1 Содержание Введение ................................................................................................................... 2 1. Выдача и учет подотчетных сумм ..................................................................... 4 2. Отражение подотчетных сумм в бухгалтерском учете ................................... 7 3. Списание подотчетных сумм ........................................................................... 11 Заключение ............................................................................................................ 13 Список использованной литературы ................................................................... 17 2 Введение В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает потребность использовать наличные денежные средства для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на представительские цели, для покупки за наличный расчет товаров в других организациях или у физических лиц, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, а так же на иные хозяйственно-операционные цели, на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, расходы уполномоченных предприятий и организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организации. Основным нормативным документом, регламентирующим принципы и порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности на предприятиях любой формы собственности, отчетности». Он является определяет Закон правовые «О и бухгалтерском методологические учете и основы организации и ведения бухгалтерского учета, устанавливающие требования, предъявляемые к составлению и предоставлению бухгалтерской отчетности, регулирует взаимоотношения по вопросам бухгалтерского учета и отчетности. Подотчетные лица – физические лица, которым выданы наличные деньги, а также другие ценности, обязанные предоставить отчет об их использовании. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выданные работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и расходы по командировкам. Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных 3 ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость и актуальность учета расчетов с подотчетными лицами. Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются: 1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы; 2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и обоснованность включения в состав затрат; 3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных средств на хозяйственно-операционные цели. Бухгалтерский учет с подотчетными лицами имеет свои особенности. Цель работы – изучить учёт расчетов с подотчетными лицами. Задачи работы: -изучить теоретический материал, действующие в настоящее время нормативные акты в сфере учета расчетов с подотчетными лицами, быть в курсе последних изменений законодательства; -проанализировать деятельность действующего предприятия в области бухгалтерского учета, пользуясь документами бухгалтерии, первичными документами по оформлению движения средств; -осветить как можно шире проблемы бухгалтерского учёта командировочных расходов; -выдвинуть предложения по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. 4 1. Выдача и учет подотчетных сумм Определенные виды хозяйственных и других расходов организации не могут быть оплачены с расчетного счета или непосредственно из кассы организации. В этих случаях допускается расход наличных денежных средств через подотчетных лиц, которые являются сотрудниками организации. Круг должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, определяется и утверждается руководителем организации в учетной политике (приложение). Денежные средства, выдаваемые под отчет, классифицируются по направлениям расходования: административнохозяйственные и операционные расходы (5, с.43). Денежные средства могут выдаваться под отчет на командировочные расходы, на представительские цели, для покупки за наличный расчет в других организациях и физических лиц товаров, на приобретение ГСМ, для оплаты выполненных работ, оказанных услуг, на иные хозяйственнооперационные цели – в соответствии с приказом руководителя. Обязательными условиями выдачи денежных средств под отчет является: наличие утвержденного руководителем организации списка подотчетных лиц; расходование денег строго по целевому назначению; полный расчет по ранее выданным суммам. Выдача денежных средств под отчет оформляется расходным кассовым ордером (форма №КО-2). Бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер на основании заявления работника, подписанного руководителем. В заявлении работник указывает необходимую сумму аванса, а также цель, на которую испрашивается подотчетная сумма. Передача подотчетных сумм одним лицом другому запрещается. Наличные деньги под отчет выдаются конкретному работнику только при условии, что он полностью отчитался по предыдущему авансу. Если за работником числится дебиторская задолженность по подотчетным суммам, то он не имеет права получить новый аванс. (9, с. 8). 5 Согласно Порядку ведения кассовых операций лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (10, с.47). Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, устанавливаются руководителем организации. Эти сроки могут быть установлены единым приказом по организации. При этом в приказе может быть установлен как единый срок для всех подотчетных лиц, так и разные сроки для разных подотчетных лиц. Порядок выдачи подотчетных сумм и определения сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе по учетной политике организации. Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам (9, с.8). На приобретенные подотчетным лицом материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная или приходный ордер на оприходование средств (12, с.36). Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ). в размерах, 6 В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ. Для целей налогообложения прибыли размер суточных по-прежнему составляет 100 рублей за один день пребывания в командировке. Нормы расходов организаций на выплату суточных в пределах в целях налогообложения прибыли, расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93. Поэтому в учетной политике для целей бухгалтерского учета может быть лишь уточнена схема бухгалтерских записей для случаев, когда выплата суточных производится в размерах, превышающих необлагаемые суммы. Организация, выполняя функции налогового агента, обязана начислить НДФЛ на сумму превышения фактических суточных над необлагаемой этим налогом суммы суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику (11, с.43). Если подотчетное лицо рассчитывается наличными денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей. Если работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме (9, с.9). 7 2. Отражение подотчетных сумм в бухгалтерском учете В соответствии с Планом счетов финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000г. № 94н, для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам, выданным на хозяйственно-операционные и командировочные расходы, предназначен специальный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами” предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы. При отражении операций с подотчетными суммами счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 “Расчеты с подотчетными лицами”. Так при приобретении подотчетными лицами за плату у других организаций и лиц оборудовании, требующего монтажа, дебетуется счет 07 “Оборудование к установке” и кредитуется счет 71 (4, с.72). При оплате подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением объектов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись по дебету счета 08 “Вложения во внеоборотные активы” в корреспонденции с кредитом счета 71. оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально- производственных запасов, товаров, отражается по дебету счетов 10 “Материалы” , 11”Животные на выращивании и откорме”, 41 “Товары”. 8 Сумма НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами, отражается по дебету счета 19 “Налог на добавленную стоимость” в корреспонденции с кредитом счета 71. При использовании организацией для отражения в бухгалтерском учете приобретения (заготовления) материальных ценностей счетов 15 и 16, при оплате подотчетными лицами приобретенных ценностей осуществляется запись по дебету счета 15”Заготовление и приобретение материальных ценностей” в корреспонденции с кредитом счета 71. Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается по дебету счетов 20”Основное производство”, 23 “Вспомогательные производства”, 25 “Общепроизводственные расходы”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу”. Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражаются по дебету счета 91”Прочие доходы и расходы” в корреспонденции с кредитом счета 71 (4, с.74). Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”. В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 “Недостачи и потери от порчи материальных ценностей” в дебет счета 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” (если они могут быть удержаны из зарплаты работника), или 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” (если они не могут быть удержаны из оплаты труда работника). По дебету счета 97 “Расходы будущих периодов” отражаются расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам. Аналитический учет по счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету. 9 Выдавая работнику наличные деньги из кассы организации, например на хозяйственные расходы, бухгалтер должен сделать запись: Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - Кт 50 «Касса» Счет 71 является аналитическим, следовательно, он дебетуется по конкретной сумме. При утверждении авансового отчета по данной подотчетной сумме производится списание израсходованных подотчетных сумм: Корреспонденция счетов Дебет Кредит 20 (23,25,26,10,08) 71 Содержание операции Списаны расходы подотчетного лица Если организация является плательщиком НДС, то суммы налога, уплаченного поставщиками товаров (работ, услуг), собираются на счете 19 “Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям”. Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой; Корреспонденция счетов Содержание операции Дебет Кредит 19”Налог на добавленную Учтена сумма НДС по 71”Расчеты с подотчетными стоимость по расходам подотчетного лица лицами” приобретенным ценностям” Если подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается так: Корреспонденция счетов Дебет 50 “Касса” Кредит Содержание операции Остаток неиспользованной 71 “Расчеты с подотчетными суммы возвращен в кассу лицами” организации. Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу организации, то остаток 10 невозвращенного аванса должен быть отнесен на счет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей”: Корреспонденция счетов Содержание операции Дебет Кредит 94 “Недостачи и потери от 71 “Расчеты с подотчетными Отражена сумма порчи ценностей” лицами” невозвращенного аванса В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из заработной платы работника: Корреспонденция счетов Дебет Кредит Содержание операции Удержана задолженность по 70 ”Расчеты с персоналом 94 “Недостачи и потери от подотчетным суммам из по оплате труда” порчи ценностей” заработной платы работника При погашении работником долга по подотчетной сумме можно также использовать счет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”. Например, если подотчетное лицо внесло деньги в кассу после просрочки: Дебет 94 “Недостачи и потери от порчи ценностей” – Кредит 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям”; Дебет 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” – Кредит 50 “Касса” (15, с.12). Несмотря на то, что любая организация стремится, чтобы подотчетное лицо вовремя отчитывалось по выданным суммам, нередко возникают ситуации, когда работник несвоевременно представил отчет по подотчетным суммам и не вернул в кассу неиспользованный остаток. Бухгалтер в данном случае может поступить двумя способами: - удержать сумму задолженности из заработной платы работника; - не удерживать с работника сумму задолженности. Тогда данная сумма целиком учитывается в составе его доходов. 11 3. Списание подотчетных сумм После утверждения бухгалтерские записи авансового списании отчета подотчетных бухгалтер производит денежных сумм в установленном порядке. Производится подсчет сумм, на оборотной стороне формы авансового отчета указывает суммы расходов, принятые к учету (графы 7-8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте. Если расходы произведены в валюте, то, кроме суммы в рублях, указывается и сумма в валюте. На лицевой “Бухгалтерская стороне запись”, в авансового которой отчета бухгалтер расположена записывает таблица проводки (корреспондирующие счета /субсчета и суммы) (13, с.87). В соответствии с российскими правилами бухгалтерского учета командировочные расходы в зависимости от их назначения можно списывать за счет следующих средств организации: 1) затрат на производство и продажу оказываемых услуг (продукции, работ), если они были связаны с текущей деятельностью организации (п. 5 ПБУ 10/99); 2) первоначальной стоимости приобретенных товарно-материальных ценностей, если командировка была связана с их приобретением, в том числе и с приобретением ценных бумаг, основных средств и т.п. (п.6 ПБУ 5/01, п.8 ПБУ 6/01, п. 9 ПБУ 19/02); 3) капитальных вложений при условии, что они связаны с осуществлением инвестиционной деятельности или строительством; 4) расходов будущих периодов с последующим равномерным списанием на счета учета затрат, если командировка связана с открытием нового 12 производства, новых направлений работы, продвижением на рынок новых видов услуг, товаров, продукции и т.п.; 5) целевых источников финансирования; 6) прочих расходов, отражаемых на финансовых результатах, и др. Если командировка связана с отдыхом, развлечениями, мероприятиями культурно-просветительского характера, то командировочные расходы представляют собой внереализационные расходы и должны отражаться по дебету счета 91 “Прочие доходы и расходы” (7, с.74). В нижней части лицевой стороны бланка помещена отметка бухгалтера о том, что отчет проверен. Отчет утверждается в соответствующей сумме (цифрами и прописью) и ставятся подписи и расшифровки подписей бухгалтера и главного бухгалтера, а так же сумма остатка или перерасхода (если он имеет место) и реквизиты приходных или расходных документов, по которым деньги выдаются или вносятся в кассу. Суммы сверхнормативных расходов в бухгалтерском учете желательно выделить в тексте отчета (на отдельный субсчет или внесистемно с помощью специально составленного расчета). Это облегчит бухгалтеру расчет налога на прибыль в соответствии с требованиями ПБУ 18/02 . Суммы, указанные в отчете работником и принятые к бухгалтерскому учету могут расходиться (7, с.75). 13 Заключение Любая организация в процессе осуществления хозяйственной деятельности приобретает разные материальные ценности в розничной торговле. Это могут быть хозяйственные принадлежности, канцелярские товары, бухгалтерские бланки, техническая литература. Конечно,, в условиях деятельности крупного хозяйствующего субъекта можно предусмотреть, чтобы закупка перечисленных ценностей была организована путем безналичных расчетов, хотя полностью исключить приобретение какого-либо имущества (работ, услуг) не может и крупная организация. В условиях же малого бизнеса приобретение хозяйственных и канцелярских принадлежностей, как правило, осуществляется только через розничную торговую сеть. Нужно отметить, что практически ни одна налоговая проверка хозяйствующего субъекта не проходит без тщательного анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Так как этот счет затрагивает большое количество хозяйственных операций, не нужно рассчитывать, что этот участок бухгалтерского учета уйдет из-под контроля налоговиков. Наиболее распространенные ошибки, связанные с организацией данного направления бухгалтерского устанавливающих порядок учета: выдачи и отсутствие возврата документов, подотчетных сумм; несоблюдение предельного размера расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами; списание подотчетных сумм на затраты без оправдательных документов; отсутствие аналитики по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др. В заключении можно сдать выводы о том, в процессе написания работы были достигнуты цели и задачи, поставленные во введении к данной работе и отражающие актуальность данной темы. А именно рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Определены основные направления расходования 14 подотчетных сумм: на хозяйственные нужды, на командировочные и представительские расходы. Рассмотрены основные первичные документы и нормативные акты, применяемые в оформление расчетов с подотчетными лицами в расчеты с бухгалтерском учете. Основным первичным документом, отражающим подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71. Основные ошибки, возникающие на предприятиях при оформлении расчетов с подотчетными лицами, связаны с несоблюдением норм оформления оправдательных документов, подтверждающих расходы подотчетного лица; отсутствием необходимых первичных документов регламентирующих суммы произведенных расходов, а также правомерности подотчетного лица совершать данные расходы, что ведет к сознательным или случайным ошибкам в определении налогооблагаемой базы при расчете налогов на прибыль, НДС, НДФЛ и ЕСН. 15 ВАРИАНТ 14 1. Организация представила в уполномоченный банк поручение на покупку 1000 долл. США. Банк приобрел иностранную валюту по курсу 61 руб. за 1 долл. Курс Банка России на дату приобретения и зачисления валюты на специальный транзитный валютный счет предприятия составил 60 руб. за 1 долл. Комиссионное вознаграждение банку - 7200 руб. По заявке предприятия наличная валюта снята с валютного счета для оплаты командировочных расходов. Курс доллара на дату списания валюты с валютного счета и зачисления в кассу организации - 60,2 руб. Составить бухгалтерские проводки. 2.Организация приобретает партию товаров на сумму 9000 руб. (в том числе НДС - 1500 руб.). Согласно договору с поставщиком товар отгружается в адрес покупателя только после внесения последним 80% его стоимости. После получения товара организация перечисляет на расчетный счет поставщика оставшиеся 20% стоимости товара. Составить бухгалтерские проводки. 16 Решение Задача №1 Дебет Кредит 57 51 91 51 52 57 91 57 50 52 52 91 Бухгалтерские проводки Сумма Содержание (руб.) 61 000 - сумма денежных средств направленных на (61 руб. х 1000$) покупку валюты 7200 - сумма комиссионного вознаграждения банку 60 000 - сумма рублевой оценки приобретенный (60 руб. х 1000$) валюты, зачисленной на валютный счет 1 000 - отражена разница курсов (61 000 -60 000) 60 200 - сумма рублевой оценки валюты, (60,2 х1 000$) зачисленной в кассу организации 200 - сумма курсовой разницы (60,2-60) х1 000$ Задача №2 Бухгалтерские проводки Дебет Кредит Сумма Содержание Перечислен аванс поставщику: 60 51 7200 руб. на сумму выданного аванса (9000 руб. × 80%) Получен товар от поставщика: 41 60 7500 руб. на сумму стоимости полученного товара (без НДС) 19 60 1500 руб. на сумму НДС 60 60 7200 руб. на сумму ранее выданного аванса 68 19 1200руб. (7200руб. : 120 × 20) на сумму НДС, приходящегося на оприходованные и оплаченные товары 60 51 Окончательная оплата товара: 1 800 руб. На сумму задолженности перед поставщиком товара (9 000 руб. – 7 200 руб.) 68 19 300 руб. (1800 руб.: 120 × 20) сумму НДС, подлежащего зачету 17 Список использованной литературы 1. Налоговый Кодекс РФ, Часть 2 от 5 августа 2000 г., правовая система «Гарант», по состоянию на 01.04.2005. 2. Трудовой Кодекс РФ от 30 декабря 2001 № 197-ФЗ, правовая система «Гарант», по состоянию на 1.04.2005. 3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.96 N 129- ФЗ, правовая система «Гарант», по состоянию на 01.04.2005. 4. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух.-2006.-№4.-с.72-78. 5. Арефкина Е. И. Правовые основы бухгалтерского и налогового учета и аудита в Российской Федерации: Учебное Пособие для студентов вузов. – М.: 2004. 6. Бухгалтеру и аудитору: Справочное пособие, Т.1,2 — СПб.- 2005. 7. Бухгалтерский учет. Учебник/ Под ред. Бабаева Ю.А. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. 8. Бухгалтерский учет / Н.И. Ладутько, П.Е. Борисевский, Н.П. Дробышевский, Е.Н. Ладутько; Под общей редакцией Н.И. Ладутько. – 2-е издание,переработанное и дополненное. – Мн.: «ФУАинформ», 2001. 9. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Ю.И. Акулич, И.Н. Бурцева, О.А. Левкович; Под общей редакцией О.А. Левковича. – Мн.: Дикта, 2003. 10. Волкова Л.В. Командировки по России: расходы на проезд и проживание работников // Главбух.-2003.-№5.-с.47-58. 11. Загарова Н.А. Учет представительских расходов в бюджетных учреждениях // Бухгалтерский учет.-2007.-№3.-с.43-44.
