Что такое ERP системы и чем они отличаются от CRM? Успешный бизнес имеет свойство разрастаться. 10 клиентов превращаются в 1000, тонна отгружаемого товара превращается в килотонну, появляется интернет-магазин для розничных клиентов, десяток офисов и так далее. И если на начальном этапе всеми процессами можно управлять устно или с использованием табличек в Excel, то по мере разрастания компании от таких форм управления придется отходить. В итоге руководству нужно разработать/купить/наладить программы, которые позволяли бы точно, глобально и быстро управлять ресурсами компании. И тут появляется много вариантов и непонятных терминов. Можно приобрести десяток разных программ: для HR, для складского учета, производства… А можно использовать ERP-систему с одной базой данных, использующейся для всех бизнес-процессов. Что такое ERP-система? Аббревиатура ERP расшифровывается как Enterprise Resource Planning, т.е. планирование ресурсов компании. Соответственно ERP-система – пакет программ, который реализует это самое планирование. При этом само понятие не имеет четко выраженной методической базы, потому часто возникают споры о том, что именно относится к ERP. Чтобы разобраться в данном вопросе, нужно понять, откуда ERP взялись и как они «эволюционировали»: 1. Изначально были созданы MRP-системы, которые помогали в планировании материалов для производства. 2. Позже их функционал был расширен и появились более сложные системы MRP II, которые предназначались для планирования всех производственных ресурсов. 3. В дальнейшем были разработаны системы, которые позволяли бы управлять и непроизводственными ресурсами и они получили название ERP. 4. Сегодня даже сам термин ERP разделился на ERP и ERP II, где ERP II – это комплексная система, модули которой позволяют управлять не только ресурсами, но и отношениями с партнерами и заказчиками. Говоря кратко: ERP-система – это система, позволяющая хранить и обрабатывать большую часть информации, использующейся для работы компании. Включает в себя управление производственными процессами и иные модули, для управления разными бизнеспроцессами. Такие программные комплексы почти всегда применяются на производстве, но никогда не охватывают абсолютно все бизнес-процессы предприятия. Зачастую такие системы применяются либо для хранения и обработки ключевых данных, без которых компания не сможет работать, либо для большинства информации, которую целесообразно включить в данную систему. Теоретически ERP-системы могут быть использованы для обработки абсолютно всей информации, но на практике такое решение нецелесообразно с финансовой точки зрения: разработка и внедрение такой системы будут стоить колоссальных денег и займут годы. Как это работает? Ключевая особенность ERP-систем – их модульность. По большому счету они состоят из двух ключевых компонентов: 1. Платформа. Состоит из ядра, то есть программной среды и базового функционала – ключевых библиотек, функций, справочников. 2. Модули. Их может быть огромное количество и каждый из них решает определенную задачу. Модули могут отключаться и подключаться без нарушений в работе всей системы. Их можно докупить по мере разрастания компании и появления новых потребностей. Их делят на 3 типа: a. для внутренних пользователей, например, MRP для управления производством; b. для внешних пользователей, например, личный кабинет клиента; c. коннекторы – для получения данных из сторонних приложений. Все модули независимы и передают/получают информацию из единой базы. То есть система является своеобразным «конструктором», который можно собрать под любой бизнес. Например, если появился интернет-магазин, то можно просто добавить для него новый модуль и система будет работать так же безошибочно, а информация в интернет-магазин и из него будут поступать в общую базу данных. Любой модуль можно подключить и отключить в кратчайшие сроки, настроить под нужды компании. В случае с самописными системами это невозможно и любые изменения требуют многочисленных изменений в общем программном коде. Если в самописной системе отключить модуль HR, то вся программа перестанет работать или будет выдавать множество ошибок. В случае с ERP все будет работать так же, как и раньше (но HR). Кому это нужно? ERP-системы в обязательном порядке необходимы