИЮНЬ
Направле Январь Февраль
Март Апрель Май
Июнь
ние
Основные
День
Фестиваль
(централь
Победы народного
ные)
творчества "
события
День города
Клубные Участие
Участие
в
форв
конкурсе "
мировани конкурсе
я
Финансов
охозяйстве
нные
работы
Кадровая
работа
Инноваци
и
Заявки
Структурн
ые
подраздел
ения
(методический
отдел)
-
Косметичес
кий ремонт
центральной
лестницы
Вечера
Вечера Аттеста
отдыха
отдыха ция
- Разработ Разработка
ка
проектов
проектов
Вечера"слад
коежки"
Оргкомитет
Фестиваль
фестиваля
народного
творчества
Справочник руководителя учреждения культуры. – 2010. - № 3. – С.
6 - 17.