Методические материалы, определяющие процедуру оценки выполнения контрольной работы (заочная форма обучения) Контрольная работа является самостоятельной, индивидуальной работой студента, представляющий собой изложение в письменном виде полученных результатов теоретического анализа определенной учебной темы, в которой автор раскрывает суть исследуемой проблемы, приводит различные точки зрения, а также собственные взгляды на нее. Контрольная работа выполняется на основании предложенной для изучения основной и дополнительной литературы в библиотеке СПбГЛТУ, других литературных источников, электронных изданий ЭБС и Интернет источников. Контрольная работа выполняется по предложенным темам. Всего в контрольной работе 2 задания: 1 задание – раскрытие теоретического вопроса по выбранной теме, 2 задание выполнение практического задания по инвентаризации времени, анализ рабочего стиля и причин дефицита времени. В контрольной работе 1 задание – раскрытие теоретического вопроса по выбранной теме выполняется в виде реферата, объем текста не менее 10-12 печатных страниц, но не более 20 страниц. 2 задание выполняется по предложенному алгоритму, путем выполнения практической работы, результаты которой заносятся в таблицы. Контрольная работа выполняется с использованием технических средств на бумажном носителе, печатается с одной стороны листа с нумерацией страниц. Основные требования: шрифт основного текста – Times New Roman, 14 пт; шрифт текста в таблицах – Times New Roman, 12 пт; междустрочный интервал – одинарный; абзацный отступ – 1,25 см. Контрольная работа должна иметь следующую структуру: Титульный лист Содержание Введение Задание 1 (формулировка выбранного теоретического вопроса) Выводы Задание 2 (инвентаризация времени, анализ рабочего стиля и причин дефицита времени) Выводы Заключение Список использованных источников. Титульный лист выполняется в соответствии с требованиями, указанными преподавателем дисциплины. В содержании указывается перечень рассматриваемых в рамках заданий 1, 2 вопросов. Содержание должно строго соответствовать заданным темам. Во введении излагается роль и место рассматриваемых тем в изучаемой дисциплине, а также их значение в профессиональной деятельности (в соответствии с направлением и профилем обучения). Рисунки, таблицы, схемы основного текста должны иметь названия и быть пронумерованы. Цитаты из соответствующих литературных или иных источников должны иметь ссылки на используемые источники. В соответствии с темами контрольной работы в тексте требуется привести примеры конкретных производственных ситуаций из опыта производственной (практической) деятельности студента или ссылки на данные ситуации в учебной и научной литературе. По каждому из заданий необходимо сформулировать выводы. Они должны содержать основные положения рассматриваемого вопроса. В конце контрольной работы обязательно указывается список использованных источников (располагается в алфавитном порядке). Заключение должно содержать краткие выводы по выполненной работе. Обучающийся должен показать, какие понятия, приемы и методы усвоены им в результате изучения тем контрольной работы. При оценке контрольной работы преподавателем рассматривается полнота рассмотрения каждой темы, оригинальность взглядов автора при ответах на каждое задание, наличие примеров, соответствие примеров теме, выполнение требований по оформлению контрольной работы. Оценивается степень формирования необходимых компетенций. Методические рекомендации к выполнению / алгоритм выполнения Задания 2: инвентаризация времени, анализ рабочего стиля и причин дефицита времени Цель: Провести инвентаризацию личного времени, чтобы проанализировать индивидуальный рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Пошаговая технология проведения инвентаризации личного времени представлена в конце методических материалов. 1. Заполните последовательно и без пропусков предложенные таблицы (Анализ видов деятельности и расхода времени, Листок «дневных помех») на примере семи типичных дней, охватив в общей сложности, целую неделю. Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честными и самокритичными, даже если у Вас возникает впечатление, что результаты будут разочаровывающими. Многие начинают производить «самокорректировку» и тем самым лишь вводят себя в заблуждение. Только честный анализ, предназначенный исключительно для Вашего личного пользования, подскажет, как конкретно улучшить рабочий стиль. Анализ видов деятельности и расхода времени № Дата Вид деятельности, занятия Интервал времени (от – до) Продолжительность (мин) 1. 2. Листок «дневных помех» № Дата Помехи: кто или что Кто? (телефонный разговор, посетитель…) Интервал Продолжительность Пометки, времени (мин) например, (от – до) причины помех Просмотрите и используйте в процессе анализа список, состоящий из 30 самых существенных «ловушек» времени и определите пять наиболее характерных для вас Примеры «поглотителей» времени / «дневных помех» Наименование «поглотителя» / «ловушки» времени 1. Нечеткая постановка цели. 2. Отсутствие приоритетов в делах. 3. Попытка слишком много сделать за один раз. 4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения. 5. Плохое планирование трудового дня. 6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол. 7. Чрезмерное чтение. 8. Скверная система досье. 9. Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе) 10. Поиск записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров. 11. Недостатки кооперации или разделения труда. 