МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Алтайский государственный университет»
Рубцовский институт (филиал)
УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКС ДИСЦИПЛИНЫ
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Уровень основной профессиональной образовательной программы - базовый
Специальность - 080106 Финансы (по отраслям)
Форма обучения - очная
Срок освоения ОПОП - нормативный
Кафедра - менеджмента
Рубцовск – 2011
При разработке учебно-методического комплекса дисциплины в основу
положены:
1) ГОС СПО по специальности 080106 Финансы (по отраслям),
утвержденный Министерством образования РФ от «18» марта 2002 г., № 150603-Б.
2) Учебный план по специальности 080106 Финансы (по отраслям),
утвержденный решением Ученого совета РИ (филиала) АлтГУ от «23» мая
2011г., протокол № 12.
Учебно-методический комплекс одобрен
менеджмента от «22» июня 2011г., протокол №10.
на
заседании
кафедры
СОДЕРЖАНИЕ
1. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ............................................................................ 4
2. ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН ...................................................................................... 6
3. СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ.......................................................................... 8
4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ УЧЕБНОГО
МАТЕРИАЛА ............................................................................................................ 14
4.1 Самостоятельная работа студента ..................................................................... 14
4.2 Оценочные средства для контроля успеваемости и результатов освоения
учебной дисциплины................................................................................................. 15
5. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ ......... 17
6. МАТЕРИАЛЫ К ПРОМЕЖУТОЧНОМУ И ИТОГОВОМУ КОНТРОЛЮ ..... 18
7. СПИСОК ОСНОВНОЙ И ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ЛИТЕРАТУРЫ, ДРУГИЕ
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ИСТОЧНИКИ .................................................................. 28
8. ПОНЯТИЙНО-ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ ..................................... 30
1. ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Документационное обеспечение управления играет все большую роль в
жизни современного общества. Документальное оформление деятельности
необходимо на всех уровнях, начиная от процесса управления государством до
деятельности отдельного предприятия или фирмы. Совершенствование
управления производственно-хозяйственными процессами, в т.ч. повышение
уровня организации и эффективности деятельности фирм во многом зависят от
того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях
делопроизводство.
Изучение данной дисциплины всегда будет актуальным, т.к. с развитием
производства, активизацией общественной жизни, расширением культурных и
экономических связей возрастает поток информации и, соответственно,
повышается роль документации для обеспечения функций управления.
Цели освоения дисциплины:
Целью дисциплины «Документационное обеспечение управления»
является формирование у студентов фундаментальных и прикладных знаний в
области документационного обеспечения управления, а также умений по
составлению и оформлению отдельных видов документов и организации работы
с документами.
Задачи дисциплины:
– изучение отечественного и зарубежного опыта в организации
делопроизводства и оформлении управленческой документации;
– изучение видов управленческой документации, состава реквизитов,
содержания, назначения, порядка составления служебных документов,
– рассмотрение передовых методов составления, обработки, передачи и
хранения различных видов документации,
– формирование умений по составлению и оформлению отдельных видов
документов;
В результате освоения дисциплины студент должен знать:
o тенденции развития информационно-документационного обеспечения
с применением новых технологий;
o закономерности документообразования;
o системы хранения текущей документации;
o законодательные акты и нормативно-методические материалы по
документированию и организации работы с документами;
o критерии и принципы оценки ценности документов и порядок
определения сроков их хранения;
o новейшие информационные технологии;
o современные технические средства управления;
4
o основы
развития и проектирования рациональных систем
документационного обеспечения управления, методы оценки эффективности
проектирования ДОУ.
уметь:
o разрабатывать
организационные
и
нормативно-методические
документы по документационному обеспечению управления;
o составлять и оформлять любые виды документов;
o выявлять закономерности изменения объема документооборота и
проектировать его рациональную организацию;
o анализировать состояние ДОУ конкретной организации;
o разрабатывать проектные решения по совершенствованию ДОУ в
целом или ее отдельных составных частей;
o организовать контроль за исполнением;
o проводить экспертизу ценности документов, подготовить их к
архивному хранению или уничтожению;
o руководить службой документационного обеспечения управления и
совершенствовать организацию ее работы.
Дисциплина «Документационное обеспечение управления» относится к
циклу ОПД.06. Цикл общепрофессиональных дисциплин.
Перечень дисциплин, усвоение которых студентами необходимо для
изучения данного курса: «Информатика», «Русский язык и культура речи»,
«Основы права»
Программа предусматривает различные формы работы со студентами:
проведение лекционных занятий и лабораторных работ, в качестве
промежуточного контроля знаний проведение компьютерного тестирования в
системе Tesa.
5
2. ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН
(распределение часов курса по разделам и видам работ)
Очная форма обучения
Дидактические единицы
(ДЕ)
Наименование тем
Максимальная нагрузка
студентов, час.
Лекции
Семинары
Лабораторны
е работы
Самостоятельная работа
студентов, час.
Количество
аудиторных часов
при очной форме
обучения
1
2
3
4
5
6
7
ДЕ 1 (60 баллов)
ДЕ 1. Понятие «документа», «документирования», «документационного
обеспечения управления»
1. Исходные понятия
делопроизводства,
6
2
2
2
классификация деловой
документации
2. Общие нормы и правила
8
2
4
2
оформления документов
3. Организационно10
4
2
4
распорядительная
документация
4. Информационно12
4
4
4
справочная документация
Промежуточный контроль
Тестирование
ДЕ 2
(40 баллов)
ДЕ 2. Организация работы с документами; автоматизация процессов
документационного обеспечения управления
5. Документация по
12
4
4
4
личному составу
6. Язык и стиль служебной
документации. Типичные
ошибки
7. Организация
делопроизводства в
управлении и методы
6
10
4
4
2
10
4
4
2
хранения документов
Промежуточный контроль
Тестирование
Итоговый контроль
Итого часов
Зачет
68
7
24
24
20
3. СОДЕРЖАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ
(дидактические единицы)
3.1 Обязательный минимум
программы (выписка из ГОС)
содержания
образовательной
Понятие «документа», «документирования», «документационного
обеспечения управления»; Государственная система ДОУ; документирование
управленческой деятельности; государственные унифицированные системы
документации; организация работы с документами; автоматизация процессов
документационного обеспечения управления.
3.2. Содержание разделов учебной дисциплины
ДЕ 1. Понятие «документа», «документирования»,
«документационного обеспечения управления»
Тема 1. Исходные понятия делопроизводства, классификация деловой
документации
Аудиторное изучение: Основные понятия и определения (документ,
документооборот,
документационное
обеспечение,
делопроизводство,
управленческая документация). Значение документов в жизни общества.
Классификация документов по отражаемым в них видам деятельности и по
различным признакам. Юридическая сила документа. Степени подлинности
документов и виды их оформления. Составные части делопроизводства: система
документации, система документирования. Документирование управленческой
деятельности. Особенности управленческих документов и их роль в реализации
управленческих функций.
