Дэвид Ален Новые методы для новой жизни Глава из книги: Ален Д. Приведите дела в порядок. Искусство продуктивности без стрессов. Сетевой источник: http://depositfiles.com/ru/files/19045/GTD.ZIP.html Оглавление Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов. ...................................................1 У работы теперь нет четких границ ..................................................................................................1 Наша работа продолжает меняться ...................................................................................................2 Старых методов и навыков недостаточно ........................................................................................2 Реальный труд интеллектуального труда .........................................................................................2 Организация действий — это первейшая задача .............................................................................3 Проблема: новые требования порождают недостаток ресурсов. Почти каждый из тех, с кем мне приходилось работать, говорил, что у него слишком много задач и совершенно не хватает времени, чтобы все это переделать. Только за последнюю неделю я консультировал сотрудника одной крупной инвестиционной фирмы, который был убежден, что новая должность корпоративного менеджера, которой он удостоился, пойдет в ущерб его семейным обязательствам. Будучи человеком со средними возможностями, менеджер, старающийся удержаться в топе и отвечая на 150 писем каждый день, вынужден увеличить штат отдела с 1100 до 2000 человек — и все ради того, чтобы иметь возможность проводить выходные с семьей, а не на работе. Парадокс нового тысячелетия: люди хотят улучшить качество жизни и, в то же время, они берут на себя больше, чем способны выполнить. Око видит, да зуб неймет. И вот результат: большинство людей сбиваются и путаются в поисках путей исправления положения. У работы теперь нет четких границ Основная причина всевозрастающего стресса в том, что природа работы, как таковой, революционно изменилась, в отличие от наших навыков и возможностей, которые остались прежними. Только во второй половине двадцатого века то, что означало «работа» трансформировалось из понятий о линиях сборки и всякой моторных действий в то, что Питер Друкер так емко выразил словосочетанием «работа ума». Поля должны быть вспаханы, машины отремонтированы, коробки запакованы, коровы подоены. Вы точно знали, какую именно работу надо было выполнить — вы могли видеть результат. И было совершенно очевидно, когда работа находится в промежуточной стадии, а когда она уже завершена. Время — это такое свойство природы, которое не позволяет событиям происходить в один момент. Хотя в последнее время, оно уже, кажется, не работает…. Анонимно Сегодня же, большинство из нас не представляет реальных границ наших проектов. У большинства моих знакомых, по крайней мере, по полдюжины задач находятся в «подвешенном состоянии» единовременно, то есть они должны выполнить до полдюжины задач «прямо сейчас». Но даже если б они всю свою оставшуюся жизнь пытались это сделать, им не удалось бы добиться блестящего результата. Возможно, вы тоже столкнулись с подобной проблемой. Насколько плодотворной потенциально может быть конференция? Насколько эффективной будет тренинговая программа? Какое вдохновляющее воздействие окажет эссе, которое вы пишите сейчас? <…> Многие из современных организационных задач требуют перекрестного общения, взаимодействия и вовлечения. Ряды офисных рабочих лошадок редеют, а вместе с ними и 1 уходит роскошь возможности не принимать и не читать письма из отдела маркетинга и ещё из Бог-знает-каких отделов. Наша работа продолжает меняться Растущие границы проектов и работы в целом бросают вызов работнику. Но теперь мы должны учитывать ещё и расширившийся круг наших обязанностей. На семинарах я часто спрашиваю: «Кто из вас на работе выполняет именно то, для чего он был туда нанят?». Поднятые руки в зале — большая редкость. Границы задачи могут быть очень расплывчаты, но если вам пришлось столкнуться с четко поставленной задачей, вам следует выписать: что именно вам нужно сделать — сколько и на каком уровне — в пределах разумного, конечно. Однако таких счастливчиков мало. На то есть две причины: 1. Кажется, будто компании, в которых мы работаем, каждый Божий день меняют свои цели, выпускаемую продукцию, партнеров, клиентов, рынки сбыта технологии и акционеров. И все это, естественно, сказывается на структурах, формах, ролях и обязанностях. 