Лекция: Как организовать проведение публичного мероприятии

Семинар для педагогов дополнительного образования
Буйнакского районного центра развития одарённости.
Лекция: Как организовать проведение публичного мероприятии (тезисы)
(Директор БРЦРО - Залимханова А.О.)
В деятельности Центра существует реальная необходимость проведения публичных
мероприятий по различным информационным поводам или событиям. От надлежащей
подготовки публичного мероприятия зависит достижение поставленных задач и целей
мероприятия, а также и деловая репутация. П рпвлечение средств массовой информации к
освещению мероприятий способствует становле нию позитивного образа . Реализуемые
принципы открытости и доступности инф ормации способствуют контролю за процессами
формирования общественного мнения, развитию меж ведомстве нных связей, укреплению
авторитета Центра и Буйнакского района в целом.
Для успешной работы при подготовке и проведении публичного мероприятия следует
выполнить 15 шагов для его организации и информационного обеспечения.
IIIаг 1. Выбор и обоснование события.
Руководст во Центра поручает заинтересованн ым сотр удникам подготовить предложения
по выбору информационного повода или события и обосновать значимость его проведения.
При выборе такого информационного повода или события важ ны такие факторы как
профессиональная принадлежность события, памятное событие ведомства, национальные или
этнические особенности, ежегодные праздники или юбилейные события и другие.
Далее следует выбрать формат публичного ведомственного
мероприятия.
Форматы публичных ведомствен ных мероприятий:
Конгресс
Съезд
Конференция
Форум
Заседание
Коллегия
Пpеcc-конференция
брифинг
Презентация
Совещание
Деловая встреча
Юбилей
Конкурс
Симпозиум
В зависимости от задач стоящих перед центром и наличия информационного повода
выбирается наиболее подходящий формат мероприятия. При взаимодействии с прессой
возможен как формат, в котором представители прессы являются второй после инициатора
мероприятия стороной -участником мероприятия, так и «треть ей стороной», освещающей ход
событий, но напрямую в них не задействованной.
Шаг 2. Выбор лиц, ответственных за проведение ведомственного мероприятия
Рекомендуется назначить одно ответственное лицо за всё мероприятие целиком, а также
сформировать организационный комитет ( рабочую группу). Группа под руководством
ответственного лица н еобходима для разделения зон ответственности.
Целесообразно разбить процесс организации меро приятия на следующие виды работ:
организация логистики мероприяти я;
питание (кейтеринг);
оформление помещения и его подготовка к проведению мероприятия;
сопровождение и маршрутизация V IP- гостей;
и н ф о р м а ц и о н н о е сопровождение мероприятия.
Шаг 3. Выбор даты проведения мероприятия.
Нежелательно проводить мероприятия накануне праздников и выходных, а также в
первый рабочий день после праздников и выходных. Кроме того, при проведении
мероприятия в летнее время года надо ожидать снижения доли присутствующих ( не
находящихся в отпуске) в пределах 10 -20 %.
Шаг 4. Подготовка финансово-экономического обоснования (бюджета) ведомственного мероприятия.
Формируется концепция, программа и итоговая смета мероприятия, в которую
включаются все расходы на подготовк у мероприятия. В качестве расчетных данных
используется количество участников мероприятия, отдельно рассчитываются затраты на V IPучастников, трансф ерт, сувенирную продукцию. Также учитываются особенности помещения
проведения мероприят ия и времени г ода.
Шаг 5. Подготовка плана проведения мероприятия.
План должен максимально подробно описывать время и действия участников
мероприятия. У мероприятий следует описывать предварительные события, детально само
мероприятие и завершающие события, указывать исполнителей и соисполнителей
мероприятия,
оперативные совещ ания, г орячие телефоны для контактов членов рабочей группы.
Для V IP-гостей мероприятия необходимо отдельно готовить план мероприятия и направлять
за подписью официального лица -организатора мероприятия в приемную должностног о лица и
контролировать получение , а также по желанию V IP-персоны, оперативно вносить
корректировки в план.
Шаг 6. Утверждение (издание приказа ведомства) организационного комитета ведомственного
мероприятия
Рекомендуется издать приказ о назначении ответственного лица за всё мероприятие
целиком, а также прописать в приказе состав организованной рабочей группы и обозначить
распределенные зоны ответственности. Кроме тог о, в приказе должны быть утверждены
сроки готовности по всем видам работ с запасом в 1 -2 дня для внесения измен ений и
осуществления корректировки в случае форс -мажорных обстоятельств.
Шаг 7. Отражение проведения ведомственного мероприятии в Интернет-сети.
