1 ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «БЕЛГОРОДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» ( Н И У « Б е л Г У » ) ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ СПЕЦИАЛЬНОСТЬ МЕНЕДЖМЕНТ ОРГАНИЗАЦИИ Реферат на тему: «Учет расчетов с подотчетными лицами» Выполнила студентка заочной формы обучения 4 курса группы 05001362 Иткина Василя Маратовна Проверила доц. Матвийчук Л. Н. БЕЛГОРОД 2016 2 СОДЕРЖАНИЕ Введение……………………………………………………………………...3 1.Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами………………………………………………………………………………4 2.Нормативные документы регламентирующие расчеты с подотчетными лицами………………………………………………………………………………8 3.Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами……………………………………………………………..12 Заключение………………………………………………………………….14 Литература………………………………………………………………….15 3 Введение В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля над расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций. В данной работе я собираюсь рассмотреть актуальную в настоящее время тему аудита расчетов с подотчетными лицами. В разделе будет приведен обзор нормативных документов, регламентирующих расчеты с подотчетными лицами, кратко будет рассмотрен бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами и приведен состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами. Цель данной работы – изучить особенности ведения расчетов с подотчетными лицами. Из поставленной цели вытекаю следующие задачи: - Рассмотреть сущность понятия расчеты с подотчетными лицами; - Охарактеризовать нормативное регулирование вопросов связанных с выдачей подотчетных сумм. 4 1. Понятие и бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны: · приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; · оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; · расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; · представительские расходы. Все эти хозяйственные операции связаны с выдачей денежных средств из кассы предприятия или непосредственно из банка под отчет. Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете №71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса» (пример «Выдача под отчет денежных средств на покупку бензина»). Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». 5 Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой авансовой выдаче. По дебету По кредиту Сальдо начальное по счету 71 – это Сальдо начальное — это остаток долга остаток долга подотчетного лица на подотчетному лицу на начало периода начало периода Оборот по дебету – выдача денег Оборот по кредиту – списание денег с подотчетному лицу подотчетного лица Сальдо дебетовое на конец периода — Сальдо кредитовое на конец периода это остаток долга подотчетного лица — это остаток долга подотчетному на конец периода лицу на конец периода Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер №7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу 6 журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств. Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 84 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из заработной платы работники или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из заработной платы работника. При командировке работников за границу им выдается аванс, в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных и квартирных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи. По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 80 «Прибыли и убытки»: положительную на прибыль (дебет счета 71, кредит счета 80), отрицательную на убыток (дебет счета 80, кредит счета 71). 7 Типовые проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» № п/п Хозяйственная операция Дебет Кредит 1 Сотруднику выдано под отчет из кассы/с расчетного счета 71 50/51 2 Выданы / Перечислены командировочные 71 50/51 3 Оприходованы материалы, купленные подотчет 10 71 4 Учет НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям 19 71 5 Учет расходов на основное производство 20 71 6 Возврат неизрасходованных подотчетных средств в кассу 50 71 7 Возмещение перерасходованных средств подотчетному лицу 71 50 8 Списана сумма, не возращённая подотчетным лицом 94 71 9 Удержаны денежные средства из заработной планы, не возвращенные подотчетным лицом 70 94 Например: сотрудник организации взял из кассы 5000 рублей под отчет на покупку стройматериалов. 1) Проводка Дт 71 Кт 50. 2) Сотрудник купил материалов на 4000 – Дт 10 Кт 71. Остаток по счету 71 дебетовый, т.е. сотрудник должен нам тысячу рублей. 3) Он сдает в кассу 1 000 руб. – проводка Дт 50 Кт 71. Сальдо нет. 8 2. Нормативные документы (с краткими комментариями), регламентирующие расчеты с подотчетными лицами Общие документы по расчетам с подотчетными и командированными лицами: 1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН от 21.11.96 N 129-ФЗ "О БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ" Содержит перечень обязательных реквизитов первичных документов (статья 9, п. 2). Разрешает составлять документы на машинных носителях (статья 9, п. 7). Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (статья 9, п. 3). Обязывает директора организации и главного бухгалтера либо уполномоченных ими лиц подписывать первичные бухгалтерские документы по операциям с денежными средствами (статья 9, п. 3). 2. ПРИКАЗ от 31.10.2000 г. N 94н «ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЛАНА СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ФИНАНСОВО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ И ИНСТРУКЦИИ ПО ЕГО ПРИМЕНЕНИЮ». 