2. Сегодня среднестатистический работник имеет, куда гораздо больше свободы, чем когда бы то ни было. Он может менять свою карьеру с такой же частотой, с какой его родители меняли работу. И даже сорока- и пятидесятилетние работники стараются придерживаться свежих тенденций. Сейчас их цели, куда гораздо больше соотносятся с действительностью – они покрываются позициями типа всяких-разных «менеджмент» или «исполнительное расширение» — это просто-напросто обозначает, что они на этой позиции не собираются задерживаться на сколько-нибудь продолжительный срок. Итак, все это весьма туманно — в чем же заключается наша работа, или какие эмоциональные, умственные и физические вложения могут быть оправданы? Мы пропускаем огромное количество информации, завязываем бесчисленное контакты и порождаем примерно такой же гигантский ворох идей и всякого рода соглашений с самим собой и другими. А ведь мы не такто хорошо подкованы, чтобы возиться со всеми этими внутренними и внешними трениями. Если вы вольны решать, какой шаг предпринять, то на вас ещё и лежит ответственность за то, чтобы этот шаг был верным. Старых методов и навыков недостаточно Ни наше классическое образование, ни традиционный тайм-менеджмент, ни изобилие инструментов самоорганизации, таких как органайзер, Microsoft Outlook или напоминание в Palm’е, не отвечают требованиям времени. Если вы пробовали использовать что-то из вышеперечисленного, то вы, должно быть, убедились, что они совершенно не годятся для нынешних скоростей, сложности и перманентных перемен приоритетов в том, чем вы занимаетесь. Сегодня, когда жизнь бьет ключом и в основном по голове, способность быть успешным требует новых способов мышления – не хватает новых методов, технологий и навыков работы, чтоб помочь нам завладеть миром. Традиционный подход к тайм-менеджменту и самоорганизации был актуален в былые времена. Он действительно давал дельные рекомендации по поводу организации труда ещё тогда, когда он трансформировался из обслуживания линий сборки в новый вид работы, где необходимо было принимать решения, что и когда делать. Когда же время само по себе превратилось в средство производства, персональные календари стали основным рабочим инструментом. (Ещё в конце 80-х многие специалисты считали карманный ежедневник вершиной самоорганизации, но даже и сегодня многие люди считают его главным инструментом самоконтроля). Вместе с дискретизацией (discretionary) времени появилась и необходимость принимать правильные решения о том, что надо делать. <…> Реальный труд интеллектуального труда Добро пожаловать в реальный мир интеллектуального труда, где действует основной принцип: «Должно обдумывать свою работу тщательней, чем вы считает нужным, но не так уж 2 въедливо, как вы с ужасом представляете». Питер Друкер пишет: «В интеллектуальном труде нет задач. Их надо поставить. Каковы ожидаемые результаты работы?» — вот основной вопрос, по которому определяется продуктивность интеллектуального труда. И отвечая на этот вопрос, вы в любом случае рискуете. Обычно, правильного ответа не существует, но есть из чего выбрать. И результаты должны быть четко определены, тогда работа будет эффективной. Большинство людей жалеет сил на то, чтобы прояснить для себя свои проблемы и дела. Нас никогда нигде не учат, что прежде, чем приступать к работе, необходимо её обдумать: большая часть дневных перемещений уже определена за нас горой вещей, которые ещё не сделаны. Они наваливаются на нас, как только мы приходим на работу; это семья, которую нужно кормить; грязное белье, которое нужно перестирать; дети, которых надо хорошо одеть. Очень немногие считают своим долгом конструктивно обдумывать желаемый результат. <…> Организация действий — это первейшая задача Как вы используете время, как используете информацию, как вы концентрируетесь по приоритетам — в расчете из всего этого вы и должны распределять свои ресурсы. Выбор того, что надо делать в каждый момент времени — вот реальная задача. Организация действий — вот основная цель. Это кажется очевидным. Однако, вас, быть может, удивит, какое количество действий по какому количеству задач и проектов так и остаются непроясненными. А это действительно сложно — организовывать действия, которые ещё даже не были определены. Много людей обременены десятками действий, которые им необходимо проделать, чтобы продвигаться по нескольким проектам параллельно, но они об этом ещё не знают. <…> Работая с тысячами профессионалов, я понял, что нехватка времени не является для них главной проблемой (хотя они запросто могут думать именно так); реальная проблема — это недостаток ясности и определенности по проекту в целом, неясен и следующий шаг. Прояснение деталей с самого начала работы, а не когда проблема уже разрослась, серьезно увеличивает эффективность. Выполнение задач редко стопорится из—за нехватки времени. Оно стопорятся из—за того, что изначально задачи не были четко определены. 3