Подробная пошаговая инструкция оформления

Детальная пошаговая инструкция "как поехать в заграничную
командировку за счёт центра Фундаментальные исследования и
физика частиц"
Начнём с того, что теперь все командировки сотрудников лабораторий Центра (а также тех,
кто работает по научной тематике лабораторий центра, хоть устроен и на других,
например, общеобразовательных кафедрах) за счёт ПКС - должны проходить через Центр и
оформляться в Центре. Комиссия Киреева к нам отношения не имеет.
Самый первый шаг это договориться с начальством своей лаборатории о командировке за счёт
денег ПКС. Лаборатории заинтересованы в проведении научных исследований, увеличении
показателей и пр. Для этого, возможно, придётся прикинуть цену командировки и рассказать
Вашему начальству зачем нужна эта поездка. Это решается внутри лаборатории и центра в целом
касается мало. (Командировочные деньги в нашем Центре - это не какая-то общая кубышка, а
реальный кусок денег выделяемых каждой из лабораторий - они обязательно учитываются при
всеобщем распределении денег в Центре.)
Полезный комментарий: Если тот, кого нужно послать в командировку - совместитель, то
готовьтесь к бОльшим проблемам, чем обычно. Это и больше подписей и собеседование зав.
лабораторией у проректора Дмитриева. Однако, командировку оформить всё равно можно и
мы будем всячески помогать. Просто учитывайте это и закладывайте в таком случае больше
времени.
Дальше необходимо позаботиться о том, чтобы у Вас было приглашение на эту
конференцию/воркшоп/школу/стажировку/работу в коллаборации. Если вам что-то будет
оплачиваться или предоставляться (в счёт орг. взноса или просто так) - то лучше, чтобы это было
отражено в приглашении. Например, предоставляемое питание на треть снижает выплату
суточных от МИФИ.
Нужно сделать дословный перевод приглашения. С ним и оригиналом пойти в Департамент
Международного Сотрудничества (ДМС) (Г-106) для того, чтобы этот перевод заверили. Просят
принести оригинал и перевод в отдельном файле (папочке).
Следующий шаг - заполнение "Представления на зарубежную командировку". Нужно вписать все
Ваши данные, данные приглашающей стороны (из приглашения). Сроки командировки не могут
превышать сроки, написанные в приглашении более чем на 1 день с каждой стороны! По
поводу оплаты: если оплата полностью за счёт МИФИ - так и пишете. Если оплата частичная, то
конкретизируйте что именно за счёт МИФИ и что именно за счёт другой стороны (с указанием
какой именно, это должно быть отражено в приглашении). Вы должны понимать, что суточные
Вам, как работнику МИФИ, по закону должны выплатить обязательно и если упоминания про них
нет в приглашении, то суточные должны быть за счёт НИЯУ МИФИ. В поле "Источник
финансирования работ по замещению командируемого" обычно пишется тема, с которой
сотрудник получает деньги (можно найти в своём трудовом договоре, либо у секретаря
подразделения). Поля внутренних счетов ниже НЕ ЗАПОЛНЯЮТСЯ Вами.
Полезный комментарий: Старайтесь железно определиться с датами командировки с самого
начала. Переделка приказа по приезде - дело неприятное и длительное, а отчитаться нужно
будет в кратчайшие сроки!
Полезный комментарий: Время, проведённое в пути, всегда засчитывается в командировку.
Будьте внимательны, если Ваш рейс улетает вечером, а прилетает ночью.
Дальше заполняем бумагу "Ориентировочные расходы". Подсчитываете примерно сколько денег
нужно по разным статьям расходов - на транспорт, на суточные, на проживание. В нижнем поле
заполняете другие расходы, если есть: "Виза", "Мед. страховка", "Орг взнос" - каждую позицию
явно пишете и заполняете отдельно. Расчёт суточных штука непростая, по количеству денег в
сутки можете ориентироваться на этот документ: http://www.audit-it.ru/inform/account/55515.html
Все суммы суточных приведены в долларах США, исходя из них считаете суточные для (N-1) дня
Вашей командировки, последний день считаете по расценкам для России (100 руб/день). После
заполнения бумаги перед продолжением оформления командировки сразу сходите к бухгалтеру в
кабинет К-503 для проверки, чтобы она подписала. (Они попросят заверенный перевод
приглашения и представление).
Теперь необходимо известить начальство центра о заявке на поездку. Для этого начальник Вашей
лаборатории (или зам. начальника - как принято в Вашем подразделении) должен написать
Рубину С.Г. (SGRubin@mephi.ru) на почту с копией Солдатову Е.Ю. (EYSoldatov@mephi.ru) о том,
что такой-то едет в командировку туда-то. Заполненные копии "Представления" и
"Ориентировочных расходов..." (скан/фото копии или просто электронные варианты) необходимо
переслать Солдатову Е.Ю. на почту (переслать эти бумаги может как сам Ваш начальник, так
можете и отдельно Вы). В теле письма должны быть обязательно указаны контактные данные
командируемого: сотовый и почта (проблем бывает много и нужна оперативная связь), а также
должна быть формальная фраза о том, что даст командировка для центра (например "в течение
полугода будет опубликована 1 статья в журнале, индексируемом в Scopus или Web of Science"
или нечто другое).