Самостоятельное изучение: История развития отечественного
делопроизводства. Значение документационного обеспечения в жизни
современного общества.
Требования к знаниям: Студент должен знать историю возникновения
делопроизводства в России, значение делопроизводства в жизни современного
общества, основные понятия и определения (документ, документооборот,
делопроизводство, управленческая документация), классификацию документов,
составные части делопроизводства, виды управленческой документации
Требования к умениям: Студент должен уметь классифицировать
документы по различным признакам и отражаемым в них видам деятельности,
определять вид документа в соответствии с его назначением.
8
Тема 2. Общие нормы и правила оформления документов.
Аудиторное изучение: Сущность и значение унификации и
стандартизации. Государственная система ДОУ. Государственные стандарты на
документы. Государственные унифицированные системы документации.
Формуляр, типовой формуляр, формуляр-образец – определение, назначение,
оформление. Требования к тексту документа в зависимости от его вида и
назначения. Логические элементы текста, прямой и обратный порядок их
расположения. Унификация текстов документов: трафарет, анкета, таблица.
Самостоятельное изучение: ГОСТы, устанавливающие определение,
назначение и состав реквизитов видов документов. Форматы и размеры полей.
Смысловые части сложного текста: введение, основная часть (разъяснение,
доказательство, информация), заключение (выводы, рекомендации, резюме).
Характеристика и порядок нумерации составных частей текстов сложных
документов (разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, абзацев). ГОСТы,
определяющие
требования к текстам документов, унификации текстов
управленческих документов.
Требования к знаниям: Студент должен знать унифицированные
системы документации, государственные стандарты на документы, состав,
количество и расположение реквизитов документа, требования к текстам
служебных документов, виды унифицированных текстов.
Требования к умениям: Студент должен уметь определять вид
документа по составу реквизитов, составлять тексты документов в соответствии
с требованиями ГОСТа, разбивать текст на логические элементы. Разрабатывать
с помощью программного пакета Microsoft Office бланки типовых документов.
Тема 3. Организационно-распорядительная документация
Аудиторное изучение: Общая характеристика и виды организационных
документов: устав, положения, структура и штатная численность, штатное
расписание, инструкции. Их разновидности, определения, назначение,
содержание, порядок составления, утверждения и применения.
Общая характеристика и виды распорядительных документов:
постановление, решение, приказ, распоряжение, указание. Их разновидности,
определения, назначение, содержание, порядок составления, утверждения и
применения.
Протокол как организационно-распорядительный документ, его
определение, назначение, содержание, порядок составления, утверждения и
применения. Полный и краткий протокол.
Договор – определение, назначение, содержание, порядок составления,
утверждения и применения. Виды договоров: купли-продажи, поставки,
оказания услуг, аренды, займа, дарения, материальной ответственности и др.
Формуляр типового договора.
9
Самостоятельное изучение: Уставы предприятий и организаций, их
реквизиты, содержание, порядок составления текста. Положения о предприятии
или организации, их реквизиты, содержание, порядок составления текста.
Основное различие между уставом и положением. Виды распорядительных
документов, издаваемых органами власти и управления, в зависимости от их
уровня, компетентности и порядка принятия решения (единоначально или
коллегиально).
Требования к знаниям: Студент должен знать виды и порядок
подготовки и оформления организационно-распорядительных документов,
состав их реквизитов.
Требования к умениям: Студент должен уметь составлять
должностные инструкции, приказы, распоряжения, протоколы, договоры.
Создавать, регистрировать и просматривать создаваемые документы в системе
автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело 8.9».
Тема 4. Информационно-справочная документация
Аудиторное изучение: Общая характеристика и виды информационносправочных документов, их особенности и отличие от распорядительных
документов. Служебные письма, справки, акты, доверенности, докладные и
объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы - их определения,
разновидности, назначение, содержание, порядок составления, утверждения и
применения. Виды деловых писем: информационные, инструктивные,
гарантийные, рекламные, рекламационные, коммерческие, сопроводительные,
письма инициативные и ответные. Особенности гарантийных писем.
Унификация делового письма (из опыта России и зарубежных стран).
Самостоятельное изучение: Виды деловых писем в отечественном и
зарубежном делопроизводстве. Сходство и различие в составе и расположении
реквизитов.
Требования к знаниям: Студент должен знать виды и порядок
подготовки и оформления информационно-справочных документов, состав их
реквизитов.
Требования к умениям: Студент должен уметь составлять служебные
письма, справки, акты, доверенности, докладные и объяснительные записки,
телеграммы и телефонограммы.
ДЕ 2. Организация работы с документами; автоматизация процессов
документационного обеспечения управления
Тема 5. Документация по личному составу
10
Аудиторное изучение: Требования, предъявляемые к составлению и
оформлению документации по личному составу. Виды кадровой документации.
Схема и правила оформления документации при приеме, переводе и увольнении
сотрудников. Содержание трудового договора, трудовой книжки, личной
карточки формы № Т-2, личного дела.
Самостоятельное изучение: Составление личных документов:
заявления, резюме, автобиографии. Порядок оформления, содержание приказа
по личному составу, его отличие от приказа по основной деятельности.
Конфиденциальность документации по личному составу.
Требования к знаниям: Студент должен знать виды документации по
личному составу, порядок ее оформления.
Требования к умениям: Студент должен уметь составлять личные
документы, трудовой договор, резюме.
Тема 6. Язык и стиль служебной документации. Типичные ошибки.
Аудиторное изучение: Язык и стиль служебных документов.
Особенности официально-делового стиля. Типичные ошибки в языке и стиле
деловой документации:
- структурные, как следствие отсутствия разработанных типовых
документов;
- синтаксические (неправильный порядок слов в предложении, нарушение
специфики
употребления
деепричастных
оборотов,
неправильное
использование предлогов, неправильное согласование в падеже);
- морфологические (ошибки при согласовании определений,
употреблении краткой и полной форм имен числительных, склонении
количественных числительных, неправильное образование слов, искажение
суффиксов и окончаний);
- лексические (неправильное использование слов и терминов, неуместное
употребление иностранных слов, неологизмы, плеоназм, тавтология,
неразличение слов-синонимов);
- стилистические (искусственное удлинение речи, употребление
архаизмов, использование образной фразеологии, элементов разговорной речи);
- технические (употребление прописных и строчных букв, полные и
сокращенные наименования, оформления дат и чисел в документах).
Самостоятельное изучение: Функциональные стили: публицистический,
научный, художественно-литературный, разговорно-обиходный, официальноделовой, их особенности.
Требования к знаниям: Студент должен знать различия в
функциональных стилях написания текстов, особенности официально-делового
стиля, виды типичных ошибок в языке и стиле деловой документации.
