Сказка о потерянном времени

Сказка о потерянном времени
Из практики российского тайм-менеджмента
Интервью Г.А.Архангельского журналу Директор (Екатеринбург), No 22004 (март).
Некий человек увидел в лесу дровосека, с большим трудом пилившего дерево совершенно
тупой пилой. Человек спросил его:
– Уважаемый, почему бы вам не наточить свою пилу?
– У меня нет времени точить пилу – я должен пилить! – простонал дровосек.
В этой небольшой притче как нельзя точно подмечена суть тайм-менеджмента,
инструмента точного и тонкого, способного творить чудеса в умелых руках. Мы и
оглянуться не успели как известное выражение «Время – деньги» незаметно
трансформировалось в другое: «Время дороже денег». Стрессы, вызванные
нехваткой времени, лавина информации, которую невозможно переработать.
Некогда думать, некогда тратить заработанное, некогда жить! Знакомо?
Чем успешнее и богаче человек, тем больше у него денег и меньше времени. Поэтому
организация времени нужна не только для того, чтобы достигнуть успеха, но и для
того, чтобы не потерять вкус к жизни после его достижения – утверждает директор
компании «Организация Времени» (г.Москва) Глеб Архангельский.
Личные достижения нашего гостя, в своем сравнительно молодом возрасте по праву
считающегося гуру российского тайм-менеджмента (ТМ), автора книг и
многочисленных публикаций в ведущих деловых изданиях, руководителя крупных
корпоративных ТМ-проектов, создателя и главного редактора крупнейшего в рунете
сайта по тайм-менеджменту www.improvement.ru, – убедительное доказательство
необходимости рачительного отношения к Его Величеству Времени.
– Глеб Алексеевич, если честно, сочетание «российский тайм-менеджмент» что
называется с порога вызывает тревогу. Ну, откуда, скажите, в голове русского
человека взяться секундомеру и счетчику денег, как, к примеру, у немца?
– А у меня, если честно, вызывает тревогу наше русское самоуничижение в плане
организации времени и труда. На семинарах я привожу график работы Боярской думы как
пример грамотного управления рабочим ритмом. В 20-е годы XX в. именно в нашей
стране широчайшую деятельность вели Лига «Время», Институт труда, и другие
организации, внедрявшие методы эффективной работы в масштабах всей страны. Причем
ряд разработок, не потерявших актуальности до сих пор, настолько поразил классика
научного менеджмента Ф.Гилбрета, что он на одной из международных конференций
заявил – «русские глубже нас входят в научную организацию труда».
Именно в нашей стране широчайший отклик вызвала известная книга Даниила Гранина
«Эта странная жизнь», в которой была описана судьба русского ученого Любищева,
который в молодости поставил себе большую цель жизни и более 50 лет вел хронометраж,
бюджетирование времени. В книге были поставлены мировоззренческие вопросы о
взаимоотношениях человека и Времени. И наконец, именно в России уже более трех лет
действует неформальная общественная организация «Тайм-менеджерское сообщество»,
не имеющая аналогов в мире, в которой реальные «наши» люди делятся реальным опытом
организации времени в «наших» условиях широкой русской души и всеобщего
«бездорожья и разгильдяйства».
Поэтому я не считаю, что русские менее предрасположены к организации труда. Другое
дело, что чисто психологически мы более интуитивный, эмоциональный народ, чем те же
немцы, поэтому методы организации должны быть несколько другими. Интуитивные,
хаотичные люди и народы ничем не хуже пунктуальных и педантичных. Они тоже могут
ставить цели и эффективно их достигать – просто технологии целедостижения будут
отличаться.
– Расскажите о сути Вашей технологии ТМ. Как сделать, чтобы не пришлось жалеть
о неиспользованных возможностях, как в сказке о потерянном времени.
– Есть несколько ключевых направлений, в которых стоит поработать над личным
временем. Первое и самое главное – личные цели и ценности. Большинство людей не
имеет ясно сформулированных целей, живет «от зарплаты до зарплаты» и «с 9 до 18». Как
только вы задаетесь вопросом о целях, о том, чего хотелось бы достичь в жизни – вы поновому смотрите на расходы своего времени, и сразу понимаете, где оно тратится
впустую, на дела, являющиеся для вас «навязанными» внешним окружением, не
соответствующие вашим целям.