любому среднему и крупному бизнесу. Но часто их целесообразно использовать даже в небольших фирмах, так как внедрение такой системы поспособствует быстрому росту компании. Такой программный комплекс позволит объединить все необходимые бизнес-процессы в одной цельной системе, которую можно дополнять новыми модулями по мере необходимости. Управлять компанией становится проще на всех уровнях. Данные передаются мгновенно, минимизируется количество ошибок в работе, автоматизируется большинство действий. Причем такую систему можно использовать долгие годы, расширяя и модернизируя под растущие потребности бизнеса. Простой пример: 1. В компании X нет ERP. Используется ряд отдельных систем, часть документации хранится в документах Word и Excel, некоторые бумаги печатаются вручную, переписка ведется по электронной почте. Малейшая ошибка или неточность в переписке, в работе систем, в работе персонала – и сроки поставок сорваны, на складах возникает недостача, у компании появляются убытки. 2. В компании Y есть ERP. Менеджер Вася заключает крупную сделку с клиентом и на месте вносит данные со своего смартфона. Информацию в удобной форме моментально видят все отделы, сразу известно количество нужных материалов для исполнения заказа и все знают что, когда и как нужно сделать. В итоге ERP – это механизм, который позволяет связать все звенья компании воедино. ERP и CRM: в чем разница? Нередко ERP путают с CRM, особенно если CRM была дописана и обросла большим количеством сторонних функций. На самом деле это абсолютно разные системы, с разными целями: ERP – это система управления ресурсами фирмы. CRM – это система управления взаимоотношениями с заказчиками. CRM является своеобразным органайзером, который охватывает все этапы работы с клиентами: от презентации продукта до отгрузки товара. ERM же охватывает все бизнес-процессы, которые необходимы для поставки клиенту качественного товара. При этом в ERP может быть подключен отдельный модуль CRM, ведь клиенты – это тоже ресурс компании. Но самописная CRM-система с дополнительным функционалом не будет являться ERM, так как в ней отсутствует модульность. Плюсы и минусы ERP + 1. Доступность данных. 1. Высокая цена. 2. Согласованность данных. 2. Сложность разработки и внедрения. 3. Полный контроль работы сотрудников. 3. Нужна мощная аппаратная база. 4. Максимальная взаимосвязь на всех 4. Нужно привлекать опытных уровнях. специалистов. 5. Минимальное число ошибок, 5. Сложно перейти на другую систему. обусловленных человеческим фактором. 6. Гибкость. 7. Готовый инструментарий. 8. Можно расширить систему при необходимости. 9. Точность и оперативность. 10. Мгновенная скорость передачи информации. 11. Долговечность. ERP-система – это сложный программный комплекс, который обойдется недешево и разрабатывается, внедряется, настраивается в срок от нескольких месяцев. Но после его внедрения все бизнес-процессы компании переходят на совершенно новый уровень. Каждый сотрудник получает готовый набор инструментов, с которым просто и удобно работать. Данные передаются моментально, нужным сотрудникам и в нужной форме. Автоматизируется множество рутинных процессов. Всегда можно изменить настройки или добавить новые модули, не нарушая при этом работу всей системы. Компания из тысячи человек с сотней офисов превращается в единый организм, который работает точно и бесперебойно. ERP для малого бизнеса Принято считать, что ERP-системы являются продуктом, который целесообразно использовать только крупным компаниям. Но на самом деле это не так – любой малый бизнес (если это не ИП из одного человека) получит колоссальную пользу от внедрения такой системы. Благодаря ERP фирма сможет быстрее разрастаться, так как сотрудники будут работать максимально эффективно, клиенты будут получать только положительное впечатление от сотрудничества. По мере разрастания компании не придется тратить средства и время на решение вопросов управления ресурсами: все уже будет налажено и достаточно будет лишь добавить новые модули. Что касается стоимости, то сегодня внедрение ERP-систем по посильным для малого бизнеса ценам предлагает не так много компаний. Но CRM.please* дает возможность автоматизировать и оптимизировать работу даже небольшому бизнесу и получить мощный толчок для дальнейшего развития.