11
Требования к умениям: Студент должен уметь составлять тексты
документов в соответствии с требованиями ГОСТа, находить и исправлять
ошибки в текстах, классифицируя их по видам, правильно оформлять даты в
документах и применять общепринятые сокращения.
Тема 7. Организация делопроизводства в управлении и методы
хранения документов
Аудиторное изучение: Организация документов в учреждении.
Регистрация, индексация, контроль исполнения документов. Систематизация
документов. Формирование дел. Подготовка документов к архивному
хранению. Организация службы документационного обеспечения управления.
Функции структурных частей службы ДОУ.
Самостоятельное изучение: Организация архива предприятия.
Внедрение автоматизированных систем управления в процесс хранения, поиска
и доставки документов в хранилищах. Качество, внедрение и экономика
делопроизводственных процессов. Работа с документами, содержащими
коммерческую тайну.
Требования к знаниям: Студент должен знать особенности
организации
документов
в
учреждении,
организацию
службы
документационного обеспечения управления, функции структурных частей
службы ДОУ.
Требования к умениям: Студент должен уметь регистрировать,
контролировать исполнение документов, систематизировать документы,
формировать дела, подготавливать документы к архивному хранению .
3.3. Содержание лабораторных занятий
Лабораторная работа 1-3. Разработка бланков документов.
Лабораторная работа 4-5. Знакомство с системой документооборота
Дело 8.8. Регистрация документов в системе.
Лабораторная работа №6,7. Работа с базой данных документов системы
документооборота Дело 8.8. Создание документов, регистрационной карточки
(РК),
реквизиты РК. Оформление
организационно-распорядительной
документации.
Лабораторная работа 8-9. Работа с базой данных документов системы
документооборота Дело 8.8. Связывание документов. Оформление
информационно-справочных документов. Создание акта. Создание протокола.
Составление письма.
Лабораторная работа 10-11. Работа с базой данных документов системы
документооборота Дело 8.8. Оформление
информационно-справочных
документов. Протокол. Письмо
12
Лабораторная работа 12. Работа с базой данных документов системы
документооборота Дело 8.8. Наложение резолюций и исполнение документов.
Работа с кабинетами. Пересылка документа. Поиск документов, личные папки.
Работа с проектами документов.
13
4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ
УЧЕБНОГО МАТЕРИАЛА
Дисциплина «Документационное обеспечение управления», необходима
для подготовки специалистов любого профиля, тем более необходима она для
специалистов-управленцев. Умение грамотно составлять служебные документы
придает работникам уверенность в себе, экономит время на их составление,
повышает авторитет в глазах сотрудников и руководства.
Знание документационного обеспечения предполагает владение
основными понятиями и определениями курса и умение применить знания на
практике. При этом обращается внимание на такое очень важное для любого
специалиста требование, как грамотная устная и письменная речь. Чтобы
соответствовать этому требованию, студенту необходимо больше уделять
внимание изучению не только лекционного материала, но и дополнительной
специальной литературы, законодательства, практических рекомендаций. Для
более эффективной работы с источниками студенту предлагается осуществлять
конспектирование рекомендованной литературы.
При подготовке к практическим занятиям каждый студент должен,
прежде всего, изучить необходимый теоретический материал, а также уметь
применить его на практике.
На лабораторных занятиях студенты должны научиться применять
навыки практической работы с программным пакетом Microsoft Office, системой
документооборота Дело 8.8. для создания и редактирования документов,
составлять различные виды документов, используемые в различных
управленческих ситуациях, исправлять неправильно составленные тексты,
находить типичные ошибки в языке и стиле деловой документации и определять
их вид. Кроме того, студенты должны знать технологию обработки, хранения и
текущего использования служебной документации.
Тестовые и контрольные задания должны сформировать целостное
представление о теории и практике документационного обеспечения
управления. Выполнение этих задания необходимо для самоконтроля и
выявления пробелов в знаниях у студентов.
4.1 Самостоятельная работа студента
Самостоятельная работа студентов (СРС) является одной из важнейших
составных частей учебного процесса. При выполнении СРС происходит
формирование навыков, знаний и умений студента, а в дальнейшем
обеспечивается освоение студентом приемов познавательной деятельности,
формируется интерес к творческой работе и способность решать как творческие,
так и научные задачи.
Самостоятельная работа является внеаудиторной и предназначена для
самостоятельного ознакомления студента с определенными разделами курса по
14
рекомендованным материалам и подготовки к выполнению индивидуальных
заданий по курсу.
Самостоятельная работа студента включает в себя следующие виды
работ:
 работа с лекционным материалом, предусматривающая проработку
конспекта лекций и учебной литературы
 поиск (подбор) и обзор литературы и электронных источников;
 изучение материала, вынесенного на самостоятельную проработку;
 подготовка к семинарским и практическим занятиям по литературе,
рекомендованной преподавателем;
 подготовка к рубежному контролю (контрольной работе, коллоквиуму);
 подготовка к итоговому контролю в форме зачета.
4.2 Оценочные средства для контроля успеваемости и результатов
освоения учебной дисциплины
Изучение дисциплины осуществляется по тематической программе в
соответствии с учебным планом с использованием индивидуального
консультирования и самостоятельной работы студентов.
Для проверки эффективности преподавания дисциплины проводится
контроль знаний студентов. При этом используются следующие виды контроля:
- текущий контроль, включающий выполнение студентами контрольных
заданий, тестирования с последующей оценкой проделанной работы;
- рубежный контроль, состоящий из выполнения программы семинарских
и лабораторных занятий и сдачи зачета.
Модульно-рейтинговая система предполагает, что студент для сдачи
зачета по данной дисциплине должен набрать 100 баллов. Баллы,
характеризующие успеваемость студента по дисциплине, набираются им в
течение всего периода обучения за изучение модулей: на аудиторных занятиях,
промежуточном контроле. При получении студентом в течение семестра 60
баллов преподаватель имеет право выставить зачет студенту автоматически.
Для получения допуска к зачету студенту необходимо набрать не менее
40 баллов, при этом обязательным условием является успешное написание и
защита реферата.
В течение семестра студент набирает баллы за счет:
а) работы на занятиях:
- ответов на вопросы, выносимых для обсуждения на семинарские занятия
– от 1 до 3;
- подготовки реферата или доклада на проблемные вопросы в рамках
рассматриваемой темы – от 1 до 5;
15
- активного участия в обсуждении вопросов в рамках темы семинарского
занятия – от 1- 5;
- выполнение тестовых заданий – от 1до 5;
б) выполнения самостоятельной работы:
- ответов на вопросы выносимых на самостоятельное изучение – от 1 до 5;
- подготовки аналитических материалов по вопросам, выносимых для
проведения самостоятельного анализа от 1 до 5;
- написание эссе на проблемные вопросы – от 1 до 5;
- подготовка презентаций по темам докладов, выступлений – от 1 до 10;
в) другие виды работ, оцениваемых на усмотрение преподавателя - от 1 до
5.