Как только начальство центра извещено о командировке и бумаги для оформления присланы, мы
(Центр) начинаем делать протокол и выписки о заседании комиссии по командировкам (без этого
командировку с оплатой не оформить!). В течение 2-3 рабочих дней (обычно быстрее) выписки
изготавливаются и Вы по почте будете уведомлены где можно будет их забрать. Тем временем в
период ожидания Вы можете в любое время подписать представление на командировку у
начальника Вашего структурного подразделения или у Рубина С.Г. Кроме этого, внизу
представления (в правом нижнем углу) Вы пишете номер проекта, который Вам будет сообщён
Солдатовым Е.Ю. Под этим номером должен подписаться Рубин С.Г. (и это ОБЯЗАТЕЛЬНО должен
сделать он, как начальник центра).
В то же самое время Вы начинаете готовить ещё несколько бумаг:
- Служебное задание - заполняете информацию о Вашей поездке, подписываете у начальника
Вашей лаборатории, либо у Рубина С.Г.
- Заключение о фактической осведомлённости специалиста в государственных секретах.
Заполняете то, что можете (кроме пунктов 2, 3, 7), подписываете у начальника Вашей
лаборатории, либо у Рубина С.Г. Далее подписываете эту бумагу у: начальника отдела
безопасности (корпус Б, 4 этаж, к. 404, приёмные часы: 14:00-16:00), начальника управления
режима и информационной безопасности (Б-402) (ему вполне вероятно могут понадобиться все
остальные документы, готовые на данные момент: представление, приглашение...).
Полезный комментарий: Начальника управления режима и информационной безопасности
почти никогда не бывает в МИФИ по вторникам. Планируйте своё время учитывая этот
факт!
В случае, если Вы едете с докладом, нужно пройти комиссию по экспортному контролю у
Петровского А.Н. Комиссия собирается каждый четверг, документы нужно сдать не позже, чем за
1-2 дня секретарю в К-613. Необходимы:
- Заключение комиссии по опубликованию Вашего подразделения (на каждой кафедре такая
комиссия должна быть). Должно быть подготовлено и подписано.
- Текст доклада (на русском языке текст - о чём будете говорить)
- Подготовить заключение комиссии по экспортному контролю. Без подписей - для рассмотрения.
Комиссия по опубликованию должна дать шаблон (либо спрашивать в К-613).
Заключение бывает готово обычно в течение 1-2 дней.
В случае, если Ваша поездка продлится более 60 дней, нужны ещё 2 бумаги:
- Индивидуальный план работ (*). Этот документ нужен только в случае длительной
командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. Описываются работы,
которые будут проведены и их сроки. Подписывается научным руководителем, начальником.
- Обоснование необходимости командировки (*). Этот документ нужен только в случае
длительной командировки (более 60 дней). Составляется в произвольной форме. В обосновании
должна быть кратко описана цель командировки и причина её большой длительности.
Подписывается: руководителем структурного подразделения.
----------------Представление на командировку также должно быть проверено у бухгалтеров (на корректность
заполнения всех финансовых тем и таб. номера) в комнате К-523. Они поставят свою подпись
сбоку. (приёмные часы с 14.00 до 16.00)
Как только у Вас появляется выписка, Вы со всем пакетом документом, который у Вас на данный
момент готов идёте в комн. Г-210 к зам. директора Дирекции Программы Повышения
Конкурентоспособности НИЯУ МИФИ Трояновой Н.М. (документы отдаёте секретарю Эриванской
И.Ю.). Там проверяют все Ваши бумаги, вписывают финансовые темы для расходов по
командировке в "Представление..." и дополнительно подписывают.
После этого со всем пакетом документов идёте в К-620 к Рыжухиной В.А., чтобы проверила она и
расписалась.
Наконец, после этого "Представление..." должно быть проверено и подписано в ФинансовоЭкономическом Управлении (ФЭУ). Сначала идёте в комнату К-708 и показываете сотрудникам (а
именно зам. нач. ФЭУ Калюжной Т.А.), а потом подписываете в комн. К-705 у начальника ФЭУ
Левиной В.С.
Комплект документов далее подписывается в ДМС (Г-203б или К-617). У Вас заберут служебное
задание.
После этого, заходите опять в Г-210 (они делают копию Вашего представления для себя) и уже
оттуда идёте в группу приказов Г-109 и сдаёте пакет документов, чтобы они издали Приказ о
Вашем командировании. В обычном режиме сам приказ оформляется без Вас.
Полезный комментарий: Не забывайте, что для отдела приказов максимальная
регламентированная длительность прохода приказа - 10 рабочих дней. Обычно приказы
проходят быстрее этого срока, но бывает всякое. Если остаётся мало времени, то лучше
всего договориться с отделом приказов и побегать со своим приказом самому - подпишете всё
в разы быстрее.
Образцы заполнения бумаг находятся здесь в нижней части страницы:
http://scif.mephi.ru/knowledge/formalization/152 Но в первую очередь ориентируйтесь на
настоящий документ!
---------------------------------
После окончания командировки:
1. В случае полного или частичного финансирования командировки с внутренних
счетов НИЯУ МИФИ, необходимо в течение трех рабочих дней после окончания
командировки (можно и немного позже - но не затягивайте!):

