Бюджетирование и Excel Игорь Николаев, член Экспертного совета журнала «Финансовый директор»
реклама
Бюджетирование и план-фактный анализ в Excel Игорь Николаев, финансовый директор ООО «Арлифт», Санкт-Петербург, член Экспертного совета журнала «Финансовый директор» Основные вопросы, которые мы обсудим на вебинаре: • • • • • • • • Как организовать процесс автоматизации бюджетирования с помощью Excel Как сформировать бюджеты ЦФО и организовать обмен с руководителями ЦФО Как осуществить консолидацию бюджетов ЦФО в бюджет компании Как заложить в бюджеты возможность сценарного планирования Как организовать хранение различных версий бюджета Как сформировать БДДС, БДР и плановый баланс Как связать бюджеты с управленческим учётом Как организовать план-фактный анализ исполнения бюджетов Этапы бюджетирования, которые требуют автоматизации: • Формирование бюджетов ЦФО • Формирование консолидированного бюджета • Оперативная корректировка бюджетов • Контроль платежей • План-фактный анализ Виды бюджетов, которые должны формироваться в Excel: • Бюджет движения денежных средств (БДДС) • Бюджет доходов и расходов (БДР) • Плановый баланс Принципы бюджетирования, которые должны найти отражение в нашей системе автоматизации: • Бюджет — инструмент целеполагания и прогнозирования будущего, а также контроля за ликвидностью • Бюджет — не догма, а гибкий инструмент • В бюджете отражается вся имеющаяся информация на каждый момент времени. Требования к формируемым бюджетам (и консолидированному, и бюджетам ЦФО): • Полная совместимость (на уровне механизмов и учётной политики) с системой управленческого учёта • Наличие разных сценариев • Версионность (rolling budget) Совместимость с системой управленческого учёта необходима в связи с тем, что и управленческий учёт, и бюджетирование, оперируют одними и теми же сущностями, но в разных временных интервалах. факт 1 января план сегодня 31 декабря Наличие сценариев предполагает формирование нескольких бюджетов: • Пессимистичного • Реалистичного • Оптимистичного и возможности свободного переключения между ними в любой момент времени. Версионность предполагает свободную корректировку любых параметров бюджета в любой момент времени с возможностью откатиться к любой из предыдущих версий бюджета. Взаимосвязь версий и сценариев Сценарий 1 Сценарий 2 Сценарий 3 Версия 1 бюджет 01 бюджет 02 бюджет 03 Версия 2 бюджет 04 бюджет 05 бюджет 06 Версия 3 бюджет 07 бюджет 08 бюджет 09 Версия 4 бюджет 10 бюджет 11 бюджет 12 Версия 5 бюджет 13 бюджет 14 бюджет 15 … Рассмотрим процесс формирования системы бюджетирования, соответствующей вышеуказанным требованиям, на примере БДДС. Бюджеты ЦФО Ключевые особенности бюджетов ЦФО: • Невозможность ручного заполнения формы бюджета • Использование реестра плановых транзакций • Наличие версий и сценариев • Хранение в общедоступном месте (корпоративном сервере, облаке и т.п.) • У одного ЦФО может быть несколько бюджетов Инструменты Excel, задействованные в реестре плановых транзакций: • Функция СУММЕСЛИМН • Фильтры • Функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ Подробнее об этих инструментах см. первый вебинар цикла. Особенности реестра плановых транзакций: • Наличие поля «Дата занесения», обеспечивающего возможность поддержки неограниченного количества версий • Наличие столбцов сценариев • Поддержка неограниченного количества аналитик (включая натуральные показатели) Особенности формы бюджета ЦФО: • Лёгкое переключение между версиями и сценариями, прописанными в реестре • Возможность детализированного просмотра отдельных статей ДДС • Возможность использования диаграмм и прочих средств визуализации Консолидированный бюджет Ключевые особенности консолидированного бюджета: • Собирается из бюджетов ЦФО любым из способов (формулами, макросами и т.п.) • Формируется на основе сводного реестра плановых транзакций • Как и бюджеты ЦФО, обладает версиями и сценариями План-фактный анализ и контроль платежей План-фактный анализ и контроль платежей реализуются путём интеграции файла управленческого учёта с файлом сводного бюджета. Функциональность механизма обеспечивает наличие двух реестров (планового и фактического) в одном файле. План-фактный анализ реализуется формированием отчёта по статьям ДДС одновременно на основании двух реестров. План-фактный анализ может осуществляться в разрезе: • Статей ДДС • Контрагентов • Любых других разрезов аналитики • Понедельно, помесячно, поквартально и т.д. Контроль платежей реализуется путём сравнения разницы между плановым и фактическим выполнением статьи бюджета в текущем периоде с суммой транзакции. Для наглядности при контроле платежей очень эффективно использовать условное форматирование (например, для выделения цветом сверхбюджетных расходов). Выгрузка фактических транзакций из файла управленческого учёта в файлы бюджетов ЦФО даёт возможность руководителям ЦФО контролировать свои платежи и анализировать исполнение своих бюджетов. Формирование БДР и планового баланса • БДР формируется аналогично БДДС путём добавления столбца «Дата начисления» в реестры плановых транзакций ЦФО и сводный реестр. • Плановый баланс формируется на основе БДР и БДДС по формуле: Плановый баланс на произвольную дату = Фактический баланс на 1 января + Плановые обороты Подробнее см. первый вебинар цикла. Спасибо за внимание и до встречи на следующих вебинарах нашего цикла!