Результаты сдачи зачетов оцениваются отметкой «зачтено» или «не
зачтено». Студент, набравший менее 60 баллов получает итоговую оценку – не
зачтено, от 61 до 100 баллов – зачтено.
16
5. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ
Реализация
данной
учебной
дисциплины
осуществляется
с
использованием материально-технической базы, обеспечивающей проведение
всех видов учебных занятий и научно-исследовательской работы студентов,
предусмотренных программой учебной дисциплины и соответствующей
действующим санитарным и противопожарным правилам и нормам:
 оборудованные кабинеты и аудитории,
 компьютерные классы и мобильные классы на ноутбуках;
 аудитории,
оборудованные
мультимедийными
проекторами,
интерактивной доской и интерактивной панелью.
В самостоятельной и аудиторной работе студентами активно используется
единая информационная база (новая литература, периодика, электронные
образовательные ресурсы, электронные учебники, справочники).
При освоении дисциплины применяются следующие лицензионные
компьютерные программы:
1. системное программное обеспечение (Windows XP Professional Service
Pack 3, Windows 7 Enterprise Service Pack 1, Windows 7 Professional Service Pack
1);
2. пакеты прикладных программ и средства разработки приложений
(Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2013, Excel 2007, Excel 2010, Excel
2013, PowerPoint 2003, PowerPoint 2007, PowerPoint 2010, PowerPoint 2013,
Консультант+ 4000, ПрофКонсультант+ 4000 (региональный выпуск)), Система
документооборота Дело 8.8.
Для самостоятельной работы студентов организован индивидуальный
доступ к персональным компьютерам с выходом в Интернет.
17
6. МАТЕРИАЛЫ К ПРОМЕЖУТОЧНОМУ И ИТОГОВОМУ
КОНТРОЛЮ
Вопросы к зачету
1. Документ как носитель информации, его назначение, способы
фиксации, виды материальных носителей информации.
2. Какое значение в жизни общества имеет документационное
обеспечение?
3. Перечислить признаки классификации документов.
4. Дать определение делопроизводства. Назвать составные части
делопроизводства.
5. Что такое система документации?
6. Что такое система документирования?
7. Какие функции включает в себя организация работы с документами?
8. Что такое ГСДОУ и УСД и для чего они служат?
9. Дать определения унификации и стандартизации документов.
10. Формуляр. Типовой формуляр. Формуляр-образец. Особенности
типового формуляра и формуляра-образца.
11. Количество и состав реквизитов формуляра-образца.
12. Какое значение имеет текст документа? Основные требования к
тексту.
13. Логические элементы текста. Прямой и обратный порядок
расположения логических элементов.
14. Каковы особенности составления текстов сложных документов?
15. Для чего служит унификация текстов документов? Виды
унифицированных текстов.
16. Язык и стиль служебных документов. Виды функциональных стилей.
17. Особенности официально-делового стиля.
18. Перечислить типичные ошибки в деловой документации.
19. Дать характеристику организационно-распорядительной
документации. Виды ОРД.
20. Устав – определение, назначение, порядок составления и
утверждения, состав реквизитов.
21. Структура и штатная численность, штатное расписание определение, назначение, порядок составления и утверждения, состав
реквизитов.
22. Положение – определение, назначение, порядок составления и
утверждения, состав реквизитов.
18
23. Должностная инструкция - определение, назначение, порядок
составления и утверждения, состав реквизитов.
24. Виды, определения распорядительных документов, порядок их
составления.
25. Приказы, их виды, констатирующая и распорядительная части текста
приказа, состав реквизитов.
26. Протокол, его реквизиты, составные части, состав реквизитов.
27. Виды протокола: полный, краткий, стенографический, состав
реквизитов.
28. Дать характеристику информационно-справочной документации.
29. Назвать виды информационно-справочных документов.
30. Реквизиты, содержание и порядок составления справки.
31. Реквизиты, содержание и порядок составления докладной записки.
32. Реквизиты, содержание и порядок составления объяснительной
записки.
33. Реквизиты, содержание и порядок составления акта.
34. Разновидности актов и порядок их оформления.
35. Реквизиты, содержание и порядок составления служебных писем.
36. Виды деловых писем, правила их оформления.
37. Реквизиты, содержание и порядок составления телеграмм.
38. Реквизиты, содержание и порядок составления телефонограмм.
39. Реквизиты, содержание и порядок составления официальной
доверенности.
40. Реквизиты, содержание и порядок составления личной доверенности.
41. Реквизиты, содержание и порядок составления договора.
42. Назвать обязательные условия, включаемые в содержание договора.
43. Что такое оферта, акцепт, протокол согласования разногласий?
44. Дать понятие форс-мажорных обстоятельств.
45. Виды договоров.
46. Дать общую характеристику документации по личному составу.
47. Личное дело – определение, содержание, порядок составления и
хранения.
48. Трудовой договор – определение, содержание, порядок составления и
хранения.
49. Трудовая книжка – определение, содержание, порядок составления и
хранения.
50. Приказ по личному составу – определение, содержание, порядок
составления и хранения.
51. Личная карточка по учету кадров – определение, содержание,
порядок составления и хранения.
52. Автобиография – определение, содержание, порядок составления.
19
53. Резюме - определение, содержание, порядок составления.
54. Рассказать о порядке оформления документов при приеме, переводе
и увольнении работника.
55. Документооборот. Три основных потока документации.
56. Структурные части службы ДОУ. Их функции.
57. Особенности работы с документами, составляющими коммерческую
тайну предприятия.
58. Порядок регистрации документов.
59. Как осуществляется контроль исполнения документов?
60. Работа с письмами и обращениями граждан.
61. Автоматизация делопроизводственных процессов и ее значение.
62. Систематизация документов, номенклатура дел.
63. Формирование и оперативное хранение дел.
64. Подготовка документов к архивному хранению.
65. Экспертиза ценности документов.
66. Методы классификации документов хранения.
Задания к контрольной работе
1. Исправить текст:
а) Для установления более лучшего контроля за качеством
хлебобулочных изделий прошу Вашего указания об утверждении должности
микробиолога с окладом 1000 рублей в месяц.
б) Вызываются необходимостью приведение месячных планов
производства цемента в соответствии с утвержденным квартальным планом.
в) Для скорейшего незамедлительного пуска нового цеха по сборке
минитракторов прошу срочно выполнить поставки комплектующих изделий,
которые были предусмотрены подписанным нами договором от 25.08.2005 г. №
35.
г) Огромную пользу предприятие получило от использования деталей из
пластмасс вместо металлических деталей, что позволяет развивать новые
технологии ускоренными темпами.
