ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 26 ТЕМА: Организация рабочего времени руководителя Цель: приобретение навыков планирования рабочего времени, разработки структуры личного времени и устранения помех. Краткие теоретические сведения: Планирование – очень важный этап в самоорганизации. Преимущества при составлении плана деятельности: А) планирование помогает снизить уровень неопределённости. Мы не можем предвидеть, что произойдёт в будущем, наличие планов помогает нам сделать будущее более определённым. Мы не знаем, что случится, но знаем, что мы будем делать; Б) планирование помогает сделать нашу деятельность и даже нашу жизнь более осмысленной. Если есть цели, к которым мы стремимся, есть смысл и у нашей жизни; В) планирование помогает нам выбрать единственно правильную точку зрения на то, что с нами происходит. Имея цели, мы определённым образом, в соответствии с этими целями воспринимаем то, что нас окружает. Мы рассматриваем все события с точки зрения того, насколько они способствуют или препятствуют достижению наших целей. Практический опыт показывает, что хорошо составленный план – это половина успеха, так как при его наличии удаётся сэкономить очень много времени. Что необходимо иметь в виду при составление плана? При разработке плана конкретного временного периода рекомендуется использовать основные правила и принципы планирования рабочего времени: 1. Правило основного соотношения (правило 60 : 40). Рекомендуется составлять план лишь на определенную часть рабочего времени - как показывает опыт, лучше всего на 60%. Это так называемая запланированная активность. Из оставшихся 40% незапланированного рабочего времени: 20% - резерв рабочего времени, отводимый на действия и работы, не включенные в разработанный план (непредвиденная активность); 20% - рабочее время, отводимое на управленческую деятельность и творческую работу (спонтанная активность). 2. Анализ ранее выполненных работ и расхода времени. 3. Регулярность и системность планирования. 4. Реалистичность планирования. 5. Письменная форма формируемого плана. 6. Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли актуальности. 7. Установление временных норм и сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует задавать точные временные нормы на планируемые действия. 8. Установление приоритетов (степени важности) для каждой работы, включенной в план. 9. Делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и работы, которые делегируются руководителем для исполнения другим сотрудникам. При составлении плана рабочего дня можно воспользоваться следующим алгоритмом: 1) составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Данный перечень должен быть составлен с распределением работ по приоритетности их выполнения. При этом 1 - максимальная приоритетность выполнения работ; 3 минимальная приоритетность выполнения работ. 2) определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего времени работы. 3) резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60 : 40. 4) принятие решений по делегированию работ, намеченных к выполнению. Основные причины невыполнения планов: 1. Планы были изначально нереализуемыми: вы поставили слишком высокую планку, которая была недостижима. 2. Было приложено недостаточно усилий для реализации планов. Это ваша недоработка, а потому в будущем надо прилагать больше усилий. 3. Планы небыли реализованы из-за случайных обстоятельств, которые не зависят от вашей воли. Единственная ваша ошибка, - это то, что вы не выделили достаточно времени на решение непредвиденных проблем. 4. Планы иногда не реализуются из-за того, что их слишком часто меняют. В конце концов это приводит к путанице. 5. Проблемы с реализацией планов нередко возникают из-за того, что достижение целей требует выполнение слишком большого количества задач. Задание 1. Составить план рабочего времени руководителя, используя данные таблицы. Таблица Исходные данные для составления плана рабочего дня Планируемая Приоритетность Перечень работ, намеченных Возможность продолжительность выполнения № руководителем к исполнению делегирования работы, мин. работы п/п 1 Доработка докладной записки по результатам изучения рынка 40 1 нет сбыта готовой продукции 2 Участие в совещании по экспертной оценке нового 30 2 да проекта 3 Консультация у юриста 45 2 да 4 Посещение выставочного 120 2 нет центра 5 Работа с текущей 20 2 да корреспонденцией 6 Подготовка документов для 25 3 да сдачи в архив 7 Передача документов в архив 15 3 да 8 Проведение совещания по организации рекламной 20 2 нет кампании 9 Подготовка к совещанию по вопросу укрепления трудовой 25 3 нет дисциплины 10 Прием сотрудников по личным 60 1 нет вопросам 11 Изучение нормативных документов 12 Встреча с представителями фирмы-поставщика 13 Подготовка проекта приказа по премированию сотрудников 14 Собеседование с кандидатом на вакантное место ведущего экономиста 40 1 нет 60 1 нет 25 2 нет 20 1 нет Задание 2. Ответьте на вопросы теста «Самоменеджмент» и определите насколько хорошо Вы справляетесь со своей работой/учебой. Вопросы теста: 1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования 0 – почти никогда 1 – иногда 2 – часто 3 – почти всегда 2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено 0 – почти никогда 1 – иногда 2 – часто 3 – почти всегда 3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации 0 – почти никогда 1 – иногда 2 – часто 3 – почти всегда 4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно 0 – почти никогда 1 – иногда 2 – часто 3 – почти всегда 5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь. 0 – почти никогда 1 – иногда 2 – часто 3 – почти всегда 6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний 0 – почти никогда 1 – иногда 2 – часто 3 – почти всегда 7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности. 0 – почти никогда 1 – иногда 2 – часто 3 – почти всегда 8. В моем плане есть “окна”, позволяющие реагировать на актуальные проблемы 0 – почти никогда 1 – иногда 2 – часто 3 – почти всегда 9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих “жизненно важных” проблемах 0 – почти никогда 1 – иногда 2 – часто 3 – почти всегда 10. Я умею говорить “нет”, когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела. 0 – почти никогда 1 – иногда 2 – часто 3 – почти всегда Сложите баллы, проставленные Вами по всем пунктам: _________ баллов Особое внимание обратите на пункты теста, по которым Вами получены оценки 0 и 1. Определите, к какому уровню навыков самоменджмента, Вы относитесь: 0-15 баллов: Вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых из своих целей Вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его. 16-20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим временем, но Вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех. 21-25 баллов: У Вас хороший самоменеджмент. 26-30 баллов: Вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Контрольные вопросы: 1. Что понимается под «самоменеджментом» и какова его главная цель? 2. Перечислите и кратко охарактеризуйте функции самоменеджмента. 3. Сформулируйте основные правила организации трудового процесса менеджера. 4. Какова цель самоконтроля? 5. Что следует понимать под инструментарием планирования и организации работы менеджера? Список рекомендуемой литературы: 1. Веснин, В.Р. Основы менеджмента: Учебник / В.Р. Веснин. - М.: Проспект, 2016. - 320 c. 2. Исаченко, И.И. Основы самоменеджмента: Учебник / И.И. Исаченко. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 312 c. 3. Косьмин А.Д., Свинтицкий Н.В., Косьмина Е.А. Менеджмент. - М.: Академия, 2014. - 208 с. 4. Латфуллин Г,А., Никитин А.С., Серебрянников С.С. Теория менеджмента. СПб.: Питер, 2016. - 464 с. 5. Солдатова, И.Ю. Основы менеджмента: Учебное пособие / И.Ю. Солдатова, М.А. Чернышева. - М.: Дашков и К, 2015. - 272 c.