12. Отрывающие от дел телефонные звонки. 13. Незапланированные посетители. 14. Неспособность сказать «нет». 15. Неполная, запоздалая информация. 16. Отсутствие самодисциплины. 17. Неумение довести дело до конца. 18 . Отвлечение (шум). 19. Затяжные совещания. 20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям. 21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь. 22. Болтовня на частные темы. 23. Излишняя коммуникабельность. 24. Чрезмерность деловых записей. 25. Синдром «откладывания». 26. Желание знать все факты. 27. Длительные ожидания (например, условленной встречи). 28. Спешка, нетерпение. 29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел. 30. Недостаточный контроль за перепорученными делами 2. Обработка данных таблицы «Анализ видов деятельности и расхода времени» После того как Вы произвели учет своей активности за несколько типичных рабочих и выходных дней (7 дней) просмотрите заполненную вами таблицу и оцените течение дня по следующей схеме: Вопрос ДА НЕТ Дайте оценку каждой выполненной вами работе, виду деятельности по следующим критериям: А. Была ли работа необходимой? Б. Были ли оправданы затраты времени? В. Было ли целесообразным выполнение работы? Г. Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Примечание: таблица заполняется по всем видам деятельности, ответ «да» или «нет» подкрепляется комментариями, 2-3 предложения с анализом. 3. Обработка данных таблицы «Анализ дневных помех» Вопрос Ответ Какие «помехи» По Вашей оценке были наиболее дорогостоящими? Какие телефонные звонки оказались бесполезными? Какие встречи были ненужными? Какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее? Кто наиболее часто и без пользы отвлекал Вас от дел? Какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего человека взаимодействовать с Вами рационально? Примечание: ответ подкрепляется комментариями, 2-3 предложения с анализом. 4. Анализ временных потерь с помощью анкеты проанализируйте практиковавшийся Вами до сих пор рабочий стиль и определите, в каких сферах вы теряете время Потери времени при постановке цели Да Нет 1. Имею ли я систематический обзор всех задач, которые возникают в сфере моей деятельности? 2. Имею ли я достаточное представление о взаимосвязи моей работы / учебы с функционированием всей организации? 3. Приходится ли мне выполнять слишком много различных дел? 4. Занимаюсь ли я слишком многими различными проблемами и делами? 5. Руковожу ли я своими подчиненными путем постановки конкретных целей? 6. Работаю ли я регулярно над собой: развиваю ли новые идеи, расширяю ли свои знания, совершенствую ли навыки? Примечание: ответ «да» или «нет» подкрепляется комментариями, 2-3 предложения с анализом. Потери времени при планировании Да Нет 1. Знаю ли я примерное распределение времени (в процентном соотношении), необходимого для выполнения предстоящих дел? 2. Готов ли я к возможным трудностям (кризисам) при выполнении работы? 3. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех? 4. Принимаю ли я надлежащие меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы? 5. Предпринимаю ли я слишком много деловых визитов или дружеских встреч? 6. Записываю ли я сроки, задачи и активность в дневнике времени? Примечание: ответ «да» или «нет» подкрепляется комментариями, 2-3 предложения с анализом. Потери времени при выработке решений 1. Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она затрат времени)? 2. Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности? 3. Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)? Да Нет 4. Трачу ли я слишком много времени на телефонные разговоры, прием посетителей или встречи, которые не имеют серьезного значения? 5. Уделяю ли я слишком много внимания мелким незначительным делам или частностям? 6. Отвожу ли я слишком много времени чисто рутинным занятиям? 7. Занимаюсь ли я, при выполнении какой-либо задачи, слишком много деталями, при том, что знаю о более важных для меня вещах? 8. Веду ли я слишком долгие частные разговоры в перерывах между выполнением отдельных дел? Примечание: ответ «да» или «нет» подкрепляется комментариями, 2-3 предложения с анализом. Да Нет Потери времени из-за плохой организации работы 1. Работаю ли я слишком долго над одной проблемой так, что отдача становится все меньше? 2. Предрасположен ли я к тому, чтобы все делать самому? 3. Располагаю ли я коллегами или помощниками, которым я бы мог перепоручить выполнение соответствующей задачи? 4. Завален ли постоянно бумагами мой письменный стол? 5. Использую ли я современные вспомогательные средства, которые могут облегчить мой труд (диктофон, автонабор для телефона, формуляры, опросные листы и т. п.)? 6. Занимают ли меня вопросы систематического упрощения труда в моей сфере деятельности? 7. Возникают ли у меня в определенных рабочих ситуациях одни и те же трудности? Примечание: ответ «да» или «нет» подкрепляется комментариями, 2-3 предложения с анализом. Потери времени в самом начале работы 1. Планирую ли я уже накануне вечером свой предстоящий рабочий/учебный день? 2. Болтаю ли я с коллегами или друзьями, прежде чем приступить к работе? 3. Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами? 4. Забочусь ли я о достаточной подготовке моей трудовой активности? 5. Требуется ли мне в начале каждого дела определенное время, чтобы приступить к работе? 6. Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, чтобы его предварительно продумать? 7. Откладываю ли я часто важные дела? 8. Занимаюсь и я трудными проблемами или задачами в середине или конце рабочего дня? 9. Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до Да Нет конца? Примечание: ответ «да» или «нет» подкрепляется комментариями, 2-3 предложения с анализом. Потери времени при составлении распорядка дня Да Нет 1. Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график продуктивности? 2. Знаю ли я, когда я более производителен - утром или вечером? 3. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности? 4. Планирую ли я благоприятное время для важнейших задач, чтобы в полной мере использовать мои производительные способности? 5. Занимаюсь ли я в часы своей высшей производительности рутинной работой, посторонними делами или не важными проблемами? Примечание: ответ «да» или «нет» подкрепляется комментариями, 2-3 предложения с анализом. Потери времени при обработке информации Да Нет 1. Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности? 2. «Пробегаю» ли я сначала печатную информацию, чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознакомиться с важными местами? 3. Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосредственную беседу или встречу, если всякое продолжение кажется бесполезным? 4. Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату энергии и времени? 5. Предваряю ли я свои письменные работы простыми или детализированными набросками (планом)? 6. Избегаю ли я информации, которая может пригодиться лишь в случае невероятных событий? 7. Использую ли я формуляры для рутинной работы? Примечание: ответ «да» или «нет» подкрепляется комментариями, 2-3 предложения с анализом. Каков оказался Ваш результат? Пусть Вас не обескураживает большое число отмеченных Вами слабых мест. Попробуйте теперь по-новому расположить данные пункты в соответствии с их важностью именно для Вас. Сделайте вывод, в каких сферах Вы теряете больше всего времени, предложите пути совершенствования направлений Тайм-менеджмента. Важнейшие причины (сферы) потерь времени: 1. Потери времени при постановке цели 2. Потери времени при планировании 3. Потери времени при выработке решений 4. Потери времени из-за плохой организации работы 5. Потери времени в самом начале работы (подготовительном этапе) 6. Потери времени при составлении распорядка дня 7. Потери времени при обработке информации Технология проведения инвентаризации времени Инвентаризация времени включает в себя хронометраж (количественный учет времени) различных видов (качественный аспект учета времени) жизнедеятельности. На основе накопленных за время инвентаризации данных проводится анализ трат времени. В наиболее общем виде алгоритм инвентаризации и анализа времени включает в себя четыре этапа и состоит из десяти последовательных этапов и шагов. ЭТАП 1. Подготовка к инвентаризации Шаг 1. Определить виды временных затрат, характерных для вашей жизнедеятельности (или функционирования организации). Четко сформулировать их в форме логически независимых категорий для наблюдения и фиксации (разбиение всего множества временных трат на отдельные непересекающиеся подмножества - индивидуальный фонд времени) Шаг 2. Если необходимо, определить дополнительные категории (параметры) для качественной оценки изучаемых временных затрат. Шаг 3. Продумать организацию процесса инвентаризации времени (общая длительность, периодичность, ресурсы на проведение и т. п.). Продумать систему кодирования и количественного представления результатов инвентаризации (при необходимости включая шкалы и формулы подсчета). Подготовить соответствующие бланки. ЭТАП 2. Проведение инвентаризации (хронометраж) Шаг 4. На практике в течение выбранного промежутка времени (или запланированное количество раз) измерять затраты времени, регулярно заполняя соответствующие бланки. Шаг 5. Провести предварительную группировку полученных данных, подготовить их к дальнейшему анализу: оценить временные затраты по качественным параметрам; с использованием разработанных формул, вычислить необходимые количественные показатели. ЭТАП 3. Анализ времени Шаг 6. Проанализировать временные затраты, например, по следующим направлениям: 1) затраты на работу (по видам, операциям, задачам); 2) затраты на внерабочую активность; 3) затраты на временные помехи; 4) качество временных затрат на работу, помехи, внерабочую активность. Шаг 7. Сформулировать результат анализа времени исходя из общей цели исследования (см. выше). Это может быть просто описание временных трат; закономерности трат времени, связывающие отдельные элементы системы ТМ; прогноз изменений поведения. Наиболее «типичным» результатом анализа времени обычно становится выявление закономерностей, обусловливающих эффективное либо неэффективное использование времени. Выявленные закономерности могут быть как процессуального характера (сложившиеся стратегии, способы, поведенческие стереотипы использования времени), так и структурного (реальный фонд времени, помехи, энергетические ресурсы и др.). Шаг 8. На основе проведенного анализа спроектировать пути и способы борьбы с потерями времени, предложить идеи по более эффективному использованию времени ЭТАП 4. Изменение стратегии / способов управления временем Шаг 9. Проанализировать пути и способы борьбы с потерями времени, а также способы более эффективного использования времени в процессе целеполагания и планирования. Согласовать цели и задачи по управлению временем с планом по достижению основных жизненных целей (целей деятельности организации). Оформить письменно. Шаг 10. Приступить к достижению жизненных целей с использованием методов ТМ на практике (перейти к оперативному ТМ).