д) На основании заявлений конструктора Петрова А.С., лаборантки
Семеновой И.Я., библиотекарши О.В.Титовой, рассмотрен вопрос о принятии
решения о выделении путевок в санаторий «Обь» для лечения на 1 квартал 2006
года.
е) В августе месяце сего года в Ваш адрес было адресовано предложение
о направлении на работу в механический цех 20 человек рабочих и 5 человек
специалистов для оказания помощи в выполнении плана.
20
2. Исправить текст и представить его в виде двух логических
элементов:
а) В связи с неполучением от Вас заявки на топливо на 4 квартал 2005
года создается необходимость оставления поставки топлива в размерах
предыдущего квартала.
б) На основании подорожания цен на типографские услуги невозможно
выполнить заказ № 5 и возникает необходимость дополнительного
финансирования заказа, о чем убедительно просим.
в) Так как обсуждение улучшения проведения мероприятий, связанных с
юбилеем завода было произведено на производственном совещании, мы
согласились с принятыми нашими коллегами решениями.
3. Составить документы (недостающие реквизиты проставить
самостоятельно):
а) приказ по предприятию «Знак» о ведении в действие положения об
оплате труда.
б) приказ о приеме на работу библиотекаря Ивановой С.И. и увольнении
сторожа Михеева В.А. по собственному желанию.
в) распоряжение об отпуске со склада ОАО «Торговый дом «Алтис»
следующих товаров: холодильников -10 шт., стиральных машин -8 шт.,
микроволновых печей – 6 шт. фирме «Заря» по договору от 15.09.2005г. № 38.
г) справку с места работы в ООО «Сфинкс» инженера по снабжению
Сидорова В.Ю. с указанием оплаты труда. Справка дана для предъявления в
детский сад № 5.
д) акт ревизии кассы ОАО «Арктур». Указать результаты проверки,
выводы.
е) акт приема-передачи 2-х ЭВМ из отдела рекламы в отдел сбыта АО
«Вега» сроком на 2 месяца для выполнения отчета.
ж) личную доверенность на получение денежного перевода в почтовом
отделении № 4 в сумме 5 тыс. руб. Доверитель – Смирнов И.П., доверенное
лицо – Котова А.И. Срок действия доверенности 10 дней.
з) схему должностной инструкции секретаря-референта фирмы
«Крона».
и) докладную записку директору ООО «Полимер» И.К. Савельеву от
главного бухгалтера Журавлевой М.П. о применении штрафных санкций к
Новосибирскому филиалу ЗАО «Спецоснастка» задерживающему в течение
двух месяцев оплату поставленной продукции, несмотря на неоднократные
напоминания.
к) объяснительную записку директору ООО «Транзит» М.И. Усову от
менеджера Юдина С.В. об опоздании на работу на 1 час из-за транспортной
аварии. Подтверждающий документ – справка автотранспортного предприятия.
21
л) гарантийное письмо ЗАО «Медтехника» заводу «Медоборудование»
о гарантии 100-процентной оплаты оборудования, поставленного по договору от
20.08.2005 г. № 78/2 в течение 3 банковских дней после подписания акта
приема-передачи.
м) указание зам.директора ЗАО «Эталон» о составлении графика
отпусков на 2006 год. Поручения: а) руководителям структурных подразделений
представить в отдел кадров списки сотрудников и даты отпусков, б) отделу
кадров – сводный график отпусков, представить его на утверждение директору.
Ответственный – начальник отдела кадров Попова И.Г.
н) протокол (полный) общего собрания трудового коллектива ЗАО
«Прогресс». Присутствовало 37 чел. Рассмотренные вопросы: а) переход на
новую систему оплаты труда (докладчик Носов С.И.); б) изменения в системе
налогообложения (докладчик Янова Е.Л.) Указать принятые решения.
о) протокол (краткий) заседания дирекции ООО «Сириус».
Присутствовало 5 чел. Рассмотренные вопросы: а) ход рекламной кампании в 1
полугодии 2005г. (докладчик Петров Ю.И.); б) подготовка к переговорам с
представителями немецкой фирмы «Крафт» (докладчик Изотов А.В.). Указать
принятые решения.
п) информационное письмо НПО «Наука» о проведении научнопрактической конференции на тему «Развитие инфраструктуры Алтая до 2010
года». Конференция проводится с 25 по 23 ноября 2005 года, адрес: г. Барнаул,
ул. Молодежная, 22. Необходимо пригласить руководителей предприятий,
ученых с просьбой подготовить доклады и выступления.
р) письмо-предупреждение ОАО «Алтайтелеком» всем абонентам о
своевременной оплате за услуги телефонной связи до 10 числа каждого месяца,
в случае неоплаты будут применены штрафные санкции.
с) схему договора купли-продажи офисной мебели между
производственной фирмой «Клен» (продавец) и фирмой
«Альтаир»
(покупатель). Указать основные условия договора.
т) схему договора поставки макаронных изделий ОАО «Мельник»
(поставщик) и АО «Торговый дом «Русь» (получатель). Указать основные
условия договора.
у) схему договора аренды нежилого помещения между ЗАО «Спутник»
(арендодатель) и АО «Союз» (арендатор). Указать основные условия договора.
ф) срочную телеграмму об отгрузке запчастей 25.10.2005 г. по договору
от 15.10.2005 г. № 54 ОАО «Алттрак», накладная № 113, контейнер №
656384552 с просьбой подтвердить получение. Телетайпный адрес получателя:
Барнаул, Корунд, Петрову.
х) телефонограмму зам.директора ОАО «Стандарт» Ласкина Ю.М. о
переносе совещания по вопросу качества продукции на 14.00 часов 10.11.2005г.
22
Адресат – ООО «Зенит», начальнику отдела технического контроля (ОТК)
Соколову С.И.
ц) трудовой договор о приеме на работу в должности менеджера по
рекламе Иванова С.И. в ОАО «Интур» (директор О.М. Леонов). Указать
основные условия договора.
ч) резюме. Зорин Игорь Леонидович 1971 года рождения, предлагает свои
услуги в качестве начальника отдела программного обеспечения. Учился в
Томском политехническом институте в 1988-1993 гг. по специальности ЭВМ с
присвоением квалификации инженер-программист. В 1998 г. повышал
квалификацию в МВТУ им. Н.Э.Баумана. Работал в НИИ приборостроения
инженером-программистом с 1994 г. (после службы в армии) по 2000 г. С 2000
г. по настоящее время работает начальником отдела информатики в финансовой
компании «Фин-Траст». Дополнительные сведения: владеет английским языком
(свободно разговаривает и пишет) и немецким (читает и переводит со словарем),
имеет публикации в журнале «Домашний компьютер».
ш) заявление инспектора по кадрам ООО «Элегия» Седовой Л.А. о
предоставлении тарифного отпуска по графику.