Второе – анализ расходов времени, хронометраж. Если мы хотим рационально тратить
деньги, нужно некоторое время, а лучше постоянно, вести учет расходов и анализировать
их целесообразность. Сам факт такого учета дисциплинирует и помогает найти резервы.
То же самое со временем – попробуйте 3-4 недели в течение дня записывать, на что
тратится ваш самый невосполнимый ресурс, и вы немедленно найдете залежи и запасы
времени, которое тратится не так хорошо, как вам хотелось бы – на «поглотители
времени», ненужные вам дела, неприятных вам людей, навязанные вам внешним
окружением ложные, «не родные» для вас цели.
И наконец, планирование задач и управление приоритетами. Это ни в коем случае не
«расписывание себя по минутам». Обычно бывает достаточно списка дел, «to-do list», без
жестких привязок к времени. Этот список обязательно должен быть «материальным» – на
листе бумаги, в Outlook и т.п. Очень полезно отметить в нем главное, и начать работу
именно с важнейших, приоритетных задач. Через некоторое время это предельно простое
планирование и расстановка приоритетов превратятся у вас в навык, «как чистить зубы по
утрам», само собой разумеющееся действие, не требующее каких-то усилий. После этого
можно осваивать более сложные формы управления задачами, если они вам потребуются.
– Один знакомый руководитель после посещения Вашего бизнес-семинара в
Екатеринбурге завел и ведет Календарик-Пинарик, причем, искренне считает, что
он сильно его выручает…
– Естественно, это отличный ТМ инструмент, не раз доказавший свою пользу. Наверно,
главная его прелесть – что для ведения не требуется никаких усилий. Работа с пинариком
занимает 30 секунд утром и 30 секунд вечером, поэтому я называю его
быстрорастворимой эффективностью для ленивых. Попробуйте сделать то же самое, и
убедитесь, сколько неиспользованных ресурсов Вам удастся реализовать.
Пинарик был изобретен участником Тайм-менеджерского сообщества Дмитрием
Литваком, вице-президентом московского отделения Института проектного менеджмента.
Суть этого инструмента в следующем.
Вы распечатываете и ставите себе на рабочий стол небольшой календарик-пинарик (от
слова «пинать»). Отличие от обычного календарика: над графиком текущего года
изображен список цифр – годы от вашего рождения примерно до текущего; под графиком
– от текущего где-нибудь до 2030-2050, в зависимости от вашего возраста и уровня
оптимизма. Заведя пинарик, вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой,
один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно – с лирическими воспоминаниями.
Затем таким же манером вычеркиваете прожитые дни текущего года. Пинарик готов к
употреблению.
Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером –
вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще,
особенно в нижнюю строчку. Можно где-нибудь поблизости прописать ваши
стратегические цели, и соотносить реальный ресурс времени с процессом их достижения.
Больше двух-трех недель такой жизни не выдерживает никто: когда время
«материализовано», когда каждый день своими руками вы отмечаете его ход – появляется
стимул как следует задуматься о проблеме «самого невосполнимого ресурса», и начать
что-то делать в этом направлении.
– Глеб, а что Вы понимаете под поглотителями времени, и как с ними бороться?
– В ТМ-глоссарии, опубликованном в книге «Организация времени», читаем:
«Поглотители времени – обстоятельства (люди, задачи, особенности внешней среды, и
т.п.), приводящие к неэффективной трате времени.»
Насколько мне известно, впервые этот термин прозвучал у Андре Моруа в «Письмах к
незнакомке», в письме о «хронофагах», пожирателях времени.
Как бороться с поглотителями? Первый шаг – их выявление, для чего наиболее полезен
хронометраж. Возьмите записи расходов времени за день, и выделите красным те дела, на
которые вы потратили больше времени, чем хотелось бы. Это могут быть
непроизводительные отвлечения и прерывания; общение с неинтересными для вас
людьми; выполнение работы, не соответствующей вашим целям и не способствующей
вашему развитию.