взять в ДМС Ваше Служебное задание, заполнить позицию 12 (краткий отчет)
и подписать его у руководителя Вашего структурного подразделения а также подписать у
руководителя организации (ректор или любой проректор - обычно первый проректор);

по Служебному заданию заполнить Отчет о командировке (остается в ДМС);

заверить у сотрудника ДМС копии страниц загранпаспорта с личной информацией и
штампами пересечения границы,

заверить у сотрудника ДМС перевод на русский язык всех финансовых документов
(билеты, счета, посадочные талоны, выписки и т.п.).

сдать в УБУФК (комн. К-503):
- Авансовый отчет (бланк отчета находится в К-503 или на странице:
http://scif.mephi.ru/knowledge/formalization/152 );
- полностью заполненное и подписанное Служебное задание;
- финансовые документы с переводом на русский язык, заверенные в ДМС.
Полезный комментарий: Выписки со счёта нужны только при оплате с кредитной карты. Там
должно быть расшифровано сколько денег, когда и кому оплачено. Лучше, если выписка с
печатью.
2. В течение 5-ти рабочих дней в Дирекцию ПКС (Г-210) должен быть предоставлен
отчет в свободной форме с подписью командируемого о проделанной работе и итогах
командировки.
По всем вопросам пишите на адрес EYSoldatov@mephi.ru
------------------
Также возможна и оплата командировок по России, но стоит понимать, что размер суточных
фиксирован на уровне 100руб/день, в на проживание можно получить максимум 550руб/день.
Поэтому с оплатой данных командировок стоит заморачиваться только, если Вам нужен
дорогой билет, либо нужно заплатить большой орг.взнос.
По местным командировкам можно ориентироваться на инструкцию здесь:
http://scif.mephi.ru/knowledge/formalization/152 , однако также нужно будет запросить выписку
комиссии ПКС (Солдатов Е.Ю.), на служебном задании написать номер проекта ПКС (Солдатов
Е.Ю. предоставит) и подписать у Рубина С.Г. После этого зайти в Г-210 и проставить темы
расходов. Дальше всё без изменений.