Тестовые задания
1. ГОСТ Р.6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов в
количестве:
а) 31;
б) 25;
в) 29;
г) 30.
2. ГОСТ Р.6.30-2003 распространяется на:
а) первичные учетные документы;
б) организационно-распорядительные документы;
в) статистические документы;
г) финансовые документы.
3. Формуляр-образец документа представляет собой:
а) макет бланка документа, подготовленного к изданию типографским
способом;
б) образец бланка документа;
в) схему расположения всех реквизитов документа;
г) образец конкретного вида документа.
4. Печать на документах проставляется:
а) на любом свободном месте;
б) на реквизите «подпись»;
в) на реквизите «наименование должности руководителя»;
23
г) на пометке «место для печати».
5. Заголовок к тексту можно не составлять:
а) на документах формата А5;
б) на документах, составленных на бланках должностного лица;
в) на совместных документах;
г) на документах формата А3.
6. Визы на документах проставляются:
а) на нижнем поле первого листа подлинника документа;
б) на последнем листе подлинника документа ниже реквизита «подпись»;
в) на первом листе второго экземпляра документа;
г) на последнем листе подлинника документа ниже реквизита «текст».
7. Резолюция на документах проставляется:
а) в правом верхнем углу;
б) на полях документа;
в) под реквизитом «подпись»;
г) на чистом листе бумаги.
8. На документах разрешается проставлять не более:
а) двух адресатов;
б) одного адресата;
в) трех адресатов;
г) четырех адресатов.
9. Гриф утверждения документа проставляется:
а) на левом поле документа;
б) на нижнем поле документа;
в) в правом верхнем углу документа;
г) на верхнем поле документа симметрично слева и справа.
10. Дата проставляется следующим образом:
а) 05 октября 2005 года;
б) 5.10.05 г.;
в) 05.10.2005;
г) 05 октября 2005 г.
д) 5 октября 05 г.;
е) 5.10.2005;
11. Отметку об исполнителе располагают:
а) на оборотной стороне документа;
б) на лицевой стороне первого листа документа на нижнем поле;
в) на левом поле документа;
г) на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом
нижнем углу.
24
12. Реквизит «подпись» на документах, подписываемых двумя
должностными лицами одного уровня, оформляется:
а) в два столбика на одном уровне;
б) одна подпись под другой;
в) в столбик;
г) каждое должностное лицо подписывает свой экземпляр.
13. Совместный документ нескольких организаций оформляется:
а) на бланке одной из организаций;
б) на совместном бланке двух и более организаций;
в) на чистом бланке формата А4;
г) на бланке вышестоящей организации.
14. При составлении служебных документов выдерживают стиль:
а) научный;
б) литературный;
в) публицистический;
г) официально-деловой;
д) разговорно-обиходный.
15. В текстах служебных документов не должны использоваться:
а) неологизмы;
б) специальные фразеологизмы;
в) архаизмы;
г) образные фразеологизмы.
16. Тексты служебных документов имеют следующие характеристики:
а) достоверность информации;
б) субъективная оценка;
в) многозначность;
г) аргументированность;
д) нейтральный тон изложения.
17. К унифицированным текстам относятся:
а) трафарет;
б) перечень;
в) список;
г) таблица;
д) анкета;
18. Прописные буквы в наименованиях высших органов власти и
управления употребляются следующим образом:
а) Президент Российской Федерации;
б) Коллегия министерств и ведомств;
в) коллегия Министерств и ведомств;
г) Верховный Суд Российской Федерации;
д) Верховный суд Российской Федерации;
25
е) высший Арбитражный суд Российской Федерации;
ж) Высший арбитражный суд Российской Федерации;
з) Высший Арбитражный суд Российской Федерации.
19. Прописные и строчные буквы в наименованиях местных органов
власти и управления употребляются следующим образом:
а) Губернатор Красноярского края;
б) губернатор Красноярского края;
в) глава администрации г. Барнаула;
г) Глава Администрации г. Барнаула;
д) Глава администрации г. Барнаула;
е) глава Администрации г. Барнаула.
20. Прописные и строчные буквы употребляются следующим образом:
а) Государственная Граница;
б) государственная граница;
в) Государственная граница;
г) Государственный Флаг;
д) государственный флаг;
е) Государственный флаг;
ж) Генерал армии;
з) генерал армии;
и) маршал авиации;
к) Маршал авиации;
л) Главный маршал авиации;
м) Главный Маршал авиации;
н) главный маршал авиации.
21. Общепринятые сокращения применяются следующим образом:
а) Мин.фин.;
б) Минфин;
в) Минфинансов;
г) Мин.юст.;
д) Минюст;
е) Минюстиц.
22. Склонение числительных:
а) расходы, исчисляемые четыреста семидесяти пяти рублями;
б) расходы, исчисляемые четыреста семидесятью пятью рублями;
в) расходы, исчисляемые четырьмястами семьюдесятью пятью рублями;
г) изложить текст на трехстах страницах;
д) изложить текст на трехста страницах;
е) изложить текст на трехсот страницах.
23. Федеральные органы исполнительной власти Российской Федерации
имеют право издавать:
26
а) решения;
б) приказы;
в) постановления;
г) указания;
д) инструкции.
24. Органы представительной и исполнительной власти субъектов
Федерации, городов и районов имеют право издавать:
а) решения;
б) приказы;
в) постановления;
г) указания;
д) инструкции.
25. Администрация предприятий и учреждений имеет право издавать:
а) решения;
б) приказы;
в) постановления;
г) указания;
д) инструкции.
26. Должностная инструкция в организации регламентирует:
а) права и обязанности сотрудников;
б) права и обязанности посетителей;
в) права сотрудников;
г) обязанности сотрудников.
27. Распорядительный документ вводится в действие после:
а) согласования со специалистами;
б) подписания руководителем;
в) регистрации;
г) постановки на контроль.
27
7. СПИСОК ОСНОВНОЙ И ДОПОЛНИТЕЛЬНОЙ ЛИТЕРАТУРЫ,
ДРУГИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ ИСТОЧНИКИ
Основная литература
1. Басаков, М.И. Делопроизводство : (Документационное обеспечение
управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003) / М.И. Басаков. - 7-е изд. перераб. и
доп.- М.: Дашков и К`, 2010 - 348c.
2. Кузнецов, И.Н. Делопроизводство : Учебно-справочное пособие / И.Н.
Кузнецов. - 6 изд., перераб. и доп.- М.: Дашков и К`, 2011 - 460c.
3. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и
делопроизводство: Учебник / И.Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2011 - 576c.
4. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления : Учебнопрактическое пособие / М.Ю. Рогожин. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010 384c.
5. Сологуб, О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и
обработка документов : Учебное пособие / О.П. Сологуб. - 6-е изд., стереотип.М.: Омега -Л, 2011 - 207c.
