Электронный документооборот Электронный документооборот (ЭДО) - это современный подход к управлению документами в организациях. Он позволяет оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность и обеспечить более надежное хранение информации. В этой презентации мы рассмотрим основные аспекты электронного документооборота, его преимущества и особенности внедрения. Базовые понятия и терминология 1 Делопроизводство Комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации. 2 Электронный документ (ЭД) Документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата. 3 Документооборот Система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа. 4 Электронный документооборот (ЭДО) Совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Виды электронного документооборота Производственный Управленческий Архивное дело Кадровый Документооборот, Документооборот для Совокупность процедур Процедуры кадрового связанный с управления архивного учета. производственными организацией. документооборота. процессами. Виды электронного документооборота Бухгалтерский Документооборот для бухгалтерского учета. Складской Документооборот для управления складом. Секретное и конфиденциальное Делопроизводство для секретных и конфиденциальных документов. Технический и технологический Документооборот для технических и технологических процессов. Преимущества электронного документооборота Экономия времени Ведение истории документов Снижение затрат Служащие тратят меньше времени на Централизованное управление Экономия на распечатке, почтовых поиск бумажных документов. взаимоотношениями с клиентами и марках, конвертах и пересылке. Эффективное использование пространства поставщиками. Гибкость в работе Удовлетворенность сотрудников Оптимизация ежедневных задач Освобождение ценных квадратных Возможность удаленной работы позволяет получать больше удовольствия метров, занятых лишними серверами и благодаря электронному доступу и от рабочего процесса. устройствами для хранения документов. коммуникациям. Повышение прозрачности Повышение безопасности Руководители могут наблюдать за Снижение риска потери файлов статусом документа на всех этапах его благодаря резервному копированию в согласования и утверждения. центральной базе данных. Задачи систем электронного документооборота 1 Эффективное управление Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях. 2 Контроль качества Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам. 3 Управление информацией Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности. 4 Протоколирование деятельности Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности). Задачи систем электронного документооборота 1 Оптимизация бизнес-процессов Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. 2 Безбумажный документооборот Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. 3 Электронный архив Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива. Критерии аыбора системы электронного документооборота Объем хранения Необходимо выбрать систему документооборота, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - HierarchalStorageManagement). Формализуемые процедуры Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля. Структура организации Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры. Географическое распределение Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д. Классификация систем электронного документооборота Электронные архивы Системы электронного документооборота с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Системы с развитым workflow Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF). Системы управления и накопления знаний Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Системы совместной работы Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Проблемы внедрения системы электронного документооборота 1 Консерватизм персонала Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. 2 Фактор руководства Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. 3 Организационные изменения Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов. 4 Юридические аспекты Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость). 5 Взаимодействие с внешней средой Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.