3. УКАЗАНИЕ от 11.03.14 г. N 3210-У «О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ И УПРОЩЕННОМ ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ И СУБЪЕКТАМИ МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» По командировкам в пределах Российской Федерации: 4. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.07.2015) "ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕЮНЫЕ КОМАНДИРОВКИ" ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ (вместе с "ПОЛОЖЕНИЕМ РАБОТНИКОВ В ОБ СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ "). Работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого 9 помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные) – пункт 10. Работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации – пункт 11. 5. ПИСЬМО ВОЗМЕЩЕНИЯ Минфина РФ от 12.05.92 КОМАНДИРОВАННЫМ N 30 "О РАБОТНИКАМ ПОРЯДКЕ ЗАТРАТ ЗА ПОЛЬЗОВАНИЕ ПОСТЕЛЬНЫМИ ПРИНАДЛЕЖНОСТЯМИ В ПОЕЗДАХ" компенсация работнику данных расходов с отнесением их к затратам. 6. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 02.10.02 года N 729 «О РАЗМЕРАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ РАСХОДОВ, СВЯЗАННЫХ СО СЛУЖЕБНЫМИ КОМАНДИРОВКАМИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, РАБОТНИКАМ, ЗАКЛЮЧИВШИМ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР О РАБОТЕ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ, РАБОТНИКАМ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ВНЕБЮДЖЕТНЫХ ФОНДОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ» (с изменениями на 7 марта 2016 года). В соответствии с постановлением расход по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) - в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 рублей в сутки – пункт 1а. Расходов на выплату суточных - в размере 100 рублей за каждый день нахождения в служебной командировке – пункт 1б. По командировкам за границу: 7. ПИСЬМО Минтруда РФ, Минфина РФ от 17.05.96 N 1037-ИХ "О ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ РАБОТНИКАМ, НАПРАВЛЯЕМЫМ В КРАТКОСРОЧНЫЕ КОМАНДИРОВКИ ЗА ГРАНИЦУ" содержит дополнение к правилам п.72-75 документа 12 суточные какой страны и с какого момента применять (пока командированный работник находится на территории РФ 10 применяются нормы суточных для РФ; при пересечении границы РФ нормы для страны-назначения (при этом документ 12 запрещает выплачивать суточные за день пересечения границы при возвращении в РФ); если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется.) 8. ПИСЬМО Минфина РФ от 16.12.93 N 11-02/49 (ред. от 29.03.96) "О РАЗМЕРАХ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ ПРИ КРАТКОСРОЧНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ" содержит список государств и соответствующих размеров суточных отдельно для работников загранучреждений и прочих работников, находящихся в краткосрочных командировках. (При этом, в случае пребывания работника в краткосрочной командировке за границей свыше 60 дней выплата суточных, начиная с 61 дня, производится в размерах, предусмотренных для работников загранучреждений РФ при командировках в пределах государства, где находится загранучреждение.) 9. ПОСТАНОВЛЕНИЕ Правительства РФ от 26.12.05 года N 812 «О РАЗМЕРЕ И ПОРЯДКЕ ВЫПЛАТЫ СУТОЧНЫХ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ И НАДБАВОК К СУТОЧНЫМ В ИНОСТРАННОЙ ВАЛЮТЕ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ НА ТЕРРИТОРИИ ИНОСТРАННЫХ ГОСУДАРСТВ РАБОТНИКОВ, ЗАКЛЮЧИВШИХ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР О РАБОТЕ В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ РАБОТНИКОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, ВНЕБЮДЖЕТНЫХ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ, ФОНДОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ» (с изменениями на 6 августа 2015 года). За время нахождения в пути работника, направляемого в служебную командировку на территорию иностранного государства, суточные выплачиваются: 11 - при проезде по территории Российской Федерации - в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории Российской Федерации; - при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, установленных настоящим постановлением – пункт 4. 12 3. Состав первичных документов и учетных регистров по расчетам с подотчетными лицами Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета. Например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т. д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета. Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерских регистрах: · журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнальноордерной форме учета); 13 · главная книга; · иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой на предприятии форме счетоводства; Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются: · авансовые отчеты; · приказы о направлении сотрудников в командировки; · командировочные удостоверения; · копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы; · список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы; · сметы представительских расходов; · приказы об утверждении смет представительских расходов; · оправдательные первичные документы. 14 Заключение В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами (не связанные с выплатой заработной платы) как с юридическими, так и с физическими лицами. Денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет. Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин – «под отчет»). Организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам: на командировочные расходы; на хозяйственные нужды; на оплату представительских расходов. Отчетной формой за выданные подотчетным лицам суммы является авансовый отчет. Для обобщения информации о расчетах по подотчетным суммам согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденному приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, используется активный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В учете предприятия выдача денежных средств оформляется по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 кредитуется на суммы, израсходованные подотчетными лицами, в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, а также другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Расходы, которые произведены подотчетными лицами могут включаться в себестоимость продукции (работ, услуг), увеличивать фактические затраты на приобретение основных средств, нематериальных активов, материальнопроизводственных запасов или покрываться за счет чистой прибыли предприятия. 15 Литература 1.План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций: Приказ Министерства финансов России № 94н от 31.10. 2000. 2. Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет. – М.: «Юнити», 2002. 3. Бакаев А.С. Комментарии к новому плану счетов бухгалтерского учета. - М.: «ИПБ-БИНФА», 2001. 4. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003. 3 внеоборотных активов Содержание хозяйственных операций Оприходование материалов, приобретенных через под.лицо Дт 10 Кт 71 Расходы, связанные с приобретением материалов Дт 10 Кт 71 Дт 11 Кт 71 Дт 20 Кт 71 Включение расходов, произведенных подотчетными лицами Дт 23 Кт 71 Включение в состав затрат по исправлению брака Дт 28 Кт 71 Включение расходов, произведенных подотчетными лицами Дт 29 Кт 71 Включение в расходы на продажу рас- ходов, произведенных Дт 44 Кт 71 Отражение выдачи из кассы под отчет сотруднику Дт 71 Кт 50 Выдача валюты под отчет командированному лицу Дт 71 Кт 50 Выдача под отчет денежных средств на покупку бензина Дт 71 Кт 50 себестоимость материалов (по авансовому отчету) Из кассы выданы ден. Ср. под отчёт на приоб. материалов Дт 71 Кт 50 Принятие на учет животных, приобретенных через Получено из кассы под отчет Дт 71 Кт 50 выдача денежных средств под отчёт на командировочные Дт 71 Кт 50 выдача из кассы на командировочные расходы Дт 71 Кт 50 Выдача подотчетным лицам денежных средств в Дт 71 Кт 51 расходы безналичном порядке путем зачисления их на счета в банках на основании выписки банка Выдача подотчетным лицам денежных средств в Дт 71 Кт 52 иностранной валюте в безналичном порядке путем банка Дт 71 Кт 55 специальных счетов в банке на основании выписки банка выданы под отчет деньги из кассы Дт 71 организации, направляемому в командировку расходов основного производства подотчетными лицами Расходы на продажу осуществляются через подотчетное Дт 44 Кт 71 Возвращение неизрасходованного остатка денежных средств Дт 50 Кт 71 Возвращены не истраченные денежные средства Дт 50 Кт 71 Неиспользованные денежные средства, ранее выданные под Дт 51 Кт 71 предприятию в кассу Возврат подотчетными лицами непосредственно на Дт 71 Дт 52 Кт 71 Дт 55 Кт 71 валютный счет остатка неизрасходованных денежных Кт 50-3 Отнесение расходов Дт 07 Кт 71 Включение в первоначальную стоимость внеоборотных Дт 08 активов расходов, связанных с созданием и приобретением учтены израсходованные подотчетными лицами суммы отчет, возвращены на расчетный счет Кт 50-1 Отражение выдачи проездных документов работнику подотчетное лицо лицо зачисления их на счета в банках на основании выписки Выдача подотчетным лицам денежных средств со (командировочные расходы) отнесены на фактическую Кт 71 средств в иностранной валюте на основании выписки банка Возврат подотчетными лицами непосредственно на специальный счет остатка неизрасходованных денежных средств 4 Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты Дт 70 Кт 71 труда. Удержаны командировочные затраты, не признанные Дт 70 Отражение общепроизводственных расходов Дт 25 Отражение расходов по заготовке материалов Дт 15 Кт 71 Кт 68-НДС , работодателем, из заработной платы работника Учет расходов на нотариальные услуги и расходы по регистрации сделки Учет расходов на нотариальные услуги 71 Дт 08-3 Отражение затрат по строительным работам Кт 71 Дт 08-4 Отражение расходов по заготовке предметов со сроком службы менее 12 месяцев Отражение суммы НДС за выполненные работы или консультационные услуги, услуги посредников, связанные с Дт 10-3 при- обретением объектов основных средств Кт 71 Учет суммы НДС по поступившим материалам на основании Дт 19-3 счета - фактуры Принятие к учету товаров, приобретенных подотчетными лицами Возврат подотчетными лицами в кассу остатка неизрасходованных денежных средств на основании Кт 71 Дт 41-1 , 41-2 Кт 71 Дт 50-1 Кт 71 приходного кассового ордера Оприходование в кассу денежных документов, приобретенных за наличный расчет Сбор за возврат авиабилета отражен в составе прочих расходов Дт 50-3 Кт 71 Дт 91-2 Кт 71 Отражение общехозяйственных расходов Дт 26 Кт 71 списаны представительские расходы Дт 26 Кт 71 Списание сумм подотчетных средств, ранее выданных Дт 26 Кт 71 сотруднику непроизводственного отдела Дт 10-9 Кт 68-НДС ,71 Дт 10-3 Кт 71 Оприходование бензина марки Аи-95 Дт 08-3 Кт 70 , 71 Кт 71 Оприходование приобретенного на АЗС бензина Кт 71 Дт 19-1 Кт 60 , 71