Дополнительная литература
1. ГОСТ Р 1.0-92 Государственная система стандартизации РФ.
Основные положения.
2. ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие
требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов.
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения.
5. Айман, Т.О. Делопроизводство: Образцы документов / Т.О. Айман. М.: РИОР, 2005 - 272c.
6. Андреева, В.И. Делопроизводство: Организация и ведение / В.И.
Андреева. - М.: КноРус, 2007 - 248c.
7. Делопроизводство в образовательном учреждении : Справочник.Кн.2. испр.и доп.- М.: ИФ "Образование в документах", 2004 - 104c.
8. Басаков, М.И. Делопроизводство : [Документационное обеспечение
управления] / М.И. Басаков. - Ростов-н/Д: Феникс, 2009 - 376c.
9. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология
работы. - М.: Кодекс, 2009 - 480c.
10. Демин, Ю. Делопроизводство: Подготовка служебных документов /
Ю. Демин. - перераб. и доп.- СПб: Питер, 2005 - 224c.
28
11. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства : Документационное
обеспечение управления: Учебник для вузов / М.В. Кирсанова. - испр.и доп.М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004 - 320c.
12. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство : Образцы документов с
комментариями / Е.А. Лопатникова. - М.: Омега -Л, 2009 - 318c.
13. Рогожин, М.Ю. Делопроизводство : Курс лекций / М.Ю. Рогожин. М.: Проспект, 2008 - 240c.
14. Некраха, А.В. Организация конфидициального делопроизводства и
защита информации : Учебное пособие / А.В. Некраха, Г.А. Шевцова. - М.:
Академический проект, 2007 - 224c.
15. Непогода, А.В. Делопроизводство организации : Подготовка,
оформление и ведение документации.75 образцов основных документов / А.В.
Непогода, П.А. Семченко. - М.: Омега -Л, 2009 - 480c.
16. Сенотрусова, Ю.В. Образцы кадровых документов с комментариями /
Ю.В. Сенотрусова. - М.: Омега -Л, 2009 - 128c.
17. Стенюков, М.В. Делопроизводство : Организация документационного
обеспечения предприятия / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 2009 - 176c.
Базы данных, Интернет-ресурсы,
информационно-справочные и поисковые системы
1. Справочная правовая система КонсультантПлюс [Электронный
ресурс] – Режим доступа: http:// http://www.consultant.ru/ - 15.06.2012.
2. Электронная библиотечная система «Университетская библиотека
онлайн» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: URL: http://www.biblioclub.ru/.
- 15.06.2012
3. Электронно-библиотечная
система
«Издательство
«Лань»
[Электронный ресурс]. – Режим доступа:
URL: http://e.lanbook.com/. 15.06.2012
4. Поисковые системы: Google, Yandex, Rambler.
29
8. ПОНЯТИЙНО-ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий
установленные факты или события.
Акцепт - согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор
на условиях, указанных в предложении.
Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст,
содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на
них.
Аннотация - краткое изложение первоисточника.
Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста
документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
Архивная справка - справка об имеющихся в документальных
материалах архива сведениях по определенному вопросу, теме, предмете или
биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
Аспект - точка зрения, с которой производится поиск документа или
извлечение из него необходимых сведений.
Бланк - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами,
которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).
Ведомость - перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в
определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).
Виза - подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица
с документом.
Внутренний адрес письма - наименование и адрес организации или
фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.
Внутренний документ - документ, предназначенный для использования
тем учреждением, в котором он создан.
Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.
Выписка - копия части текстового документа.
Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области
его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной,
контрразведывательной
и
оперативно-розыскной
деятельности,
распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской
Федерации.
График - текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с
точными показателями норм и времени выполнения.
Гриф - пометка, указывающая на особый характер или особый способ
пересылки деловой корреспонденции ("секретно", "срочно", "не подлежит
оглашению", "лично").
30
Гриф секретности - реквизиты, свидетельствующие о степени
секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемые на самом
носителе и (или) в сопроводительной документации на него.
Дата - число, месяц и год составления или подписания документа,
указанные на нем арабскими цифрами.
Дело - единица хранения письменных документов в архиве, помещенных
в отдельную папку.
Деловое письмо - документ, применяемый для связи, передачи
информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут
быть и юридические, и физические лица.
Делопроизводство - ведение канцелярских дел, совокупность работ по
документированию деятельности учреждений и по организации документов в
них.
Директивный документ - документ, содержащий обязательные к
исполнению указания вышестоящих органов.
Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на
выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договоренность - документ, фиксирующий соглашение двух или
нескольких сторон.
Докладная записка - документ, адресованный руководству, в котором
излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ - информация на материальном носителе, имеющая
юридическую силу.
Документооборот - 1) движение документов в учреждении с момента их
получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) количество
входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный
период времени.
Досье - документы, относящиеся к какому-либо делу.
Дубликат - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего
подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.
Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц)
учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о
предоставлении отпуска и т.д.).
Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии
(заседании, собрании, конференции) и содержащий предложение принять
участие.
Индекс - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе
учета (регистрации) и исполнения.
Индексация - проставление индекса.
Индекс дела - порядковый номер дела по номенклатуре и условное
обозначение структурной части учреждений, проставляемые на обложке дела.
31
Инициативный документ - документ, послуживший началом
рассмотрения определенного вопроса.
Исходящий документ - документ, отправленный из учреждения.
Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое,
буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы
классификации и проставляемое на карточках систематического и других
каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.
Консервация документа - предохранение документа от разрушающего
действия внешней среды.
Контракт - договор об установлении, изменении или прекращении
правоотношений.
Контрольный лист - талон для индивидуальной регистрации
документов, включающий резолюцию и тему письма.
Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется
переписка.
Кредит - включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен расход
на определенную потребность.
Лимит - документ, определяющий предельный размер ассигнований
денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.
Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какоголибо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и
т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с
ним.
Личное дело - дело, включающее документы о каком-либо лице (о его
биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).
Машиночитаемый текст - документ, использование которого требует
применения специально предназначенных технических средств.
Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между
рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им
заработной платы.
Наряд-заказ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному
предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной
работы.
Номенклатура - перечень наименований.
Номенклатура дел - систематизированный перечень или список
наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.
Номер входящего письма - регистрационный номер документа,
проставляемый адресатом.
Номер исходящего дела - регистрационный номер документа,
проставляемый отправителем.
32
Нормативные документы - документы, в которых устанавливаются
какие-либо правила, нормы.
Нормативы - документы, содержащие показатели затрат времени,
материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции,
приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).
Нормы - документ, содержащий сведения об установленных величинах
чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).
