Каковы действия корпоративного секретаря в процессе

Каковы действия корпоративного секретаря в процессе одобрения обществом сделок с
заинтересованностью?
Активная хозяйственная деятельность акционерного общества, работа с финансовыми и
кредитными учреждениями, финансово-экономические взаимоотношения с дочерними и
зависимыми обществами — все это может стать основными источниками рисков для
акционерного общества, даже при наилучшей организации управленческих процессо
Алгоритм действий:
• определить источники рисков, со стороны которых сделка может быть оспорена;
•разобраться с документами, связанными со сделками с заинтересованностью;
• регламентировать порядок одобрения сделок: составить план, выделить этапы;
• наладить контроль своевременного одобрения сделок.
Инструкцию разработал: Юрий Жуков, корпоративный секретарь ОАО «Объединенная
авиастроительная корпорация», к.э.н.
1. Перед тем, как начать работу по согласованию сделок с заинтересованностью, учтите
возможные риски и определите содержание работы. Активная хозяйственная деятельность
акционерного общества, работа с финансовыми и кредитными учреждениями, финансовоэкономические взаимоотношения с дочерними и зависимыми обществами — все это может стать
основными источниками рисков для акционерного общества, даже при наилучшей организации
управленческих процессов.
Источниками рисков могут быть:
• сами акционеры;
• стороны сделок;
• субподрядчики;
• лица, недовольные итогами проведенных конкурсов;
• регулирующие и контролирующие органы.
В связи с этим следует максимально упорядочить работу, касающуюся сделок с
заинтересованностью.
В нее войдут:
• планирование,
•подготовка,
•оформление,
• контроль.
Зачастую в условиях активного бизнеса и дефицита времени акционерное общество
ограничивается регламентацией договорной работы, не выделяя сделки с заинтересованностью
среди массы других договоров. А поскольку к сделкам с заинтересованностью законодательством
предъявлены особые требования, организация дополнительно рискует «не заметить», «забыть»,
«не раскрыться», нарушив тем самым права акционеров, требования Федерального закона от
26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее – Закона об АО) или допустив иную
ошибку, дающую повод оспорить сделку или попасть под санкцию регулятора. Особенно
актуальны эти риски в случае заключения сложных, многоуровневых и взаимосвязанных сделок. В
такой ситуации инициатором регламентации бизнес-процессов, связанных с заключением
акционерным обществом сделок с заинтересованностью, должен выступить корпоративный
секретарь акционерного общества.
2. Регламентировав процесс одобрения сделки, вы сэкономите время. Полезно утвердить
приказом единоличного исполнительного органа акционерного общества специальное
положение о порядке одобрения сделок с заинтересованностью.
При необходимости в этот же документ могут включаться требования к крупным и иным
сделкам, подлежащим одобрению органами управления акционерного общества. Примеры
стандартных требований к такому документу можно почерпнуть из профессиональной литературы
и периодики о корпоративном управлении. Крайне важно составить план одобрения сделок с
заинтересованностью на корпоративный год либо на корпоративный год плюс полугодие до
окончания очередного финансового года.
Корпоративный секретарь, составляя план работы совета директоров на этот период,
должен опросить все структурные подразделения (а если надо – и ДЗО) о планируемых сделках.
Во многих обществах, ведущих активный бизнес, где есть взаимопонимание (взаимодействие)
акционеров и менеджеров, существует хорошая практика одобрения в начале корпоративного
года сделок с заинтересованностью, которые могут быть совершены в будущем (в указанный
период). К этому же примеру можно отнести заранее утверждаемые лимиты заимствований,
поручительств за третьих лиц и иных обязательств. Это позволяет топ-менеджерам общества
заключать сделки в уже утвержденных объемах, не тратя время на корпоративные процедуры по
их одобрению и, что немаловажно, экономя на них.
3. Не забудьте сами и напомните другим о сроках инициаторам сделок. Итак, если усилия
корпоративного секретаря не остались бесплодными – положение о сделках принято, план
сверстан и утвержден, что остается? Самое главное: напомнить инициаторам сделок, что
подходит срок их вынесения на совет директоров или собрание акционеров. В противном случае
велик риск нарушения основного требования ст. 83 Закона об АО. Делать это лучше посредством
отправки официального письма (служебной записки) за подписью корпоративного секретаря. Это
наилучшим образом распределит ответственность и лишний раз упорядочит описываемые
процессы.
4. Своевременно выносите вопрос о проведении сделки на одобрение органами
управления. После чего наступает черед решения основной задачи корпоративного секретаря:
обеспечить своевременное вынесение вопроса о проведении сделок на одобрение органами
управления. Оставляем за скобками упоминание о том, что делать это следует в соответствии с
утвержденными положениями об органах управления. Заметим лишь, что в акционерном
обществе, где для принятия решений органами управления нужны дополнительные
формальности, например, директивы для голосования, хорошо иметь утвержденные регламенты
для таких процедур (естественно, инициирующая роль в разработке и принятии таких
регламентов принадлежит корпоративному секретарю). Если заседания органов управления
успешно состоялись, корпоративному секретарю остается лишь разослать выписки из протокола
заседания совета директоров или собрания акционеров с принятыми решениями инициаторам
сделок и всем тем, кто участвует в их заключении. Такая выписка является основанием для
подписания соответствующего договора.
5. Кому доверить контроль за своевременным одобрением сделок с заинтересованностью?
Это еще один интересный аспект этого процесса. Выскажу свою точку зрения: контроль, в его
«сухом» управленческом и административном значении, не должен возлагаться на
корпоративного секретаря. Он должен осуществляться инициаторами сделок (структурными
подразделениями акционерного общества), юридическим подразделением, управлением делами
либо специальным контрольным подразделением. Вопрос этот дискуссионный, поэтому готов
продолжить его обсуждение на страницах журнала «Акционерный вестник».