После того, как враг выявлен, полезно начать отслеживать динамику изменения расходов
времени на конкретный поглотитель. Например, в понедельник показатель «навязанные
дела» составлял 1 час 15 мин., во вторник – 45 мин., в среду – 1 час, и т.д. Любопытно, что
сам факт ведения такого учета, особенно если вы рисуете наглядную диаграмму
изменения показателя, помогает «вырулить» этот показатель в нужную сторону.
И наконец, можно изобретать методы борьбы с вашим «любимым» поглотителем.
Например, договориться с коллегами о праве «отгораживаться» от них красным флажком
на некоторое время, чтобы защитить приоритетную работу от внешних прерываний.
Важно изобретать методы для себя, а не брать готовые, поскольку поглотители у каждого
свои. Например, один из моих клиентов, директор дизайнерского агентства, спрашивал –
«я два часа в день пью кофе, это поглотитель или нет?» Когда стали разбираться
подробнее, оказалось, что кофе он пьет после встреч с клиентами, продумывая концепцию
фирменного стиля, которую дальше отдает своим дизайнерам для реализации. То есть для
него эти «два часа на кофе» – не поглотитель, а самое что ни на есть приоритетное
рабочее время.
– Да, личный тайм-менеджмент – это здорово, а как наладить управление,
управленческий учет, чтобы экономить время в масштабе компании?
– Здесь есть два основных подхода: «сверху», от систем, и «снизу», от людей. Подход
«сверху» – это управление проектами, TQM, регулярный менеджмент, и т.д. Таких
технологий, оптимизирующих в том числе и временной ресурс компании, множество, и к
тайм-менеджменту они не относятся.
Тайм-менеджмент появляется при работе «снизу», от людей. Когда человек сначала
заинтересовывается в эффективном управлении своим личным ресурсом времени. Ведь
хотя это время и «продано» работодателю, но это по-прежнему невосполнимый ресурс
жизни человека. После этого в сотруднике компании достаточно быстро пробуждается
понимание, что его ценнейший и невосполнимый ресурс безвозвратно тратится из-за
окружающего беспорядка – отсутствия должностных инструкций, нормального
корпоративного планирования, и т.п. Мы называем это «тайм-менеджерской бациллой» –
когда тема личного времени, «заражая» людей, распространяется на все окружающее, и
«прививает» корпоративной культуре компании чувство эффективности, стремление
постоянно развивать и совершенствовать деятельность.
Два этих подхода, естественно, взаимодополняющи. Причем «обацилливание»
сотрудников компании темой личного времени очень полезно как «разрыхление почвы»
перед мероприятиями по налаживанию порядка «сверху». Поняв и прочувствовав на себе
значение организации и планирования, человек гораздо более спокойно и конструктивно
воспринимает новации в этой области, исходящие от руководства. Теперь для него
внедрение управления проектами, или корпоративной информационной системы, или
системы менеджмента качества – не «блажь начальства», а вполне понятный и
естественный шаг развития.
Глеб Алексеевич, Вы говорили о целях и целеполагании – а каковы Ваши цели,
зачем Вы тратите столько времени на Тайм-менеджерское сообщество и другие
общественные активности?
Если вкратце – потому что мне хочется жить в обществе высокоразвитых людей с
осознанными жизненными целями и осмысленными ценностями, а не «винтиков»,
думающих только о зарплате. Поэтому мы не просто продаем бизнес-семинары – мы
ставим вопрос о распространении культуры отношения к времени на уровне общества в
целом. Нужно всеобщее понимание ценности времени, общеобязательная этика
отношения к времени другого человека. Именно поэтому мы уже два года проводим
программы обучения тайм-менеджменту в различных ВУЗах, а с осени 2003 г. начали
пилотные проекты ТМ-курсов в школах Москвы и Петербурга. Я считаю, что налаживать
отношения с Временем человека нужно учить с детства. Это поможет ему стать не только
эффективным и успешным, но и счастливым человеком, не зря потратившим время своей
жизни.
Интерактивное интервью
взяла Ольга Скоробогатова.