Объяснительная записка 1) - документ, поясняющий содержание
отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт,
происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Опись - юридически оформленный перечень документов.
Оригинал документа 1) - первоначальный экземпляр документа; 2)
экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Особые отметки - отметки о степени секретности и срочности
исполнения документов.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке и проведении
работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других
мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению как должностному
лицу.
Официальные документы - документы, составленные учреждением или
должностным лицом и оформленные в установленном порядке.
Письмо - обобщенное наименование различных по содержанию
документов, служащих средством общения между учреждениями, частными
лицами.
Повестка - официальное сообщение частному лицу с предложением кудалибо прийти или учреждению - выслать своего представителя.
Подлинник документа - 1) документ официального происхождения в
окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2)
рукопись.
Подпись на документе - подпись должностного лица или автора
документа, удостоверяющая его подлинность или заверяющая копию
документа.
Положение 1) - правовой акт, устанавливающий основные правила
организации и деятельности государственных органов, структурных
подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и
предприятий; 2) - свод правил, регулирующих определенную отрасль
государственного управления, политической, общественной, культурной или
хозяйственной жизни.
33
Предложение - письменное заявление от имени предприятия,
адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на
определенных условиях; оферта.
Предметный каталог - каталог документальных материалов,
содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических
наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в
алфавитном порядке.
Предметный
указатель
указатель
основных
предметных
(тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.
Представление - документ, содержащий предложение о назначении,
перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию
определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.
Прейскурант - перечень видов работ, услуг, продукции товаров и т.д. с
указанием цен и расценок.
Претензионное письмо - письмо, отправленное виновной стороной в
случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида
обязательств.
Приказ 1) - правовой акт, издаваемый руководителем органа
государственного управления (его структурного подразделения), действующий
на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач,
стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого
круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража
на обязательное исполнение его решения.
Программа - документ, излагающий основные направления работы
учреждения или предприятия на определенный период времени
(производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ,
испытаний.
Проект
документа
предварительный
вариант
документа,
предназначенный для рассмотрения.
Протокол - документ, содержащий последовательную запись хода
обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях,
конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Распорядительные документы - документы, в которых фиксируется
решение административных и организационных вопросов.
Расписание - объявление о времени, месте и последовательности
совершения чего-либо.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем,
главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях
разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок
действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
34
Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для
регистрации документов в делопроизводстве учреждения.
Регистрационный
номер
документа
порядковый
номер,
присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации,
являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.
Регистрационный штамп - штамп, содержащий название учреждения,
дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет
помещен документ.
Регистрация документов - запись в учетных формах (журналах,
карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе
делопроизводственного индекса и даты регистрации.
Реестр - перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском
учете и делопроизводстве (например, Р. описей).
Резолюция - решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и
т.п. по обсуждаемому вопросу.
Резолюция на документе - письменное указание руководителя
исполнителю о характере и сроках исполнения документа.
Реквизиты обязательные элементы служебного документа.
Реквизит документа - обязательный информационный элемент (автор,
дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
Рекламационное письмо - заявление об обнаружении недостачи,
дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.
Реферат - краткое письменное изложение первоисточника.
Свободное предложение - предложение без обязательств. Если заказчик
примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.
Сдаточная опись (разг.) - опись документальных материалов,
составленная учреждением при передаче дел в архив.
Система документирования - принятый в учреждении порядок
создания, оформления и исполнения документов.
Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы,
направляемая должностным лицом другому должностному лицу.
Состав удостоверения - подпись и печать.
Спецификация - документ, содержащий подробное перечисление узлов и
деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав
сборочного или монтажного чертежа.
Список - перечисление лиц или предметов в определенном порядке,
составленное в целях информации или регистрации.
Справка 1) - документ, содержащий описание и подтверждение тех или
иных фактов и событий; 2) - документ, подтверждающий факты
биографического или служебного характера.
35
Справочно-информационный
фонд
совокупность
систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и
технической
документации,
использующихся в
целях
отраслевого
информационного обслуживания.
Стандарт - нормативно-технический документ, устанавливающий
требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях
требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку,
производство и применение, а также требования к иным объектам
стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация
документов, применяемых в организационном и экономическом управлении,
проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.
Стенограмма - дословная запись докладов, речей и других выступлений
на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов,
осуществленная методом стенографии.
Счет - документ, в котором указана причитающаяся за что-либо денежная
сумма.
Табель - перечень каких-либо показателей, составленный в определенном
порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).
Таблица - документ, содержащий текстовые или цифровые сведения,
размещенные по графам.
Табуляграмма - таблица, составленная табулятором на основе
автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.
Талон обратной связи - документ, уведомляющий о получении чеголибо (информации, материальных ценностей, документов).
Твердое предложение - предложение, оформляемое лишь для одного
возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого
поставщик связан этим предложением.
Тезаурус - словарь-справочник, в котором перечисляются все
лексические единицы информационно-поискового языка (дескрипторы) с их
связями, а также синонимические дескрипторы и ключевые слова и
словосочетания естественного языка.
Тезисы - краткое изложение текста документа или выступления.
Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию
документов, переданных по телеграфу.
Телекс - телеграмма, посланная по телетайпу.
Телетайп - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.
Текстовой документ - документ, содержание которого изложено
посредством любого вида письма.
Техническая документация - обобщающее название документов,
отражающих результат строительного и технологического проектирования,
36
конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству
зданий и сооружений и изготовлению промышленного производства.
Технологическая документация - обобщающее название документов
(чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для
описания и оформления технологических процессов.
Типовые документы 1) - (тексты-аналоги) документы, отражающие
однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные
и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т.
устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор) и являющиеся
образцами для составления учреждениями одно-именных документов с учетом
специфики их деятельности.
Трафаретный документ - документ, имеющий заранее отпечатанный
стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.
Указание 1) - правовой акт, издаваемый органом государственного
управления преимущественно по вопросам информационно-методического
характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения
приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов
управления; 2) - документ, содержащий требования и необходимые разъяснения
по отдельным вопросам проектирования и строительства.
Факсимиле 1) - воспроизведение техническими средствами точного
изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов,
получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно
воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.
Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских
правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).
Формуляр документа - совокупность расположенных в установленной
последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок,
содержание и т.п.).
Циркулярное письмо - письмо, направленное из одного источника в
несколько адресов.
Экспедиция - специальный аппарат учреждения для приема документов.
Юридическое лицо - учреждение, предприятие или организация,
выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и
обязанностей.
Языковая формула (документа) - слово, словосочетание, предложение
или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и
закрепленное за конкретным видом документа. Языковой формулой
гарантийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш
расчетный счет №... в... отделении... банка"; сопроводительного "Направляю...", "Высылаю..." и т.д.
37