Загрузил Инна Подорожко

Автоматизация создания документов

реклама
Автоматизация создания
документов
Формы и шаблоны документов
Применение компьютерных технологий значительно
облегчает создание различных документов. Как правило, в
организации
создается
множество
повторяющихся
документов: приказы о принятии на работу, об увольнении, о
поощрении
работников,
документы,
связанные
с
профессиональной направленностью организации и т.п.
Для оформления таких типовых документов создаются
специальные формы или шаблоны. Некоторые формы
являются общими для всех организаций; эти формы
разработаны и включены в специализированные офисные
программы. Например, большой популярностью пользуется
программа
«1С
Бухгалтерия»,
содержащая
формы
бухгалтерских документов.
Многие организации разрабатывают свои формы
документов и успешно используют их в делопроизводстве,
значительно уменьшая затраты времени на оформление
каждого конкретного документа.
Шаблон – это форма документа,
включающая
средства
для
создания
аналогично
оформленных
реальных
документов.
Шаблоны могут включать в себя:
• текст или форматирование, одинаковые для
всех однотипных документов;
• стили;
• меню;
• панели инструментов.
Создание документа на основе шаблона
заключается в заполнении определенной
формы, создаваемой шаблоном.
Форма – это заготовленный шаблон
или текст, содержащий постоянную
информацию и пропуски или поля для
ввода переменной информации.
Формы могут быть экранными и
заполняться в интерактивном режиме, а
могут сначала распечатываться, а затем
заполняться на бумаге.
Выбор и создание шаблонов
Если вас не устраивает шаблон, вы можете создать
свой шаблон на основе любого существующего
шаблона
Наряду с установленными шаблонами в разделе Шаблоны
могут храниться и пользовательские шаблоны. Для этого
предназначена папка Мои шаблоны
При наличии подключения к Интернету можно
обратиться к шаблонам, расположенным на сайте
Microsoft Office Online
В
качестве
шаблона
можно
использовать уже существующий документ.
При выборе соответствующего пункта
меню в разделе Шаблоны открывается
проводник, давая возможность выбрать
необходимый документ.
Для
упрощения
создания
форм
специфических документов, не входящих в
перечень шаблонов Microsoft Word, удобно
использовать таблицу в качестве средства
для разметки документов.




Таблица позволяет очень просто ввести текст в
нужное место и легко его отформатировать. Чтобы в
подготовленном документе не было видно
разметки, границы таблицы убираются командой
Нет границ диалогового окна Границы и заливка
меню Главная – Абзац – Границы.
Текстовые процессоры имеют специфические
функции, предназначенные для облегчения ввода
текста:
предварительное задание параметров страницы,
параметров абзаца, стилей, сносок и т.д.;
автоматическая проверка орфографии;
автоматическое составление оглавления;
редактирование структуры документа и др.
Все это дает возможность автоматизировать
создание документа.
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
1. Что такое шаблон?
2. Что могут включать в себя шаблоны?
3. Что такое форма?
4. Шаблоны каких документов входят в пакет
Microsoft Word?
5. Как можно использовать таблицу для
создания документов?
Скачать