Желательно размещение информации для участников мероприятия на сайте ведомства с
указанием адре са, телефона, времени, места и темы мероприятия, контактного лица. Ссылк у
на интернет -страницу целесообразно указывать во всех информационных мат ериалах,
касающихся мероприятия . В преддверии публичного мероприя тия возможна публикация
анонса, планируемые ц ели и этапы мероприятия. При необходимости широкого
информирования потенциальных участников мероприятия (например, при проведении
конкурса или выставки) необходимо использовать рекламные инструменты СМИ.
В отдельных случаях, учитывая важность события, след ует создать тематический сай т,
раздел или страницу мероприя тия.
Шаг 8. Выбор эмблемы, слогана, стиля оформления ведомственного мероприятия
Эмблема мероприятия должна в цветовом и стилистическом решении гармонировать с
эмблемой самого ведомства. Распространенная практика - использование логотипа ведомства
с дополнительным элементом (например, названием мероприятия).
Необходимо четкое соблюдение брендбука, как при использовании логотипа, шр ифтов,
так и в цветовых решениях, опре деляющих стиль оформления мероприятия.
Шаг 9. Проведение организационных мероприятий: проведение
мероприятий, приуроченных (открывающих) ведомственное мероприятие, подготовка площадки для
проведения, подготовка списков участников, подготовка программы мероприятия
В зависимости от характера центрального мероприятия происходит отбор и реализация
приуроченных к нему ведомственных событий, носящих характер анонса, уточнений и
разъяснений событие. Этот подход позволяет расширить круг информированных о
планируемом мероприятии, привлечь большее количество участников, в том числе
представителей СМИ.
Все «открывающие» события должны быть заранее определены и проводиться в строгом
соответствии с планом.
Шаг 10. Определение рисков (трудно организуемых событий) в ведомственном мероприятии. Их
дополнительная проработка.
Необходимо поставить себя на место каждого участника мероприятия ( выступающий,
VIP-гость, ж урналист, участник) и пройти его маршрутом. Необходимо смоделировать
максимально возмож ное число разл ичных поведенческих реакций и предупредить
возникновение нежелательных для организатора ситуаций. При таком моделировании
необходим приезд па площадк у проведения мероприятия и проведение 1 -2 репетиций на
месте.
Шаг 11. Определение наград, выбор важных персон, спикеров, главного события в ведомственном
мероприятии.
Определяется в зависимости от формата, целей и задач мероприятия. Образцы памятных
знаков либо иной сув енирной продукции утверждает ру ководитель ведомства.
Ответсвенный член рабочей группы взаимодействует со спи керами, уточняет тему и
длительность высту пления. Текст выступления поступает в рабочую группу за 2-3 дня до
мероприятия.
Шаг 12. Проведение ведомственного мероприятия
Все участники рабочей группы по проведению мероприятия должны заранее прибыть па
площадку проведения мероприятия и проконтролировать готовность «з оны ответственности»
к мероприя тию. В случае необходимости проведения срочных доработок необходимо
привлекать других участников рабочей группы для реализации поставленных задач в сжатые
сроки.
Ведомственное мероприятие проводится в строгом соответствии с планом мероприятия.
Во время проведения мероприятия ведется видео - и фотосъемка.
Шаг 13. Проведение нескольких мероприятий по итогам ведомственного мероприятия
Количество возможных мероприятий по итогам ведомстве нного мероприятия
определяется на эта пе разработки концепции основного ведомственного мероприятия. Как
правило, осуществляется взаимодействие со СМИ. Непосредственно по завершен ию события
возможно организовать кратк ий брифинг ( подход к прессе) с участием руководителя
ведомства, vip- участников. По итогам мероприятия представителям СМИ, которые по каким либо причинам не смогли принять в нем участие, может быть
н а п р а в л е н пост-релиз (подробное описание события, включающее основные тезисы
спикеров). Для печатных СМИ следует, подготовить фото -сет, возможно предоставление
аудиозаписи выступлений клю чевых спикеров.
В течение нескольк их дней с момента проведения результаты и вопросы, обсу ждаемые в ходе
мероприятия, мог ут быть также представлены в в и д е расширенного эксклюзивного
интервью, изданного в выбранном организат ором печатном СМИ.
Шаг 14. Подготовка отчета о проведении ведомственного мероприятии ( имевшиеся проблемы,
поощрение)
О т ч е т должен вк лючать максимально подробную информацию о проведении
мероприятия, включая все подготовленные информационные материалы, а также фото - и
видеоматериалы, вышедшие по итогам его проведения.
Шаг 15, Проведение организационного совещании по итогам проведения ведомственного мероприятии
Проводится для обсуждения отчета о проведении мероприятия и возникших вопросах и
проблемах, для уточнения обязанностей членов рабочей группы, выработки эффективных
подходов к организации дальнейших м ероприятий. Уточненный доклад предоставляется
руководителю ведомства.