Загрузил dimitrenkoa22

переписка

реклама
Димитренко Анастасия, УГ-301
Деловая переписка – важный элемент ведения бизнеса. От ее
особенностей зависит то, в каком свете предстанет компания перед своими
клиентами или деловыми партнерами. Для создания положительного образа
надежной компании, которой можно доверять и с которой можно вести дела,
необходимо иметь представление о нормах, правилах этикета деловой
переписки. Соблюдение таких норм, правил обязательно будет способствовать
успешности бизнеса в целом.
Нормой этикета деловой переписки считается определенный стиль языка
изложения, который отличается:
1. Частой повторяемостью, единообразием оборотов речи. Такой вариант
изъяснения позволяет выражаться более конкретно, понятно. Так
исключается разное понимание текста письма. Желательно иметь под рукой
набор определенных фраз, что позволит, во-первых, написать четкое деловое
сообщение, во-вторых, экономить время на подготовку очередного,
даже продающего письма.
2. Нейтральностью тона. Важно логически излагать информацию.
Эмоциональная оценка фактов в деловой переписке неуместна.
Недопустимо упоминать просторечные, диалектные выражения, слова,
какие-то междометия. Важно в процессе переписки обеспечить
объективность излагаемых фактов, выстроить их в четкой логической
последовательности.
3. Смысловой точностью. Осмысленное содержание деловых писем
обеспечивает их практическую и даже юридическую ценность. Поэтому
важно правильно подбирать слова, чтобы адресат смог понять отправителя.
Слова с двояким толкованием лучше не включать текст. В этом случае
может получиться так, что адресат поймет содержание письма по-другому,
по-своему.
4. Отбором фактического материала. Данные, факты в деловом письме
должны быть информативными и, главное, тщательно проверенными. При
этом факты следует тщательно отбирать, указывать только те, которые
имеют отношение к конкретному делу. Недопустимо перечисление
однотипных данных, указание малосущественных фактов.
Деловые письма принято классифицировать по особенностям:
 По функционалу – ответ на вопрос, просьбу, обращение, предложение и др;
 По структуре – стандартные (решающие типичные для бизнеса вопросы,
ситуации), нерегламентированные (авторские, строящиеся на формальнологической подаче или этикетных нормах);
 По тематике – деловые (решающие экономические, правовые, другие
вопросы, касающиеся деятельности компании) или же коммерческие,
связанные со снабжением, сбытом;
 По виду адресату – обычные (одному адресату), циркулярные
(отправляемые сразу на несколько адресов);
 По композиции – 1-аспектные (отражающие 1 проблему), многоаспектные
(описывающие несколько проблем).
Виды деловых писем по содержанию:
 Выполнять коммуникационную роль (отказ, претензия, оправдание,
признание);
 Являться формой договоренности (по итогам деловых встреч, со сроками
исполнения задач, выполнения различных обязательств);
 Быть в виде запроса – для получения необходимой информации;
 Являться предложением (нередко это ответ на ранее полученное письмозапрос).
Особенности деловой переписки
 «Уважаемый, уважаемая, уважаемые» — наиболее распространенная форма
обращений в деловых письмах общего характера.
 «Дорогие» — эмоциональная форма обращения, используемая в письма,
содержащих поздравления.
 Обращение только по имени-отчеству используется в неофициальных
письмах.
 Письмо между деловыми партнерами строится по схеме «обоснование
решения/само решение» либо «само решение/обоснование решения».
Первый вариант лучше использовать в письмах-отказах, второй – в случае
принятия положительного решения.
 Должен соблюдаться должностной порядок. Пример: на письмо,
подписанное руководителем, следует отправлять ответ с подписью лица,
занимающего аналогичную должность. При этом возможен такой вариант,
когда на письмо, подписанное заместителем, может отвечать и сам директор.
 В письме-просьбе должны содержаться определенные слова. Примеры:
прошу, просим, просит и т.д. При этом в ответе на такое письмо следует
четко прописывать, будет ли просьба исполнена или в ее исполнении будет
отказано.
Несмотря на повсеместное использование возможностей электронной
переписки, пока еще существует практика отправки деловых писем,
отпечатанных на бумаге. И в данном случае очень важно, как выглядит само
письмо, так как внешний вид делового письма способен повлиять на
представление адресата о компании-отправителе. Поэтому нужно
придерживаться следующих норм оформления:
 Деловые письма должны печататься на фирменных бланках желательно из
качественной бумаги с указанием полных данных отправителя, при этом они
должны быть легко читаемыми;
 Реквизиты отправителя в письме, адресуемом иностранным партнерам,
клиентам, необходимо прописывать на английском языке;
 Письмо в конверте следует сгибать по возможности 1 раз и текстом внутрь.
Для очень важных писем лучше использовать большой, достаточно плотный
конверт, чтобы лист письма не нужно было сгибать;
 На конверте допускается указывать все реквизиты, как и в самом письме, и
даже фирменный логотип;
 Адрес получателя указывается только на конверте. При использовании
конверта с прозрачным окошком адрес получателя пишется на самом письме
в верхнем правом углу. Затем письмо сгибается так, чтобы адрес был виден
в прозрачном окошке;
 Адрес отправителя пишется и на конверте, и на листе письма.
Скачать